新形勢下對青島市基層學(xué)校檔案工作的調(diào)查與思考

文·宋曉彬

新形勢下對青島市基層學(xué)校檔案工作的調(diào)查與思考

文·宋曉彬

為認(rèn)真貫徹落實(shí)省委辦公廳、省政府辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見》和省檔案局制定的《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》等文件精神，青島市檔案局和青島市教育局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于2016年度教育系統(tǒng)檔案檢查工作的通知》及檢查標(biāo)準(zhǔn)。近日，青島市教育局為全面了解和掌握教育系統(tǒng)檔案工作現(xiàn)狀，提升基層學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理水平，促進(jìn)青島市教育系統(tǒng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，更好地服務(wù)民生和教育教學(xué)工作，對局屬學(xué)校檔案工作進(jìn)行了專項(xiàng)檢查，并就基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)等工作進(jìn)行了調(diào)研測評。

此次調(diào)研采用聽取匯報(bào)、現(xiàn)場查看、實(shí)地評分和開展座談等辦法對學(xué)校檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)、設(shè)施配備、安全保障、隊(duì)伍培養(yǎng)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)開展、信息化以及服務(wù)利用等方面進(jìn)行測評。筆者作為青島市教育系統(tǒng)區(qū)片檔案協(xié)作組組長，參與了此次檢查和調(diào)研測評，現(xiàn)根據(jù)調(diào)查情況就基層學(xué)校檔案管理工作談幾點(diǎn)淺見。

一、基層學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀與問題分析

青島市教育局現(xiàn)有局屬學(xué)校34所，包括學(xué)前教育、義務(wù)教育、高中教育、職業(yè)教育、特殊教育和繼續(xù)教育等，融和了集團(tuán)化管理、跨區(qū)域辦學(xué)、中外合作、校企聯(lián)合等多種辦學(xué)形式。

近幾年，先后有5家單位被評為山東省檔案管理一級單位，多所基層學(xué)校被評為山東省檔案管理二級單位。2016年，2所學(xué)校參加并通過了山東省檔案工作科學(xué)化管理測評，3所學(xué)校報(bào)名并通過了青島市企事業(yè)單位檔案管理年度檢查。

此次參與測評的學(xué)校除了在教學(xué)改革、辦學(xué)特色和專業(yè)設(shè)置等方面各具優(yōu)勢外，還在檔案管理方面非常具有代表性，集中反映了省內(nèi)基層學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀和問題。

（一）基層學(xué)校檔案管理工作基本情況

此次專項(xiàng)檢查除青島六中、青島九中、青島十五中、青島十九中和青島三十九中5所學(xué)校因外遷未列入調(diào)研范圍，其余29所局屬學(xué)校全部參與。青島市檔案局、青島市教育局就檢查結(jié)果下發(fā)了《關(guān)于局屬學(xué)校近年檔案工作開展情況的通報(bào)》（青教通字〔2016〕89號），其中優(yōu)秀單位12個(gè)，合格單位17個(gè)。

調(diào)查研究顯示，青島市各基層學(xué)校認(rèn)真貫徹《中華人民共和國檔案法》《山東省檔案條例》和《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》，切實(shí)加強(qiáng)各校檔案制度建設(shè)，認(rèn)真做好各門類檔案收集、整理、保護(hù)，充分發(fā)揮了檔案作用，取得了較好的利用效果。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，責(zé)任明確。所有學(xué)校均配備專人分管檔案工作，將檔案工作列入學(xué)校工作計(jì)劃和單位考核；管理機(jī)構(gòu)完善，網(wǎng)絡(luò)體系暢通，崗位職責(zé)明確。將檔案工作納入學(xué)校議事日程，檔案經(jīng)費(fèi)能滿足工作需要。青島二中分校、青島工貿(mào)職業(yè)學(xué)校和青島電子學(xué)校等均購置高質(zhì)量密集架十余列，極大的改善了庫房硬件條件。

2.檔案庫房建設(shè)規(guī)范。各學(xué)校均設(shè)立綜合檔案室，大部分達(dá)到三室分開，能夠滿足當(dāng)下工作需要。庫房設(shè)立較為合理，在承重等方面均符合檔案專業(yè)要求。庫房設(shè)施配備較為完備，安全防范措施得當(dāng)。各校均配備符合檔案工作要求的消防器材、溫濕度測量和調(diào)控設(shè)備，配備防光窗簾，對有害生物有防范措施。山東省輕工工程學(xué)校在改建過程中，在辦公用房極度緊張的情況下，仍根據(jù)相關(guān)文件要求，在臨時(shí)辦公處所設(shè)立三室分開的綜合檔案室。

