淺議人事檔案信息在采供血機構(gòu)人力資源管理中的應(yīng)用

鄭克芬

淺議人事檔案信息在采供血機構(gòu)人力資源管理中的應(yīng)用

鄭克芬

人力資源作為“第一資源”，是采供血機構(gòu)發(fā)展和保障血液安全的核心,加強人力資源管理是提高采供血機構(gòu)管理水平的有效方式，而人事檔案信息在人力資源管理中發(fā)揮著重要的作用，因此，做好人事檔案信息的收集、整理與開發(fā)，是實現(xiàn)資源優(yōu)化配置的有效途徑。人事檔案信息可以為采供血機構(gòu)選人、用人提供重要的參考信息，有利于實現(xiàn)人力資源的整合。本文以青島市中心血站為例，對人事檔案信息與人力資源管理的關(guān)系進行了分析，對人事檔案信息管理在人力資源管理中應(yīng)用進行了介紹，還對如何增強采供血機構(gòu)人事檔案信息管理進行了探討。

采供血機構(gòu)；人力資源；檔案管理

人力資源作為“第一資源”，是采供血機構(gòu)發(fā)展和保障血液安全的核心,隨著社會經(jīng)濟發(fā)展和醫(yī)療技術(shù)水平的不斷提高，尤其《中華人民共和國獻血法》、血站“一法兩規(guī)”的頒布與實施，對采供血機構(gòu)工作人員及每個關(guān)鍵技術(shù)崗位所需的專業(yè)、學(xué)歷、職稱等資質(zhì)提出了更加嚴格的要求。加強人事檔案信息的開發(fā)，對采供血機構(gòu)人力資源管理起著重要地作用。青島市中心血站多年來，一直秉持“人力資源”是第一資源的理念，充分利用人事檔案信息，加強人力資源的開發(fā)與管理，運用現(xiàn)代的管理理念，在實踐中不斷總結(jié)、摸索，探索出了一條適合于血站發(fā)展的人力資源發(fā)展之路，為青島市中心血站采供血工作和無償獻血事業(yè)的發(fā)展提供了堅實的人才支撐。

1 人事檔案信息與人力資源管理的聯(lián)系

人力資源是第一資源，人力資源管理是組織管理的核心，它劃分為人力資源規(guī)劃、人員甄選、績效管理、酬薪福利、培訓(xùn)與開發(fā)、勞動關(guān)系管理六大模塊[1]。顧名思義，人力資源管理就是對“人”進行管理。人事檔案信息是組織在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、德能勤績，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、圖表及其他各種形式的歷史記錄。在實際工作中，人事檔案信息在采供血機構(gòu)人力資源管理中起著不可替代的關(guān)鍵作用，通常作為領(lǐng)導(dǎo)在人才選拔、任用、培養(yǎng)、崗位競聘、職稱晉升的關(guān)鍵性參考依據(jù)之一，是單位人才開發(fā)的重要資源。采供血機構(gòu)要想做好人力資源管理則必須有人事檔案信息的支撐，兩者之間有著密不可分的聯(lián)系。將人事檔案合理地應(yīng)用在單位的人力資源管理中，對于促進采供血機構(gòu)人力資源的科學(xué)合理配置、充分挖掘現(xiàn)有人才的重要價值、降低人力資源管理和使用成本，都有著不可代替的作用。

2 人事檔案信息管理的重要性

采供血機構(gòu)要想合理選人、用人，就必須做好對人事檔案信息的收集、管理[2-3]。要想科學(xué)合理地對人力資源進行配置，實現(xiàn)人力資源管理的最優(yōu)效應(yīng)，就必須充分發(fā)揮人事檔案信息在人力資源管理中的作用，達到單位對人才管理的目的。隨著我國輸血事業(yè)不斷發(fā)展，采供血機構(gòu)迫切需要學(xué)科帶頭人及專業(yè)人才，因此，必須加強人才的培養(yǎng)，做到人盡其才，只有這樣才能促使單位科學(xué)發(fā)展。人事檔案中的信息都是最真實的歷史材料，反映了個人的成長軌跡，反映其學(xué)歷變動、職務(wù)變遷、職稱晉升、工資增減、獎勵懲處、政治面貌等諸多方面,是對一個人能力、品德考察的重要依據(jù)?？梢哉f人事檔案信息管理對促進人力資源管理有著積極的作用。

3 人事檔案信息在采供血機構(gòu)人力資源管理中的重要作用[4]

