關(guān)于檔案資源管理與開發(fā)利用的探索

王小英

關(guān)于檔案資源管理與開發(fā)利用的探索

王小英

檔案是黨和國家各項(xiàng)工作和人民群眾各方面信息和基本情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)我國各行各業(yè)千家萬戶乃至各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)，做好檔案管理及利用工作，對(duì)于維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。因?yàn)槔脗鹘y(tǒng)的檔案管理方式是無法滿足其要求，也無法促進(jìn)檔案管理工作的有效整理和保管工作。所以，在檔案資源管理工作中，要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案資源進(jìn)行有效開發(fā)合理應(yīng)用，保證檔案信息管理工作向進(jìn)步方向發(fā)展。

檔案資源；管理；開發(fā)

檔案作為重要的信息資源，在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中，受計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的影響，還面對(duì)較大挑戰(zhàn)。在這種機(jī)遇與領(lǐng)域下，一定要實(shí)現(xiàn)檔案開發(fā)水平的提升，保證為我國的各個(gè)事業(yè)提供服務(wù)。

1 檔案的管理與利用現(xiàn)狀

檔案在使用過程中，主要為數(shù)據(jù)、資料以及圖片等相關(guān)信息，其含有最原始、最真實(shí)的信息。檔案中含有的信息數(shù)量大，與各個(gè)行業(yè)的、社會(huì)各個(gè)方面信息都存在較大關(guān)系，與企業(yè)、社區(qū)、家庭、個(gè)人等都存在存在較大關(guān)系，也是國家中的最基礎(chǔ)的資源，為信息的主要組成部分，其具有一定的使用價(jià)值。在對(duì)檔案進(jìn)行利用與管理期間，實(shí)現(xiàn)充分性發(fā)展，能促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)水平的提升和發(fā)展進(jìn)步，滿足現(xiàn)代化人們的發(fā)展需求[1]。在各個(gè)地區(qū)發(fā)展中，都在加強(qiáng)文化建設(shè)，利用當(dāng)前區(qū)域性資源，將檔案歷史信息充分展現(xiàn)。所以說，認(rèn)識(shí)到檔案管理與利用的重要性，發(fā)揮正確的使用作用，能夠?yàn)闄n案工作的實(shí)施提供有利條件。在現(xiàn)代化信息社會(huì)發(fā)展下，給檔案的管理和利用工作提出了新的、更高的要求。然而，目前絕大多數(shù)基層單位在檔案管理工作過程中，只從事“你來查，我來找”的“被動(dòng)服務(wù)”模式，而忽視“我提供，你選擇”的“主動(dòng)服務(wù)”模式；還有些基層檔案管理單位只注重收集和保存工作，認(rèn)為“安全第一”當(dāng)然沒有錯(cuò)，認(rèn)為檔案“不丟失、不損壞”就履行了管理職責(zé)也似乎沒有問題，但不去考慮如何開發(fā)利用手頭的檔案資料，為現(xiàn)實(shí)各項(xiàng)工作服務(wù)，長(zhǎng)期致使檔案資料“束之高閣”，就會(huì)導(dǎo)致無法發(fā)揮和利用檔案信息資源，無法開發(fā)檔案信息的“潛力”，嚴(yán)重影響檔案工作質(zhì)量及檔案價(jià)值的結(jié)果[2]。

