淺析近代海關(guān)的文檔管理制度及其特征*
——以粵海關(guān)稅務(wù)司署檔案為中心

李娜娜

淺析近代海關(guān)的文檔管理制度及其特征*
——以粵海關(guān)稅務(wù)司署檔案為中心

李娜娜

近代海關(guān)實(shí)現(xiàn)了從文件到檔案的一體化管理。首先，總稅務(wù)司署對(duì)文檔的制成和書寫材料集中采購(gòu)，規(guī)范文本格式，形成了統(tǒng)一的印刷和出版制度。其次，建立文件登記制度，登記簿詳細(xì)登記了文件的來(lái)往渠道、日期、內(nèi)容等多方面的信息。第三，建立歸檔制度，該流程包括存檔、立卷、列號(hào)、建立索引、確立檔案保存年限等方面內(nèi)容。第四，文檔的開(kāi)放與保密制度同時(shí)存在，出版物根據(jù)類別的不同或向全世界開(kāi)放或僅在海關(guān)內(nèi)部層級(jí)開(kāi)放，檔案實(shí)行嚴(yán)格的保密管理制度。總之，近代海關(guān)的文檔管理制度推動(dòng)了該機(jī)構(gòu)行政效率的提升，表現(xiàn)出了系統(tǒng)性和有效性特征。

近代海關(guān) 總稅務(wù)司署 粵海關(guān)稅務(wù)司署 文件登記制度 歸檔制度

近代外籍稅務(wù)司管理制度下海關(guān)形成的史料包括出版物和檔案兩部分，呈現(xiàn)出國(guó)際性分布的特征，受到海內(nèi)外學(xué)術(shù)界的高度關(guān)注。該史料是從事近代海關(guān)研究的核心文獻(xiàn)，是其機(jī)構(gòu)文檔管理制度下的產(chǎn)物。本文在清點(diǎn)和查閱廣東省檔案館藏粵海關(guān)稅務(wù)司署檔案的基礎(chǔ)上，試圖將歷史學(xué)和檔案學(xué)的研究方法相結(jié)合，從源頭上對(duì)該類史料的管理制度、具體流程進(jìn)行梳理。

一、總稅務(wù)司署對(duì)文檔制成和書寫材料的統(tǒng)一管理

近代海關(guān)由總稅務(wù)司署統(tǒng)一購(gòu)置制成文檔的原材料，為文檔的生成提供規(guī)范化的樣本，總稅務(wù)司署造冊(cè)處(后改為“統(tǒng)計(jì)科”)對(duì)樣本進(jìn)行統(tǒng)一印制，隨后按照各個(gè)稅務(wù)司署的需求按量分發(fā)。具體表現(xiàn)為，“全國(guó)各地海關(guān)公用的文具及表格，均由總署統(tǒng)計(jì)科統(tǒng)一采購(gòu)或印制，分送各關(guān)使用，即使會(huì)計(jì)簿籍、傳票、收發(fā)文登記簿、送文簿、信紙、信封等細(xì)小物件，亦不例外，藉以劃一水準(zhǔn)與維持高品質(zhì)?！?盧海鳴：《海關(guān)蛻變年代——任職海關(guān)四十二載經(jīng)歷》，臺(tái)北：臺(tái)灣美術(shù)印刷有限公司，1993年，第15頁(yè)。

首先，文檔的制成和書寫材料由總稅務(wù)司署集中購(gòu)置。各地稅務(wù)司署填寫“請(qǐng)料單”，按照業(yè)務(wù)需求向總稅務(wù)司署申請(qǐng)所需檔案制成和書寫材料的數(shù)量和類型，無(wú)權(quán)自主采辦。例如，在赫德?lián)慰偠悇?wù)司期間，海關(guān)的信件用紙和造冊(cè)處的印書用紙皆由駐倫敦辦事處主任金登干統(tǒng)一在英國(guó)購(gòu)置。1874年4月6日總稅務(wù)司署發(fā)布第11號(hào)通令，規(guī)定“除經(jīng)由倫敦辦事處外，各關(guān)不得以公款向歐洲訂購(gòu)任何物品”，“各關(guān)不得自行經(jīng)由倫敦辦事處訂購(gòu)，然后再向總稅務(wù)司申請(qǐng)補(bǔ)簽申請(qǐng)書，應(yīng)將所需向總稅務(wù)司提出，按規(guī)定正式提交申請(qǐng)書，由總稅務(wù)司酌奪”*黃勝?gòu)?qiáng)主編：《舊中國(guó)海關(guān)總稅務(wù)司署通令選編》(1)，北京：中國(guó)海關(guān)出版社，2003年，第191-192頁(yè)。。1874年4月4日赫德寫給金登干的信中提到，“你看，我用的是你搞來(lái)的信紙”，“以后我要用有綠色字頭的紙寫辦公函，用紅色的寫私信”。*中國(guó)第二歷史檔案館、中國(guó)社會(huì)科學(xué)院近代史研究所合編：《中國(guó)海關(guān)密檔：赫德、金登干函電匯編(1874-1907)》(1)，北京：中華書局，1990年，第21-22頁(yè)。1880年5月28日，金登干致函赫德“第227號(hào)造冊(cè)處的請(qǐng)購(gòu)單(造冊(cè)處稅務(wù)司的第26號(hào))需要的印刷用紙已于3月27日發(fā)運(yùn)”*《中國(guó)海關(guān)密檔：赫德、金登干函電匯編(1874-1907)》(2)，第350頁(yè)。。

