論機關(guān)單位日常事務(wù)中的碎片化時間

袁亮+張曉露

現(xiàn)在隨著政府職能角色的轉(zhuǎn)變，機關(guān)單位的工作面臨日常工作任務(wù)量大且繁雜、人力不足的問題。如何提高機關(guān)工作效率、緩解人力資源短缺成為當(dāng)下機關(guān)工作的難點。本文從碎片化時間管理的角度出發(fā)，對某機關(guān)崗位的日常事務(wù)的時間分布進(jìn)行分析，建立了年度工作任務(wù)完成情況Y的簡要模型，并提出了減少碎片化時間的建議，對未來移動互聯(lián)網(wǎng)在減少碎片化時間發(fā)揮的作用進(jìn)行展望。

管理碎片時間建議

1序言

隨著我國政府職能由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，機關(guān)單位工作人員的工作內(nèi)容較以往發(fā)生了較大變化，工作壓力越來越大。越來越多的工作人員“白+黑、5+2”地工作，卻仍然無法完成工作任務(wù)。時間管理作為一種企業(yè)管理中較為成熟的方法，在實現(xiàn)優(yōu)化時間資源分配、提升團隊效率、避免組織浪費等方面有明顯的效果。在機關(guān)單位的工作中引入科學(xué)有效的時間管理方法，可以為單位、部門提升工作效率，緩解人手不足的現(xiàn)狀。

2機關(guān)單位人員工作現(xiàn)狀分析

目前機關(guān)單位人員日常事務(wù)工作主要分為五類：一是年度任務(wù)目標(biāo)，通常以項目完成為工作目的，需要調(diào)研、分析、規(guī)劃等，工作時間較短的1個月，有的工作完成時間長達(dá)2至3年。二是固定的季度、年度考核，業(yè)務(wù)信息報表，總結(jié)和任務(wù)布置會等，以總結(jié)歸納上一階段的工作為主。三是上級部門臨時任務(wù)報表，以匯報特定工作、統(tǒng)計特定數(shù)據(jù)、預(yù)測特定的需求為主。四是平級單位部門需要配合的工作，如聯(lián)合考察、共同起草文件、提供本部門掌握的信息數(shù)據(jù)、政策依據(jù)等。五是下級部門來訪，主要是反應(yīng)工作中的問題、匯報工作，另外窗口單位還有接待辦事群眾、辦事單位等任務(wù)。

機關(guān)單位人員除以上事務(wù)工作外，還有參加臨時性會議，流轉(zhuǎn)公文，新聞宣傳報道，完成在線、脫產(chǎn)培訓(xùn)學(xué)時等要求，黨員干部還應(yīng)按期進(jìn)行支部學(xué)習(xí)、思想?yún)R報、年度黨風(fēng)廉政總結(jié)等任務(wù)。工作人員全年基本都處于滿負(fù)荷、高強度的工作狀態(tài)。如果大量臨時性工作插入到已規(guī)劃好的工作計劃進(jìn)程中，就會產(chǎn)生大量碎片化時間，造成原有工作計劃無法按期完成，對其他工作，尤其是年度工作任務(wù)的完成產(chǎn)生很大影響，而年度工作任務(wù)涉及到人員及所在部門的各項考核指標(biāo)，也會對單位的整體工作產(chǎn)生重要影響，本文從碎片化時間的影響角度出發(fā)對年度工作任務(wù)的完成情況進(jìn)行分析。

