文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用探討

劉慧婷

摘 要：隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經(jīng)不能滿足時(shí)代的發(fā)展需要，因此需要利用自動(dòng)化的方式，對(duì)檔案進(jìn)行一定的管理，提升管理的科學(xué)性、技術(shù)性。自動(dòng)化的管理模式，不僅提高了整體的工作效率，而且使得文書(shū)管理更加安全，更加具有時(shí)代性。本文主要從自動(dòng)化管理的優(yōu)勢(shì)，影響自動(dòng)化管理的因素，以及相對(duì)應(yīng)的策略分析。

關(guān)鍵詞：文書(shū);檔案;管理;辦公;自動(dòng)化;應(yīng)用;探討

隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，越來(lái)越多的技術(shù)開(kāi)始運(yùn)用到生產(chǎn)生活中，這些技術(shù)不僅能夠方便人們的生活，對(duì)于我國(guó)生產(chǎn)等方面也是有著不可忽視的作用。傳統(tǒng)紙質(zhì)的文書(shū)管理，已經(jīng)不能夠適合時(shí)代的要求，逐步被自動(dòng)化的管理方式所代替。自動(dòng)化管理模式，不僅提高了工作效率，對(duì)于文書(shū)管理本身安全問(wèn)題也起到了不可忽視的作用。自動(dòng)化管理模式具有很多優(yōu)勢(shì)，例如能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享，有利于各個(gè)文書(shū)管理之間的協(xié)調(diào)發(fā)展。但是，此種管理模式在其發(fā)展過(guò)程中，也會(huì)受到一些因素的影響，例如，管理人員不僅需要具有較高的專(zhuān)業(yè)水平，還需要具有較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平。因此，需要采取一些措施，去解決這些影響因素，促進(jìn)管理模式的協(xié)調(diào)健康發(fā)展。

一、運(yùn)用辦公自動(dòng)化管理模式的優(yōu)勢(shì)分析

（一）工作效率的提高

傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式，不僅耗費(fèi)了大量的人力、財(cái)力，而且這些文書(shū)在管理上存在著一定的難度，經(jīng)常會(huì)發(fā)生找不到相應(yīng)檔案的現(xiàn)象。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及，自動(dòng)化模式逐步的建立起來(lái)，它能夠較快的對(duì)文件進(jìn)行管理，通過(guò)分類(lèi)的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，便于下一次的查閱。這樣自動(dòng)化的管理模式，提升了工作效率，提升了整體的管理質(zhì)量。

（二）有利于資源的共享

自動(dòng)化形式的管理，不僅有利于提升整體的工作效率，對(duì)于資源的共享也有著不可忽視的作用。文書(shū)管理模式，與其他的系統(tǒng)建立一定的聯(lián)系，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)這個(gè)大平臺(tái)，很容易查詢到相關(guān)的信息，實(shí)現(xiàn)信息的共享。利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)，將檔案形成一個(gè)又一個(gè)體系，將這些體系加以連接，進(jìn)而形成一定的數(shù)據(jù)庫(kù)，相關(guān)人員在查詢某一檔案時(shí)，使用數(shù)據(jù)庫(kù)，找到檔案的原始資料，提升工作效率。自動(dòng)化管理模式，利用新興的科技水平，實(shí)現(xiàn)資源的共享，進(jìn)而為檔案管理的可持續(xù)性發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)。

（三）提高傳輸?shù)陌踩阅?/p>

傳統(tǒng)的管理模式，傳送相關(guān)的信息時(shí)，往往采用的是郵寄的方式，在此過(guò)程中，存在著很大的安全隱患，容易發(fā)生信息泄露、丟棄等狀況。另外，由于多是紙質(zhì)性文件，因此在保存的過(guò)程中，也會(huì)發(fā)生文件丟失的現(xiàn)象。自動(dòng)化管理模式，利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)，將各個(gè)文件通過(guò)電子形式加以保存，提升其安全性能。例如，如果需要傳輸某個(gè)信息時(shí)，只需要將電子版的相關(guān)信息加以傳遞即可。

二、影響自動(dòng)化管理的因素

（一）保密性受到一定的影響

由于自動(dòng)化的管理模式，是以電子版的方式加以保存的，所以在運(yùn)行的過(guò)程中，很容易受到外界的影響，對(duì)其保密性造成一定的威脅。例如，有些人會(huì)在原有的電子檔案基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行修改，而且此類(lèi)修改，在后期的查詢中，很難被發(fā)現(xiàn)，這樣一來(lái)，很容易導(dǎo)致信息的泄露，保密性受到一定的影響。

（二）人員素質(zhì)的影響

新型模式，要求人員的具有較高的素質(zhì)，不僅具備相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要有較為扎實(shí)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。但在實(shí)際的工作中，由于選撥的標(biāo)準(zhǔn)、管理部門(mén)自身的影響，面對(duì)自動(dòng)化的管理模式，往往出現(xiàn)專(zhuān)業(yè)水平不高，人員素質(zhì)普遍較低的現(xiàn)象。自動(dòng)化的管理模式，需要高素質(zhì)的人才加以支撐，這樣才能夠真正促進(jìn)檔案管理的長(zhǎng)效發(fā)展。