其次，總稅務(wù)司署對(duì)機(jī)構(gòu)的文本格式形成統(tǒng)一的規(guī)范，從而確保文檔的整齊劃一。在文種方面，有通令(Circular)、函呈(Despatch)、機(jī)要通令(Printed Note)、通啟(Memorandum)、半官方函件(SO Letter)等類型。在辦公類文件和表格的規(guī)范方面，每一種表格均有固定的編號(hào)指代，從而形成了統(tǒng)一和固定的表格管理體系。早在1882年至1887年杜德維擔(dān)任造冊(cè)處稅務(wù)司之時(shí)，“表格已經(jīng)形成了從A到L的12個(gè)系列，每個(gè)系列有20到90種不同的表格”*李愛(ài)麗：《晚清美籍稅務(wù)司研究——以粵海關(guān)為中心》，天津：天津古籍出版社，2005年，第58頁(yè)。。到了20世紀(jì)40年代，“海關(guān)公用表格(Service Forms)，依其性質(zhì)分為A、B、C、D、E、F等幾大類，各大類內(nèi)再以順序號(hào)碼表示表格之不同。茲就記憶所及，舉例說(shuō)明如次：B類為Commissioner’s Forms。(B.-1):緝私案件處分通知書。(B.-5):進(jìn)口稅款分類月報(bào)表。(B.-10):人事動(dòng)態(tài)月報(bào)表?！?盧海鳴：《海關(guān)蛻變年代——任職海關(guān)四十二載經(jīng)歷》，第16-17頁(yè)。筆者在清點(diǎn)粵海關(guān)稅務(wù)司署檔案過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，某些表格的分類已經(jīng)達(dá)到了三級(jí)，首先按照英文字母大寫分成大類，各大類內(nèi)部再按照阿拉伯?dāng)?shù)字排序分類，在此基礎(chǔ)上再以英文小寫字母進(jìn)一步進(jìn)行區(qū)分，例如(C.-107a)《罰款充公案件清表》、(C.-108a)《罰款或充公貨物賣價(jià)收據(jù)》就是采用了三級(jí)分類的方式。

第三，形成了統(tǒng)一的印刷和出版制度?？偠悇?wù)司署造冊(cè)處“是個(gè)出版社和印刷廠的聯(lián)合機(jī)構(gòu)，配備了精良的印刷機(jī)器”*陳詩(shī)啟：《中國(guó)近代海關(guān)史》，北京：人民出版社，2002年，第134頁(yè)。，其職務(wù)之一是為海關(guān)各機(jī)構(gòu)提供各類規(guī)范化的檔案書寫和制成材料，這些材料往往是標(biāo)準(zhǔn)化的半成品，格式統(tǒng)一，各個(gè)機(jī)構(gòu)只需在具體工作的過(guò)程中據(jù)實(shí)填寫即可。下設(shè)印書房“按照各關(guān)稅務(wù)司申請(qǐng)供應(yīng)各關(guān)辦公室表格與單據(jù)。造冊(cè)處稅務(wù)司須遵照指示安排各關(guān)使用統(tǒng)一之表格，并使海關(guān)單據(jù)之外觀保持一致”*《舊中國(guó)海關(guān)總稅務(wù)司署通令選編》(1)，第180頁(yè)。，經(jīng)過(guò)印刷后的半成品(即各類空白的表格和簿冊(cè)等辦公日耗用品)，按照之前各關(guān)所需數(shù)量進(jìn)行分配。此外，造冊(cè)處還印刷各類出版物。

總之，海關(guān)總稅務(wù)司署對(duì)檔案的制成和書寫材料、文本格式以及印刷品和出版物進(jìn)行統(tǒng)一的管理。這種規(guī)范化管理，保證了海關(guān)內(nèi)部文檔的一致性，便于溝通交流，提高了行政效率。但是抗戰(zhàn)爆發(fā)以后，該制度受到了沖擊。“抗戰(zhàn)期間，重慶總署成立后，內(nèi)地交通運(yùn)輸不便，該項(xiàng)集中購(gòu)置制度，乃告暫停。各關(guān)所需文具，自行采購(gòu)，表格則依規(guī)定格式自行招商印制?！?盧海鳴：《海關(guān)蛻變年代——任職海關(guān)四十二載經(jīng)歷》，第15-16頁(yè)。

二、文件登記制度

近代海關(guān)各級(jí)稅務(wù)司每天需處理大量的文件，建立有效的文件管理機(jī)制可提高辦公效率。為解決這一問(wèn)題，海關(guān)采用了文件登記制度。

