實(shí)驗(yàn)室試劑耗材的三級(jí)庫(kù)管理模式應(yīng)用

羅青，蘇義武

武漢大學(xué)中南醫(yī)院 社會(huì)醫(yī)療發(fā)展部，湖北 武漢 430071

實(shí)驗(yàn)室試劑耗材的三級(jí)庫(kù)管理模式應(yīng)用

羅青，蘇義武

武漢大學(xué)中南醫(yī)院 社會(huì)醫(yī)療發(fā)展部，湖北 武漢 430071

本文結(jié)合我院實(shí)驗(yàn)室試劑耗材三級(jí)庫(kù)管理的流程，講述了我院引入的全新管理模式，該模式實(shí)現(xiàn)了試劑耗材全流程的信息化管理，各環(huán)節(jié)流程清晰、分工明確，職責(zé)分明，使得試劑耗材的管理更規(guī)范、更科學(xué)、更完善，提升了業(yè)務(wù)運(yùn)作效率的同時(shí)，達(dá)到了精細(xì)化管理的要求。

實(shí)驗(yàn)室試劑；耗材；條形碼；三級(jí)庫(kù)

隨著醫(yī)學(xué)水平的不斷提高，醫(yī)學(xué)檢驗(yàn)項(xiàng)目不斷增多，檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室需要管理的試劑和耗材種類(lèi)也隨之越來(lái)越多[1]，在實(shí)驗(yàn)室日常支出中，試劑耗材成本占80%以上，如何加強(qiáng)試劑耗材規(guī)范化管理，降低試劑耗材的使用成本成為各大醫(yī)院實(shí)驗(yàn)室都非常關(guān)心的問(wèn)題。

大多數(shù)醫(yī)院往往只重視采購(gòu)，對(duì)于入庫(kù)、領(lǐng)用出庫(kù)及后續(xù)的監(jiān)控只是形式上的管理，跟蹤與反饋較差[2]。我院憑借物資供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)上線的契機(jī)，引入先進(jìn)的物流管理理念，大力打造檢驗(yàn)科試劑耗材三級(jí)庫(kù)管理模式，對(duì)試劑耗材進(jìn)行一物一碼管理[3-5]，實(shí)現(xiàn)從采購(gòu)計(jì) 劃到入庫(kù)、出庫(kù)全流程閉環(huán)管理，從而實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室試劑耗材管理的規(guī)范化、精細(xì)化和個(gè)性化[6]。

1 管理模式及流程

系統(tǒng)將檢驗(yàn)科設(shè)定為二級(jí)庫(kù)房，統(tǒng)一負(fù)責(zé)與中心庫(kù)房的對(duì)接，檢驗(yàn)科二級(jí)庫(kù)庫(kù)房下面按照檢驗(yàn)專(zhuān)業(yè)小組分三級(jí)庫(kù)房，包括生化室、免疫室、基因室、臨檢室、細(xì)菌室、門(mén)診檢驗(yàn)科共6個(gè)三級(jí)庫(kù)房。期望達(dá)成的目標(biāo)和效果如下：① 檢驗(yàn)科設(shè)立二級(jí)庫(kù)房，對(duì)每個(gè)班組的采購(gòu)需求、入庫(kù)驗(yàn)收以及班組領(lǐng)用進(jìn)行監(jiān)管；② 檢驗(yàn)科內(nèi)部根據(jù)小組設(shè)立獨(dú)立的三級(jí)庫(kù)房，對(duì)試劑進(jìn)行一物一碼（圖1）管理，各個(gè)班組每日按實(shí)際需要領(lǐng)用；③ 根據(jù)檢驗(yàn)收入和試劑消耗金額分析，節(jié)約試劑消耗管理。

