熊梅
昭通市第一人民醫(yī)院黨政辦,云南昭通 657000
試論綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策
熊梅
昭通市第一人民醫(yī)院黨政辦,云南昭通 657000
在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈的背景下,各地醫(yī)院只有致力于改進(jìn)管理才能擁有顯著的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),突顯自身在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)地位,而醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分,其在保障醫(yī)院利益、為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等方面發(fā)揮著重要作用。該文主要從醫(yī)院檔案管理的作用與價(jià)值入手,并針對(duì)當(dāng)前綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀,提出了可行合理的完善思路,以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化、信息化發(fā)展。
綜合性醫(yī)院;檔案管理;現(xiàn)狀;完善思路
昭通市第一人民醫(yī)院目前已經(jīng)發(fā)展成為昭通市最大而唯一一所集醫(yī)療、急救、預(yù)防、保健、康復(fù)、科研、教學(xué)為一體的國(guó)家三級(jí)甲等綜合醫(yī)院[1]。綜合性醫(yī)院作為主要的醫(yī)院類型,要想在醫(yī)療衛(wèi)生水平不斷提高的現(xiàn)代社會(huì)贏得社會(huì)民眾的信任與認(rèn)可,需在工作實(shí)踐中強(qiáng)化醫(yī)院內(nèi)部管理工作,進(jìn)一步提高綜合性醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。而醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)療服務(wù)工作的一部分,醫(yī)院有必要全面轉(zhuǎn)變現(xiàn)階段檔案管理的流程及管理模式,綜合運(yùn)用信息化、現(xiàn)代化手段和措施來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作,以更好地適應(yīng)醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)步與發(fā)展,以創(chuàng)造出綜合性醫(yī)院檔案管理的新模式[2]。
醫(yī)院檔案應(yīng)當(dāng)包含病歷檔案、人事檔案、財(cái)會(huì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、文書檔案、科技檔案、專家檔案等各種門類檔案,各項(xiàng)業(yè)務(wù)的相關(guān)記載,具體可以表現(xiàn)為圖表、文件、錄像或錄音等多樣的載體形式,故醫(yī)院檔案最基本的價(jià)值在于記載各階段的醫(yī)改進(jìn)程,從而為醫(yī)院制定各項(xiàng)醫(yī)療決策提供必要參考[3]。除了上述的檔案類型外,醫(yī)院檔案還應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)為各項(xiàng)記錄,例如醫(yī)囑記錄、會(huì)診與手術(shù)的記錄、對(duì)患者進(jìn)行檢查得到的記錄、病理檢查報(bào)告等,總體來說,任何類型的圖文資料都可以構(gòu)成醫(yī)療檔案。
近些年來,在新醫(yī)改的推動(dòng)下,醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)管理普遍運(yùn)用了計(jì)算機(jī)信息技術(shù),通過完善信息技術(shù)的途徑來查詢各類檔案信息,同時(shí),醫(yī)學(xué)領(lǐng)域也出現(xiàn)了諸多類型的影像文件,包括MRI、CT等影像診斷結(jié)果。醫(yī)院檔案涉及到眾多的醫(yī)療信息資源,具體包括病歷檔案、醫(yī)院人事檔案、財(cái)會(huì)檔案、基建檔案、醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)檔案、科研成果與醫(yī)療文書檔案等[4]。由此可見,醫(yī)療檔案體現(xiàn)了較廣的覆蓋面,這種現(xiàn)狀在客觀上需要對(duì)各項(xiàng)醫(yī)療資源進(jìn)行整合,構(gòu)建集中式的檔案信息處理。結(jié)合當(dāng)前綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀,積極引入新管理理念、管理手段等對(duì)其進(jìn)行完善,有利于構(gòu)建完善的業(yè)務(wù)協(xié)同模式,以實(shí)現(xiàn)最大范圍內(nèi)的信息資源共享與業(yè)務(wù)協(xié)同。