(一)文件登記制度的建立

早在1874年之前，“文書備查簿”、“書信備查簿”就已經(jīng)在海關(guān)內(nèi)部使用。1875年時(shí)任總稅務(wù)司署總理文案稅務(wù)司的哲美森寫信給金登干，向其了解英國(guó)海關(guān)的文件登記制度。金登干了解到“(英國(guó))海關(guān)的制度幾乎和財(cái)政部的制度一樣”*《中國(guó)海關(guān)密檔：赫德、金登干函電匯編(1874-1907)》(1)，第317頁(yè)。，且英國(guó)財(cái)政部的“登記和保管文件的制度的備忘錄”是“幾個(gè)世紀(jì)的經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶”，“對(duì)于擁有很多人員的大部門的檔案室來(lái)說(shuō)是完美無(wú)缺的”*《中國(guó)海關(guān)密檔：赫德、金登干函電匯編(1874-1907)》(3)，1992年，第83頁(yè)。。因此，金登干就請(qǐng)?jiān)谟?guó)財(cái)政部任職的做過(guò)這方面制度修訂的辛普森，就此事起草一份備忘錄，同時(shí)金登干1875年10月29日寫給總稅務(wù)司赫德的信中將此事一道匯報(bào)給了赫德。此后，辛普森所寫的關(guān)于“財(cái)政部文件登記及檔存制度”的備忘錄金登干不甚滿意，但金登干還是將其專門寄送給了哲美森。金登干認(rèn)為“(英國(guó))財(cái)政部文件保管制度是最適于總稅務(wù)司署采用的。海關(guān)現(xiàn)在奉行的制度遠(yuǎn)不那么完備：每個(gè)部門分別登記各自收到的信件，秘書將摘要登入專用簿冊(cè)，并按分類登入一個(gè)附有項(xiàng)目索引的叫做‘記錄摘要’?！?《中國(guó)海關(guān)密檔：赫德、金登干函電匯編(1874-1907)》(1)，第376頁(yè)。由此，文件登記制度作為一種重要的管理制度被應(yīng)用到了海關(guān)各機(jī)構(gòu)以及稅務(wù)司個(gè)人的文書管理當(dāng)中，且形成了大量的登記簿類檔案保存下來(lái)。

(二)形成文件登記簿

登記簿是實(shí)行文件登記的簿冊(cè)，一般來(lái)說(shuō)，在海關(guān)內(nèi)部每類登記簿均由造冊(cè)處統(tǒng)一印制，制式一致。目前，廣東省檔案館粵海關(guān)檔案全宗中所藏的237卷的登記簿類檔案*廣東省檔案館藏94全宗，目錄1，第1880-2116卷。，基本上可以反映文件登記制度的內(nèi)容和特征。

從內(nèi)容方面看，登記簿由“文件號(hào)數(shù)”“文件類型(去文來(lái)文；何文答復(fù)答復(fù)何文)”“收發(fā)日期”“編入何卷”“簡(jiǎn)略是由(以寫滿一行為限)”等類項(xiàng)構(gòu)成?！拔募?hào)數(shù)”即文件的編碼，每個(gè)文件均有屬于其獨(dú)一無(wú)二的號(hào)碼，便于管理和區(qū)分，對(duì)文件進(jìn)行編碼是實(shí)現(xiàn)文件系統(tǒng)管理的重要方法。通過(guò)對(duì)文件是“來(lái)文”還是“去文”類型的登記，可以確定文件與所在稅務(wù)司署的關(guān)系。“收發(fā)日期”的登記是對(duì)所在機(jī)構(gòu)“收文”或者“發(fā)文”活動(dòng)完成的確定，也是便于文件查找和管理的重要標(biāo)志。對(duì)文件是“何文答復(fù)”或者“答復(fù)何文”類型的登記，可以將不同的文件連貫起來(lái)，便于對(duì)同一事件文件的查找和管理?！昂?jiǎn)略是由”也稱“案由”，是對(duì)文件內(nèi)容的簡(jiǎn)要登記，從內(nèi)容方面便于文件的查找和管理，而“以寫滿一行為限”的規(guī)定，便于形成簡(jiǎn)潔明了的內(nèi)容摘要。

根據(jù)文件性質(zhì)的不同，登記簿又被分為收文登記簿、發(fā)文登記簿、收發(fā)文登記簿、文件分類簿等類項(xiàng)，但是不同種類登記簿采用的登記方法和文件管理方法并無(wú)太大區(qū)別。以文件分類簿為例，這是根據(jù)文件所涉內(nèi)容的不同進(jìn)行分類登記的簿冊(cè)，登記內(nèi)容包括“類項(xiàng)”“案由”“文別”“日期”，粵海關(guān)稅務(wù)司署檔案中該類登記簿所涉內(nèi)容頗多，經(jīng)過(guò)匯總其選項(xiàng)有“關(guān)卡、銀錢、軍火、鴉片(毒品)、賽會(huì)、印花、監(jiān)務(wù)、報(bào)紙、飛機(jī)、電器、機(jī)器、外交、爆裂品、租箱(報(bào)關(guān)行)、鐵路、考試、罰款、獎(jiǎng)賞、查緝、保護(hù)、盜竊、接任(接卸任、成立)、稅項(xiàng)、河堤、單照、扣留、放行(發(fā)運(yùn))、調(diào)查、雜件(雜項(xiàng))、賑災(zāi)、防疫、自來(lái)水、礦務(wù)、調(diào)查、章則、許可、限制、糧食、消費(fèi)合作社、電力、救濟(jì)品、證照(礦產(chǎn)品、敵產(chǎn))、支關(guān)所、航空、憲兵、關(guān)警、郵政、司法、鹽務(wù)、危險(xiǎn)品、金銀錢幣、銀行、舟車、港務(wù)(水利)、稅捐、醫(yī)藥、衛(wèi)生、運(yùn)輸、產(chǎn)業(yè)、僑務(wù)、機(jī)械、經(jīng)濟(jì)、碼頭、倉(cāng)庫(kù)、會(huì)議、獎(jiǎng)款、驗(yàn)估、出口、進(jìn)口、轉(zhuǎn)口、印鑒、單據(jù)、表冊(cè)、查驗(yàn)(化驗(yàn))、法規(guī)、退貨、器材、審計(jì)、抄錄、軍品、軍人、禁止、偽冒、慰勞、密不摘由。”*廣東省檔案館藏94全宗，目錄1，第1880-2116卷。由此，可見(jiàn)海關(guān)業(yè)務(wù)之廣，海關(guān)檔案內(nèi)容之豐富。

