試論現(xiàn)代電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理

張輝

黑龍江省黑河市愛輝區(qū)水務(wù)局

試論現(xiàn)代電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理

張輝

黑龍江省黑河市愛輝區(qū)水務(wù)局

我國的檔案管理在各種先進(jìn)技術(shù)發(fā)展中逐漸發(fā)生了一些變革，但是尚處在探索和走向成熟的階段，這就形成了目前新舊兩種檔案管理模式并存的局面，也將會持續(xù)一段時(shí)間，留給新舊模式相互磨合和借鑒以充足的時(shí)間，有利于更好的開展電子檔案的相關(guān)工作，在研究兩者的區(qū)別時(shí)，要注意到各自的優(yōu)勢和存在的問題。

電子檔案；檔案管理；區(qū)別

1 前言

電子檔案的出現(xiàn)，最直接的體現(xiàn)就是將要取代紙質(zhì)的檔案，并且可以減輕檔案整理、裝訂等事項(xiàng)的工作量，提供工作效率，將工作人員的大部分精力放在審核與分析檔案信息上面，但經(jīng)過多年的發(fā)展保存下來的紙質(zhì)檔案數(shù)量極為龐大，也要處理好這部分檔案與電子檔案的有效對接，認(rèn)真分析電子檔案與紙質(zhì)檔案在一些工作細(xì)節(jié)上的差異，發(fā)揮兩者的優(yōu)勢，規(guī)避不足和缺陷。

2 電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案管理的歸檔時(shí)限的區(qū)別

電子文件是需要儲存在信息系統(tǒng)中的，因此省略了很多裝訂、整理和編號的工作，電子檔案完成歸檔的效率較高，通過簡單的檢索程序就可以進(jìn)行高效的查閱，人們需要查閱一些資料時(shí)不用擔(dān)心檔案的歸檔還沒有完成，而紙質(zhì)檔案的歸檔則需要完成檔案基礎(chǔ)性工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，需要進(jìn)行查閱的時(shí)候很可能檔案還在編輯和整理的過程中，因而不能查閱，由此可見，電子檔案與紙質(zhì)檔案之間存在歸檔的時(shí)間差，說明兩者的工作效率差距較大，電子信息系統(tǒng)的歸檔更具備較強(qiáng)的時(shí)限性，能夠在很短的時(shí)間內(nèi)完成整理檔案到建檔的整個(gè)過程。

3 電子文件的檔案化管理同傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

上文中我們了解到電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理存在時(shí)限上的差別，也充分說明了電子檔案的巨大優(yōu)勢，而要探討兩者之間的一些具體區(qū)別，還要進(jìn)一步從兩者歸檔所用的時(shí)間以及工作方式之間的不同，以此來明確電子檔案與紙質(zhì)檔案的具體差異情況。

3.1 電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同

電子檔案的效率主要體現(xiàn)在其歸檔的時(shí)間較短，因?yàn)殡娮訖n案只是錄入到信息系統(tǒng)之中的一些文字和符號，系統(tǒng)會根據(jù)自身的程序設(shè)計(jì)來自動將檔案信息進(jìn)行相應(yīng)的處理，并且可以滿足信息的快速更新和修改，歸檔的效率極高，耗費(fèi)的時(shí)間很少。而傳統(tǒng)的檔案管理工作，就需要按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，經(jīng)過搜集、整理、分析、歸類、編號、裝訂等多個(gè)工作環(huán)節(jié)，再經(jīng)過最后的審核后放入專門的檔案室進(jìn)行歸檔保存，在這個(gè)過程中，顯然會耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力物力，如果在此期間需要對檔案進(jìn)行調(diào)取檔案信息資料的工作，那么就無法在規(guī)定的檔案歸檔時(shí)限之內(nèi)實(shí)現(xiàn)。