綜合性醫(yī)院是集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健于一體,并且為人民群眾身體健康提供醫(yī)療護(hù)理保健服務(wù)的機(jī)構(gòu),具有專業(yè)性、技術(shù)性、科室眾多、部門分散等特點(diǎn)?;谏鲜鎏攸c(diǎn),綜合性醫(yī)院必然會(huì)出現(xiàn)檔案材料分散等問題,嚴(yán)重影響檔案管理工作及醫(yī)院各項(xiàng)工作活動(dòng)的正常運(yùn)行[5]。因此,綜合性醫(yī)院檔案管理人員需對(duì)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)明確,針對(duì)管理中存在的問題進(jìn)行合理改革。
醫(yī)院檔案管理涉及內(nèi)容較多,主要有各種會(huì)議記錄、醫(yī)療文件、病理研究報(bào)告等,針對(duì)這些檔案保管,需要明確其使用性質(zhì)和使用頻率,進(jìn)行層次劃分析管理[6]。綜合性醫(yī)院檔案資料主要是以文件、視頻、圖表、錄音錄像等形式展現(xiàn)出來,隨著醫(yī)療水平的進(jìn)步和現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,醫(yī)院檔案文件的記錄形式開始由靜態(tài)向動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)變,由紙質(zhì)檔案向電子信息化檔案轉(zhuǎn)變,但相應(yīng)的管理工作中并未對(duì)檔案內(nèi)容及形式進(jìn)行劃分保管,易造成信息資料疏漏。
大部分綜合性醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠、觀念落后,缺乏相應(yīng)的管理意識(shí),醫(yī)院管理人員僅將重點(diǎn)放在醫(yī)療工作上[7]。綜合性醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認(rèn)為:檔案室的主要工作任務(wù)就是保存檔案信息資源,檔案管理人員只需要掌握基本的信息化技能,會(huì)簡(jiǎn)單地收集和處理檔案信息就可以了。這種落后的管理觀念,必然會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院忽視對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍資源的合理分配和優(yōu)化,不注重對(duì)其進(jìn)行檔案專業(yè)培訓(xùn),進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理人才隊(duì)伍缺乏專業(yè)性,其技術(shù)能力和理論水平嚴(yán)重不達(dá)標(biāo),難以勝任現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化時(shí)代的醫(yī)院檔案管理工作。
雖然諸多綜合性醫(yī)院均按照醫(yī)院檔案管理的要求成立了綜合檔案室,實(shí)行統(tǒng)一管理,但由于缺少科學(xué)統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理制度,在實(shí)際醫(yī)院檔案管理工作中無法實(shí)現(xiàn)資源共享,一些部門為了使用方便,不愿及時(shí)移交自己保管的醫(yī)院檔案材料,甚至將日常工作中形成的某些醫(yī)院檔案材料據(jù)為己有,人為地造成檔案材料收集不齊全、不完整,形成一個(gè)單位多部門管理檔案的局面,嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案管理工作的有效開展。
近年來,綜合性醫(yī)院發(fā)展十分迅速,規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大,業(yè)務(wù)量也在持續(xù)增加,各類檔案資料越來越多,工作量越來越大,但是在人員配置方面,醫(yī)院僅僅是關(guān)注對(duì)醫(yī)生、護(hù)理等醫(yī)護(hù)人員的增加,卻沒有相應(yīng)增加檔案人員,甚至由于精編人事制度改革,出現(xiàn)檔案管理人員不足,不少檔案人員身兼數(shù)職,疲于應(yīng)付,難以達(dá)到檔案管理的各項(xiàng)指標(biāo)和要求[8]。在如此高壓、高負(fù)的情況下,很多檔案管理人員僅僅能夠完成檔案資料的收集歸檔工作,沒有時(shí)間和精力開展深層次信息資料開發(fā)、利用工作,無法真正體現(xiàn)檔案的核心價(jià)值。
①堅(jiān)持檔案資料的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。作為三級(jí)甲等的昭通市第一人民醫(yī)院,各項(xiàng)管理制度逐漸規(guī)范,按照國(guó)家對(duì)醫(yī)院等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)與要求建設(shè),如在醫(yī)療護(hù)理質(zhì)量管理、醫(yī)院感染控制管理、醫(yī)療信息化建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)招標(biāo)等各個(gè)方面,都有其標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定與要求,而檔案管理也是按照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《云南省檔案條例》等行業(yè)準(zhǔn)則實(shí)施,以確保檔案管理與醫(yī)院其他管理進(jìn)行有機(jī)對(duì)接。