登記簿類檔案不僅便于當(dāng)時(shí)的文件管理，在當(dāng)前海關(guān)檔案的利用過(guò)程中也同樣可以為利用者提供諸多便利。首先，通過(guò)各類文件登記簿，既可以了解所涉檔案的內(nèi)在構(gòu)成，又可以通過(guò)“是由”的記錄了解其主要內(nèi)容，便于查找和利用。其次，某些登記簿中所涉文件，即使未能在檔案全宗中得以保存，也可以通過(guò)登記簿彌補(bǔ)缺憾。例如，民國(guó)時(shí)期廣東地方海關(guān)監(jiān)督公署檔案未有獨(dú)立全宗，檔案內(nèi)容不易查找，但是可通過(guò)粵海關(guān)全宗中保留的《與海關(guān)監(jiān)督及各機(jī)關(guān)來(lái)往文件登記簿》(43卷)展開(kāi)相關(guān)研究。

三、檔案管理制度

近代海關(guān)的檔案管理制度主要表現(xiàn)在歸檔制度的規(guī)范化和檔案保存方式的制度化兩個(gè)方面。

(一)歸檔

近代海關(guān)的歸檔制度包括存檔、立卷、列號(hào)、建立索引、確立檔案保存年限幾個(gè)方面，在此過(guò)程中形成了《存檔證明單》《檔案清表》《索引》等檔案。

文件完成其使命后，需要?dú)w檔，《存檔證明單》是文件變成檔案的標(biāo)志，也是原海關(guān)系統(tǒng)內(nèi)部不同部門間文檔交接的記錄。以《江漢關(guān)存檔證明單》為例，其所涉類項(xiàng)包括“文別(公函、代電、電)”“來(lái)文機(jī)關(guān)”“來(lái)文號(hào)碼”“來(lái)文日期”“事由”“本關(guān)編號(hào)”“本關(guān)收到日期”“現(xiàn)存何卷”“負(fù)責(zé)人簽字”，可見(jiàn)文件存單對(duì)于文件關(guān)鍵內(nèi)容以及所存案卷都有記錄，一目了然，便于再次查找和利用。*湖北省檔案館藏LS25全宗，目錄2，第31至35卷。

在文件存檔之后，負(fù)責(zé)檔案管理的部門為稅務(wù)司署內(nèi)部所有案卷制作《檔案清表》，便于從整體上對(duì)檔案的管理。根據(jù)《粵海關(guān)檔案清表》*廣東省檔案館藏94全宗，目錄1，第2237A卷?？芍悇?wù)司署內(nèi)對(duì)檔案的管理的目錄樹分為“系列(Series)”“類型”“案卷(Volume)”3級(jí)?！跋盗小本幪?hào)按照26個(gè)字母依次排列，“類型”在所屬“系列”中分類的標(biāo)號(hào)按照阿拉伯?dāng)?shù)字排列，每個(gè)“類型”中的案卷按照相應(yīng)順序用阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)，例如粵海關(guān)稅務(wù)司署1861年8月4日至1864年8月31日形成的案卷《呈總稅務(wù)司文》歸檔后所在的位置就是A-2-1，即A系列，2類，第1卷。此外，對(duì)于某些檔案需要進(jìn)一步區(qū)分“類型”后再設(shè)子目按照阿拉伯順序排列，例如1933年8月至1936年12月形成的《總稅務(wù)司致各關(guān)文》所在的位置就是A-1a-1，即A系列，1a類，第1卷。此外，對(duì)于檔案內(nèi)容的登記包括文種和起止日期兩方面。

第三，目錄、索引以及摘要的建立，方便了文檔的便捷化管理和查找。首先，《關(guān)令目錄》《粵海關(guān)檔案清表》《稅務(wù)司室圖書目錄等》的建立，可為宏觀查找粵海關(guān)稅務(wù)司署檔案提供有效參考。其次，為了便于具體文檔的查找，根據(jù)文種類型，分門別類的建立了相應(yīng)的索引和摘要，例如《總稅務(wù)司通令索引》《副總稅務(wù)司通令索引》《總稅務(wù)司通令分類撮要》《總稅務(wù)司渝字通令索引》《總稅務(wù)司署各科通啟索引》《總稅務(wù)司令文索引》《稅務(wù)司令文索引(常關(guān)部分)》等案卷皆屬于該類檔案。

