水利建設(shè)項(xiàng)目檔案工作存在問題及對(duì)策探討

李海峰

（山西省水利廳檔案室，山西 太原 030002）

水利建設(shè)項(xiàng)目檔案工作存在問題及對(duì)策探討

李海峰

（山西省水利廳檔案室，山西 太原 030002）

建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目的歷史記錄，是項(xiàng)目建設(shè)管理、運(yùn)行、維護(hù)、改建、擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)，也是落實(shí)工程質(zhì)量終身責(zé)任制的重要憑證。水利工程關(guān)系到民生和國(guó)民經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展，做好新形勢(shì)下水利工程檔案的管理工作，需要各參建單位檔案管理員共同努力，采取有效措施提高檔案工作管理。

項(xiàng)目管理；檔案工作；水利建設(shè)

1 引言

山西省水資源條件先天不足，自然基礎(chǔ)條件較差，水利基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)滯后。實(shí)施興水戰(zhàn)略是山西省委、省政府深入落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建和諧社會(huì)的一項(xiàng)重大決策，是轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)方式、推進(jìn)全省經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一項(xiàng)重大舉措，實(shí)施興水戰(zhàn)略，功在當(dāng)代，利在千秋。應(yīng)急水源工程、四大水網(wǎng)骨干工程是山西省實(shí)施興水戰(zhàn)略的核心和重點(diǎn)水利建設(shè)工程，這些工程的建設(shè)將從根本上緩解全省水資源短缺的現(xiàn)狀，成為新山西跨越發(fā)展的重要基礎(chǔ)保障。

檔案是水利基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，是各項(xiàng)水利建設(shè)工程過程的真實(shí)記錄，它來源于工程建設(shè)全過程，不僅在工程建設(shè)中的質(zhì)量評(píng)定、事故原因分析中是不可或缺的依據(jù)和條件，而且在工程建成后的運(yùn)行、管理工作中發(fā)揮著重要作用。然而，目前水利檔案工作還存在一些問題，導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目檔案的作用得不到有效發(fā)揮。

2 存在問題

2.1 檔案管理制度不健全

水利建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)和保障。工程從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收涉及到?jīng)Q策、設(shè)計(jì)、施工等多個(gè)部門，會(huì)產(chǎn)生大量的文件材料，如果內(nèi)部制度不健全和執(zhí)行力度不夠，會(huì)在很大程度上影響應(yīng)歸檔文件材料的收集，不齊全、不完整的檔案勢(shì)必影響工程的管理、運(yùn)行和維護(hù)。

2.2 重工程建設(shè)輕檔案管理

由于工程項(xiàng)目單位要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)建成符合設(shè)計(jì)規(guī)范要求的工程，使之盡快發(fā)揮效益，因而在工程建設(shè)過程中比較注重工程的進(jìn)度和質(zhì)量，對(duì)于檔案資料的形成和積累重視不夠，工程檔案文件材料的收集、整編等工作往往在工程驗(yàn)收前突擊收集、整理，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，影響工程驗(yàn)收，給項(xiàng)目運(yùn)行、管護(hù)留下隱患。

2.3 文件材料散失

造成文件材料散失的原因主要有：建設(shè)項(xiàng)目開工前，在立項(xiàng)、審批、征地、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等準(zhǔn)備階段形成的文件，有的項(xiàng)目時(shí)間跨度較長(zhǎng)；某些施工單位重新組建部門，更換檔案管理員；工程技術(shù)人員工作變動(dòng)等。由于制度欠缺，措施不嚴(yán)，監(jiān)管不到位，一些文件材料散失在個(gè)人手里或丟失，或分散在各部門、各參建單位，導(dǎo)致有價(jià)值的文件材料漏收、漏歸，難以保證檔案的完整性。

2.4 歸檔文件滯后

項(xiàng)目單位對(duì)檔案工作重視不夠，歸檔意識(shí)淡薄。由于工程前期和施工過程中不注意檔案的收集，施工后期才著手檔案的收集整理，此時(shí)多數(shù)技術(shù)人員已調(diào)離到其他崗位，施工單位整理應(yīng)歸檔文件難度加大；有些單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長(zhǎng)，造成檔案歸檔滯后，工程竣工后竣工檔案不能按時(shí)完成、移交，嚴(yán)重影響竣工檔案編制質(zhì)量。

2.5 忽視非紙質(zhì)文件的收集和整理工作

目前，一些工程項(xiàng)目單位在施工過程中只注重收集紙質(zhì)文件材料，忽視非紙質(zhì)文件檔案，如照片、音像、電子文件等載體的檔案。這些問題不僅破壞了項(xiàng)目工程檔案的完整性，更會(huì)影響檔案資源建設(shè)。

2.6 檔案人員配備不足，更換頻繁

目前，一些單位檔案人員不固定，更換頻繁，成為制約檔案工作開展的瓶頸。新上崗人員需要一個(gè)較長(zhǎng)的熟悉過程，頻繁的人員更換，不利于檔案工作的深入開展，加之一些單位人員變換中工作交接不規(guī)范，一定程度上影響了檔案的管理水平。

2.7 檔案整理不規(guī)范

工程竣工檔案質(zhì)量低等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，一些單位已整理歸檔的檔案缺少原件，或簽字、蓋章手續(xù)不完備；有的竣工圖編制不規(guī)范，檔案內(nèi)容缺項(xiàng)目，內(nèi)容不準(zhǔn)確，圖物不符；有的施工單位甚至將無效文件歸檔。