3實驗

筆者從事機關(guān)人事工作，記錄了1周內(nèi)普通機關(guān)人事崗位的工作時間分布，如下圖：

圖1：一周工作時間分布圖

從采集的數(shù)據(jù)得出，在日常八小時的工作時間內(nèi)，長期性（年度）工作被大量臨時性工作打斷，工作狀態(tài)大量呈現(xiàn)出時間碎片化。在周二、周五出現(xiàn)的3個較長的連續(xù)工作時間段，其中2個為參加會議、1個為年度工作。經(jīng)數(shù)據(jù)分析可得，臨時性任務(wù)是由領(lǐng)導(dǎo)指派、職工電話咨詢、部門工作配合等計劃外工作構(gòu)成，具有時間分布不可控、任務(wù)緊（立即回復(fù)）、占用資源高（需統(tǒng)計分析完成）的特點。年度任務(wù)是每年計劃按期完成的規(guī)定工作，具有時間跨度長、工作量大、工作涉及面廣的特點。實際工作中，需要按期完成的年度任務(wù)經(jīng)常被臨時性任務(wù)穿插，臨時性任務(wù)的優(yōu)先級、時限性均比年度任務(wù)要高，因此年度任務(wù)在執(zhí)行當(dāng)中遇到臨時性任務(wù)必須回避，待臨時性任務(wù)完成后才能繼續(xù)進(jìn)行。另一方面年度任務(wù)由于其工作涉及面廣的因素，連續(xù)工作時間越長工作效率越高，可見碎片化的工作時間是與年度任務(wù)的完成進(jìn)度負(fù)相關(guān)。

4模型分析

假設(shè)碎片化時間的產(chǎn)生S與上級指派臨時性任務(wù)A的數(shù)量正相關(guān)，與其他臨時性工作B的數(shù)量正相關(guān)，與年度任務(wù)完成情況Y負(fù)相關(guān)?？梢缘贸觯篩=XS=X（αA）2×βB

（其中上級指派任務(wù)的優(yōu)先級應(yīng)大于其他臨時性任務(wù)的優(yōu)先級；1≤β<α≤2 表示具體工作的完成難易程度，X表示年度任務(wù)自身的影響因子）

全部年度工作中∑ni = 1Yi = ∑ni = 1Xi ∑ni = 1Si = ∑ni = 1Xi ∑ni = 1（αi Ai ）2×∑ni = 1βi Bi = ∑ni = 1Xi α2β×∑ni = 1A2i Bi

其中在全年所有工作中α、β的近似相等，由工作人員的工作能力決定。因此全部年度工作一般只與上級指派任務(wù)和其他臨時性任務(wù)負(fù)相關(guān)。

年度工作是機關(guān)工作的重要考核指標(biāo)，臨時性工作主要影響機關(guān)形象、單位口碑。由于上級指派任務(wù)的優(yōu)先級較高且與年度任務(wù)完成情況Y顯著負(fù)相關(guān)，為了盡量減少對年度任務(wù)的影響，應(yīng)提早規(guī)劃準(zhǔn)備材料，盡快完成。可通過規(guī)范工作數(shù)據(jù)、分工合作處理等方式加快工作進(jìn)度。臨時性工作B與Y非顯著負(fù)相關(guān)，非緊急、工作量不大的情況下可以通過固定時間受理、集中時間辦理、同類合并處理等方式，盡量減少同一時間段內(nèi)的臨時性工作，減少碎片化時間S，將臨時性工作安排在年度工作Y之間的時間，提高年度工作完成效率。

5結(jié)論

機關(guān)人員處理上級指派任務(wù)應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行、處理臨時性任務(wù)應(yīng)統(tǒng)一處理，避免增長碎片化時間，影響年度任務(wù)的完成。實際工作中除緊急突發(fā)事宜外，通過郵件咨詢、固定時間咨詢、制定專人咨詢解釋等方法均可達(dá)到這個目的。作為上級領(lǐng)導(dǎo)指派臨時性任務(wù)時，充分考慮一般業(yè)務(wù)人員的工作狀態(tài)，提早安排，統(tǒng)一部署，為具體辦事人員留出工作時間調(diào)整的余地。

6未來研究方向

機關(guān)工作中各部門、各領(lǐng)導(dǎo)簽批文件也增加了日常工作時間碎片化的增加。隨著手機終端和其他移動設(shè)備的普及，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部隨時處理公務(wù)的需求可能得到增長，數(shù)字簽名、在線編輯、視頻會議等應(yīng)用的普及會極大地提高辦公效率，有效解決機關(guān)單位公文流轉(zhuǎn)問題。不論相關(guān)負(fù)責(zé)人在哪里，只要能夠連接網(wǎng)絡(luò)，就可以通過移動終端完成文件的審簽、修改、批注，甚至可以通過召開視頻會議等方式實施進(jìn)行討論，避免了文件積壓導(dǎo)致任務(wù)無法及時完成。未來研究可通過移動辦公因素對碎片化時間管理進(jìn)一步研究，充分挖掘通過移動互聯(lián)網(wǎng)提高機關(guān)工作效率的潛力。

參考文獻(xiàn)：

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