此外，當(dāng)時(shí)的海關(guān)檔案保存年限分為定期銷毀和長(zhǎng)期保存兩種。定期的檔案銷毀制度是檔案學(xué)的一個(gè)重要組成部分，近代海關(guān)在業(yè)務(wù)發(fā)展中根據(jù)實(shí)際需要建立了專門的檔案銷毀制度。檔案銷毀制度始于1896年，時(shí)任總稅務(wù)司赫德在該年11月第752號(hào)通令，指出進(jìn)出口報(bào)單等檔案的保存期限至少10年，滿10年以上對(duì)這些檔案提出銷毀。至1933年9月25日海關(guān)總稅務(wù)司梅樂(lè)和發(fā)布第4720號(hào)通令，將“船舶關(guān)單檔案包括進(jìn)出口報(bào)單、艙單、稅款登記表與領(lǐng)事報(bào)告等之最短保存期限由十年減至五年”。*《舊中國(guó)海關(guān)總稅務(wù)司署通令選編》(3)，第249頁(yè)。除此之外，在海關(guān)運(yùn)作中形成的多數(shù)文件在歸檔后會(huì)被長(zhǎng)期保存。

(二)檔案保存方式

近代海關(guān)的檔案保存方式分為集中保存和分散保存兩種類型。

1931年上海海關(guān)圖書館的建立，為總稅務(wù)司署進(jìn)行檔案的集中管理提供了場(chǎng)所，總稅務(wù)司梅樂(lè)和于1931年6月24日發(fā)布的第4251號(hào)通令中規(guī)定，為了“供現(xiàn)代參考”以及“將來(lái)歷史學(xué)家研究”“極應(yīng)將一切有關(guān)海關(guān)活動(dòng)之文件集中于一處收藏，而且應(yīng)安全保存，加意管理以便于查閱。”因此“另辟一室為收藏1901年以前海關(guān)早期檔案”，稱之為“海關(guān)檔案收藏室”。*《舊中國(guó)海關(guān)總稅務(wù)司署通令選編》(3)，第67-68頁(yè)。隨后，1933年1月5日總稅務(wù)司署發(fā)布第91號(hào)機(jī)要通令要求“凡1901年以前開(kāi)港各口岸，即上海、寧波、福州、廈門、廣州、芝罘、鎮(zhèn)江、汕頭、瓊州、南京、天津、漢口、九江、宜昌、蕪湖、溫州、北海、龍州、蒙自、重慶、沙市、蘇州、杭州、思茅、三水、梧州、騰沖等口岸稅務(wù)司應(yīng)立即將下列檔案妥善包裹并加保險(xiǎn)寄至——上海新閘路1714號(hào)海關(guān)圖書館”。其次，這次移交總署的檔案內(nèi)容包括“(a)1901年12月31日以前總稅務(wù)司署之所有訓(xùn)令、備忘錄、信件等原件及有關(guān)記錄簿；(b)同一日期以前呈總稅務(wù)司署與致各關(guān)咨文抄件；(c)同一日期以前來(lái)自中國(guó)官員、領(lǐng)事或其他政府官員之檔、信函等以及具有歷史意義之來(lái)自商界人士及公眾之信件”，其中“(a)系(c)檔如系裝訂成冊(cè)者，應(yīng)照原封寄送”。此外，“無(wú)論在1901年以前抑或以后開(kāi)港之各口岸稅務(wù)司應(yīng)將其圖書館藏書目錄副本盡速寄送至上述地址。”*《舊中國(guó)海關(guān)總稅務(wù)司署通令選編》(3)，第208頁(yè)。而同一時(shí)期，在華的費(fèi)正清同主管這一事務(wù)的機(jī)要科稅務(wù)司魏爾特有過(guò)兩次聚餐，而魏爾特“并沒(méi)有強(qiáng)調(diào)早期海關(guān)記錄正從各個(gè)港口送到上海海關(guān)組建海關(guān)圖書館的事”*費(fèi)正清：《費(fèi)正清中國(guó)回憶錄》，北京：中信出版社， 2013年，第66頁(yè)。。

而各地稅務(wù)司署在日常的檔案管理中采用隨署保存的方式。例如，當(dāng)時(shí)粵海關(guān)稅務(wù)司署沒(méi)有設(shè)立專門的檔案室，檔案被分在稅務(wù)司室、東秘書室、東秘書課主任室、東關(guān)文廳、東客室、東走廊的櫥柜內(nèi)分散存放，每個(gè)櫥柜均被按照字母加阿拉伯?dāng)?shù)字的方式給予固定編號(hào)*廣東省檔案館藏94全宗，目錄1，第2237A卷。。1949年新政權(quán)成立后各稅務(wù)司署檔案被裝箱保存，后移交至各檔案館。從《武漢關(guān)接管的海關(guān)文卷檔案裝箱清單》*湖北省檔案館藏LS25全宗，目錄4，第662卷001?？梢蕴街F(xiàn)湖北省檔案館藏LS25江漢關(guān)全宗其內(nèi)容“除江漢關(guān)的檔案外，還包括沙市關(guān)稅務(wù)司署、財(cái)政部湖北緝私處老河口查緝所、長(zhǎng)沙關(guān)稅務(wù)司署、財(cái)政部長(zhǎng)岳關(guān)監(jiān)督公署的檔案(后4個(gè)單位是4個(gè)獨(dú)立全宗，只是由于機(jī)構(gòu)早已撤銷，檔案由江漢關(guān)代管)”*湖北省檔案館編：《湖北省檔案館指南》，北京：中國(guó)檔案出版社，1994年，第104-105頁(yè)。，新政權(quán)建立后這批檔案被裝成22箱，每箱中均有裝箱清單，每箱編號(hào)均以“關(guān)漢滬字”打頭從1至22排列，然后由武漢關(guān)對(duì)其進(jìn)行接管，后轉(zhuǎn)至湖北省檔案館保存，目前已經(jīng)全部數(shù)字化對(duì)外開(kāi)放。

