新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理探討

仲雅慧

吉林省通化市婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，吉林通化134000

新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理探討

仲雅慧

吉林省通化市婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，吉林通化134000

檔案管理是醫(yī)院管理體系中的一個(gè)重要部分，包含著行政管理黨務(wù)管理、醫(yī)療護(hù)理、管理資料等多方面的信息，是醫(yī)院得以正常運(yùn)行的關(guān)鍵保障。如今，經(jīng)濟(jì)和科技水平都在飛速發(fā)展，“新醫(yī)改”的理念和方案已經(jīng)逐漸落實(shí)，醫(yī)院檔案管理的手段應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，與臨床醫(yī)療、科研等工作保持一致，發(fā)揮應(yīng)有的作用。但是，從現(xiàn)如今的狀況來(lái)看，醫(yī)院的檔案管理工作還存在著諸多的問(wèn)題，這是影響醫(yī)院順利發(fā)展的最大阻礙之一，如何更新觀(guān)念，革新檔案管理方法，完善管理制度，已經(jīng)成為了一件亟待解決的問(wèn)題。該文分析了現(xiàn)如今醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題，并從觀(guān)念、制度、技術(shù)等方面出發(fā)，提出了相應(yīng)的完善方法，希望能夠?yàn)樘岣哚t(yī)院檔案管理工作質(zhì)量提供一些參考。

醫(yī)療改革；檔案管理；問(wèn)題分析；解決對(duì)策

為了促進(jìn)醫(yī)院更高質(zhì)量的發(fā)展，滿(mǎn)足普通群眾的健康需求，我國(guó)正在積極推進(jìn)“新醫(yī)改”制度，相關(guān)配套文件也已經(jīng)陸續(xù)出臺(tái)，醫(yī)療改革進(jìn)入了一個(gè)關(guān)鍵時(shí)期。醫(yī)院檔案管理是保存和應(yīng)用重要醫(yī)療和科研資料載體，它承擔(dān)著一定的管理職責(zé)，是醫(yī)院能夠開(kāi)展其他工作的基礎(chǔ)保障。但是從當(dāng)前的情況來(lái)看，檔案管理的改革還沒(méi)有提上日程，尚存在著各種各樣的問(wèn)題，這不僅影響了醫(yī)院的發(fā)展，還阻礙了整個(gè)醫(yī)療改革制度的推行。為此，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的探討，找到需要改進(jìn)的地方，推動(dòng)“新醫(yī)改”政策的全面落實(shí)。

1 規(guī)范檔案管理工作的重要性和意義

1.1 服務(wù)科研活動(dòng)

檔案管理包括收集、整理、歸檔、立卷、應(yīng)用等多個(gè)過(guò)程，它是一項(xiàng)比較瑣碎的工作。規(guī)范檔案管理能夠服務(wù)于醫(yī)院的科研活動(dòng)，為醫(yī)療改革和技術(shù)創(chuàng)新提供基礎(chǔ)動(dòng)力，在醫(yī)院綜合發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著不可忽視的作用。當(dāng)前，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)正在飛速的發(fā)展，醫(yī)院的管理制度也在不斷地完善，在這種情況下，檔案管理應(yīng)該跟上醫(yī)院綜合發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的進(jìn)步，發(fā)揮其獨(dú)有的作用。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)該正視工作中存在的問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際情況，適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行改進(jìn)和處理，提高工作的靈活性和有效性。

1.2 服務(wù)醫(yī)院管理工作

檔案管理和人力資源管理、醫(yī)療器械管理等環(huán)節(jié)一樣，都是醫(yī)院管理制度中的一個(gè)重要組成部分，它在一定程度上代表了醫(yī)院管理工作的水平，決定了醫(yī)院的形象和發(fā)展態(tài)勢(shì)。檔案管理屬于軟件建設(shè)的一部分，它包括了會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、基建資料、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、發(fā)展規(guī)劃等多項(xiàng)內(nèi)容[1]，是醫(yī)院采取進(jìn)一步發(fā)展活動(dòng)的依據(jù)。因此，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的規(guī)范，使其符合其他管理環(huán)節(jié)的發(fā)展要求，在科室與部門(mén)之間的交流中發(fā)揮應(yīng)有的作用。總的來(lái)說(shuō)，規(guī)范醫(yī)院檔案管理能夠簡(jiǎn)化資料收集工作的程序，提高不同部門(mén)的工作效率，方便查詢(xún)和利用信息，這是十分重要的。

