淺談地方高校文書工作與檔案管理

李加佑

摘 要：文書檔案是地方高校重要的檔案材料之一，它是地方高校黨群、行政、教學(xué)、科研活動(dòng)的重要文件，體現(xiàn)了地方高校的發(fā)展經(jīng)歷和成長軌跡，是地方高校黨群、行政、教學(xué)、科研活動(dòng)的寶貴經(jīng)驗(yàn)財(cái)富和信息資源，也是地方高校向社會(huì)提供服務(wù)的檔案實(shí)體保障。

關(guān)鍵詞：地方高校；文書工；檔案管理

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1673-1069（2016）35-29-2

1 地方高校文書檔案管理存在的問題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度低，管理意識(shí)不高

我國高等學(xué)校檔案管理辦法明確規(guī)定，高等學(xué)校檔案工作實(shí)現(xiàn)校長負(fù)責(zé)制，可是高等學(xué)校檔案工作真正實(shí)現(xiàn)校長負(fù)責(zé)制的又有幾所呢？這充分說明了文書檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)重視程度還是不夠，檔案管理工作僅僅停留在最初的管理水平，對檔案管理部門要求不高，這種對文書檔案管理不重視，直接影響到檔案管理工作人員的積極性和創(chuàng)造性，導(dǎo)致檔案工作管理粗放、質(zhì)量不高，管理效益上不去。

1.2 文書工作與檔案工作脫節(jié)

文書工作與檔案工作的脫節(jié)，這無形中拉開了文書工作與檔案工作兩者之間的距離，導(dǎo)致文書工作人員檔案管理意識(shí)薄弱，而檔案工作人員也很少關(guān)注文書工作，是兩方面存在著脫節(jié)現(xiàn)象，檔案部門工作人員沒有做好公文形成的前端控制工作，對公文格式和前端處理方面做得不到位，導(dǎo)致公文格式、紙張質(zhì)量、用墨要求等出現(xiàn)不規(guī)范情況，使現(xiàn)有的文件內(nèi)容煩瑣，形式多樣，不利于檔案的分類和保管。

1.3 文書部門與檔案部門缺乏協(xié)作精神

各部門之間對檔案工作缺乏配合和協(xié)作，文書材料形成后分散在各部門科室，這嚴(yán)重造成歸檔時(shí)人力、物力的浪費(fèi)，需要耗費(fèi)大量的精力去收集散落在各部門科室的文書檔案，往往一些處室和科室不太配合、協(xié)作，這給歸檔工作部門專職檔案員或兼職檔案員帶來了收集難度，導(dǎo)致一部分文書材料無法準(zhǔn)確及時(shí)收集歸檔。

1.4 文書檔案形成不規(guī)范，滯后檔案收集整理工作

首先是收集的文書材料不規(guī)范，主要表現(xiàn)在我們文書工作人員在制作文書材料時(shí)沒有按照公文規(guī)定進(jìn)行公文制作，公文形成錯(cuò)誤千姿百態(tài)，給檔案工作管理帶來了很大不便，直接影響到檔案的質(zhì)量和使用效果，也給專（兼）職檔案員歸檔前期鑒定造成較大困難。要熟悉一個(gè)部門的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，對一個(gè)專（兼）職檔案員來說是非常困難的，特別是面對一個(gè)機(jī)構(gòu)龐大的高校，要想熟悉各機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)，可以說這是根本不可能實(shí)現(xiàn)的事情。

1.5 重藏輕用，管理模式陳舊

許多單位對檔案“重藏輕用”的習(xí)慣未得到根本改觀，受傳統(tǒng)思維習(xí)慣的管理模式影響，只重視檔案的收集、整理、鑒定、保管和檢索編輯等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，而沒有根據(jù)單位和社會(huì)的需求，將檔案用活；換句話說無視了對檔案資源的開發(fā)利用，使檔案的價(jià)值未得到發(fā)揮，完全失去了檔案的社會(huì)價(jià)值和憑證依據(jù)。

