人本主義視角下對高校行政秘書管理工作的解讀

張 蕾

（沈陽音樂學(xué)院長青校區(qū)，遼寧 沈陽 110000）

人本主義視角下對高校行政秘書管理工作的解讀

張 蕾

（沈陽音樂學(xué)院長青校區(qū)，遼寧 沈陽 110000）

本文立足于人本主義，即以人為本的視角，對高校行政秘書管理工作進(jìn)行審視。綜合運(yùn)用管理學(xué)等相關(guān)理論原理進(jìn)行分析和闡釋，力求把行政秘書管理工作做得卓有成效、更為精進(jìn)。

以人為本；行政；管理；審視

一、合理把握角色定位

高校中行政秘書管理工作是一個不可或缺的崗位角色。根據(jù)各系部教學(xué)任務(wù)的不同，行政秘書管理工作有著自身的崗位意義與價值。總體來看，其工作領(lǐng)域較寬，任務(wù)較重且細(xì)瑣繁雜。如身肩服務(wù)師生、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)等多項任務(wù)。如何把握這個角色的職業(yè)定位，對于每個個體而言都有著其自身的理解。行政秘書工作應(yīng)具備一定的素質(zhì)勝任力。素質(zhì) ，指“資質(zhì)”“才干”等，是一個人綜合因素的體現(xiàn)，是驅(qū)動人產(chǎn)生優(yōu)質(zhì)工作績效的各種個性特征的集合，反映的是可通過不同方式表現(xiàn)出來的知識、技能、個性與內(nèi)驅(qū)力等。素質(zhì)是判斷一個人能否勝任某項工作的起點，是決定并區(qū)別績效好壞差異的個人特征。行政秘書工作要求人的素質(zhì)是綜合的全面的。眾所周知，在管理學(xué)里有一個冰山模型，即冰山露在水面以上的部分，如一個人的知識、技能或者行為等，僅是冰山的一角，是容易被人感知到的，那么水面以下、更宏大的潛在素質(zhì)更是值得我們?nèi)ネ诰虻摹?/p>

行政秘書工作中不僅關(guān)系到對事的處理，更關(guān)系到人際協(xié)調(diào)。將直線工作及橫向工作都能有效聯(lián)系和銜接，更要盡量做到統(tǒng)籌兼顧，避免顧此失彼。這就對此角色提出了相應(yīng)的素質(zhì)和能力要求，如管理能力、思維能力、協(xié)調(diào)能力、溝通能力等綜合因素。只有具備相應(yīng)素質(zhì)能力，才能把工作開展得井然有序。立足于高等學(xué)校育人的規(guī)律，能有效把控好行政秘書管理工作，是對一個人能力的考驗。在眾多的管理實踐中，需要內(nèi)練基本功，賦予行政秘書角色一定的擔(dān)當(dāng)，合理進(jìn)行規(guī)劃，才能立足于本職，在職業(yè)生涯中把工作做得成效顯著。

二、行政秘書管理工作中應(yīng)體現(xiàn)人本精神

（一）人本主義理念分析

人本主義作為管理理念產(chǎn)生于20世紀(jì)30年代。在傳統(tǒng)的管理理念中，人被視為要素，作為工具而存在，而組織為獲得效益為目標(biāo)。而人本主義理念，即是一種以人為本的管理思維，重在人的因素的考慮，人本主義管理，即管理工作中以人為本，強(qiáng)調(diào)以人為中心，強(qiáng)調(diào)個體在組織中的作用，把人作為獨立的個體來相待，尊重人的價值和人的理想，并以個體目標(biāo)的實現(xiàn)與組織目標(biāo)的結(jié)合為目的，管理的中心任務(wù)就是圍繞人的管理。管理學(xué)家們對人本理念都有相當(dāng)獨到的研究，也做出了杰出貢獻(xiàn)。馬斯洛把人的需要從低到高細(xì)分為五個層次。麥克雷戈更關(guān)注人性的視角，提出了X理論和Y理論。今天我們可借鑒管理學(xué)家們的思想，重在對自己的思維意識性有所啟迪。