1.3 塑造醫(yī)院形象

新醫(yī)改背景下，醫(yī)療市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，醫(yī)院除了提高科研和醫(yī)療技術(shù)水平，還應(yīng)該重視軟建設(shè)，檔案管理就是其中的一項(xiàng)?？陀^(guān)來(lái)講，目前醫(yī)患矛盾較為嚴(yán)峻，加強(qiáng)檔案管理工作能夠及時(shí)更新患者的病歷和救治信息等，方便患者家屬進(jìn)行查詢(xún)，這不僅可以消除不必要的矛盾，還能夠?yàn)獒t(yī)院減少損失，保證其他部門(mén)的正常運(yùn)行，這是十分關(guān)鍵的。塑造良好的形象是醫(yī)院綜合發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，因此，不管是領(lǐng)導(dǎo)層還是基層醫(yī)療工作者，都應(yīng)該積極配合檔案管理工作的要求，這樣才能夠完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和資料，使醫(yī)院管理更加先進(jìn)化。

2 醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

2.1 重視程度不足

很多醫(yī)院目前還沒(méi)有充分重視檔案管理，將其看作是可有可無(wú)的工作，認(rèn)為檔案管理并不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，也不能營(yíng)造良好的形象，因此大多將發(fā)展的重點(diǎn)放到了醫(yī)療經(jīng)營(yíng)上。由于思想意識(shí)不強(qiáng)，醫(yī)院各科室并沒(méi)有按照要求存放檔案，通常將其與其他資料堆放在一起，且沒(méi)有及時(shí)的完善或者整理，導(dǎo)致檔案存放較為凌亂，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺失。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部沒(méi)有及時(shí)革新檔案管理方法，管理人員嚴(yán)重不足，工作效率較低，這是造成檔案利用效率低的重要原因。另外，醫(yī)院很少把資金和人力投入到檔案管理這項(xiàng)工作上，這不僅影響了管理效率，還給管理人員造成了不良影響。

2.2 管理模式不規(guī)范

目前大多數(shù)醫(yī)院為了加強(qiáng)管理，通常制定了較為完備的醫(yī)院管理制度，并明確了不同科室和部分人員的主要工作職責(zé)，但是在檔案管理上，相關(guān)的管理制度還十分不健全，缺乏明確的考核標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理職責(zé)劃分不合理，導(dǎo)致各科室對(duì)檔案保存和收集工作缺乏重視。管理模式不規(guī)范的后果在于，檔案信息資源利用不當(dāng)，價(jià)值體現(xiàn)途徑較少，與醫(yī)院管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，無(wú)法滿(mǎn)足教學(xué)和科研的需要，管理效率非常低。另外，由于缺乏監(jiān)督機(jī)制，目前檔案管理工作大多呈現(xiàn)出一種“隨意性”，管理人員工作積極性不高，無(wú)法及時(shí)完成工作任務(wù)，內(nèi)部管理十分松散。

2.3 管理人員素質(zhì)不高

由于缺乏思想上的重視，導(dǎo)致檔案管理工作的資金相對(duì)匱乏，在聘請(qǐng)人員上要求不明確，缺乏一定的審核標(biāo)準(zhǔn)。從現(xiàn)有的狀況來(lái)看，醫(yī)院檔案管理還沒(méi)有引進(jìn)新的技術(shù)，工作效率較低，工作方式缺乏靈活性，缺乏改革和創(chuàng)新的動(dòng)力。檔案管理人員本身業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，沒(méi)有及時(shí)掌握先進(jìn)的管理技術(shù)和方法，無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的要求。另外，受醫(yī)院管理層和其他部門(mén)的影響，檔案管理人員普遍對(duì)自身工作不夠認(rèn)同，沒(méi)有樹(shù)立正確的職業(yè)發(fā)展觀(guān)，工作積極性不高，行為控制能力較差，沒(méi)有承擔(dān)起應(yīng)有的責(zé)任。

