企業(yè)文書檔案信息化管理利弊初探

文/劉 葭

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)將成為促進檔案管理事業(yè)的必然選擇。網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)在企業(yè)文書檔案管理應(yīng)用中,既有一定優(yōu)勢，也存在一些問題。要揚長避短,采取相應(yīng)對策，推進企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)健康發(fā)展

隨著電子科技的迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化已經(jīng)在各行各業(yè)普及和應(yīng)用，筆者所在的國有企業(yè)已經(jīng)利用OA系統(tǒng)推行無紙化辦公，相應(yīng)的，文書檔案信息化管理也將是大勢所趨。面對已經(jīng)到來的信息化時代，作為一名檔案管理人員，應(yīng)當具有前瞻性和時代性，積極探索在本職崗位中如何將電子技術(shù)與文書檔案管理工作相結(jié)合，以提高文書檔案管理工作的效率和水平，規(guī)范企業(yè)文書檔案管理工作，服務(wù)企業(yè)發(fā)展。

一、文書檔案信息化管理的優(yōu)勢

相對于文書檔案的傳統(tǒng)管理模式，信息化技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用具有以下幾個特點和優(yōu)勢：

1.省時高效

傳統(tǒng)的文書檔案管理依靠的是人工完成，檔案人員素質(zhì)參差不齊，工作方式和管理模式千差萬別，導(dǎo)致文書檔案管理混亂，造成工作量大、耗時多、效率低等問題，與當今社會發(fā)展趨勢完全不符。如果將電子信息技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理上，結(jié)合當前已經(jīng)開始運用的OA系統(tǒng)，將電子文檔經(jīng)過簽發(fā)后直接分門別類歸入電子檔案庫，省去了中間不必要的環(huán)節(jié)和工序，將節(jié)省大量的人力、物力和時間，提高檔案管理工作的效率。

2.留痕備查

傳統(tǒng)的文書檔案管理，文件材料的歸檔和借閱均需要人工記錄和備案。而電子信息化技術(shù)在文書檔案管理上的應(yīng)用，將為其搭建一個完整的平臺，尤其是與OA系統(tǒng)對接使用，實現(xiàn)一份文件從生成、收集、整理、編目到歸檔、利用、自動備份、銷毀等整個生命周期的電子追蹤和信息記錄，可以做到全程留痕和有據(jù)可查。

3.資源共享

傳統(tǒng)文書檔案管理由于管理形式上的局限性，致使各企業(yè)之間對于各種優(yōu)勢資料無法實現(xiàn)有效共享和交流，文書檔案資料的利用率低。利用電子信息化技術(shù)，可以充分實現(xiàn)文書檔案的科學化和規(guī)范化管理，可以使各企業(yè)之間不受空間限制共享資源，查閱所需的檔案內(nèi)容，同時，也可以利用信息技術(shù)及時了解文書檔案的管理動態(tài)。

4.保管便利

傳統(tǒng)文書檔案的管理需要占據(jù)一定的空間，耗費一定的人力，在文書整理、歸檔、保管和銷毀上都有嚴格細致的規(guī)范性要求，例如：檔案庫房的溫度和濕度都必須符合要求，稍有不慎將可能造成檔案的毀損或滅失。通過電子信息化技術(shù)的應(yīng)用，文書檔案管理將實現(xiàn)質(zhì)的飛躍，任何文書檔案可直接保存在電子媒介中，不需要占用大量的空間予以存放，也不依賴特定的環(huán)境，對于查閱者和管理者，只需要運用電腦即可進行操作和管理。

二、企業(yè)文書檔案信息化管理存在的主要問題

1.網(wǎng)絡(luò)安全問題

由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性、自由性等特點，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)安全是信息化技術(shù)普遍運用的今天所存在的關(guān)鍵性問題，同樣也是信息化技術(shù)尚未運用到文書檔案管理上的顧慮之一。對于計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)造成威脅的原因主要集中于病毒侵入、信息泄露和黑客入侵等?，F(xiàn)代文書檔案信息化管理已經(jīng)受到了網(wǎng)絡(luò)安全問題的影響和侵擾，要想運用信息技術(shù)管理文書檔案，就勢必優(yōu)先解決網(wǎng)絡(luò)安全問題。