圖1 檢驗(yàn)試劑耗材一物一碼條形碼

檢驗(yàn)科二級(jí)庫(kù)、三級(jí)庫(kù)管理流程，見(jiàn)圖2。全流程由三級(jí)庫(kù)（生化室、免疫室、細(xì)菌室等小組）、二級(jí)庫(kù)（檢驗(yàn)科）、中心庫(kù)房（本文所指的中心庫(kù)房實(shí)際為我院設(shè)備處耗材庫(kù)房，負(fù)責(zé)耗材、試劑的入庫(kù)驗(yàn)收、出庫(kù)確認(rèn)等，實(shí)際業(yè)務(wù)管理者為設(shè)備處耗材庫(kù)房庫(kù)管員）、中心庫(kù)房采購(gòu)中心、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)組成。整個(gè)流程從采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)、配送到入庫(kù)、出庫(kù)，形成檢驗(yàn)試劑耗材的全流程閉環(huán)管理。以下具體說(shuō)明。

1.1 小組需求申請(qǐng)

各小組提交試劑耗材采購(gòu)需求并提交給采購(gòu)管理員，各小組可以根據(jù)各試劑耗材的消耗情況制作采購(gòu)計(jì)劃，也可以將小組日常使用的試劑耗材以套餐的形式做成組合，便于快速進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)，避免單個(gè)物品的查找、添加。

1.2 庫(kù)管采購(gòu)管理

科室二級(jí)庫(kù)采購(gòu)管理員，將各小組提交的試劑耗材申購(gòu)需求進(jìn)行過(guò)濾，按照實(shí)際情況匯總采購(gòu)計(jì)劃，提交由科主任審批，科主任同意提交之后，流程轉(zhuǎn)交下一步。

1.3 供應(yīng)商配送

上一步科主任審核通過(guò)的采購(gòu)訂單，發(fā)往供應(yīng)商門(mén)戶網(wǎng)站，供應(yīng)商在網(wǎng)站上處理采購(gòu)訂單，填寫(xiě)批次、效期、發(fā)票等信息后，打印帶條碼的配送單和發(fā)票隨貨發(fā)往醫(yī)院中心庫(kù)房。

1.4 入庫(kù)轉(zhuǎn)出庫(kù)

中心庫(kù)房將檢驗(yàn)科申請(qǐng)、訂單信息、實(shí)物進(jìn)行核實(shí)，然后通過(guò)掃描配送單條碼生成入庫(kù)單，入庫(kù)記賬后自動(dòng)生成出庫(kù)單出庫(kù)給檢驗(yàn)科，最后安排人員將試劑耗材配送到檢驗(yàn)科。此過(guò)程有另外一個(gè)方案：供應(yīng)商將帶條碼的配送單和發(fā)票隨貨發(fā)往檢驗(yàn)科二級(jí)庫(kù)房，然后通知中心庫(kù)房相關(guān)人員到現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)，這也不僅節(jié)省時(shí)間，減少試劑耗材在外流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)，降低試劑耗材損壞的幾率，同時(shí)減少二次搬運(yùn)環(huán)節(jié)，節(jié)約了人力成本。

1.5 接收入庫(kù)

該環(huán)節(jié)將檢驗(yàn)科二級(jí)庫(kù)房接收的試劑耗材分配到各小組三級(jí)庫(kù)，按照試劑耗材類(lèi)型分兩種情況處理：如果是檢驗(yàn)科公用試劑耗材就直接進(jìn)行出庫(kù)消耗，不需要分配到各小組；如果為小組專(zhuān)科使用試劑耗材，則在入庫(kù)界面打印一物一碼，貼在試劑耗材上，該條形碼包含庫(kù)房名稱(chēng)、出庫(kù)日期、試劑耗材名稱(chēng)、批號(hào)、失效日期等關(guān)鍵信息，不僅在出庫(kù)、使用方面讓管理人員一目了然，而且對(duì)于試劑是否過(guò)期也非常有意義。

1.6 試劑耗材出庫(kù)

各小組領(lǐng)用試劑耗材后，通過(guò)在系統(tǒng)中掃描一物一碼，進(jìn)行出庫(kù)登記，同時(shí)減少三級(jí)庫(kù)庫(kù)存，生成試劑耗材消耗記錄。結(jié)合最近多次出庫(kù)的記錄以及特定項(xiàng)目使用試劑耗材的量即可得出相對(duì)準(zhǔn)確的檢驗(yàn)項(xiàng)目成本、收益。