2.4 缺乏有效的培訓(xùn)

按照要求，醫(yī)院應(yīng)該定期為檔案管理人員提供培訓(xùn)和教育活動(dòng)，幫助他們了解一些先進(jìn)的信息化技術(shù)和管理理念，以提高管理人員的工作質(zhì)量，改善檔案管理水平。但是，由于缺乏資金支持和觀(guān)念上的重視，醫(yī)院很少組織類(lèi)似的培訓(xùn)活動(dòng)，管理人員只能按照常規(guī)的方法進(jìn)行工作，缺乏靈活性和創(chuàng)新能力[2]。檔案管理工作較為零碎，基礎(chǔ)信息非常復(fù)雜，需要借助更加先進(jìn)的技術(shù)，幫助工作人員減少失誤，提高正確率，但是顯然，很多醫(yī)院并沒(méi)有做到這一點(diǎn)，這是目前客觀(guān)存在的一個(gè)問(wèn)題。

3 新醫(yī)改背景下優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作的措施分析

3.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

檔案管理工作并不是一成不變的，它應(yīng)該隨社會(huì)發(fā)展水平的變化而不斷變化，尤其是在信息化社會(huì)不斷加劇的今天。不管是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員還是檔案管理人員，都應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，提高檔案管理工作的實(shí)際水平。醫(yī)院其他科室的工作人員也應(yīng)該相應(yīng)時(shí)代發(fā)展的號(hào)召，積極配合檔案管理工作的要求，及時(shí)上交原始資料，并對(duì)重點(diǎn)資料進(jìn)行特殊標(biāo)記，方便檔案管理工作的順利進(jìn)行。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)人力物力的投入，積極引進(jìn)新型的信息化管理技術(shù)，加強(qiáng)資金投入比例，同時(shí)進(jìn)行適當(dāng)?shù)男麄鳎瑸闄n案管理工作的開(kāi)展創(chuàng)建良好的環(huán)境。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該借鑒其他醫(yī)院的有用經(jīng)驗(yàn)，為自身的轉(zhuǎn)型和變革提供動(dòng)力。

3.2 創(chuàng)新檔案管理模式

檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，它需要較高的條理性，并按照要求完成有關(guān)數(shù)據(jù)的整理，因此，醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)該創(chuàng)新當(dāng)前的管理模式，根據(jù)新醫(yī)改政策的要求，明確工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，合理分配工作人員的職責(zé)，形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、靈活化的檔案管理工作流程。如今，檔案管理工作的重要性正在逐漸凸現(xiàn)，醫(yī)院可以將檔案管理設(shè)置為一個(gè)單獨(dú)的部分，變被動(dòng)收集材料為主動(dòng)管理材料，這樣才能夠從根本上提供其他部門(mén)的配合程度，推動(dòng)檔案管理工作的有效運(yùn)行。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該具備前瞻性的眼光，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和察覺(jué)檔案管理工作的重要性，將其與人力資源、科研教學(xué)、醫(yī)療改革等環(huán)節(jié)銜接起來(lái)，更好地服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展，發(fā)揮實(shí)際作用。

3.3 強(qiáng)化人才培養(yǎng)

