試論公共信息資源視角下館藏檔案的開放鑒定

文·汪潤琦

試論公共信息資源視角下館藏檔案的開放鑒定

文·汪潤琦

公共檔案館建設(shè)的開展使檔案館館藏的開放問題再次成為議論的焦點。館藏檔案開放鑒定工作滯后、開放程度低是目前我國的真實現(xiàn)狀，究其原因，沒有明確館藏檔案的公共信息屬性是根本問題。館藏檔案是公共信息資源的重要組成部分，向公眾開放提供利用是其最終的形態(tài)，開放鑒定是館藏檔案的公共信息價值的發(fā)揮起到?jīng)Q定性做用，加強(qiáng)檔案開放鑒定工作勢在必行。

檔案開放 開放鑒定 公共信息資源

隨著“五位一體”公共檔案館建設(shè)的開展，館藏檔案的開放問題成為焦點。然而，就目前來看，我國綜合檔案館檔案開放鑒定工作進(jìn)展不容樂觀。公共檔案館建設(shè)如火如荼，許多綜合檔案館將美國、英國等發(fā)達(dá)國家的檔案館作為學(xué)習(xí)借鑒的目標(biāo)，引進(jìn)新興技術(shù)開發(fā)各種檔案服務(wù)利用工具，然而卻選擇性的忽視了國外公共檔案館高達(dá)90%的館藏檔案開放度。

究其原因，檔案工作者對館藏檔案公共性認(rèn)識的不足，對鑒定工作在檔案公共性價值實現(xiàn)中的重要性的忽視，是造成目前檔案開放鑒定工作效率低下的主要原因。明確館藏檔案的公共信息資源屬性，肯定其開放的必然性，是做好開放鑒定工作，真正意義上的發(fā)揮館藏檔案公共性價值的基礎(chǔ)。

一、從公共信息資源角度看檔案開放的必然性

檔案作為公共信息資源的組成部分，也必然滿足公共信息資源對于公共性的要求。公共信息資源，即“所有公共部門生產(chǎn)、采集、加工、組織的，進(jìn)入公共領(lǐng)域，為公眾公開利用的，反應(yīng)和維護(hù)公共利益活動的信息集合及其他相關(guān)要素。”[1]

（一）開放是檔案作為公共信息主體的屬性要求

公共信息資源與其他信息資源的本質(zhì)區(qū)別，在于其明顯的公共性特征。不論是具有純粹公共物品屬性的信息資源，還是準(zhǔn)公共物品屬性的信息資源，目的都是為了滿足不同范圍的公眾信息需求。[2]檔案館內(nèi)保存的檔案，存在已經(jīng)開放的部分，即公共信息資源，以及處于保密期的準(zhǔn)公共信息資源。未開放的部分理論上自形成之日起滿30年也將向社會開放，最終成為公共信息資源。因此，館藏檔案最終都將成為公共信息資源，具有公共性特質(zhì)，面向公眾開放，滿足公眾信息需求，維護(hù)公共利益。館藏檔案作為公共信息資源的重要組成部分，開放是其基本屬性的要求。

（二）公開是檔案館作為公共信息管理主體的職責(zé)所在

公共信息資源管理的主體，應(yīng)當(dāng)代表公共利益，根據(jù)公眾的信息需求，準(zhǔn)確、及時、效率地開發(fā)并開放公共信息資源為公眾提供服務(wù)。公共信息資源管理主體對公共信息資源的管理，其核心是合理配置資源，提高資源利用率，促進(jìn)全社會的信息共享。檔案館的公共信息資源管理主體地位，是《檔案法》規(guī)定的，“檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案”。因此檔案館需要履行作為管理主體的責(zé)任，即開放符合規(guī)定的館藏檔案信息資源，滿足公眾需求。[3]

（三）獲取是公眾作為公共信息所有者的基本權(quán)利

公共信息資源的公共性特征，決定了其所有權(quán)應(yīng)歸全體公民，即公眾有權(quán)利無償獲得和使用公共信息資源。公民的知情權(quán)以及政府信息公開等都只是所有權(quán)的具體表現(xiàn)形式。[4]因此，館藏檔案的最終所有權(quán)應(yīng)是屬于全體公民的。公眾有權(quán)力對滿足開放條件的館藏檔案提出利用申請，檔案館也有義務(wù)將館藏檔案開放。開放是對公眾權(quán)利的保證。