2 討論

檢驗(yàn)科試劑耗材有規(guī)范的字典管理，并且與設(shè)備處中心庫(kù)房保持一致，不能隨意增加、刪除、修改項(xiàng)目字典，便于醫(yī)院規(guī)范化管理。三級(jí)庫(kù)管理系統(tǒng)中還會(huì)對(duì)試劑耗材的有效期以及低庫(kù)存警報(bào)進(jìn)行提醒，避免試劑耗材失效以及無(wú)物品可用的情況發(fā)生。結(jié)合一定時(shí)間范圍內(nèi)試劑耗材的消耗金額與檢驗(yàn)項(xiàng)目的收入金額，可以對(duì)試劑耗材的使用情況進(jìn)行定量分析，對(duì)超量的情況予以控制，節(jié)約試劑耗材消耗，減少成本。

檢驗(yàn)試劑耗材均貼有唯一的條形碼，實(shí)現(xiàn)了試劑耗材的一物一碼管理，使用的時(shí)候只需要掃條碼即可自動(dòng)關(guān)聯(lián)相關(guān)信息，省時(shí)省力。啟用三級(jí)庫(kù)管理模式后，各小組不再保留庫(kù)存，每日按實(shí)際需要進(jìn)行領(lǐng)取、消耗，避免試劑耗材堆積，減少庫(kù)存占用以及小組試劑支出。

精細(xì)化管理的過(guò)程往往伴隨著業(yè)務(wù)流程的復(fù)雜化，科室負(fù)責(zé)人需要認(rèn)真聽(tīng)取內(nèi)部員工的意見(jiàn)，主動(dòng)與中心庫(kù)房等部門(mén)做好溝通。比如，我院中心庫(kù)房每月25日扎帳，停止所有耗材、試劑的出入庫(kù)，此時(shí)如果需要緊急使用試劑，中心庫(kù)房不能正常辦理出入庫(kù)手續(xù)，導(dǎo)致試劑不能使用，此時(shí)可以由科室負(fù)責(zé)人與設(shè)備處長(zhǎng)溝通，對(duì)檢驗(yàn)科進(jìn)行特殊對(duì)待，將扎帳時(shí)間縮短到兩天，即可解決問(wèn)題。另外系統(tǒng)業(yè)務(wù)模塊精細(xì)化后，對(duì)應(yīng)的管理員也需要增加，如何劃

圖2 檢驗(yàn)科二級(jí)庫(kù)、三級(jí)庫(kù)管理流程圖

分人員的權(quán)限，也是科室負(fù)責(zé)人需要考慮的問(wèn)題。

3 結(jié)語(yǔ)

該模式在我院檢驗(yàn)科2015年6月份上線使用以來(lái)，經(jīng)過(guò)多個(gè)部門(mén)不斷討論、業(yè)務(wù)人員不斷提出優(yōu)化意見(jiàn)、不斷地完善，目前各模塊、環(huán)節(jié)運(yùn)行平穩(wěn)，與原先手工管理模式相比較，取得了不錯(cuò)的效果。科室負(fù)責(zé)人不再擔(dān)心出入庫(kù)的單據(jù)簽字確認(rèn)問(wèn)題，系統(tǒng)將申購(gòu)、審批、入庫(kù)、出庫(kù)、使用各個(gè)環(huán)節(jié)的信息都可以完整的展示，如有疑問(wèn)，只需點(diǎn)開(kāi)對(duì)應(yīng)的單據(jù)進(jìn)行查看，一目了然，完全可以杜絕擔(dān)心虛假、問(wèn)題單據(jù)[7]。各小組負(fù)責(zé)人也不用花費(fèi)大量時(shí)間清查庫(kù)房，人工記錄什么時(shí)間需要采購(gòu)哪些試劑、哪些試劑最近可能失效，只需進(jìn)入系統(tǒng)即可在醒目的位置看到相關(guān)信息，從而可以節(jié)約更多的時(shí)間、精力去提高專(zhuān)業(yè)水平和加強(qiáng)管理。另外，根據(jù)試劑的使用記錄，可以計(jì)算出檢驗(yàn)項(xiàng)目的成本，為下一步成本核算和精細(xì)化管理做好準(zhǔn)備[8]。