②轉(zhuǎn)變觀念,集中管理。各級(jí)各類醫(yī)院無論采用哪種檔案管理模式,都需堅(jiān)持從實(shí)際情況出發(fā),符合國(guó)家檔案法律法規(guī)要求,充分滿足服務(wù)人民群眾的需求。為了提高檔案查閱和使用的便捷性,應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念,提高依法治檔意識(shí),將全院各類檔案均歸入醫(yī)院檔案室統(tǒng)一集中保管,確保醫(yī)院檔案資源體系的安全完整性。
③注重規(guī)范,依法分類。三甲醫(yī)院規(guī)模大,檔案種類也較多,涉及醫(yī)院黨務(wù)、行政、人事、科研、醫(yī)療、財(cái)務(wù)、后勤、基建、設(shè)備等各個(gè)方面。在實(shí)行集中統(tǒng)一保管后,如何將整個(gè)醫(yī)院的各類檔案依法進(jìn)行科學(xué)分類,是每個(gè)醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重要工作。醫(yī)院檔案的分類是根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)進(jìn)行。根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況,將醫(yī)院綜合檔案分為文書、基建、人事、設(shè)備、會(huì)計(jì)、醫(yī)療管理、科研、藥劑管理、專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)與考核、聲像、圖表、實(shí)物等類型。在依法科學(xué)分類的同時(shí),按照文書檔案、干部人事檔案和專門檔案的具體規(guī)范要求,分別進(jìn)行科學(xué)編目、合理排列,各類檔案的案卷組成符合規(guī)范要求,為醫(yī)院綜合檔案室的規(guī)范化管理打下良好基礎(chǔ)。
醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)可從以下幾個(gè)方面著手:①引進(jìn)檔案專業(yè)人才。伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展,現(xiàn)代檔案管理要求由封閉走向開放,由以前的單純從業(yè)轉(zhuǎn)向綜合執(zhí)業(yè),由紙質(zhì)轉(zhuǎn)向電子信息化,對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求更高,不僅要具備扎實(shí)的理論基礎(chǔ)知識(shí),更要具有較強(qiáng)的現(xiàn)代化管理技能的復(fù)合型人才。轉(zhuǎn)變觀念,引進(jìn)有檔案專業(yè)知識(shí)和技能、熱愛檔案工作的人才,充實(shí)檔案隊(duì)伍,為檔案工作隊(duì)伍引進(jìn)更多的年輕血液,形成合理的、充滿生命力的人才梯隊(duì),為檔案工作提供人力保障。
②注重繼續(xù)教育。牢固樹立“檔案管理也能出效益”“檔案人員也是專業(yè)技術(shù)人員”的觀念,對(duì)醫(yī)院檔案管理人員在法制教育、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、繼續(xù)教育培訓(xùn)等方面,納入醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員同等對(duì)待。鼓勵(lì)檔案專業(yè)人員積極參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí),醫(yī)院可每年派出2~3名參加省、市檔案行政管理部門、檔案學(xué)會(huì)組織的檔案專業(yè)崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育培訓(xùn),以及學(xué)術(shù)交流活動(dòng),并不定期地組織醫(yī)院專、兼職檔案人員學(xué)習(xí),不斷提高檔案人員工作的能力。
③營(yíng)造“以人為本”的工作環(huán)境。要關(guān)心和支持檔案管理人員的工作,健全激勵(lì)機(jī)制,為他們提供良好的工作環(huán)境,落實(shí)相關(guān)的福利待遇,以人為本,樹立榜樣,獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,促進(jìn)所有檔案人員進(jìn)行有效競(jìng)爭(zhēng),對(duì)優(yōu)秀的檔案管理工作集體和個(gè)人進(jìn)行表彰和物質(zhì)激勵(lì),充分調(diào)動(dòng)檔案人員工作積極性和主觀能動(dòng)性,促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