2 檔案管理與利用工作發(fā)揮的必要性

檔案為工作中的基礎(chǔ)條件，管理工作為檔案工作中的主要部分[3]。該工作在實(shí)施過程中，為一個(gè)獨(dú)立的發(fā)展環(huán)境，在檔案工作中，需要遵循相關(guān)的實(shí)施原則，對(duì)檔案存在的完整性與安全性進(jìn)行管理，保證檔案的使用質(zhì)量，這樣才能使檔案的使用意義充分發(fā)揮出來，才能促進(jìn)檔案管理工作的有效執(zhí)行。對(duì)于一些基層單位，一般對(duì)檔案進(jìn)行收集與整理，基于黨與政府、上級(jí)部門貫徹的政策與方案，結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展情況，對(duì)各個(gè)工作中存在的真實(shí)情況進(jìn)行記錄與分析。在該工作中，基于信息的記載，不僅能真實(shí)反應(yīng)出基層單位的實(shí)施發(fā)展情況，還能將原始信息充分利用。在檔案信息工作中，最為主要的就是要做好管理工作，并在管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)合理利用[4]。在工作中，具體的實(shí)施內(nèi)容表現(xiàn)為三方面。其一，為檔案檢索工作提供使用工具，保證能夠?qū)n案進(jìn)行介紹、分析等，使工作期間的準(zhǔn)備階段。其二，利用各種手段與執(zhí)行方式，能夠?yàn)闄n案以及相關(guān)資料的各個(gè)部分實(shí)現(xiàn)服務(wù)，該工作為檔案利用期間最為核心的部分。其三，根據(jù)館（室）藏檔案內(nèi)容制發(fā)檔案證明，能夠?yàn)槭褂萌藛T提供解答、服務(wù)、編寫等各個(gè)方面的工作，促進(jìn)檔案的有效利用和開發(fā)。檔案工作在執(zhí)行期間，最為基本的任務(wù)就是實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)性，對(duì)其利用為檔案實(shí)現(xiàn)價(jià)值最為有力途徑。所以，對(duì)檔案進(jìn)行管理與利用，在整個(gè)檔案工作中發(fā)揮十分重要的作用[5]。

3 檔案管理與利用工作中產(chǎn)生的問題

在目前發(fā)展與建設(shè)過程中，基于我國信息資源使用的安全性進(jìn)行分析。信息資源的開發(fā)與利用，其中使用的硬件和軟件都是從國外引進(jìn)的，該工作對(duì)我國的檔案信息資源質(zhì)量、使用安全性產(chǎn)生較大影響，導(dǎo)致檔案信息資源無法得以應(yīng)用和開發(fā)，在實(shí)際工作中，面對(duì)較大挑戰(zhàn)和壓力[6]。檔案的管理與利用水平與現(xiàn)代化信息發(fā)展存在較大關(guān)系，當(dāng)其中存在問題，都是人們?cè)谒枷胝J(rèn)識(shí)上不足引起的，同時(shí)，在檔案管理與利用過程中，也沒有為其建立標(biāo)準(zhǔn)、完善的執(zhí)行體系。不僅如此，在工作中，對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)無法體現(xiàn)出科學(xué)性，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資源在管理與利用期間，出現(xiàn)明顯的不規(guī)范、不科學(xué)現(xiàn)象。在該工作執(zhí)行下，產(chǎn)生的一系列問題主要是在工作中沒有按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有效執(zhí)行，無法實(shí)現(xiàn)人與機(jī)械的良好銜接，在信息資源建設(shè)與開發(fā)期間，無法達(dá)到人與人之間的交流和溝通，在各個(gè)環(huán)節(jié)上都面對(duì)較大問題，影響了工作的整體性發(fā)展和建設(shè)[7]。