四、開(kāi)放與保密制度

近代海關(guān)對(duì)于文檔管理的另一顯著特征是文檔開(kāi)放和保密并存的制度，這既是該機(jī)構(gòu)向全世界開(kāi)放的表現(xiàn)，也是確保業(yè)務(wù)機(jī)密和文檔安全的制度保障。

(一)文件管理的開(kāi)放與保密制度

目前近代海關(guān)遺留下來(lái)的文獻(xiàn)包括出版物和檔案兩部分，二者由于受到當(dāng)時(shí)文件管理的開(kāi)放與保密制度的影響，呈現(xiàn)出不同的保存狀態(tài)。

海關(guān)出版物是由當(dāng)時(shí)位于上海的造冊(cè)處刊印發(fā)行的刊物，包含“統(tǒng)計(jì)類”“專著類”“雜項(xiàng)類”“關(guān)務(wù)類”“辦公類”“總署類”等項(xiàng)。這些出版物有的對(duì)外開(kāi)放，有的只在海關(guān)內(nèi)部流通，還有一部分僅在海關(guān)內(nèi)部有限流通。對(duì)外公開(kāi)的海關(guān)出版物包括“統(tǒng)計(jì)、專著、雜項(xiàng)類出版物及關(guān)務(wù)類‘題名錄’”幾種，海關(guān)通過(guò)出售和贈(zèng)送的方式將其向世界開(kāi)放，建立專門的銷售渠道和“贈(zèng)閱名單”使之在世界范圍內(nèi)流通。關(guān)務(wù)類(除“題名錄”外)、辦公類、總署類出版物僅在海關(guān)內(nèi)部流通或在海關(guān)內(nèi)部有限流通。首先，關(guān)務(wù)類除去“題名錄”外的出版物在海關(guān)內(nèi)部“供海關(guān)關(guān)員使用”，屬于不對(duì)外開(kāi)放卻在海關(guān)內(nèi)部流通的出版物。同時(shí)統(tǒng)計(jì)類、專著類、雜項(xiàng)類、關(guān)務(wù)類出版物皆可免費(fèi)發(fā)放給各個(gè)關(guān)員，關(guān)員“可視為其私有物品”。其次，辦公類和總署類屬于涉密類出版物，在海關(guān)內(nèi)部有限流通。其中“辦公類系為作稅務(wù)司之檔案而印發(fā)。每一出版物應(yīng)分送各稅務(wù)司與副稅務(wù)司(含總稅務(wù)司屬下之各稅務(wù)司)各一冊(cè)公用，作為其公事房之檔案。此種出版物須連同其他檔案移交接任者，不得私人保留或借予他人閱讀。此種出版物實(shí)屬稅務(wù)司或副稅務(wù)司公事房之機(jī)密檔案，既不向公眾出售亦不向關(guān)員或列入贈(zèng)閱名單者分發(fā)。”此外，“總署類為作總稅務(wù)司署檔案之機(jī)要出版物，既不出售、贈(zèng)送，亦不得借予任何人閱讀。應(yīng)直接送呈北京總稅務(wù)司，供其需要時(shí)使用。”*《舊中國(guó)海關(guān)總稅務(wù)司署通令選編》(1)，第247頁(yè)。

此外，不作為出版物的各類文件按照其內(nèi)容和對(duì)象的不同，實(shí)行相應(yīng)的開(kāi)放或保密管理，同出版物的管理一樣，這些文件也分為向公眾開(kāi)放、對(duì)內(nèi)部開(kāi)放和涉密三類。以廣東省檔案館藏粵海關(guān)檔案為例，其第386至409卷的“粵海關(guān)布告”就是1873到1949年間對(duì)社會(huì)各界發(fā)布的與粵海關(guān)業(yè)務(wù)相關(guān)的公告。而第291至314卷的“稅務(wù)司令總字”就是粵海關(guān)稅務(wù)司署總務(wù)科在1905年至1948年間在海關(guān)內(nèi)部發(fā)布的令文。第462至571卷中的“密令”“密函”“密呈”(SO或Confidential SO或IGS)則是1892年至1949年間粵海關(guān)稅務(wù)司與總稅務(wù)司，以及粵海關(guān)稅務(wù)司與各地稅務(wù)司之間往來(lái)的機(jī)密函件，其內(nèi)容僅為雙方當(dāng)事人及其身邊少數(shù)人知曉，即使在進(jìn)行文件登記時(shí)也多以“內(nèi)容機(jī)密，不錄事由”進(jìn)行處理。同時(shí)，定期對(duì)關(guān)員的業(yè)績(jī)考核也屬于保密事項(xiàng)，1869年11月1日總稅務(wù)司署發(fā)布第25號(hào)通令稱，“每年之六月三十日及十二月三十一日，稅務(wù)司對(duì)其屬員之品德、品行和資格之優(yōu)劣，有應(yīng)予敘述者，應(yīng)以密件上報(bào)總稅務(wù)司。此項(xiàng)密件副本可存放稅務(wù)司公事房保險(xiǎn)箱中，雖此類文件與其他公文同按連貫數(shù)編號(hào)，但不登入發(fā)文簿?！?《舊中國(guó)海關(guān)總稅務(wù)司署通令選編》(1)，第91頁(yè)。