人事檔案作為個人信息的載體, 是人力資源管理的信息來源和決策依據(jù), 也極大地影響著人力資源管理的有效性。人力資源管理與人事檔案信息管理雖然管理對象和管理內(nèi)容不同，但兩者也有許多契合點和結(jié)合點。人事檔案信息有利于人力資源需求預(yù)測的科學(xué)化與規(guī)范化，是采供血機構(gòu)制定合理的人力資源規(guī)劃的重要依據(jù)。同時，人事檔案信息為單位儲備并選拔人才提供重要的參考依據(jù)。為領(lǐng)導(dǎo)選好、管好、用好人才，推進工作落實、提升工作效率、儲備后備力量具有十分重要意義，也為人事制度改革、職稱晉升、人才隊伍建設(shè)等工作提供了有效依據(jù)，是采供血機構(gòu)在人才培養(yǎng)及利用過程中不可缺少的資源。

3.1 人事檔案信息為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了重要依據(jù)

在采供血機構(gòu)的長期穩(wěn)步發(fā)展過程中，是否能夠擁有一支精干、高效的干部隊伍，是每個單位面臨的重要問題。這就要求單位人事部門對職工的年齡、學(xué)識水平、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、政治素養(yǎng)、工作能力、工作經(jīng)歷等信息必須充分的了解和掌握，以達到知人善任、人盡其才。若實現(xiàn)此目的，就必須借助于人事檔案信息。青島市中心血站為自2006年以來，通過公開選拔、競爭上崗、擇優(yōu)錄用等干部選任方式，使本站的干部隊伍從專業(yè)結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)都得到了優(yōu)化，建立了一支綜合素質(zhì)高、專業(yè)能力強的中層干部隊伍。在中層干部選拔過程中，人事部門通過人事檔案信息提供了有效地依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了真實、可靠的數(shù)據(jù)[5]。

3.2 人事檔案信息為編制人力資源發(fā)展規(guī)劃提供準確依據(jù)

人事檔案信息為采供血機構(gòu)人力資源的開發(fā)、利用提供了重要信息資源。有效的人事檔案信息不僅對于科學(xué)合理的編制人力資源發(fā)展規(guī)劃發(fā)揮著重要作用，而且還是分析組織內(nèi)部人力資源狀況是否適應(yīng)單位改革與發(fā)展要求的重要參考依據(jù)。因此，單位人事部門要充分開發(fā)、利用人事檔案信息，一方面要通過分析人事檔案信息，進而總結(jié)單位整體的人才儲備狀況；另一方面，要結(jié)合人事檔案信息，預(yù)測單位人力資源的需求狀況，從而科學(xué)有效地制定人力資源規(guī)劃。青島市中心血站在編制“十二五”人力資源發(fā)展規(guī)劃時，人事部門結(jié)合本站人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)以及單位編制等情況進行了調(diào)研、分析，制定了切實可行的人力資源發(fā)展規(guī)劃，五年來，通過引進、公開招聘、培養(yǎng)、培訓(xùn)、激勵等形式，人力資源管理取得了明顯的效果，為血站的長遠、可持續(xù)發(fā)展提供了堅實的人才和智力保障。

3.3 人事檔案信息為崗位設(shè)置與崗位競聘提供了詳實的數(shù)據(jù)

科學(xué)合理的進行崗位設(shè)置,離不開人事檔案信息資料。青島市中心血站在2009年崗位設(shè)置及競聘工作中，按照行業(yè)特點及人員狀況，利用人事檔案信息，合理劃分了專業(yè)技術(shù)崗位、管理崗位、工勤崗位，并對相關(guān)的人事檔案數(shù)據(jù)進行了有效的統(tǒng)計分析，準確掌握了各類人員的構(gòu)成，科學(xué)確定了崗位總量與結(jié)構(gòu)，制定了《崗位設(shè)置方案》。同時人事部門對各類人員的學(xué)歷、職稱晉升、聘任、年度考核、論文發(fā)表、科研成果等信息進行了全方位摸底，為順利完成崗位競聘工作提供了詳實的數(shù)據(jù)。

4 增強人事檔案信息管理的措施

4.1 提升人事檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)，確保采供血機構(gòu)人力資源管理水平得到進一步提高

綜合素質(zhì)有待提升是當前采供血機構(gòu)人事檔案信息管理人員的現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在：對人事檔案信息管理工作和人力資源管理工作的認識程度不夠，個人掌握的專業(yè)知識與所從事的工作內(nèi)容不相符，對人事檔案信息管理工作和人力資源管理工作缺乏深刻的認識和獨到的見解，不能準確掌握單位工作特點等等。要想解決此問題，確保人事檔案信息管理具有規(guī)范性、科學(xué)性，首先要配備責任心強、思想素質(zhì)過硬的人事管理人員，其次必須提高人員的思想認識，充分了解人事檔案信息在人力資源管理中重要性[3]；最后加強專業(yè)知識培訓(xùn)，提高人事檔案信息管理人員業(yè)務(wù)水平，準確掌握人事檔案信息管理的方法。

