農(nóng)業(yè)科研檔案管理實(shí)踐與對(duì)策

李 影，高 巖

（1． 中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)資源與農(nóng)業(yè)區(qū)劃研究所，北京 100081；2． 英國(guó)布里斯托大學(xué)）

農(nóng)業(yè)科研檔案是在農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中長(zhǎng)期積累所形成的信息資源，是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的伴生物。農(nóng)業(yè)科研檔案的顯著特點(diǎn)是實(shí)踐性，主要來(lái)源于農(nóng)業(yè)科研生產(chǎn)第一線(xiàn)，它是農(nóng)業(yè)科技工作者長(zhǎng)期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，反映了農(nóng)業(yè)科研動(dòng)態(tài)及發(fā)展規(guī)律。農(nóng)業(yè)科研檔案可以指導(dǎo)農(nóng)業(yè)科技發(fā)展，在保持農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究的系統(tǒng)性、連續(xù)性、準(zhǔn)確性方面起著重要作用。搞好農(nóng)業(yè)檔案管理以及信息資源開(kāi)發(fā)利用，促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新及農(nóng)業(yè)科技發(fā)展等方面，具有深遠(yuǎn)的影響。

農(nóng)業(yè)科學(xué)研究是一項(xiàng)復(fù)雜的科學(xué)勞動(dòng)，其檔案是農(nóng)業(yè)科研工作的重要組成部分。檔案是農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，檔案的內(nèi)容及載體形式多種多樣，有文字、公文、圖表、數(shù)據(jù)、影像、電子等各種文件材料。完整規(guī)范的農(nóng)業(yè)科研檔案對(duì)后續(xù)的農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展具有查考和支撐作用，并可為農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目選題、立項(xiàng)、結(jié)題及科研成果轉(zhuǎn)化等提供可靠、完整的技術(shù)資料，同時(shí)也為單位領(lǐng)導(dǎo)和管理部門(mén)科學(xué)決策提供有力的憑證依據(jù)。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案管理特點(diǎn)

檔案管理是對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，檔案管理工作服務(wù)的對(duì)象是檔案利用者。檔案管理工作具有管理性、服務(wù)性、政治性和保密性。農(nóng)業(yè)檔案管理是農(nóng)業(yè)科研管理的重要組成部分，是農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，對(duì)農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目管理活動(dòng)的延續(xù)，其歷史性和創(chuàng)新性有其自身特殊的重要作用。

2 農(nóng)業(yè)科研檔案管理重要性

2.1 農(nóng)業(yè)科研工作決策依據(jù)

農(nóng)業(yè)科研檔案記載了農(nóng)業(yè)科學(xué)研究工作的進(jìn)展情況，是農(nóng)業(yè)科研團(tuán)隊(duì)在從事科研工作活動(dòng)中形成的以文字、圖表、聲像、文件等各種形式，保存和考察各類(lèi)科研項(xiàng)目的原始記錄，記載著科研機(jī)構(gòu)的研究歷史和科研人員的研究進(jìn)程，具有系統(tǒng)性和權(quán)威性。規(guī)范的農(nóng)業(yè)科研檔案對(duì)于決策者來(lái)說(shuō)，是不可或缺的重要資料，決策者可根據(jù)檔案記載的科研工作進(jìn)展等信息，進(jìn)行決策、總結(jié)工作和制訂計(jì)劃，確定發(fā)展方向和研究進(jìn)程，制定總體發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃。

2.2 農(nóng)業(yè)科研工作發(fā)展依據(jù)

農(nóng)業(yè)科研工作者在工作的同時(shí)會(huì)形成研究情況記錄、工作進(jìn)展情況等綜合性材料，這些材料經(jīng)過(guò)整理形成農(nóng)業(yè)科技研檔案，對(duì)科學(xué)研究的后續(xù)研究有很大作用?？梢员ＷC研究的連貫性，避免不必要的重復(fù)研究，原始數(shù)據(jù)可以充分利用，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研工作多出研究成果、快速發(fā)展。

2.3 農(nóng)業(yè)科研工作涉密保密性

任何檔案都存在涉密保密的問(wèn)題，其保密工作直接關(guān)系到國(guó)家的安全問(wèn)題。就農(nóng)業(yè)科研檔案而言，它是農(nóng)業(yè)科研工作者多年心血和集體智慧的結(jié)晶，是關(guān)系國(guó)家農(nóng)業(yè)科技工作發(fā)展進(jìn)程和高尖端研究進(jìn)展的關(guān)鍵材料，反映了國(guó)家農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的情況，因此在檔案管理過(guò)程中必須給予高度重視。在實(shí)際工作中，要使檔案信息資源得到充分利用，并根據(jù)不同密級(jí)和開(kāi)放時(shí)間對(duì)檔案采取有效的保護(hù)措施。

3 農(nóng)業(yè)科研檔案分類(lèi)

3.1 科學(xué)研究準(zhǔn)備階段

科研項(xiàng)目在獲準(zhǔn)資助前，項(xiàng)目申請(qǐng)人都會(huì)做些必要的前期準(zhǔn)備工作，如查閱有關(guān)文獻(xiàn)或做一些簡(jiǎn)單的預(yù)備試驗(yàn)，在此基礎(chǔ)上再提出項(xiàng)目申請(qǐng)。這時(shí)查閱檢索資料及積累的有關(guān)資料、項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、重點(diǎn)項(xiàng)目建議書(shū)、項(xiàng)目可行性報(bào)告、項(xiàng)目申請(qǐng)簡(jiǎn)表、合作意向書(shū)，以及項(xiàng)目獲準(zhǔn)后的計(jì)劃任務(wù)書(shū)、項(xiàng)目合同等都屬于這個(gè)階段形成的材料。

