談機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

陳偉

摘 要：檔案是機(jī)關(guān)單位寶貴的信息資源，它詳細(xì)記錄了相關(guān)部門的重大決策和方針政策，對(duì)于今后工作的開展具有重要的參考價(jià)值和借鑒意義。因此，機(jī)關(guān)單位中檔案管理是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作。當(dāng)前，我國(guó)一些機(jī)關(guān)檔案管理工作仍舊存在一些問題，必須采取相應(yīng)的對(duì)策加以改進(jìn)和完善，從而提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，保證機(jī)關(guān)內(nèi)部各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。本文首先分析了目前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題，其次提出了針對(duì)性的改進(jìn)對(duì)策，以期為相關(guān)工作人員提供參考，進(jìn)而更好的肩負(fù)起機(jī)關(guān)檔案管理工作的職責(zé)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)；檔案管理；問題；對(duì)策

中圖分類號(hào)： G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1673-1069（2016）35-20-2

0 引言

隨著時(shí)代的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)檔案管理事業(yè)也取得了一定的成就。眾所周知，檔案是非常重要的資源，尤其是機(jī)關(guān)部門的檔案資料，通常都記載了相關(guān)工作的實(shí)施細(xì)則以及公關(guān)活動(dòng)的詳細(xì)內(nèi)容等等，這些都可能成為日后開展工作的重要憑證。因此，對(duì)機(jī)關(guān)檔案做好管理工作是一個(gè)檔案管理人員應(yīng)盡的責(zé)任。就我國(guó)目前檔案管理工作而言，機(jī)關(guān)檔案管理工作還存在一些不足之處，需要相關(guān)人員準(zhǔn)確、深刻的認(rèn)識(shí)到問題所在，并積極采取有效措施加以改進(jìn)，保證機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范性和有序性，使機(jī)關(guān)檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到進(jìn)一步提升。

1 機(jī)關(guān)檔案管理存在問題

1.1 檔案整理工作不細(xì)致

首先，對(duì)于機(jī)關(guān)內(nèi)部重要的文件應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)定特殊登記和分類，但是，有些時(shí)候檔案管理人員由于粗心或者為了節(jié)省時(shí)間將重要文件與普通文件混雜在一起，沒有進(jìn)行單獨(dú)分類，進(jìn)而在日后進(jìn)行編制文件時(shí)就可能造成重要文件的丟失，不利于檔案編制工作的順利開展；其次，檔案管理中非常重要的一項(xiàng)工作就是標(biāo)明檔案類別，目的就是在后期查找時(shí)更加準(zhǔn)確和方便，但是，在實(shí)際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案條目表述模糊不清的情況，根據(jù)文字表述與相似檔案很難明確檔案的內(nèi)容，給檔案查找工作帶來(lái)諸多不便；最后，檔案分類也是檔案管理工作的重要組成部分，通常在對(duì)檔案進(jìn)行分類歸檔時(shí)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但是，在實(shí)際工作中對(duì)檔案分類隨意性較強(qiáng)，并且有的機(jī)關(guān)未制定嚴(yán)格的檔案分類方案，導(dǎo)致檔案分類毫無(wú)規(guī)律。

1.2 檔案保管存在安全隱患

近年來(lái)，隨著辦公條件的改變，很多機(jī)關(guān)單位都由過(guò)去分散式辦公場(chǎng)所轉(zhuǎn)變?yōu)榧惺睫k公場(chǎng)所，這樣一來(lái)大大增加了辦公場(chǎng)地的利用率，同時(shí)也在一定程度上提高了辦公效率。但是，對(duì)于檔案管理工作而言卻出現(xiàn)了新的問題[1]。過(guò)去，由于分散式辦公模式，機(jī)關(guān)檔案一般是由專人進(jìn)行統(tǒng)一管理，也設(shè)置了專門的檔案室，然而，集中式辦公模式的形成，很多機(jī)關(guān)單位出現(xiàn)了一室多用的現(xiàn)象，專門的檔案室也被逐漸取消，取而代之的是辦公室、資料室、檔案室全部集中在一個(gè)房間的辦公環(huán)境，這種情況下無(wú)疑給檔案管理工作造成很大困擾。檔案管理本身屬于一項(xiàng)保密度較高的工作，而其他工作崗位的人長(zhǎng)期間接接觸到檔案管理工作顯然降低了檔案管理的安全系數(shù)，給檔案保管帶來(lái)極大的安全隱患。

1.3 機(jī)關(guān)檔案信息化管理水平較低

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，對(duì)于檔案管理工作也產(chǎn)生了極大的影響，很多檔案管理工作都逐步向著信息化模式轉(zhuǎn)變，不僅提高了檔案管理水平，而且也大大提高了檔案管理工作效率。但是，一些機(jī)關(guān)單位內(nèi)部檔案信息化管理水平仍舊偏低，沒能充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，具體表現(xiàn)為：數(shù)字化檔案整理不及時(shí)、未建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的信息化管理模式、缺乏健全完善的檔案管理機(jī)制、數(shù)字化檔案管理程序不夠規(guī)范等[2]。此外，面對(duì)信息化檔案管理中可能存在的安全隱患，很多機(jī)關(guān)單位尚未及時(shí)采取措施建立健全的安全網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，不利于信息化檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