3.檔案人員隊(duì)伍穩(wěn)定。檔案人員配備齊全，相對穩(wěn)定。以青島市教育系統(tǒng)李滄區(qū)片為例，自2010年來，僅青島財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)校和平度師范學(xué)校因檔案人員退休而更換綜合檔案室管理人員。各校都非常重視檔案隊(duì)伍建設(shè)與培養(yǎng)，均設(shè)有分級專兼職檔案員數(shù)名。檔案工作人員上崗前根據(jù)工作需要，大部分參加過青島市檔案局、青島市教育局或校內(nèi)等各級檔案培訓(xùn)。例如，青島五十八中邀請青島市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)二處專家，到校為學(xué)校中層以上領(lǐng)導(dǎo)、各處室專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

4.檔案制度建立健全。各校均有規(guī)范完整的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等制度，并及時(shí)公開公示。根據(jù)國家檔案局第10令要求，各校均已修訂《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》。按照《青島市中小學(xué)校檔案分類辦法》制定本校檔案分類辦法，大部分基層學(xué)校以正式文件形式將檔案編號辦法固定下來。在日常工作中，嚴(yán)格按照歸檔范圍和編號辦法，對檔案進(jìn)行收集整理。

5.檔案收集整理及時(shí)規(guī)范。各校文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、會計(jì)檔案、校舍檔案、聲像檔案、照片檔案以及實(shí)物檔案等門類齊全，歸檔完整及時(shí)，保管規(guī)范，無積壓文件。在調(diào)研過程中，檢查組根據(jù)各校歸檔范圍和會議紀(jì)要、大事記、年度工作總結(jié)等現(xiàn)場抽取歸檔文件，各校均無出現(xiàn)重要文件未歸檔情況。部分基層學(xué)校能實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一集中管理，定期清核統(tǒng)計(jì)，做到賬物相符。

6.初步開展檔案信息化建設(shè)。各基層學(xué)校檔案室均配有計(jì)算機(jī)、掃描儀等檔案數(shù)字化設(shè)備，大部分學(xué)校已完成上一年度永久和定期30年檔案的數(shù)字化工作，對學(xué)校照片、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化，并對形成的各類電子檔案的備份歸檔。目前，青島二中、青島商務(wù)學(xué)校、青島十七中、青島五十八中和山東省輕工工程學(xué)校等學(xué)校均已使用專業(yè)檔案管理軟件，進(jìn)行學(xué)校檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

7.檔案開發(fā)利用效果顯著。各校均編制目錄等檢索工具，查閱利用方便，借閱登記及時(shí)。作為基層學(xué)校，全宗卷建設(shè)和編研利用等成果顯著，極具行業(yè)特色。全宗指南、文書檔案、學(xué)籍檔案、照片檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案等在學(xué)校校史館建設(shè)、校友風(fēng)采征集等活動(dòng)中發(fā)揮了重要作用。青島一中、青島二中、青島三中、青島五十八中和青島實(shí)驗(yàn)初級中學(xué)等在校慶或校史館籌備籌建中，大量利用學(xué)校室藏檔案，編研校史材料。此外平度師范學(xué)校利用學(xué)籍檔案材料，為山東省內(nèi)近五六十人出具人事檔案學(xué)歷證明材料。青島五十八中利用教學(xué)檔案，為往屆畢業(yè)生出國留學(xué)出具高中成績證明百余件，接受外國大使館函調(diào)證明十余次。多位基層檔案人員撰寫的論文在國家、省級檔案雜志上發(fā)表。

（二）問題分析

雖然基層學(xué)校的檔案管理工作已經(jīng)取得一定成績，但與上級有關(guān)規(guī)定和現(xiàn)實(shí)要求還存在一定差距。

1.部分學(xué)校軟硬件配備有待完善。部分學(xué)校檔案室存在庫房面積偏小，后續(xù)館藏力量發(fā)展不足等情況。除個(gè)別學(xué)校采用檔案管理專業(yè)軟件外，大部分學(xué)校使用金宏辦公系統(tǒng)作為檔案管理依托平臺，在分類整理、上傳速度、附件容量、檢索工具等方面均存在一定程度制約，不利于檔案收集歸檔和開發(fā)利用。大部分學(xué)校均無專業(yè)消防報(bào)警設(shè)施，個(gè)別學(xué)校檔案室未配備應(yīng)急電源，不利于電子檔案收集保存和檔案信息化數(shù)據(jù)保護(hù)。