總結(jié)我院檢驗(yàn)科三級(jí)庫(kù)管理模式的實(shí)施過(guò)程，該模式的實(shí)行對(duì)管理人員的素質(zhì)、水平都提出了嚴(yán)格的要求，為了能夠成功推行該模式，需要院領(lǐng)導(dǎo)大力支持，各科室（檢驗(yàn)科、設(shè)備處、信息中心）及時(shí)溝通，密切配合，制定完善的實(shí)施計(jì)劃，利用實(shí)施廠家在其他醫(yī)院優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)穩(wěn)步推進(jìn)[9]。

該模式的應(yīng)用在提高管理水平、管理效益的同時(shí)，也加強(qiáng)了管理人員對(duì)業(yè)務(wù)的監(jiān)控。使高值耗材的管理流程更規(guī)范、更科學(xué)、更完善。

通過(guò)業(yè)務(wù)流程再造，改變了原來(lái)職責(zé)不清、權(quán)責(zé)相背的現(xiàn)象。條碼化管理使中心庫(kù)房、使用科室的業(yè)務(wù)一體聯(lián)動(dòng)，追根溯源，做到了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的有憑有據(jù)，真實(shí)可靠。這樣有效地降低了醫(yī)院流程管理運(yùn)作成本，改變和改善了成本結(jié)構(gòu)，提升了業(yè)務(wù)流程運(yùn)作效率,真正做到了向管理要效益[10]。

[1] 毛東英,王志偉.淺談加強(qiáng)我院實(shí)驗(yàn)室試劑耗材管理[J].中國(guó)醫(yī)療設(shè)備,2012,27(12):112-113.

[2] 徐灼均,莫和國(guó),梁映亮.臨床實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)耗材的全程信息化管理在醫(yī)院效益分析中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生,2014,(22):3496-3497.

[3] 趙韡,梁方舟.二級(jí)庫(kù)管理模式在高值耗材管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)醫(yī)院,2008,212(11):60-62.

[4] 李軍,占瓊,王建平.條碼在我院高值耗材管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)醫(yī)療設(shè)備,2015,30(9):147-148.

[5] 胡云華.我院高值耗材管理存在的問(wèn)題和改進(jìn)措施[J].中國(guó)醫(yī)療設(shè)備,2015,30(2):131-132.

[6] 周浩.試劑耗材終端管理模式設(shè)計(jì)及其實(shí)踐[J].國(guó)際檢驗(yàn)醫(yī)學(xué)雜志,2012,33(3):382-383.

[7] 李萌.醫(yī)院試劑管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].現(xiàn)代醫(yī)院管理,2012, 10(3):43-44.

[8] 徐灼均,莫和國(guó),梁映亮.臨床實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)耗材的全程信息化管理在醫(yī)院效益分析中的應(yīng)用[J].醫(yī)療衛(wèi)生管理,2014,30 (22):3496-3497.

[9] 張群威.基于B/S結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)在檢驗(yàn)科試劑管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)現(xiàn)代意識(shí),2011,49(19):102-103.

[10] 李洋,張奕,單春龍,等.淺談ERP系統(tǒng)在醫(yī)院高值耗材管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)醫(yī)院管理,2010,30(8):30-31.

Application of Three-Level Storeroom Management Model for Laboratory Reagents and Consumables

LUO Qing, SU Yi-wu
Department of Social Medicine Development, Central South Hospital of Wuhan University, Wuhan Hubei 430071, China

Based on the three-level storeroom management process in the hospital, this paper described the introduction of a completely new management mode for administration of reagent and consumable libraries. The mode realized information management of the whole process and provided a clear picture of each step involved in the examination with distinguished responsibilities. As a result, it ensured the reagents and consumables were managed in a more eff cient, scientif c and improved way. Additionally, it improved the operation eff ciency of the business and reached the requirements of f ne management in the meanwhile.

laboratory reagent; consumables; barcode; three-level storeroom

R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2016.10.044

1674-1633(2016)10-0136-02

2016-06-13

2016-06-16

作者郵箱：1610405691@qq.com