1.4 檔案管理人員綜合素質(zhì)不夠高

很多機(jī)關(guān)檔案管理人員普遍認(rèn)為檔案管理工作是一份輕松、簡(jiǎn)單的工作，并沒有認(rèn)識(shí)到檔案保管的重要意義，更沒有明確自己肩上的責(zé)任，對(duì)于檔案管理工作不夠重視，因而，也沒有對(duì)自身提出更高的要求，久而久之，一些檔案管理人員并沒有在自己的工作崗位上得到鍛煉和提升，導(dǎo)致大部分檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠高。主要表現(xiàn)為：首先，檔案管理人員專業(yè)水平不高，對(duì)檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)了解不夠透徹，對(duì)一些機(jī)密檔案、特殊檔案的保管規(guī)定不夠了解；其次，面對(duì)信息化檔案管理模式的應(yīng)用，很多檔案管理人員不能盡快適應(yīng)，對(duì)于計(jì)算機(jī)的操作也存在很多問題，阻礙了信息化檔案管理的發(fā)展步伐。

2 改進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理問題的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)檔案整理流程建設(shè)

為了使檔案整理工作更加規(guī)范和有序，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案整理的流程建設(shè)，并且加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員工作的監(jiān)督力度，進(jìn)而約束和規(guī)范檔案管理人員的工作行為。首先，在檔案分類整理工作結(jié)束后，要安排專門的人員進(jìn)行二次檢查核對(duì)，一旦發(fā)現(xiàn)檔案歸檔或分類錯(cuò)誤要及時(shí)與檔案管理人員溝通，并且做好詳細(xì)記錄，以督促檔案管理人員今后不再出現(xiàn)類似錯(cuò)誤，從而保證檔案分類、歸檔的準(zhǔn)確無(wú)誤；其次，在對(duì)檔案進(jìn)行條目表述時(shí)，要加強(qiáng)與專業(yè)人士的溝通，盡可能精確的表明檔案內(nèi)容和類別，杜絕出現(xiàn)模糊概念，給檔案查找造成不便；最后，伴隨檔案種類和數(shù)量的增多，過(guò)去流水似的歸檔方案顯然已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的要求，為了更加準(zhǔn)確的對(duì)檔案進(jìn)行分類歸檔，對(duì)檔案分類級(jí)別進(jìn)一步細(xì)化是非常有必要的。

2.2 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

各類檔案基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案設(shè)施優(yōu)劣直接影響檔案保存的壽命和管理質(zhì)量。要按照《檔案法》有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，建設(shè)合格的檔案室，配套完善檔案保存設(shè)施，并按照檔案管理“八防”要求持續(xù)改善檔案保管條件，改善檔案保存場(chǎng)所臟亂差等問題，打造統(tǒng)一有序、整齊規(guī)范的檔案管理場(chǎng)所[3]。

2.3 注重檔案信息化建設(shè)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理工作帶來(lái)了極大的方便，不僅減少了檔案丟失、破損現(xiàn)象的出現(xiàn)，而且大大提高了檔案管理人員的工作效率，并且，時(shí)代的進(jìn)步也要求檔案管理工作模式必須適應(yīng)社會(huì)的需求，如今，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為人們生活中必不可少的工具，因此，機(jī)關(guān)建設(shè)信息化檔案管理勢(shì)在必行。首先，機(jī)關(guān)單位要根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際情況購(gòu)置信息化檔案管理需要的設(shè)備、儀器；其次，要制定信息化檔案管理的相關(guān)規(guī)定和工作標(biāo)準(zhǔn)；再次，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理，利用專門的計(jì)算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)檔案分類、歸檔、查找的自動(dòng)化，但是也不能忽視了對(duì)紙質(zhì)檔案的保存，目的就是為了防止電子檔案的丟失，電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步保存相當(dāng)于為檔案上了雙保險(xiǎn)，確保檔案保存的安全。

2.4 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案行政管理部門，在具體工作中，除要加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督與指導(dǎo)外，還要花大力氣強(qiáng)化檔案教育培訓(xùn)工作，通過(guò)舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、學(xué)術(shù)講座、上崗培訓(xùn)、繼續(xù)教育、學(xué)術(shù)討論會(huì)等形式，組織檔案工作人員深入學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，學(xué)習(xí)相關(guān)科學(xué)知識(shí)、微機(jī)操作、信息化建設(shè)等，全面提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力；通過(guò)學(xué)習(xí)實(shí)行持證上崗，并建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理；定期開展檔案知識(shí)競(jìng)賽，檔案業(yè)務(wù)比武，進(jìn)一步提高檔案工作人員業(yè)務(wù)工作水平。同時(shí)，檔案人員要樹立大局意識(shí)和全心全意服務(wù)群眾觀念，想利用者之所想，急利用者之所急，千方百計(jì)降低查檔門檻，拓寬服務(wù)渠道，拓展服務(wù)范圍，提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量，提升服務(wù)水平，讓檔案工作在為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展服務(wù)中發(fā)揮出更大作用[4]。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理仍然存在檔案整理工作不細(xì)致、檔案保管存在安全隱患、機(jī)關(guān)檔案信息化管理水平較低以及檔案管理人員綜合素質(zhì)不夠高等問題，嚴(yán)重阻礙了檔案管理事業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展，因此，必須通過(guò)加強(qiáng)檔案整理流程建設(shè)、加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、注重檔案信息化建設(shè)以及提高檔案管理人員綜合素質(zhì)等對(duì)策來(lái)提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 祝青.淺談機(jī)關(guān)檔案管理當(dāng)前存在的主要問題與對(duì)策[J].山東檔案，2015，03：59-60.

[2] 潘影.機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策探究[J].黑龍江檔案，2016，03：101.

[3] 孫麗萍.淺析機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，13：121.

[4] 邵瑩瑩.機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J].科學(xué)中國(guó)人，2015，29：106.