高校中傳統(tǒng)管理的弊端在于只見物不見人，把人當(dāng)作機(jī)器的附庸。當(dāng)人們認(rèn)識到資本、物質(zhì)資源是有限的，而人力資源是無限的，并且人具有創(chuàng)造力和極大潛力的時候，從這個角度出發(fā)，才能清醒地認(rèn)識到，高校管理不僅要以科學(xué)和民主的大學(xué)精神為指導(dǎo)，更應(yīng)強(qiáng)調(diào)以人為本為中心的管理理念，其理由是因為高校生產(chǎn)的“產(chǎn)品”是人，因此對于行政秘書管理工作也不例外。在管理過程中要以人為管理工作的出發(fā)點和中心，圍繞激發(fā)和調(diào)動人的積極性、主動性和創(chuàng)造性。強(qiáng)調(diào)對人性的理解，樹立以人為中心的管理理念，繼而實現(xiàn)人的全面發(fā)展，從而真正實現(xiàn)理解、尊重、關(guān)心、愛護(hù)以及培育，為廣大師生服務(wù)好。

行政秘書管理工作作為教學(xué)工作和學(xué)生工作的有效支撐，職責(zé)是較為瑣碎的，肩負(fù)承上啟下、又多方聯(lián)系的責(zé)任，具有服務(wù)性、管理性、參與性等綜合性質(zhì)。工作中堅持以人為本的管理理念，應(yīng)體現(xiàn)在：懂需求、懂尊重、懂關(guān)愛、懂理解。依照崗位性質(zhì)特點了解人的需求，以提高管理工作的水平，實現(xiàn)目標(biāo)最大化。尊重人的個性，營造和諧的工作氛圍。關(guān)心人的發(fā)展，創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境。理解人，擅于溝通，擅于去創(chuàng)設(shè)一個富于人性化的管理工作平臺。這些是值得行政秘書管理工作者思考的所在。

（二）工作實踐中人本主義的貫徹

以人為本，一是在于強(qiáng)調(diào)活動主體的主動、能動性，二是表明了行為的目的，即管理的活動都是是圍繞著人的需求而展開，為人的需求而服務(wù)。人本管理重服務(wù)，強(qiáng)調(diào)要把工作對象放在首位。人本主義管理對行政秘書而言，應(yīng)突出服務(wù)于師生的積極性、主動性，在繁多的瑣碎事務(wù)處理中避免消極情緒，并應(yīng)設(shè)計出合理的體系以提高管理效率。

常言道，態(tài)度決定一切。首先，行政秘書管理工作要體現(xiàn)服務(wù)性，即以積極的姿態(tài)滿足于廣大師生的需求。如應(yīng)積極配合院系教師的教學(xué)工作，做好教學(xué)計劃的整理與歸檔；關(guān)心學(xué)生的學(xué)習(xí)生活與成長，及時幫助他們解決生活中的難處以排除后顧之憂。對于師生，應(yīng)充分尊重他們的年齡層與知識層，話語中要平易近人，注意措辭。遇事應(yīng)沉著，具有耐心。如在傳達(dá)消息和文件過程中遭遇不理解情況，應(yīng)耐心說明，力求人本意識。師生作為系部的根本，為他們服務(wù)好，才是本職成效的體現(xiàn)。

其次，工作中還應(yīng)體現(xiàn)管理的專業(yè)性。如能夠綜合運(yùn)用管理學(xué)的智慧和原理分析、解決實踐中的問題。秘書工作中少不了對各種發(fā)文、通知、文件等的上傳下達(dá)。這就要求能借鑒“文件筐”等方法加以靈活操作處理。信息的傳遞要具有時效性。作為統(tǒng)籌管理，還應(yīng)體現(xiàn)制定各方面計劃的周密性。對于各項突發(fā)事件具有靈活處理的應(yīng)變能力，擅于分析情勢，有效把控。

再次，工作中一定要具有良好的溝通意識。秘書管理中做好有效溝通是十分必要的。管理工作不可默默封閉式進(jìn)行，而應(yīng)擅于獲取資訊，在教與學(xué)的動態(tài)中穩(wěn)步跟進(jìn)。溝通中應(yīng)方法得當(dāng)。如信息的傳遞要認(rèn)真、準(zhǔn)確、及時、有效。對需要反饋之處與溝通者或溝通部門做好反饋工作，做到對人對事的尊重與耐心。

最后，應(yīng)把工作做細(xì)做全。行政秘書工作中的事務(wù)瑣碎，要求人對待工作的認(rèn)真，如檔案管理工作就是其中尤為重要的一環(huán)，這體現(xiàn)的是作為一名管理者的用心與獨到，因此檔案管理在實際工作中應(yīng)力求做細(xì)做全，并擅于從檔案管理專業(yè)知識上多加努力學(xué)習(xí)，深入到實踐中，以保證各項工作的順利開展，有條不紊。

