縣級數(shù)字檔案館（室）創(chuàng)建現(xiàn)狀及對策

文/王元科

檔案信息化建設是檔案系統(tǒng)深入落實科學發(fā)展觀，適應信息時代發(fā)展要求，主動置身“智慧城市”建設的新舉措。為做好此項工作，筆者針對縣級數(shù)字檔案館（室）創(chuàng)建現(xiàn)狀，提出相應對策。

一、縣級數(shù)字檔案館（室）創(chuàng)建現(xiàn)狀

縣級檔案館和各鎮(zhèn)、部門及單位檔案室大致有幾十萬卷檔案存量，存儲介質主要是紙張，輔助的存儲介質有磁盤、照片等。隨著時間的推移，館（室）藏檔案劇增，面臨老化、破損、腐蝕、磁化及盤庫、流轉、統(tǒng)計、檢索、編研、利用、管理和維護困難等問題。為提升檔案科學化管理水平，增強檔案資料的可讀性、可視性、安全性及重復利用性，近年檔案館（室）開始啟動檔案數(shù)字化加工工作。然而，作為信息化工作重要組成部分的檔案信息化，許多縣級檔案館（室）由于受到技術力量、資金投入、加工場地的限制，檔案實體管理總體上仍處于傳統(tǒng)的管理模式，現(xiàn)有管理水平難以解決檔案數(shù)字化面臨的問題。

二、縣級數(shù)字檔案館（室）創(chuàng)建對策

（一）高度重視數(shù)字檔案館（室）創(chuàng)建工作

加強檔案信息化建設，既是檔案事業(yè)適應時代發(fā)展和社會進步的必然選擇，又是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求。信息技術的發(fā)展與廣泛應用使檔案數(shù)字化建設提上了議事日程，各檔案館（室）要加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進度，實現(xiàn)信息共享和電子檔案網(wǎng)上歸檔，并及時以數(shù)字化檔案代替原件提供利用。

（二）要有明確的工作目標和標準

本著統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施、安全保密的原則，加快數(shù)字檔案館（室）基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設，依托公眾信息網(wǎng)，建立面向社會、服務公眾的檔案網(wǎng)站（頁），初步建成全縣區(qū)域性數(shù)字檔案館（室）管理及服務平臺，實現(xiàn)全縣檔案信息計算機操作、網(wǎng)絡化傳輸、快捷查詢、方便利用的目標。

（三）要有具體的工作任務

1.加快推進檔案“存量數(shù)字化”。充分利用檔案館（室）藏數(shù)量巨大的優(yōu)勢,開展案卷級目錄、文件級目錄錄入、文件全文掃描,運用數(shù)字檔案管理軟件，建立科學保存、便于利用的電子檔案數(shù)據(jù)庫。

2.積極開展檔案“增量電子化”。各級各單位要按照國家檔案局發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》對當年形成的各類現(xiàn)行文件，實物、聲像等隨時轉化成電子文件，建設功能完備的電子檔案移交與接收平臺，并即時轉存在電子檔案數(shù)據(jù)庫當中。

3.不斷探索檔案“利用網(wǎng)絡化”。建立檔案局域管理網(wǎng)絡。與縣政府電子政務建設緊密結合起來，將檔案信息資源開發(fā)利用工作納入縣政府電子政務工程，公開檔案信息網(wǎng)絡查詢利用，從而實現(xiàn)文件的網(wǎng)上傳輸和資源共享。

4.加快計算機人才培養(yǎng)和使用。根據(jù)數(shù)字檔案館需求，縣編制組織人事部門要給檔案館配備數(shù)字化檔案所需的計算機專業(yè)人員。各級檔案局要注重培養(yǎng)既懂計算機技術又懂檔案數(shù)字化管理的復合型人才。積極舉辦數(shù)字化檔案人員培訓班，提高工作人員實際操作技能。

5.分步實施數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作。選擇檔案條件相對較好的單位先行申報開展數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作，有計劃地對室藏永久、長期的紙質檔案進行數(shù)字化加工。在試點的基礎上及時總結經(jīng)驗，引導、規(guī)范其他單位開展數(shù)字化檔案室創(chuàng)建工作。

6.完善檔案信息安全管理體制。加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；存有檔案數(shù)據(jù)庫的計算機要與一切外網(wǎng)實行物理隔離，確保檔案信息和信息網(wǎng)絡傳輸?shù)陌踩?/p>

（四）要切實保障數(shù)字檔案館（室）創(chuàng)建工作

1.為加強對推進數(shù)字檔案館（室）創(chuàng)建工作的領導，縣上要成立縣推進數(shù)字檔案館（室）創(chuàng)建工作領導小組，由縣級領導掛帥，相關部門負責人參與。

2.各級各單位要把數(shù)字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規(guī)劃，從人力、物力、財力上統(tǒng)籌安排，加快推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化，確保檔案信息化與全縣信息化建設同步發(fā)展。

3.要將檔案信息化建設工作納入檔案年檢和行政執(zhí)法檢查范圍，開展專項督促落實檢查工作。