2.檔案收集歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一。個(gè)別基層學(xué)校歸檔范圍存在歷史性遺缺，檔案管理集中統(tǒng)一性不強(qiáng)。文書檔案多年來只重視紅頭文件的收集，而忽視學(xué)校其他重要活動(dòng)衍生的相關(guān)資料，致使一些檔案材料留存于各部門，存在檔案丟失、損毀隱患。

3.檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高?；鶎訉W(xué)校檔案工作人員身兼數(shù)職，業(yè)務(wù)繁忙，常常對檔案工作無暇顧及。校內(nèi)檔案交接缺少必要手續(xù)，特別是在學(xué)校迎檢等檔案利用高峰期間，檔案清點(diǎn)不及時(shí)規(guī)范。自2012年后，教育系統(tǒng)學(xué)校檔案工作人員未進(jìn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，各區(qū)片協(xié)調(diào)組幾乎形同虛設(shè)，各校檔案隊(duì)伍人員在交替過程中，業(yè)務(wù)指導(dǎo)僅限于繼承傳統(tǒng)，缺乏規(guī)范性、科學(xué)性指導(dǎo)。

4.數(shù)字化建設(shè)亟待提高整合。各校檔案數(shù)字化工作均已開展，但距《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》仍有很大差距。此項(xiàng)工作時(shí)間緊迫，數(shù)量龐大，任務(wù)繁重，僅靠各校專兼職檔案員利用日常瑣碎時(shí)間進(jìn)行多年室藏檔案的數(shù)字化工作，特別是年代久遠(yuǎn)檔案的搶救、保護(hù)和數(shù)字化等一系列工作，工作難度大，成效低，也不利于后期檔案的開發(fā)利用。

二、做好基層學(xué)校檔案管理工作的思考和建議

1.爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，明確歸檔范圍，加強(qiáng)督導(dǎo)檢查。建議由青島市教育局牽頭、青島市檔案局協(xié)助，制定《青島市教育系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，供行業(yè)參考。各基層學(xué)校根據(jù)辦學(xué)特點(diǎn)可在一定范圍內(nèi)修訂本校歸檔范圍及保管期限，每年年初將擬收集上一年度檔案歸檔范圍報(bào)上級審批備案，并將修改原因備注標(biāo)明。本年年末根據(jù)上級備案清單，組成專人對學(xué)校檔案進(jìn)行督導(dǎo)檢查，促進(jìn)各校檔案管理的規(guī)范化。

2.引進(jìn)專業(yè)團(tuán)隊(duì)，推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，早日實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”。對各學(xué)校室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化外包服務(wù)，引進(jìn)專業(yè)化團(tuán)隊(duì)，對年代久遠(yuǎn)的檔案進(jìn)行搶救、保護(hù)和數(shù)字化工作。此項(xiàng)工作將大大縮短各個(gè)學(xué)校檔案數(shù)字化進(jìn)程，改變現(xiàn)有教育系統(tǒng)檔案工作信息化滯后的情況，為基層學(xué)校檔案科學(xué)化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，優(yōu)化在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案開發(fā)環(huán)境，提高檔案服務(wù)民生的利用效果。

3.重視繼續(xù)教育，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)。制定檔案管理人員的“培訓(xùn)工作五年規(guī)劃”，建議通過網(wǎng)絡(luò)教學(xué)、集中培訓(xùn)、外出參觀、區(qū)片交流和現(xiàn)場會議等多種業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)形式，有針對性的對教育系統(tǒng)檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念，每五年進(jìn)行檔案規(guī)章制度、基礎(chǔ)知識、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、編研利用等方面知識的循環(huán)培訓(xùn)，以避免人員交替、檔案業(yè)務(wù)不熟等原因造成的檔案工作損失。

4.加大經(jīng)費(fèi)投入，改進(jìn)軟硬件設(shè)施，營造檔案利用新環(huán)境。積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，在室藏檔案外包數(shù)字化的同時(shí)，加強(qiáng)校內(nèi)檔案信息化建設(shè)，結(jié)合各校的OA辦公系統(tǒng)，對基層學(xué)校后續(xù)產(chǎn)生的檔案進(jìn)行校內(nèi)數(shù)字化，并通過校內(nèi)檔案專用端口實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)閱，在各類迎檢評比中，發(fā)揮檔案的編研利用價(jià)值。

（作者單位：山東省青島第五十八中學(xué)）