基層人民法院檔案信息化的建設(shè)與完善

劉 爽 李 坤

（300380 天津市西青區(qū)人民法院 天津）

基層人民法院檔案信息化的建設(shè)與完善

劉 爽 李 坤

（300380 天津市西青區(qū)人民法院 天津）

新世紀(jì)以來，計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展，以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)應(yīng)用日益廣泛，人民法院檔案作為國家檔案的重要組成部分，其信息化的步伐已經(jīng)成為我國信息化建設(shè)的重要組成部分。

隨之而來的是，法院傳統(tǒng)訴訟檔案工作方法與時(shí)代發(fā)展客觀需求之間的矛盾日益加劇，怎樣解決法院檔案管理中“檔多人少”的矛盾，如何滿足人民群眾對(duì)訴訟檔案的利用需求，如何將信息化建設(shè)與法院檔案管理相結(jié)合，一直都是法院檔案管理工作中不斷探索的工作內(nèi)容之一。2014年出臺(tái)的《人民法院第四個(gè)五年改革綱要》明確提出，要“積極推進(jìn)訴訟檔案電子化工程，完善轉(zhuǎn)化流程﹑傳送機(jī)制和備份方式，充分發(fā)揮電子卷宗在提高效率﹑節(jié)約成本﹑便民利民方面的功能”。隨著智慧法院的提出和發(fā)展，“智慧檔案”也隨之成為檔案管理的一種全新探索模式。用科技提升效率的工作理念，緩解法院長期以來“檔多人少”的現(xiàn)狀，同時(shí)促進(jìn)訴訟檔案公開，是法院未來信息化發(fā)展方向，更是司法公開的重要組成部分。

一、基層人民法院檔案信息化的必要性

檔案是指“國家機(jī)構(gòu)﹑社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治﹑軍事﹑經(jīng)濟(jì)﹑科學(xué)﹑技術(shù)﹑文化﹑宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字﹑圖表﹑聲像等不同形式的歷史記錄”。人民法院的工作中形成的檔案大部分是訴訟檔案，是“人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄，是做好審判工作，實(shí)行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件”，屬于國家重要的專業(yè)檔案?？梢哉f，訴訟檔案的管理是審判工作的重要組成部分。而在信息化建設(shè)過程中，數(shù)字化則是“將許多復(fù)雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字﹑數(shù)據(jù)，再以這些數(shù)字﹑數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型，把它們轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M(jìn)制代碼，引入計(jì)算機(jī)內(nèi)部，進(jìn)行統(tǒng)一處理，這就是數(shù)字化的基本過程?！?/p>

（1）訴訟檔案信息化建設(shè)是深化法院改革的必由之路。此項(xiàng)工作關(guān)系到我國法制建設(shè)的進(jìn)程。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化建設(shè)在法院改革發(fā)展過程中具有重要的地位，訴訟檔案信息化作為信息化建設(shè)的重要組成部分，工作尤其關(guān)鍵。改變過去傳統(tǒng)的檔案管理辦法，向科學(xué)﹑有序﹑高效的現(xiàn)代化檔案管理模式轉(zhuǎn)變，能夠?yàn)閷徟袑?shí)務(wù)及檔案管理提供更加高效便捷的工作條件。因此，訴訟檔案的信息化建設(shè)具有重要的意義和深遠(yuǎn)的影響。

（2）訴訟檔案的信息化建設(shè)，能夠?yàn)榉ㄔ骸肮咝А碧峁┘夹g(shù)保障。信息化建設(shè)具有傳播速度快﹑儲(chǔ)存量大﹑查詢快捷等得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，既能夠改變傳統(tǒng)的思維模式，也能改變手工操作的運(yùn)行機(jī)制，還能夠?yàn)闄n案工作引進(jìn)全新的管理手段﹑便捷的查詢辦法，這樣能夠帶來的是既解決了法院工作中的實(shí)際困難，也提高法院工作整體的質(zhì)量和效率，是法院實(shí)現(xiàn)“工作高效”的技術(shù)保障。尤其在基層人民法院，案多人少矛盾尤其突出，檔案管理人員遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于規(guī)定的人數(shù)，只能是通過信息化建設(shè)的手段解決人手不足的現(xiàn)實(shí)問題。

二、法院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢

相比較于傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案保存和管理，法院檔案的信息化建設(shè)呈現(xiàn)出三大優(yōu)勢：

（1）能夠提高查詢的便捷度。檔案的數(shù)字化建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)訴訟檔案信息化的前提條件。數(shù)字化資源主要儲(chǔ)存在光盤﹑硬盤燈媒介上，主要優(yōu)勢在于不易遺失損毀，易復(fù)制﹑轉(zhuǎn)移﹑查詢，能夠便捷檔案的查詢工作。