對(duì)此，1879年9月17日赫德致金登干函電稱“值此準(zhǔn)備每年從中國(guó)給你派去一個(gè)人的時(shí)候，你有必要在他剛到你的辦事處時(shí)就忠告他：那里的工作性質(zhì)機(jī)密，同海關(guān)內(nèi)、外的人談話或通信，都不得涉及工作。為此，我給你附去一些簡(jiǎn)短扼要的辭句，以便向每個(gè)新人宣讀。最好把這些辭句抄錄在你辦事處的某一冊(cè)子里，在讀過(guò)告誡之后，讓每個(gè)人在冊(cè)子上簽名。”*《中國(guó)海關(guān)密檔 赫德、金登干函電匯編(1874-1907)》(2)，第236頁(yè)。在二戰(zhàn)期間，遵照財(cái)政部的命令，海關(guān)為加強(qiáng)保密管理，“凡發(fā)往國(guó)內(nèi)電報(bào)時(shí)，亦應(yīng)隨時(shí)注意，以期周妥，惟海關(guān)現(xiàn)用之密碼，已不免為敵方所知，除由署另編密碼分發(fā)備用外，仰發(fā)電時(shí)特予注意，避免以消息資敵為要?！?《舊中國(guó)海關(guān)總稅務(wù)司署通令選編》(4)，2007年，第28頁(yè)。

(二)檔案的保密管理

構(gòu)成海關(guān)檔案的各類文件，無(wú)論是在刊印之初就要被作為檔案保存的出版物，還是日常工作中形成的各類文件，在成為檔案之后都是不對(duì)外開(kāi)放的。

1883年9月7日總稅務(wù)發(fā)布第239號(hào)通令稱，內(nèi)外班人員“非經(jīng)稅務(wù)司等明示允準(zhǔn)，亦不準(zhǔn)將其掌管之海關(guān)簿冊(cè)，單證及公文交由除其上司以外之任何人查閱或抄錄?！?933年海關(guān)圖書館建成后，行使了圖書館和檔案館的雙重職能。按照規(guī)定，其作為圖書館向公眾開(kāi)放，但是作為檔案館主要行使保存檔案的職能，“海關(guān)檔案中各種書籍文件均應(yīng)另箱保存非經(jīng)關(guān)務(wù)署長(zhǎng)暨總稅務(wù)司書面特準(zhǔn)不得供外界人士參閱并絕對(duì)禁止借出館外”。這從制度上保障了在海關(guān)內(nèi)部檔案的機(jī)密性。

五、特征

近代海關(guān)的文檔管理制度具有系統(tǒng)性和有效性的特征，具體表現(xiàn)形式如下：

(一)系統(tǒng)性

近代海關(guān)文檔管理制度的系統(tǒng)性表現(xiàn)在兩個(gè)方面：

首先，近代海關(guān)文檔管理制度是“文件生命周期理論”的有效例證，全程控制了文件的生成至最終銷毀或永久保存的全過(guò)程，并且該實(shí)踐活動(dòng)的開(kāi)展早于“文件生命周期理論”的提出幾十年。該機(jī)構(gòu)對(duì)于文檔的管理始于對(duì)制成和書寫材料的集中購(gòu)置，止于對(duì)部分檔案的銷毀和對(duì)部分檔案實(shí)現(xiàn)永久保存，在文件到檔案的運(yùn)動(dòng)過(guò)程中建立各種規(guī)范有效的制度，確保了海關(guān)系統(tǒng)內(nèi)部文檔流通渠道的暢通，形成了高效便捷的文檔查詢機(jī)制，采用文件和檔案登記等制度形成了文檔管理的秩序和規(guī)范。值得注意的是，在當(dāng)時(shí)的歷史條件下實(shí)現(xiàn)如此高效的紙質(zhì)文檔的流通和保存并非易事。而文檔管理全程控制能夠?qū)崿F(xiàn)，其最為重要的原因在于該制度只運(yùn)用于海關(guān)內(nèi)部。近代海關(guān)像一個(gè)存在于中國(guó)近代混亂政治環(huán)境中的“獨(dú)立王國(guó)”，被外籍稅務(wù)司掌管，不受當(dāng)時(shí)政權(quán)更迭的影響，內(nèi)部機(jī)構(gòu)的運(yùn)作協(xié)調(diào)一致，獨(dú)立于中國(guó)其他官方機(jī)構(gòu)之外，這種體制上表現(xiàn)出的“異態(tài)”為建立一體化的文檔管理制度提供了土壤，使得全程管理和全程控制得以在具體工作中得以實(shí)施。