3 解決對(duì)策

3.1 建立健全有效的運(yùn)轉(zhuǎn)部門

建設(shè)單位要對(duì)工程檔案負(fù)全責(zé)，其他有關(guān)單位要各司其職。落實(shí)檔案專職人員，負(fù)責(zé)全部工程建設(shè)檔案資料的集中統(tǒng)一管理。要設(shè)立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組，一把手負(fù)總責(zé)，分管辦公室領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。要結(jié)合單位實(shí)際，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，建立水利項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)圖，形成以局辦檔案室為中心，內(nèi)部結(jié)構(gòu)、各參建單位的檔案網(wǎng)絡(luò)圖。配備適應(yīng)工作需要的檔案管理人員，確保水利工程檔案管理工作向法制化、制度化、規(guī)范化方向推進(jìn)。

3.2 加強(qiáng)建設(shè)單位前端控制環(huán)節(jié)

建設(shè)項(xiàng)目文件的歸檔涉及單位較多，因此，建設(shè)單位要根據(jù)國(guó)家、地方、行業(yè)有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理辦法，結(jié)合單位實(shí)際，將檔案工作列入項(xiàng)目計(jì)劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍。從源頭著手，前端控制，掌握項(xiàng)目動(dòng)態(tài)信息，做好統(tǒng)籌安排和提前介入工作。

3.3 強(qiáng)化同步管理工程檔案工作和工程建設(shè)進(jìn)程

隨著水利工程建設(shè)與管理的日益規(guī)范，為保證水利基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，必須從立項(xiàng)開始進(jìn)行文件材料的收集和整理工作。在收集工程資料的過程中，注重完善各項(xiàng)簽字手續(xù)，明確相關(guān)人員的責(zé)任，建設(shè)過程中形成的文件收集整理歸檔要有專人負(fù)責(zé)。要注意平時(shí)材料的積累和保管，做到文件材料的形成與工程進(jìn)展同步，項(xiàng)目文件形成收集整理歸檔要納入建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和全過程，同步形成、收集、整理，按時(shí)歸檔。施工單位撤離前，必須履行檔案歸檔移交手續(xù)。

3.4 完善非紙質(zhì)檔案管理工作

照片、聲像檔案是項(xiàng)目工程檔案的重要組成部分，照片檔案是以靜止攝影、影像為主的具有保存價(jià)值的歷史記錄，是本單位主要職能活動(dòng)和施工過程中形成的重要工作成果；聲像檔案一般以錄音、錄像或光盤、磁盤等磁性載體材料的形態(tài)保存，具有很強(qiáng)的條件性，利用時(shí)必須借助相應(yīng)的機(jī)器設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)，但能夠達(dá)到歷史場(chǎng)景“再現(xiàn)”的效果。同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件一樣，都是重要的信息資源和寶貴財(cái)富。

3.5 配備適應(yīng)檔案工作需要的高素質(zhì)管理人才

檔案工作的收集、整理、鑒定、保管是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作。檔案員要掌握相關(guān)的法律法規(guī)，不僅要具有系統(tǒng)的檔案學(xué)理論知識(shí)，更要有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和行業(yè)知識(shí)，有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)溝通能力，有一定的文字表達(dá)能力、語言表達(dá)能力、社會(huì)活動(dòng)能力和社會(huì)適應(yīng)能力。

3.6 完善工作程序，掌控文件形成來源

為達(dá)到竣工資料的歸檔質(zhì)量要求，檔案員不僅要經(jīng)常到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，還要及時(shí)解決發(fā)現(xiàn)的問題。在工程建設(shè)過程中，檔案員要做好臺(tái)賬工作，在接受歸檔文件時(shí)要一一核對(duì)并登記移交，對(duì)不合格的文件，要提出整改意見。要定期對(duì)有關(guān)參建單位的資料管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)資料管理過程中遇到的問題，要及時(shí)督促相關(guān)部門和管理人員加以整改完善。此外，檔案管理員要定期到各部門收集需要?dú)w檔的文件材料，以保證檔案的齊全和完整。

3.7 做好水利建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作

為保證竣工資料的齊全、完整、準(zhǔn)確，建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料工作要與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步。在項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)完成文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前，項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）應(yīng)組織本單位參與工程建設(shè)的各部門及項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)情況進(jìn)行審查，并按照《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》的要求進(jìn)行全面自檢。自檢合格后，項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）向項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位提出項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)。驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案工作保障體系；應(yīng)歸檔文件材料的內(nèi)容是否能夠真實(shí)、準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工時(shí)的實(shí)際情況；竣工圖圖面整潔、線條清晰，無破損現(xiàn)象；竣工圖準(zhǔn)確，有變更的竣工圖修改到位、變更依據(jù)標(biāo)注明確；竣工圖按要求統(tǒng)一折疊；歸檔文件、歸檔手續(xù)和移交手續(xù)是否符合要求檔案接收后的管理，檔案的信息化工作是否順利開展，是否對(duì)電子檔案進(jìn)行安全保管等。

G271 ［

］C ［

］1004-7042（2016）04-0050-02

李海峰（1970-），女，2007年畢業(yè)于中共中央黨校經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)，館員。

2016-02-19；

2016-03-23