3.2 電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子檔案利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件，將信息錄入或者掃描其中，就可以迅速的完成相關(guān)檔案信息的處理，而且這些信息能夠隨著發(fā)展導(dǎo)致的變化而隨之更改或者添加，可以根據(jù)相關(guān)的最新信息對原有錄入的檔案信息進(jìn)行編輯修改，雖然其更新速度較快，可以更好的完善檔案的內(nèi)容，但是也正因?yàn)槿绱?，檔案的原貌是很難得到保存的，所以要對檔案的信息就行替換或者修改，就必須采取嚴(yán)格的審批審核程序和相關(guān)的約束機(jī)制，管理部門的負(fù)責(zé)人要全程對檔案信息的更改負(fù)責(zé)，相關(guān)的工作人員也要對自己的修改與更定負(fù)責(zé)，信息處理系統(tǒng)要加設(shè)安全保密措施，加大信息保護(hù)力度，維護(hù)檔案信息的真實(shí)客觀，防止有人弄虛作假，蓄意改變檔案信息的內(nèi)容。

4 電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案管理的收集范圍的區(qū)別

4.1 傳統(tǒng)檔案的收集范圍

傳統(tǒng)檔案經(jīng)過多年的發(fā)展和變遷，已經(jīng)存在一個(gè)成熟的管理機(jī)制，在這機(jī)制的運(yùn)行過程中，各部門和工作人員各司其職，將檔案嚴(yán)格按照不同的類別進(jìn)行歸檔保存，由于傳統(tǒng)的檔案管理主要針對的是各行政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位等關(guān)鍵部門的信息進(jìn)行整理建檔，這些文件當(dāng)中涉及到多個(gè)機(jī)關(guān)和部門的運(yùn)轉(zhuǎn)情況和需要保密的事項(xiàng)，因而將這些文件建立檔案并設(shè)立專門的檔案室加以保管。紙質(zhì)檔案雖然在現(xiàn)代電子文件和信息技術(shù)的沖擊下，體現(xiàn)出其局限性和制約性，一些工作還很保守，難以突破局限，一方面是管理機(jī)制和模式的問題，難以對其他各項(xiàng)事業(yè)或者更多的信息進(jìn)行建檔，另一方面是會耗費(fèi)大量的資源，包括人力和物力在內(nèi)的運(yùn)行成本，這兩方面也成為了制約傳統(tǒng)檔案擴(kuò)大其搜索、搜集信息范圍的主要因素。

4.2 電子文件檔案的收集范圍

電子檔案針對各種信息和文件可以極大的擴(kuò)展其收集范圍，改變了以往紙質(zhì)檔案較為封閉的信息收集范圍，可以靈活高效的對正在發(fā)生和已經(jīng)發(fā)生的一些信息資料進(jìn)行收集和整理，不僅將檔案的歸檔時(shí)間大大縮短，提高信息更新速度和檔案管理工作的效率，而且能夠?qū)σ酝鶛n案室中大量檔案進(jìn)行進(jìn)一步的整理，將一些傳統(tǒng)檔案融入現(xiàn)代電子檔案的管理之中。電子檔案會對檔案信息進(jìn)行更加細(xì)致的分類和整理，對其進(jìn)行自動的編號和歸類，按照多個(gè)層面和關(guān)鍵線索的性質(zhì)來分類，能夠極大的便利查閱檢索工作，其收集范圍主要表現(xiàn)在更多的內(nèi)容管理與劃分，提升了檔案的實(shí)用價(jià)值。

4.3 紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時(shí)也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)通通結(jié)合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實(shí)施策略如下：

（1）針對已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過拍照、復(fù)印、掃描等進(jìn)行信息化處理制作成為相對應(yīng)的電子檔案。

（2）建立健全紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合機(jī)制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機(jī)制進(jìn)行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時(shí)候利用電子檔案進(jìn)行，減少紙質(zhì)檔案的使用磨損。

（3）將二者都作為一種檔案資料的展現(xiàn)形式展現(xiàn)給利用者，滿足利用者對于檔案資料的需求。

5 結(jié)束語

綜合考量電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理之間存在的具體差別，可以看出電子檔案大有完全取傳統(tǒng)檔案而代之的趨勢，因?yàn)槠渚薮蟮膬?yōu)勢已經(jīng)通過應(yīng)用而凸顯出來，而且傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)社會發(fā)展變化的需求，因此應(yīng)該大力的發(fā)展以電子檔案為中心的信息處理技術(shù)，完善管理制度，促進(jìn)檔案管理快速轉(zhuǎn)變升級。

[1]彭堅(jiān).關(guān)于檔案"雙套制"管理問題的探討[J].檔案學(xué)研究，2002，（1）：38-40.

[2]常艷杰.信息時(shí)代檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的思考[J].勞動保障世界（理論版），2013，（12）：149.