2 加強(qiáng)文書檔案管理是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要

2014年中央、國務(wù)院兩辦出臺(tái)了有關(guān)檔案工作的《中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)<關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見>的通知》（中辦發(fā)〔2014〕15號(hào)）文件，同年8月貴州省委辦公廳、貴州省人民政府辦公廳聯(lián)合下發(fā)了2014年的31號(hào)文件《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見》等文件，文件涉及檔案工作的具體工作思路和技術(shù)規(guī)范要求，這為我們今后檔案工作的發(fā)展指明了方向和工作要求，《實(shí)施意見》明確肯定了檔案工作的重要作用，這是檔案社會(huì)價(jià)值的回歸，充分肯定了檔案原始屬性的憑證依據(jù)和參考價(jià)值本真體現(xiàn)。

3 文書與檔案的關(guān)系辨析

文書是指地方高校在行政事務(wù)管理活動(dòng)中利用書面形式表達(dá)意愿，進(jìn)行交流溝通，說明情況和留作憑證的一種文字記錄材料，其本質(zhì)屬性是現(xiàn)行效用。檔案是指學(xué)?；騻€(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，具有憑據(jù)價(jià)值和參考價(jià)值的各種形式的歷史記錄，其本質(zhì)屬性是原始記錄性。文書的功能在于傳播形成者的意圖，實(shí)施形成者的目標(biāo)活動(dòng)；檔案的功能則在于把處理完畢的文書經(jīng)過區(qū)分保存價(jià)值鑒定后，并按照一定的形成規(guī)律、事由和時(shí)間的先后順序集中整理歸檔，方便日后參考使用。[1] 從文書與檔案的屬性和功能上不難看出，他們兩者間有千絲萬縷、密不可分的有機(jī)聯(lián)系。文書是現(xiàn)行工作中正在使用的文字材料，檔案這則是已經(jīng)失去現(xiàn)行效用并經(jīng)文書管理員按照一定方法和規(guī)律整理歸檔后的文件。因此我們可以說，文書與檔案實(shí)際上是同一事物在不同使用階段的不同表現(xiàn)形式，二者的關(guān)系可以表述為文書是檔案的前身，也是檔案的重要來源之一；檔案則是文書的延續(xù)，也是重要文書的最終歸宿。[2]

4 文書檔案實(shí)體的原始記錄性是實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值的途徑

從個(gè)人層面上看，從國家開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作以來，干部人事檔案在專項(xiàng)審核中發(fā)現(xiàn)了很多問題，這些干部人事檔案個(gè)人存在的問題，都是通過利用文書檔案實(shí)體的原始性記錄獲得解決。就貴州省銅仁市銅仁學(xué)院在開展專項(xiàng)審核中，就學(xué)籍、黨團(tuán)材料、工作經(jīng)歷等審核事項(xiàng)發(fā)現(xiàn)的問題約兩百多起，這些問題解決的途徑絕大部分都是通過查閱高校文書檔案，來完善人事檔案存在的問題。近兩年來，該校綜合文書檔案室也面向社會(huì)提供很多服務(wù)，其中向社會(huì)人士提供文書檔案查閱解決人事檔案存在的問題和社會(huì)糾紛問題利用次數(shù)達(dá)四百余次，這些問題都是通過查閱利用文書檔案來解決的。

從社會(huì)和國家層面上看，利用檔案實(shí)體的原始記錄性可以維權(quán)。檔案可以上升到維護(hù)國家利益的地位，可以上升到外交領(lǐng)域。2014年中央政治局常委領(lǐng)導(dǎo)曾對檔案做過批示，這在歷史上還是先例，因?yàn)闄n案部門公布了48個(gè)日本戰(zhàn)犯的審判記錄，公布了日本警備隊(duì)遺留在華的檔案，從這些檔案證明了慰安婦、南京大屠殺的存在，在與日本進(jìn)行外交斗爭中起到了重大作用。這就是檔案實(shí)體原始記錄性的魅力所在。