三、用人本精神提升自身

（一）注重學(xué)養(yǎng)吸收

行政秘書工作中應(yīng)重視修己與學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)力、決策力，是一個人高瞻遠(yuǎn)矚的能力表現(xiàn)。一個卓越的行政秘書一定是一個擅于學(xué)習(xí)的人，當(dāng)下和未來的社會也更是學(xué)習(xí)型社會。學(xué)習(xí)是使得一個社會群體、國家、民族素質(zhì)提高的有效手段與途徑，某種程度上更是衡量一個國家人力資源優(yōu)劣的公式?！墩撜Z》中自古有言：溫故而知新。學(xué)而時習(xí)之，不亦說乎。三人行，必有我?guī)?。說的都是學(xué)習(xí)的重要性。我們有責(zé)任有義務(wù)學(xué)習(xí)。責(zé)任是行政秘書所肩負(fù)的角色扮演，無責(zé)任感和隨意、散漫就是不負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。

學(xué)習(xí)應(yīng)有針對性和方向性。用與時俱進(jìn)的知識和信息武裝自己的頭腦。行政秘書管理工作中可借鑒我國傳統(tǒng)優(yōu)秀的國學(xué)智慧，將國學(xué)的科學(xué)道理應(yīng)用于管理實踐，從內(nèi)心去反省和觀照自身，不斷檢視和修正，積極由內(nèi)而外提高管理能力。如今的知識經(jīng)濟(jì)時代，我們應(yīng)清醒地認(rèn)識到學(xué)習(xí)能提高人的思想境界與精神境界，能改變?nèi)说闹R結(jié)構(gòu)，能增強(qiáng)人的各種技能。本著人的價值實現(xiàn)原則，管理工作中應(yīng)多學(xué)多收獲，充分合理地利用好時間用知識武裝自己的頭腦。在學(xué)習(xí)過程中從自身管理的角度關(guān)注對新知識的汲取和把握，掌握最新動態(tài)和信息；同時也應(yīng)注意在學(xué)習(xí)中培養(yǎng)獨立自主的精神，勇于打破“思維定勢”；在實際工作中能結(jié)合情況進(jìn)行合理創(chuàng)設(shè)，突破障礙與瓶頸，才能在遇到問題時沉穩(wěn)應(yīng)對；多學(xué)習(xí)效率管理的技能，將理論與實踐結(jié)合，擅于將時間合理化利用，擅于變瑣碎為寶貴，分步驟有條理地完成工作任務(wù)。

（二）凝練品格素養(yǎng)

行政秘書管理工作中應(yīng)重視自身品格素養(yǎng)的模塑。在教育改革的發(fā)展戰(zhàn)略中不斷提倡堅持以人為本、推進(jìn)素質(zhì)教育。素質(zhì)低洼的社會群體、民族會被歷史與時代所淘汰，于個人的發(fā)展而言素養(yǎng)更是至關(guān)重要。以人為本在管理的本質(zhì)上是以促進(jìn)人的人生自由、全面發(fā)展為根本目的的管理理念、模式。不以人為本，重物輕人就不可能提供高質(zhì)量的服務(wù)。這就要求把人本理念與素養(yǎng)概念有效銜接。從本職做起，并能帶動身邊人，尤其是學(xué)生們完善素養(yǎng)，這是學(xué)?！吧a(chǎn)活動”的基本方式。立足于人本主義，教育就是要培養(yǎng)出健全的人格。作為行政秘書，平日在與學(xué)生打交道的過程中應(yīng)以身作則，注重對他們知識和品行的熏陶與陶冶，如堅定理想政治信念和道德培育，積極引導(dǎo)學(xué)生形成正確的世界觀、人生觀、價值觀，加強(qiáng)民族精神和時代精神風(fēng)貌的傳遞，鼓勵學(xué)生在學(xué)習(xí)生活中通過良性互動，彼此互助，勇于挑戰(zhàn)困難，擅于完善與超越自我。總之，要以秘書的自身品格積極影響學(xué)生的品格。

綜上，行政秘書管理工作任重而道遠(yuǎn)，無論是遇到艱難和險阻，都不要退縮，都不要失去一顆熱愛行政管理的真心。唯有如此，才能獲得成長，才能用實現(xiàn)了自身的成長服務(wù)好，并帶動、影響周圍青年人的成長。因此，要想把行政秘書工作做好，自己需具有知識、能力和力量。在本職中應(yīng)本著對職業(yè)的熱情、對職業(yè)生涯的負(fù)責(zé)，把握住以人為本的方向，力求專業(yè)精進(jìn)，不斷求索，并在理論與實踐的結(jié)合中力求至臻完善。

[1]張永生,云鵬主編.人力資源管理[M].北京：北京師范大學(xué)出版社，2010.

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