4.2 增強檔案收集工作的力度，保證人事檔案信息的全面性

收集是人事檔案信息形成的第一步,也是基礎(chǔ)的一步。人事部門若想全面及時的了解單位工作人員的各類信息，就必須拓寬信息收集渠道，創(chuàng)新收集方法，加強與相關(guān)部門的聯(lián)系溝通，主動收集材料[6]。在此基礎(chǔ)上，要從人力資源開發(fā)的角度分析思考，可根據(jù)不同需求，針對不同崗位人才有側(cè)重的收集材料，這樣才能更好地為人力資源管理提供科學(xué)有效的依據(jù)。

4.3 運用信息化手段，實現(xiàn)人事檔案信息的電子化管理。

隨著科技的不斷進步，“云計算、互聯(lián)網(wǎng)+”等信息技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案信息實行電子化管理已成為必然，當下人事檔案信息管理必須適應(yīng)新形勢的變化，推進并實現(xiàn)信息化管理，把計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段全面應(yīng)用到人事檔案信息管理中[7]，建立人事檔案信息電子數(shù)據(jù)庫和人事檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),實現(xiàn)人事檔案信息的動態(tài)管理，以推動人事檔案信息管理走向標準化、規(guī)范化、信息化，更好地服務(wù)于采供血機構(gòu)事業(yè)發(fā)展。如可利用OA辦公系統(tǒng)，搭建內(nèi)部人事信息網(wǎng)絡(luò)平臺，建立個人信息庫，詳實的記錄職工的出勤情況、學(xué)歷、職稱、職務(wù)、政治面貌、家庭狀況、年度考核、論文發(fā)表、科研成果等信息。同時建立人事檔案信息查詢窗口, 通過授權(quán)，職工可以對本人的基本信息隨時查詢，進一步提高人事檔案信息的利用價值。

5 結(jié)語

人事檔案信息管理是采供血機構(gòu)人力資源管理工作中的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是對人才開發(fā)利用的重要資源。它在采供血機構(gòu)發(fā)展中所處的基礎(chǔ)性和關(guān)鍵性地位不容忽視，因此，采供血機構(gòu)必須加強人事檔案信息管理和利用機制，豐富人事檔案信息內(nèi)涵，建立健全科學(xué)的人事檔案信息管理系統(tǒng)和信息服務(wù)模式，充分發(fā)揮人事檔案信息在人力資源管理中的決策參考作用，保障采供血機構(gòu)人才戰(zhàn)略的實施[6-8]。

[1] 張濤． 芻議醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中的作用[J]． 辦公室業(yè)務(wù)，2015（10）：94．

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[3] 萬愛華，周云，閆磊磊，等． 高校附屬醫(yī)院人力資源績效評價中的硬信息和軟信息——以同濟醫(yī)院為例[J]． 中國衛(wèi)生事業(yè)管理，2014，31（3）：174-176．

[4] 陳靜． 人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的作用研究[J]．華章，2013（25）：323．

[5] 瞿星，王萌，王敏，等． 論高校附屬醫(yī)院人力資源戰(zhàn)略梯隊的構(gòu)建與激勵——以四川大學(xué)華西口腔醫(yī)院為例[J]． 軟科學(xué)，2013，27（4）：125-127．

[6] 姜韜． 淺談人事檔案管理工作存在的問題及對策[J]． 黑龍江檔案，2012（3）：115．

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[8] 鄭黎強，紀超，岳陽陽，等． 我國三級綜合醫(yī)院人力資源現(xiàn)狀分析[J]． 中國醫(yī)院，2016（8）：22-24．

The Application of Personnel Records Information in Human Resource Management of Blood Center

ZHENG Kefen The Center Blood Stations of Qingdao City, Qingdao Shandong 266071, China

blood collecting and supplying center; human resources; fi le management

R197

A

1674-9316（2017）14-0012-03

10．3969/j．issn．1674-9316．2017．14．007

青島市中心血站，山東 青島 266071

[Abstract]As the first resource human resources is the core of development of blood collecting and supplying center and to ensure the safety of blood. Strengthen the management of human resources is the effective way to improve the management level of the blood collection agencies, and the personnel records information in the human resource management plays an important role. Therefore, collecting, arrange and develop the personnel records information is a effective way to realize the optimal allocation of resources. The personnel records information can provide important reference information for the selection and employment of blood takring and supply agencies and can be conducive to the integration of human resources. This paper takes Qingdao Blood Center as an example, the relationship has been analyzed between the personnel archives information and human resource management. The personnel records information management in human resource management application are introduced and discussed how to enhance the personnel records information management.