二、從公共信息資源管理角度看檔案開放鑒定工作的重要性

檔案開放鑒定，又叫做檔案劃控鑒定，是指檔案館館藏檔案對社會開放范圍的鑒定，主要的任務(wù)是區(qū)分館藏檔案中那些可以開放，那些要控制使用。[5]檔案開放鑒定工作，決定了館藏檔案的開放范圍與程度，進(jìn)而影響檔案價值的發(fā)揮以及對于公眾需求的滿足程度。

（一）檔案開放鑒定維系公共信息資源的系統(tǒng)完整

各類公共信息資源的全面收集和積累，是建立一個門類齊全、系統(tǒng)有序的公共信息資源庫的前提條件。獲取館藏檔案作為基礎(chǔ)庫藏將極大程度的豐富并充實公共信息資源庫。其一，從信息內(nèi)容來說，館藏檔案橫向涉及包括政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事等各個領(lǐng)域的信息資源，縱向時間跨度可以有幾千年；其二，在所有門類的公共信息資源中，政府信息資源是權(quán)重最大的組成部分，而館藏檔案則是政府這個強(qiáng)有力主體積極主動系統(tǒng)收集和管理的唯一門類的公共信息；其三，館藏檔案所遵守的全宗整理原則維護(hù)了政府機(jī)構(gòu)形成的各類檔案的系統(tǒng)性與完整性，進(jìn)而扎實了整個公共信息資源庫藏。[6]

然而，館藏檔案中存在處于保密期限的未公開檔案，雖然其最終形態(tài)是開放的，但目前仍無法進(jìn)入公共信息資源體系之中。檔案的開放鑒定工作，就是將館藏檔案中的準(zhǔn)公共信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)楣残畔①Y源的過渡性工作，進(jìn)而充實公共信息資源庫藏，最終達(dá)到提供高效服務(wù)的效果，是公共信息資源管理的奠基性工作。

（二）檔案開放鑒定奠基公共信息資源的管理基礎(chǔ)

公共信息資源管理是“圍繞公共信息資源的供給與需求而展開的信息收集、加工、存儲以及發(fā)布、服務(wù)和溝通等活動的統(tǒng)稱”，“最終目的是實現(xiàn)信息資源的合理配置，使公共信息資源得到充分的利用和妥善的保管”。[7]

從公共信息資源管理的定義描述中可以看出，公共信息的管理過程可以分為兩部分，基于公共信息本身的內(nèi)部管理以及面向社會公眾的外部管理。檔案的開放鑒定工作則是連接兩個管理過程的橋梁。館藏檔案中未開放的部分，可以認(rèn)為是完成了部分內(nèi)部管理工作的公共信息資源，在保密期限到達(dá)之后，經(jīng)過檔案工作者對其內(nèi)容的鑒定，判定是否可以向公眾提供利用，換句話說，就是是否可以繼續(xù)進(jìn)行外部管理的工作。

（三）檔案開放鑒定提高公共信息資源的服務(wù)質(zhì)量

從概念定義、管理過程可以明確，為公眾提供信息資源的利用，維護(hù)公共的權(quán)益是公共信息資源管理體系建設(shè)的根本因素。公共信息資源服務(wù)質(zhì)量的高低，其一取決于系統(tǒng)庫藏內(nèi)信息的數(shù)量與質(zhì)量。公共信息資源庫中的信息種類越豐富、覆蓋面越廣泛、真實性越高，所能提供的服務(wù)質(zhì)量和效率就越高；其二，取決于公共信息資源管理部門是否能夠及時地、準(zhǔn)確地開放信息資源。只有資源的提供與需求的產(chǎn)生之間相匹配，才能夠說滿足了公眾的需求。

檔案是“人們在各項社會活動中所形成的各種形式的具有保存價值的原實記錄”，因此能夠為公眾了解真實情況、維護(hù)自身利益提供有效的憑證，是公眾所需要的最為理想的信息。檔案開放鑒定工作，成為館藏檔案與公眾需求之間的紐帶，使其能夠獲得所需要的檔案信息，并能夠通過這一最真實、權(quán)威的公共信息資源維護(hù)利益或滿足需求，降低了被其他不確定的公共信息所誤導(dǎo)的可能，從整體上提升了整個公共信息資源服務(wù)的質(zhì)量。

三、從公共信息資源利用角度看檔案開放鑒定工作的完善

檔案的開放鑒定工作，是館藏檔案發(fā)揮公共信息資源價值的基礎(chǔ)，是社會公共信息資源系統(tǒng)發(fā)展中重要的一環(huán)，檔案工作者既要了解開放鑒定工作對于檔案館自身發(fā)展的重要性，更要明確其對于公共信息資源系統(tǒng)的構(gòu)建、對于公眾利益的維護(hù)的重要意義。觀念決定思路，思路決定發(fā)展。在明確了館藏檔案的公共信心資源屬性的前提下，檔案工作者必須要提高檔案開放鑒定的工作水平，加強(qiáng)監(jiān)督管理，改變當(dāng)前消極、滯后的工作現(xiàn)狀。