2.文件保密問題

與傳統(tǒng)的文書檔案管理中泄密情形不同的是，電子文檔極易被修改且不易被察覺，并且傳播速度極快，更無法追回，涉密檔案一旦泄露，會給企業(yè)、甚至國家造成不可挽回的損失，這對于文書檔案管理的保密工作是個不小的挑戰(zhàn)，對于檔案管理系統(tǒng)設(shè)備及檔案管理人員技術(shù)的要求也將更高。

3.保管備份問題

傳統(tǒng)的文書檔案管理只要做好檔案庫房“八防”措施，檔案因外力受損遺失的可能性相對較低，而信息化后的電子檔案的保存全部依賴于電子設(shè)備和系統(tǒng)，有一定的不可控性，一旦電子設(shè)備和系統(tǒng)出現(xiàn)問題，可能會導(dǎo)致檔案資料全盤遺失，造成巨大損失，所以，信息化時代的電子檔案必須做好備份工作。

三、加強企業(yè)文書檔案信息化管理的相應(yīng)對策

1.建立完整嚴格的規(guī)范體系

沒有規(guī)矩，無以成方圓。無論是紙質(zhì)文書檔案的管理，還是信息化管理，均需建立一套嚴格的規(guī)范體系，并制定相應(yīng)的規(guī)則，以便于管理人員的應(yīng)用和操作。

2.創(chuàng)新理念提高認識

信息化技術(shù)尚未能運用至企業(yè)文書檔案管理中，首要原因在于創(chuàng)新意識不足，要充分認識到現(xiàn)代化的信息技術(shù)在文書檔案管理中的優(yōu)勢地位和重要作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思維；其次是企業(yè)重視，增加資金投入，引進先進的信息技術(shù)設(shè)備和檔案管理軟件，加快和促進企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)的更新和升級。

3.加強檔案管理隊伍素質(zhì)建設(shè)

信息化背景下的企業(yè)文書檔案管理人員，不僅要具有過硬的政治素養(yǎng)，嚴格遵守組織紀律和保密條例，還要達到一定程度的檔案管理專業(yè)知識，懂得檔案管理業(yè)務(wù)；而且應(yīng)當具備互聯(lián)網(wǎng)思維，熟悉各類管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用，不斷學習先進的管理技術(shù)和經(jīng)驗，逐步適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化的需求。

4.加強文書檔案信息化管理安全建設(shè)

雖然網(wǎng)絡(luò)安全問題是信息化技術(shù)應(yīng)用的突出問題，但并不是不可控的，首先要有安全防范意識，檔案管理人員要避免因個人原因?qū)е鹿芾硐到y(tǒng)漏洞；同時做好檔案備份，防止因設(shè)備或者系統(tǒng)問題導(dǎo)致檔案遺失；其次要不斷更新管理軟硬件，對內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)進行區(qū)分，設(shè)置一定的物理隔離，增強辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全，在推行無紙化辦公的同時，也應(yīng)該注意U盤的使用，防止通過U盤傳播網(wǎng)絡(luò)病毒。

5.完善電子檔案的保密管理

對于涉密企業(yè)文書檔案，需要采取相應(yīng)的保密措施，通過技術(shù)手段進行加密，設(shè)置不同級別的檔案查閱權(quán)限。對于檔案材料的利用，必須進行網(wǎng)絡(luò)申請和審批等程序，在保證網(wǎng)絡(luò)安全的前提下，進行文檔資源的應(yīng)用和共享。

在不斷發(fā)展和進步的社會背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已無法適應(yīng)當前企業(yè)的發(fā)展模式和速度，因此，檔案管理人員必須解放思想，提高技能，逐步適應(yīng)文書檔案管理的信息化要求，推動文書檔案管理工作的進步和發(fā)展，更好地為企業(yè)服務(wù)。