①在選擇檔案管理人員時(shí)，應(yīng)該提高要求，根據(jù)他們的學(xué)歷、技術(shù)掌握情況和責(zé)任心等因素，選擇適合長(zhǎng)期發(fā)展的人才。②對(duì)于現(xiàn)有的工作人員，應(yīng)組織一定的培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高其對(duì)自身工作的認(rèn)同程度，及時(shí)傳授先進(jìn)的檔案管理方法和理念，促進(jìn)管理人員文化水平和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提高。③檔案管理人員本身應(yīng)該樹(shù)立正確的職業(yè)發(fā)展觀(guān)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，并在日常的工作生活中進(jìn)行積極總結(jié)，了解自身存在的問(wèn)題，自我監(jiān)督，提高工作效率。醫(yī)院可以根據(jù)實(shí)際情況，建立起相應(yīng)的檔案管理人員考核和監(jiān)督制度，提高其工作積極性，激發(fā)潛力，實(shí)現(xiàn)更高質(zhì)量的發(fā)展。

3.4 引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)

醫(yī)院應(yīng)該在提高醫(yī)療水平的同時(shí)，兼顧檔案管理工作的發(fā)展，合理分配資金，為檔案管理部門(mén)引進(jìn)先進(jìn)的信息管理技術(shù)，從根本上提高該部門(mén)的工作質(zhì)量。首先，強(qiáng)化硬件建設(shè)，完善中心機(jī)房、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備、客戶(hù)端等部分的建設(shè)[3]，使其形成一個(gè)現(xiàn)代化的管理網(wǎng)絡(luò)，增設(shè)打印機(jī)、掃描機(jī)和傳真機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備，根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展水平選擇應(yīng)該引進(jìn)的硬件類(lèi)型。其次，加強(qiáng)軟件建設(shè)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，通過(guò)整合電子病歷、電子處方、電子查房等形式，完善不同部門(mén)和不同環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)資料，提高數(shù)據(jù)的集成化程度，優(yōu)化存儲(chǔ)模式，方便信息查詢(xún)和應(yīng)用[4]。

3.5 拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域

醫(yī)院檔案是記載醫(yī)院發(fā)展歷程的重要工具，它包含著很多有用信息，除了服務(wù)于科研、教學(xué)等，醫(yī)院檔案還應(yīng)該拓寬服務(wù)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)信息應(yīng)用的深層次化，提高資源的利用效率。醫(yī)院應(yīng)該建立開(kāi)放式的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行深入的研究和開(kāi)發(fā)，并在不同科室內(nèi)設(shè)置服務(wù)終端，及時(shí)分享信息，為不同科室的運(yùn)行創(chuàng)建更加便利的途徑[5]。除此之外，醫(yī)院還應(yīng)該將患者作為檔案的服務(wù)對(duì)象，完善電子病歷、遠(yuǎn)程會(huì)診等先進(jìn)的技術(shù)，使患者能夠自由的調(diào)取和使用自己的就診信息，簡(jiǎn)化就診過(guò)程。醫(yī)院應(yīng)該以新醫(yī)改政策為標(biāo)準(zhǔn)，樹(shù)立起為患者服務(wù)的意識(shí)，提高檔案管理工作的實(shí)際效率，構(gòu)建出一個(gè)完善的服務(wù)體系，拓寬醫(yī)院的服務(wù)體系[6]。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理本身就是一項(xiàng)比較復(fù)雜、系統(tǒng)的工作，它需要一個(gè)長(zhǎng)期的變革過(guò)程，這就要求醫(yī)院內(nèi)部團(tuán)結(jié)起來(lái)，積極引進(jìn)新型的信息化技術(shù)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，營(yíng)造一個(gè)有利于該工作發(fā)展的環(huán)境，從根本上解決現(xiàn)存的問(wèn)題，提高檔案管理的實(shí)際效率。

[1]馬茂盛.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究[J].黑河學(xué)刊,2016,5（11）:20-21.

[2]劉婷婷.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新與研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,5（20）:48-49.

[3]林芳.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的新思路[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,13（7）:90-91.

[4]田偉.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化思路研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2015，7(13)：66.

[5]陸偉華.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)方法[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2015(12):105-106.

[6]謝麗紅.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案信息管理的改進(jìn)方法[J].黑龍江科技信息,2015(35):196.

R19

A

1672-5654（2017）01（c）-0093-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.03.093

2016-10-21）

仲雅慧（1969-），女，吉林通化人，本科，中級(jí)館員，主要從事檔案管理工作。