（一）轉(zhuǎn)變開放鑒定工作思路以優(yōu)化機(jī)構(gòu)“公共服務(wù)”

開展檔案開放鑒定工作，要明確檔案公共信息資源，是屬于公眾的財產(chǎn)，檔案工作人員作為其管理主體要以公共信息資源管理主體的標(biāo)準(zhǔn)要求自身，要盡可能的開放檔案利用服務(wù)滿足公眾的需求。

1.用戶需求是導(dǎo)向

滿足公眾需求，為公眾提供利用，是公共信息資源管理的要求，也是檔案工作的最主要的目的。用戶需求應(yīng)是貫穿于檔案各個階段工作之中，檔案開放鑒定也不例外。目前，我國各級綜合檔案館到達(dá)年限的檔案鑒定工作滯后，歷史欠賬過多，導(dǎo)致可提供利用的檔案資源少之又少。因此，開展到期館藏檔案的開放鑒定工作“迫在眉睫”。但在實際工作中，面對大量的等待鑒定的該館藏檔案，在選擇以何種順序開展工作時，用戶需求是提高工作效果的較為有效的標(biāo)準(zhǔn)。對于有公眾需求的，或者是近期內(nèi)公眾關(guān)注度高的范圍內(nèi)的檔案可以優(yōu)先鑒定，縮短等待時間，提高鑒定效果。在面對無法依照鑒定標(biāo)準(zhǔn)明確判斷的到期檔案，工作者主觀判斷成為影響最終結(jié)果的因素時，公眾需求應(yīng)取代責(zé)任后果，作為工作者最主要的考慮因素。

2.檔案公開是原則

公共性是公共信息資源的本質(zhì)屬性，公開是館藏檔案作為公共信息資源最基本的要求。檔案鑒定工作，工作者應(yīng)考慮其公共信息資源管理者的身份，轉(zhuǎn)變以往的重管輕用，重藏輕鑒的思維定式，以“開放為原則，不開放為例外”為指導(dǎo)思想進(jìn)行館藏檔案的開放鑒定，真正發(fā)揮開放鑒定的作用。公共信息資源只有開放了，才能夠為公眾所利用，才能夠發(fā)揮信息服務(wù)的作用，發(fā)揮自身的價值。

3.時代發(fā)展是參照

信息技術(shù)的快速發(fā)展使得公眾獲取公共信息資源更加方便快捷，社會自我發(fā)育的不斷成熟使得公眾信息權(quán)力意識逐漸增強(qiáng)。時代的發(fā)展與公眾意識的變革，促使檔案開放鑒定工作的完善。因此，檔案工作者不僅要加快到期館藏檔案的開放鑒定工作速度，還應(yīng)跟隨時代發(fā)展，對于鑒定規(guī)則進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，擴(kuò)大或縮小開放范圍，保證最佳的公共信息資源利用效果。

（二）完善開放鑒定工作制度以維護(hù)公眾“公共利益”

檔案的原始記錄性決定了檔案的憑證價值，相比于其他公共信息資源，檔案能夠更好地維護(hù)公眾的利益。但目前館藏檔案的開放程度與用戶需求存在較大的差距，公眾無法獲得所需要的信息維護(hù)自身利益，不僅降低了公共信息資源服務(wù)的質(zhì)量，同時也抑制了公眾的需求。

1.制定符合時代發(fā)展的開放鑒定規(guī)定

目前針對館藏檔案開放鑒定做出相應(yīng)規(guī)定的規(guī)章制度，包括《檔案法》《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》《各級國家檔案館開放檔案辦法》等，但不論是《辦法》還是《規(guī)定》，都存在鑒定依據(jù)過于模糊、可操作性差的弊端，導(dǎo)致實踐上的無所適從以及執(zhí)行上的混亂。

各級綜合檔案館在實際工作當(dāng)中，必須根據(jù)具體情況制定具體細(xì)則，包括方法、程序、步驟等都應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)地規(guī)定。例如青島市檔案館基于《規(guī)定》《辦法》所提出要求，結(jié)合館藏檔案特征制定的《青島市檔案館檔案等級鑒定辦法》，為檔案開放鑒定工作提供了有效的參考依據(jù)，提高了館藏檔案的開放質(zhì)量。鑒定規(guī)則的籠統(tǒng)將增加檔案開放鑒定工作中的主觀因素，降低鑒定工作效果，影響?zhàn)^藏檔案的開放。