三、相對(duì)應(yīng)的策略

（一）提升文書(shū)的保密性能

由于網(wǎng)絡(luò)自身的弊端，自動(dòng)化管理模式下，文書(shū)的保密性受到相應(yīng)的制約，因此要對(duì)其進(jìn)行提升的工作。具體來(lái)說(shuō)，主要分為兩條路徑：第一條路徑，科學(xué)地設(shè)置外網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)。相關(guān)人員通過(guò)路由器屏蔽其他網(wǎng)絡(luò)，避免其他網(wǎng)絡(luò)的侵略，導(dǎo)致文書(shū)信息泄露現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)，還需要加大對(duì)防火墻的設(shè)置力度，通過(guò)安裝防火墻，避免一些病毒的侵蝕，減少信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)一些內(nèi)容信息加以禁止，提升保密性功能。通過(guò)路由器、防火墻兩個(gè)體系的設(shè)置，能夠有效的防止信息的侵蝕，提升保密性。

第二條路徑：引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，并對(duì)其進(jìn)行一定的創(chuàng)新，使其能夠更好地提升信息的保密性。比如縮微技術(shù)，能夠?qū)⑸w有手印的文件轉(zhuǎn)化成圖像式加以保存。這樣一來(lái)，不僅保存了文件原本的信息，也避免了其他人對(duì)文件進(jìn)行篡改現(xiàn)象的出現(xiàn)。同時(shí)，還可以安裝一些軟件，避免文件的丟失，提升信息的保密性。

（二）提升人員的綜合素質(zhì)

由上面的影響要素可知，自動(dòng)化的管理模式，需要有較高的素質(zhì)的人員加以支撐，因此要不斷提升員工的綜合素質(zhì)，進(jìn)而促進(jìn)自動(dòng)化管理模式的可持續(xù)性發(fā)展。具體而言，主要包括以下幾個(gè)方面：第一個(gè)方面，提升員工的選撥標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)，不僅要包括專(zhuān)業(yè)水平，還應(yīng)該包括計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握情況，只有提升選撥的標(biāo)準(zhǔn)，才能夠使得整個(gè)管理模式更具有科學(xué)化。

第二個(gè)方面，加大培訓(xùn)的力度，通過(guò)定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)的方式，不斷提升員工的技術(shù)水平。企業(yè)在培訓(xùn)時(shí)，不僅要注意對(duì)員工理論知識(shí)的培訓(xùn)力度，還應(yīng)該注意對(duì)員工實(shí)踐操作的培訓(xùn)力度，在實(shí)踐操作中，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，相關(guān)管理人員要指導(dǎo)員工解決這些問(wèn)題，促進(jìn)整個(gè)檔案管理的技術(shù)水平。同時(shí)，員工也應(yīng)該在平時(shí)的工作中，加強(qiáng)交流，將自己積累的經(jīng)驗(yàn)與他人交流，在工作遇到的困難，也可以相互協(xié)作，共同加以解決。

（三）提升設(shè)備的應(yīng)用環(huán)境

自動(dòng)化的管理模式，需要運(yùn)用到較多的電子設(shè)備，因此需要對(duì)這些設(shè)備的環(huán)境加以改善。首先，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，提升設(shè)備上的支撐力度，另外，對(duì)現(xiàn)有的設(shè)備進(jìn)行強(qiáng)化，使其能夠更好地服務(wù)于相關(guān)的檔案管理。在部門(mén)內(nèi)部，也要鼓勵(lì)員工對(duì)設(shè)備進(jìn)行創(chuàng)新，提升設(shè)備整體的創(chuàng)新力度，在一定程度上，也提高了員工的工作積極性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，越來(lái)越多的企業(yè)管理運(yùn)用自動(dòng)化的模式，對(duì)其生產(chǎn)的內(nèi)部進(jìn)行一定的管理。檔案管理，也不斷改進(jìn)自身的發(fā)展水平，通過(guò)發(fā)展自動(dòng)化管理模式，進(jìn)而提升管理的科學(xué)力度，促進(jìn)管理的可持續(xù)性發(fā)展。

本文首先對(duì)自動(dòng)化管理模式的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了一定的論述，自動(dòng)化管理模式，提高了整體的工作效率。此種管理模式，極少使用人工，大多數(shù)是自動(dòng)化的模式，通過(guò)計(jì)算機(jī)等技術(shù)，管理檔案，提高工作效率。另外，自動(dòng)化管理模式，還有利于建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，提升資源的共享。同時(shí)，還能夠提升安全傳輸?shù)陌踩阅?。但是，這種管理模式也會(huì)受到一些要素的影響，比如，信息的保密性，由于網(wǎng)絡(luò)本身的弊端，導(dǎo)致信息的保密性受到一定的威脅，容易出現(xiàn)信息泄露，文件丟失等現(xiàn)象。另外，自動(dòng)化的管理模式，需要高素質(zhì)的員工加以支撐，但在實(shí)際的工作中，員工的素質(zhì)普遍不高，影響了管理模式的創(chuàng)效發(fā)展。從這些影響要素出發(fā)，提出相對(duì)應(yīng)的措施，首先，提升管理模式的保密性，主要有加強(qiáng)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的管理力度，通過(guò)路由器、防火墻等設(shè)施，加強(qiáng)對(duì)于信息的保護(hù)，減少信息的泄露。另外，還需要加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)力度，提升其的綜合素質(zhì)能力。再有，加大對(duì)設(shè)備的建設(shè)力度，促進(jìn)管理方式的長(zhǎng)效發(fā)展。最后，希望本文能夠?yàn)橄鄳?yīng)的理論建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

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