其次，該文檔制度運(yùn)用于整個(gè)海關(guān)系統(tǒng)。從機(jī)構(gòu)設(shè)置上看，中國(guó)近代海關(guān)系統(tǒng)由中央機(jī)構(gòu)、地方機(jī)構(gòu)以及駐外機(jī)構(gòu)三部分組成，作為中央機(jī)構(gòu)的總稅務(wù)司署對(duì)各地稅務(wù)司署和駐倫敦辦事處實(shí)行垂直管理，各地稅務(wù)司署獨(dú)立管理某一口岸的海關(guān)業(yè)務(wù)，其下轄機(jī)構(gòu)按照業(yè)務(wù)分工劃分為不同的課室和分卡。從地域上看，其機(jī)構(gòu)設(shè)置跨越了洲際，分設(shè)于中國(guó)和英國(guó)，地域范圍十分廣泛。在近代落后的中國(guó)，海關(guān)能夠整合資源，突破地域的限制，在其機(jī)構(gòu)內(nèi)部建立系統(tǒng)的文檔管理制度，無(wú)疑是一種巨大的歷史進(jìn)步，盡管這種進(jìn)步具有濃厚的西方色彩。

(二)有效性

任何一種制度設(shè)計(jì)都需要實(shí)踐檢驗(yàn)，無(wú)法運(yùn)用到實(shí)際工作中的制度設(shè)計(jì)屬于紙上談兵。近代海關(guān)文檔管理制度在運(yùn)作過(guò)程中，得到了良好的實(shí)施，顯示出了有效性。這種有效性既表現(xiàn)在檔案實(shí)體方面，也表現(xiàn)在檔案內(nèi)容方面。

首先，目前海內(nèi)外大量保存的海關(guān)檔案是該機(jī)構(gòu)文檔管理制度有效性的最佳證明。近代海關(guān)檔案得以保存至今，既得益于海關(guān)系統(tǒng)有效的文檔管理制度，又得益于海關(guān)機(jī)構(gòu)消失以后各機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的有效接收、管理和保存。在中國(guó)近代政權(quán)更迭、戰(zhàn)亂不斷的歷史環(huán)境下，海關(guān)有效的保證了文檔的安全，鮮有故意損壞檔案、遺棄檔案等破壞行為的發(fā)生，這是文檔管理制度有效性的重要表現(xiàn)之一。對(duì)比同一時(shí)期明清內(nèi)閣檔案的命運(yùn)，海關(guān)文檔管理制度的有效性特征更為鮮明。

其次，檔案的一致性是文檔管理制度有效性的另一證明。統(tǒng)一購(gòu)買和分配制成和書寫材料、統(tǒng)一文檔的文種和文本是海關(guān)文檔管理制度的重要組成部分，這種一致性在檔案中得以具體的體現(xiàn)。盡管近代海關(guān)檔案呈現(xiàn)出國(guó)際性的分布狀態(tài)，但這種地域性分布并沒(méi)有影響該類檔案在紙張、書寫形式、文種、文本等方面表現(xiàn)出的一致性，這是文檔管理制度有效性的另一種體現(xiàn)。

結(jié) 語(yǔ)

近代海關(guān)在文檔管理方面確立的一系列制度其產(chǎn)生的效益是明顯的。在當(dāng)時(shí)為機(jī)構(gòu)的運(yùn)作提供了規(guī)范化的文檔范本，確保了機(jī)構(gòu)內(nèi)部文本的一致性。同時(shí)確保了海關(guān)內(nèi)部信息的及時(shí)流通，“海關(guān)運(yùn)作的基礎(chǔ)在于定期的信息流動(dòng)，表格、報(bào)告和信函從各地稅務(wù)司署運(yùn)往北京總稅務(wù)司署流動(dòng)，總稅務(wù)司署的指示說(shuō)明發(fā)到各個(gè)口岸”*Hans van de Ven and Robert Bickers，China and West The Maritime Customs Service Archive from the Second Historical Archives of China, Nanjing (PRIMARY SOURCE MICROFILM, BY THOMSON GALE, 中國(guó)第二歷史檔案館)，第7頁(yè)。，使得海關(guān)以高行政效率而蜚聲國(guó)際。*《海關(guān)蛻變年代——任職海關(guān)四十二載經(jīng)歷》，第7頁(yè)。第三，規(guī)范的出版制度和科學(xué)的檔案管理制度使得大量海關(guān)史料得以傳世。由此可見(jiàn)，近代海關(guān)文檔制度產(chǎn)生的影響不僅是有效的，而且是長(zhǎng)效的。

作者李娜娜：中山大學(xué)歷史學(xué)系近現(xiàn)代史流動(dòng)站博士后(廣州：510006)

During the modern period (1840-1949), Chinese customs had already adopted a document management system that integrated files and archives management. First of all, materials for creating documents were all purchased by the general taxation department, which also regulated the document formats and established a unified printing and publishing system. Secondly, a document registration system was established to record information like sources, dates, and content. Thirdly, an archiving system was established, including filing, creating volumes, numbers and indexes and noting retention periods. Fourthly, there were document publicity and confidentiality regulations. The scope of publicity depended on the types of publications, while archives were managed as strictly confidential. In conclusion, the document management system of modern customs was systematic and effective, and in certain sense improved the administrative efficiency.

Modern Chinese Customs; Taxation Department; Guangdong Customs; Document Registration System; Archiving System

*本文為2016年10月“粵海關(guān)與海上絲綢之路”學(xué)術(shù)研討會(huì)參會(huì)論文。