2.建立開放鑒定工作多主體鑒定方式

檔案的開放鑒定工作長期以來都是檔案工作者能獨立承擔(dān)的，但對館藏檔案涉及領(lǐng)域的擴(kuò)大、社會環(huán)境的快速變化，使得檔案開放鑒定工作的難度也越來越大。館藏檔案的開放鑒定受到政治、經(jīng)濟(jì)、法律等多方面因素的影響，一旦鑒定錯誤，將有可能造成嚴(yán)重后果，這也是導(dǎo)致開放鑒定工作效率低的原因之一。

檔案館在保密協(xié)議或其他行為約束條件下，與專業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)人才合作，同時加入檔案形成機(jī)關(guān)的判斷，三方共同合作對到期館藏檔案進(jìn)行開放鑒定，提高開放鑒定工作的效率以及準(zhǔn)確程度，進(jìn)而提高館藏檔案開放質(zhì)量，優(yōu)化公共信息資源服務(wù)。

（三）提高開放鑒定工作效率以歸還檔案“公共屬性”

公共信息管理機(jī)構(gòu)與公眾之間存在的供需關(guān)系是影響公共信息資源的利用效果的最主要的因素。檔案開放鑒定工作是館藏檔案進(jìn)入供需體系的“通行證”，開放鑒定工作效率的提高是還原館藏檔案公共屬性，滿足公眾需求的決定性環(huán)節(jié)。

1.到期檔案的鑒定要及時

由于對開放鑒定工作的忽視、鑒定條款的低可執(zhí)行性、開放鑒定工作的困難度上升等原因，目前各級綜合檔案館中存留的未鑒定的到期館藏檔案數(shù)量巨大，如果不盡快進(jìn)行開放鑒定工作，歷史欠賬將會成倍增加，工作開展也會愈發(fā)困難。檔案館的開放鑒定工作應(yīng)“兩條路”同時進(jìn)行，既不能忽略新到期檔案的開放鑒定，也不能減慢對于“遺留問題”的解決。

2.鑒定條款的執(zhí)行要確實

對于制定并通過的開放鑒定條款應(yīng)確實的履行，不能受到“收藏論”的影響而忽視規(guī)定要求。以1991年1月1日之前形成的有密級的檔案來說，依照《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的要求，“各級國家檔案館保存的一九九一年一月一日后形成的涉密檔案，未接到保密期限變更通知的，自保密期限屆滿之日起，即自行解密”。但在實際工作中，檔案館卻并沒有按照要求對這部分的歷史檔案進(jìn)行解密，在實際工作中經(jīng)常以保密等原因拒絕公眾的利用申請，嚴(yán)重影響公共信息資源的利用效率，變相侵犯了公眾的權(quán)力。

3.公眾需求的獲取要實時

公眾需求是檔案鑒定工作的思想導(dǎo)向，是鑒定工作的最終目標(biāo)，是鑒定工作的評價標(biāo)準(zhǔn)。因此，應(yīng)定期分析檔案館的檔案利用數(shù)據(jù)，通過會議、報紙、網(wǎng)絡(luò)等公共渠道獲取實時信息，了解公眾需求，并以此制定下階段的鑒定工作計劃和方案，盡可能減小供需之間的矛盾，提升檔案鑒定工作的效率。

檔案是公共信息資源重要的組成部分，公共性是檔案的本質(zhì)屬性。檔案工作者在進(jìn)行開放鑒定工作時，要明確檔案的公共信息資源特征，轉(zhuǎn)變工作方式、提高工作效率，最終達(dá)到館藏檔案開放度的提高，滿足公眾的信息需求，維護(hù)公眾利益。

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[1]傅榮校，葉鷹．公共信息資源管理[M]．北京：科學(xué)出版社，2011：17．

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[5]劉金霞．檔案開放鑒定工作的困境與出路——從檔案利用工作的視角[A]．創(chuàng)新：檔案與文化強(qiáng)國建設(shè)——2014年全國檔案工作者年會優(yōu)秀論文集[C]．2014．

[6]陸陽．論館藏檔案的公共信息資源屬性及功能定位[J]．北京檔案，2014，（7）：19．

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[8]王夢．基于信息共享空間理論視角的公共檔案館建設(shè)[J]．山西檔案，2009，（3）：25-27．

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（作者單位：上海大學(xué)圖書情報檔案系）