根據(jù) 《中華人民共和國(guó)檔案法》《云南省檔案條例》和《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等相關(guān)檔案管理要求,結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況,修訂和完善醫(yī)院檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度,比如 《醫(yī)院檔案管理分類方案》《醫(yī)院文書檔案材料歸檔范圍保管期限表》《病歷檔案管理制度》《設(shè)備檔案管理制度》《基建檔案管理制度》和《人事檔案管理制度》等等,以形成系統(tǒng)、操作實(shí)用、較為完善的規(guī)章制度體系。同時(shí),醫(yī)院及時(shí)將這些規(guī)章制度匯編成冊(cè)并發(fā)放到各科室,定期或不定期進(jìn)行檢查,通過有效監(jiān)管及時(shí)發(fā)現(xiàn)和化解違法違規(guī)行為,尤其是重點(diǎn)監(jiān)督和督促醫(yī)院各項(xiàng)檔案的收集、歸檔、利用等環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)的各種問題[9]。
信息化主要是指依據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)手段以及一定的管理方法對(duì)檔案信息資料進(jìn)行管理,其可在經(jīng)濟(jì)、手段和人文等方面對(duì)信息資料進(jìn)行有效的計(jì)劃和調(diào)控,既實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的綜合管理,又對(duì)資源以及管理辦法進(jìn)行集約化管理。醫(yī)院信息化的含義是應(yīng)用計(jì)算機(jī)的硬件和軟件,通過大數(shù)據(jù)及醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等信息手段對(duì)檔案資料進(jìn)行管理。綜合性管理醫(yī)院檔案管理中所涉及的人流量、物流量、財(cái)務(wù)資金流動(dòng)等,可通過搜集、處理、輸送以及總結(jié)醫(yī)療行動(dòng)實(shí)施過程中的數(shù)據(jù)信息,經(jīng)過后期整理,使之成為多種信息資源,為醫(yī)院的順利運(yùn)行供應(yīng)比較完整和自動(dòng)化的管理,還包括所有的信息服務(wù)體系;對(duì)數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行整合并加以有效的運(yùn)用,運(yùn)用醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)信息體系,從而對(duì)患者和社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)、高效的信息服務(wù)[10]。
目前,在醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)中發(fā)現(xiàn),檔案信息程度低、保密性與規(guī)范性不高是一個(gè)共性問題,基于此應(yīng)由政府部門來統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),由檔案管理系統(tǒng)開放商參與,由檔案、衛(wèi)生部門共同參與,全面構(gòu)建醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃模式。在檔案管理的信息化建設(shè)中,加大相關(guān)軟、硬件的研發(fā)力度,加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的配置,增加檔案庫房、配備檔案密集架與電腦等設(shè)備建設(shè),建立信息存儲(chǔ)、檢索系統(tǒng),重視安全控制,以指紋、聲音等身份認(rèn)證的方式設(shè)置訪問權(quán)限,及時(shí)備份,定期進(jìn)行病毒、漏洞掃描,確保檔案安全。
綜上所述,在綜合性醫(yī)院建設(shè)、管理、經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過程中,檔案管理工作均發(fā)揮著重要作用,尤其是在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,對(duì)綜合性醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整和完善,可充分發(fā)揮檔案記憶載體、資政、智力引擎、信息教育、傳承作用,為醫(yī)院的管理、經(jīng)營(yíng)等提供更多便捷。因此,綜合性醫(yī)院需正視檔案管理工作的重要性,并結(jié)合自身實(shí)際情況,積極采取有效的落實(shí)措施,全方位確保醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率,以進(jìn)一步推動(dòng)綜合性醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
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R19
A
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2017-05-11)
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熊梅(1967-),女,云南昭通人,本科,檔案專業(yè)副研究館員,主要從事醫(yī)院綜合檔案管理工作。