5 地方高校文書檔案管理改進(jìn)辦法

5.1 提高公文質(zhì)量是基礎(chǔ)

公文書寫材料對檔案質(zhì)量的影響。公文書寫材料質(zhì)量不僅影響公文的閱讀，而且決定著檔案的保存壽命。公文用紙選擇是基礎(chǔ)，要選擇質(zhì)地堅(jiān)韌、耐老化的紙張；墨質(zhì)使用是關(guān)鍵，必須使用不易褪色的墨水，是保證檔案字體清晰的前提條件；公文規(guī)格是國家的更性要求，不符合國家公文格式規(guī)定的文件，是需要及時(shí)清除，并重新制發(fā)文件，公文格式不規(guī)范，直接關(guān)系著檔案的生命。

5.2 擺正觀念認(rèn)識(shí)，重視文檔管理工作

要想提高文檔管理工作效率，首先要做到的是擺正觀念認(rèn)識(shí)，重視文檔管理工作。其次在工作上，要圍繞工作重點(diǎn)、難點(diǎn)，尋找突破口，找準(zhǔn)攻克的方向，才能事半功倍。

5.3 完善文書和檔案工作的銜接

在文書檔案管理中，文件質(zhì)量的好壞決定著檔案質(zhì)量的高低。文書部門規(guī)范處理文件是文書工作和檔案管理水平高低的基礎(chǔ)，這就要求工作人員做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接，協(xié)調(diào)文書和檔案工作，并最終實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化管理。

5.4 順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提高員工素質(zhì)

對員工進(jìn)行統(tǒng)一的專業(yè)培訓(xùn)，為員工的交流和學(xué)習(xí)提供一個(gè)平臺(tái)，此外，可以參考國外有效的管理經(jīng)驗(yàn)和單位自身的實(shí)際情況結(jié)合起來，挖掘出員工最大潛力。而作為員工，必須好好把握單位提供的平臺(tái)，努力的充實(shí)提升和完善自己。

5.5 加強(qiáng)各部門協(xié)調(diào)，做好文檔收集工作

文書檔案中的許多利用價(jià)值較高的檔案往往來源于各部門。高校各職能部門是高校檔案形成前沿陣地，各學(xué)院是形成教學(xué)檔案的責(zé)任者，教務(wù)處既是學(xué)校教學(xué)文書檔案的形成責(zé)任者，又是教學(xué)檔案歸檔的責(zé)任者，黨政辦是校級文件和外來文件歸檔的第一責(zé)任者，人事處、組織部是人事檔案形成的主體，也是歸檔的第一責(zé)任者，財(cái)務(wù)處是會(huì)計(jì)檔案形成的主體和責(zé)任者等。為此，積極主動(dòng)與各部門處理好關(guān)系，是檔案員工的一項(xiàng)重要工作。

6 結(jié)束語

作為一個(gè)單位、部門的秘書工作人員，必須正確掌握文書與檔案之間的有機(jī)關(guān)系，正確處理好文書工作與檔案工作的互相關(guān)系、互相滲透、互相影響，真正實(shí)現(xiàn)文書與檔案工作的內(nèi)部統(tǒng)一。不管是在文書工作崗位上的兼職檔案員，還是在檔案工作崗位上的專職檔案員，都需要不斷提升自己的綜合素質(zhì)，要本著高度負(fù)責(zé)和愛崗敬業(yè)的精神去做好我們應(yīng)該做的每一件事，在工作中發(fā)揮出最大、最好潛能，最大限度地為社會(huì)、學(xué)校、師生服好務(wù)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 高金愚，唐明瑤.檔案管理務(wù)實(shí)[M].北京：科學(xué)出版社，2010.

[2] 郭學(xué)利，武曉睿.秘書學(xué)檔案管理[M].北京：清華大學(xué)出版社，2015.