（2）能夠提高檔案的利用率。法院檔案的管理歸根結(jié)底就是訴訟檔案信息資源的開發(fā)和利用，建立一體化的檔案信息化管理系統(tǒng)，把檔案管理納入局域網(wǎng)建設(shè)總體格局中，能夠大大減少人力﹑物力﹑財(cái)力資源的占用，既能夠便于管理，又能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，從而促進(jìn)檔案的利用率。

（3）能夠降低空間的占用率。各級(jí)法院均面臨庫藏檔案的“爆滿”問題。以天津市西青區(qū)人民法院為例，現(xiàn)在我院檔案共存放檔案16萬冊(cè)，房間200平方米，預(yù)計(jì)本年底已經(jīng)不能滿足檔案的存放要求。案件的逐年增多是一個(gè)重要因素，每個(gè)案件的檔案信息量提高也日益凸顯，利用信息化建設(shè)的便捷條件，能夠綜合運(yùn)用微縮技術(shù)﹑掃描技術(shù)﹑光盤技術(shù)，大幅提高檔案信息的儲(chǔ)存量，可以說，是利用很小的空間就能保存大量的信息。

三、檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題

在法院檔案信息化過程中，尤其是在基層法院的實(shí)際操作中，主要會(huì)遇到以下問題。

（1）“重紙質(zhì)輕數(shù)據(jù)”的思想仍普遍存在。信息化建設(shè)勢在必行，但是一些法院干警對(duì)數(shù)字化的檔案仍存在抵觸情緒，尤其是年長的干警已經(jīng)習(xí)慣于翻閱傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的工作模式，對(duì)數(shù)字化檔案管理等新鮮事物的接受度較低，甚至有些干警不熟悉計(jì)算機(jī)操作，一定程度上造成電子檔案的“有而無用”。

（2）檔案管理軟件自身尚不完善。任何新鮮事物的發(fā)展都是不斷地完善過程，應(yīng)用于檔案管理的軟件還需要在穩(wěn)定性﹑實(shí)用性等方面加強(qiáng)，軟件自身的程序性問題還需要在實(shí)踐中不斷地摸索完善。通過，法院檔案的數(shù)字化管理是一個(gè)綜合評(píng)價(jià)的過程，以我院為例，現(xiàn)在檔案錄入主要有2套軟件，軟件間轉(zhuǎn)換需要銜接。

（3）研發(fā)軟件的公司對(duì)法院工作實(shí)際不了解。軟件研發(fā)公司根據(jù)客戶的需要進(jìn)行軟件的研發(fā)，但是在實(shí)際操作過程中還存在各種各樣的特殊情況，這樣就需要在工作實(shí)際中根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行特殊的調(diào)整和應(yīng)對(duì)，同時(shí)，在特殊情況掃描案卷的過程中，部分由相關(guān)專業(yè)公司派駐員工進(jìn)行數(shù)字化處理，這些員工精通數(shù)字化掃描，但對(duì)法院本身的工作不了解，對(duì)紙質(zhì)訴訟檔案的形式及內(nèi)容更不了解，也會(huì)一定程度上增加訴訟檔案數(shù)字化的錯(cuò)誤率。

四、完善人民法院信息化建設(shè)的建議

（1）加強(qiáng)檔案使用人員的培訓(xùn)。為適應(yīng)信息化檔案管理的新技術(shù)﹑新特點(diǎn)，要加強(qiáng)對(duì)于法院檔案人員的培訓(xùn)，同時(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)應(yīng)用檔案信息化軟件的人員的培訓(xùn)，將熟練使用作為最基本的技能。抓好檔案的安全教育和維護(hù)教育的工作，使檔案調(diào)用人員在接受便捷信息化檔案服務(wù)的同時(shí)，樹立檔案安全責(zé)任意識(shí)。

（2）建立健全安全防范體系。采用先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)﹑照片修復(fù)技術(shù)﹑電子信息回復(fù)技術(shù)﹑計(jì)算機(jī)錄音處理技術(shù)等，為檔案安全提供綜合技術(shù)支持。同時(shí)，建立安全齊備的備份制度，嚴(yán)格各項(xiàng)檔案管理流程，防止因重大災(zāi)害或者事故對(duì)檔案早晨的毀滅性損失。

（3）加強(qiáng)檔案管理的各項(xiàng)支持。從服務(wù)審判一線的角度出發(fā)，提高對(duì)于檔案管理的重視程度，將法院信息化建設(shè)納入法院建設(shè)的總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌兼顧，相輔相成?；鶎尤嗣穹ㄔ旱臋n案管理更需要上級(jí)法院的技術(shù)支持，使各項(xiàng)規(guī)定在基層法院落地生根。

人民法院的檔案，是記錄人民法院的審判執(zhí)行與行政活動(dòng)的重要載體，是做好法院各項(xiàng)工作不可或缺的重要基礎(chǔ)。完善法院檔案的信息化建設(shè)，適應(yīng)智慧法院建設(shè)的需要，才能使檔案工作更好地審判工作服好務(wù)，更好地推動(dòng)法院各項(xiàng)工作的順利開展。