4 做好檔案管理與利用的幾點(diǎn)思考

在檔案進(jìn)行管理與利用過程中，需要在幾個(gè)方面進(jìn)行思考。首先，各個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)該工作的重視，在對(duì)檔案進(jìn)行管理與開發(fā)工作中，為了實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用，需要單位領(lǐng)導(dǎo)人員參與到管理工作中，為其提出有效的是決策。而且，為了促進(jìn)檔案資源的有效管理，還需要提高管理人員的素質(zhì)和自身能力，保證他們能在輕松、愉快地氛圍下工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作使用設(shè)施的完善性。不僅如此，在工作中，還需要作好檔案收集工作、整理工作以及保存工作等，這些工作作為基礎(chǔ)性要素，不僅能保證檔案的完整使用，促進(jìn)其真實(shí)性，還能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化實(shí)施。在檔案資源進(jìn)行開發(fā)與利用期間，還需要以正確的思想積極引導(dǎo)，充分發(fā)揮工作主動(dòng)意識(shí)，明確工作中的主要思路和發(fā)展方向，解決工作中遇到的困難和問題，促進(jìn)檔案資源工作的有效實(shí)施[8]。每個(gè)檔案工作人員的自身職責(zé)還需要更明確，為了充分發(fā)揮工作人員的主觀意識(shí)，需要在工作中引進(jìn)經(jīng)驗(yàn)豐富、工作能力的強(qiáng)的人員，并依據(jù)相關(guān)規(guī)范給予鼓勵(lì)。在現(xiàn)代化發(fā)展工作中，一定要將轉(zhuǎn)變的發(fā)展模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，促進(jìn)現(xiàn)代信息化管理，在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行維護(hù)與管理工作中，還需要保證其安全，保證為實(shí)現(xiàn)檔案資源的效率化應(yīng)用提供服務(wù)。尤其在檔案管理工作中的館藏檔案中，為使其更完善，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，這樣不僅能滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求，還能為現(xiàn)代化工作的積極發(fā)展提供動(dòng)力[9]。從機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、資金投入等方面，對(duì)內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行合理調(diào)整，注重引進(jìn)專門的檔案人才，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理與服務(wù)質(zhì)量。把檔案的利用率作為衡量自身工作成績(jī)的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理硬件設(shè)備的合理配置，以現(xiàn)代化管理手段為主，加快網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)網(wǎng)的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)檔案電子聯(lián)網(wǎng)檢索，使檔案資源信息開發(fā)利用工作取得立竿見影的成果，挖掘檔案資源信息的最大“潛力”，以此滿足社會(huì)各行各業(yè)對(duì)檔案資源信息的需求[10]。

總之，要充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源與檔案利用工作的重要性和必要性，使全社會(huì)形成重視檔案管理工作，調(diào)動(dòng)各方面的積極因素，努力創(chuàng)造開發(fā)利用檔案資源的氛圍，挖掘檔案信息資源的“潛力”，結(jié)合本機(jī)關(guān)本單位的實(shí)際，把所謂的“死檔案”變?yōu)檎嬲摹盎钚畔ⅰ保M(jìn)一步發(fā)揮檔案資源信息對(duì)現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)的作用。

[1]吳春艷.會(huì)計(jì)檔案的管理、開發(fā)、利用和維護(hù)[J].中小企業(yè)管理與科技，2016（4）：63.

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[3]李強(qiáng)華.高職院?？蒲袡n案規(guī)范化管理探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015，14（10）：222-223.

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[5]曾文英.論企業(yè)檔案資源的有效開發(fā)[J].城建檔案，2016（5）：98-99.

[6]嚴(yán)永官.論“檔案信息資源開發(fā)中的主體”——與陳忠海、常大偉商榷[J].檔案管理，2015（6）：17-19.

[7]周志波.企業(yè)檔案管理原則和制度的探討[J].大科技，2017（1）：24.

[8]趙惠芳.淺論疾控檔案資源的開發(fā)及利用[J].人力資源管理，2015（7）：306.

[9]冉晉.大數(shù)據(jù)背景下區(qū)域性高校檔案資源的開發(fā)與利用[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2016，32（7）：99-101.

[10]彭彥權(quán).醫(yī)院檔案資源的開發(fā)與利用[J].卷宗，2015（11）：605.

Exploration on the Development and Utilization of Archival Resources

WANG Xiaoying Record Room Instrument, Shanxi Ningwu County People's Hospital, Ningwu Shanxi 036700, China

Archives is a real record of the work of Party and state and the masses of the people in all aspects of information and basic information, is an important basis for promoting the development of science in all walks of life and even thousands of households of various undertakings in our country, and make use of archives management, it has great realistic significance for the maintenance of the party and the state and the fundamental interests of the people.Because the use of traditional fi le management is unable to meet their requirements, but also can not promote the effective management of archives management and storage work.Therefore, in the file resources management work, we must recognize the importance of the file management, file resources for the effective development of rational application, to ensure that the file information management to the direction of development.

fi le resources; management; development

G273

A

1674-9308（2017）09-0059-02

10.3969/j.issn.1674-9308.2017.09.029

山西省寧武縣人民醫(yī)院文書檔案室，山西 寧武 036700