3.2 科學(xué)研究試驗(yàn)階段

是記載項(xiàng)目執(zhí)行的具體過(guò)程，記載內(nèi)容包括：項(xiàng)目實(shí)施方案，試驗(yàn)過(guò)程中的各種原始記錄，包括各種媒體（錄像帶、照片、錄音帶、光盤(pán)）材料、試驗(yàn)報(bào)告、階段總結(jié)、技術(shù)文件、年度進(jìn)展及執(zhí)行情況報(bào)告等，若申請(qǐng)專(zhuān)利的項(xiàng)目還必須提供專(zhuān)利申請(qǐng)文件。

3.3 科學(xué)研究總結(jié)驗(yàn)收階段

農(nóng)業(yè)科學(xué)研究主要記載課題結(jié)題所做的工作，包括科研項(xiàng)目的工作報(bào)告、研究報(bào)告、已發(fā)表或待發(fā)表的論文、專(zhuān)著、技術(shù)鑒定材料、科研投資和經(jīng)費(fèi)使用情況等材料，以及課題完成后由項(xiàng)目主管部門(mén)組織驗(yàn)收的一整套材料（包括驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收證書(shū)、驗(yàn)收評(píng)價(jià)表等）。

3.4 科研成果鑒定和申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段

根據(jù)不同評(píng)價(jià)方法有科技成果鑒定申請(qǐng)表、科技成果鑒定證書(shū)、科技成果評(píng)審證書(shū)、科技成果評(píng)定證書(shū)、科技成果驗(yàn)收證書(shū)、科技成果登記申請(qǐng)表，成果應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明等一套申報(bào)成果的材料，以及成果獲準(zhǔn)后的獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)。這些材料在鑒定和申報(bào)成果時(shí)都有明確規(guī)定，一般由科研管理人員辦妥后統(tǒng)一交檔案室歸檔。

3.5 科研成果推廣應(yīng)用階段

主要對(duì)科學(xué)技術(shù)研究成果推廣后的經(jīng)濟(jì)及社會(huì)效益進(jìn)行記載，包括：推廣應(yīng)用方案、總結(jié)、成果、專(zhuān)題綜述、轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)應(yīng)用情況及社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等。

4 農(nóng)業(yè)科研檔案管理措施

重視農(nóng)業(yè)科研檔案憑證文件的收集及技術(shù)文件歸檔，重視材料的系統(tǒng)性和完整性。檔案管理人員要了解課題或項(xiàng)目的研究技術(shù)方案、技術(shù)路線(xiàn)，懂得課題項(xiàng)目各種技術(shù)文件的內(nèi)在聯(lián)系與因果關(guān)系，切實(shí)為科研人員提供歸檔指導(dǎo)。使歸檔文件材料能夠完整地反映科研人員的思路和實(shí)現(xiàn)意圖，并能夠客觀、全面地反映出項(xiàng)目的主要內(nèi)容，按照技術(shù)專(zhuān)業(yè)體系形成歸檔文件體系，確保歸檔技術(shù)文件材料的系統(tǒng)性和完整性。

努力提升檔案管理水平，農(nóng)業(yè)科研檔案管理涉及多方面的農(nóng)業(yè)知識(shí)，檔案管理人員需要對(duì)農(nóng)業(yè)科學(xué)所有學(xué)科有一定的了解。因此，農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員要學(xué)習(xí)大農(nóng)業(yè)的知識(shí)，使檔案工作者有充分的檔案管理工作技能及完善的農(nóng)業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，保證對(duì)農(nóng)業(yè)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域材料進(jìn)行正確的鑒定、整理及歸檔。

5 農(nóng)業(yè)科研檔案管理建議對(duì)策

5.1 健全檔案管理制度

農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作發(fā)展歷史悠久，大部分科研單位都更新了檔案管理制度，特別是在現(xiàn)代科技和辦公手段飛速發(fā)展的今天，檔案管理要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，要健全管理制度，加強(qiáng)管理職責(zé)，部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督、管理文件材料的歸檔過(guò)程，督促農(nóng)業(yè)科研檔案的形成。

5.2 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究中形成的科技文件材料，特別是科研人員要加強(qiáng)檔案管理意識(shí)。檔案管理人員要加強(qiáng)監(jiān)督意識(shí)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期督促，重視定期更新檔案管理設(shè)施設(shè)備，在農(nóng)業(yè)科研檔案工作中投入資金，確保農(nóng)業(yè)科研檔案工作的開(kāi)展。

5.3 檔案為農(nóng)業(yè)科研服務(wù)

做好農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，要增強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案的管理意識(shí)，建立健全檔案管理及保密制度，明確檔案管理的職責(zé)，確保對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的有效管理。加強(qiáng)對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員的綜合素質(zhì)教育和專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平要求，使其能夠根據(jù)不同需求及時(shí)編撰有價(jià)值的資料。加強(qiáng)檔案管理設(shè)施更新，全面提升農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，發(fā)揮農(nóng)業(yè)科研檔案的作用，為農(nóng)業(yè)科技知識(shí)創(chuàng)新工程，為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究服務(wù)。

[1] 王磊．論檔案工作創(chuàng)新與現(xiàn)代化管理的途徑．辦公室業(yè)務(wù)，2013，（9）：62

[2] 馮家富．淺析檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策．辦公室業(yè)務(wù)，2013，（9）：80～81

[3] 呂園芳．實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的方法與對(duì)策思考．辦公室業(yè)務(wù)，2013，（9）：9

[4] 陳嘉男．對(duì)中國(guó)當(dāng)代檔案學(xué)研究的建議．辦公室業(yè)務(wù)，2015，（1）：62