如何發(fā)揮高職院校辦公室的職能作用

李彩玲

辦公室工作是處在承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)系左右，具有十分重要的作用。因此，在工作中要突出重點(diǎn)，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行；強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮窗口作用；同時(shí)還要著眼全局，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手功能，使各項(xiàng)工作有效落實(shí)；在日常業(yè)務(wù)中要注重細(xì)節(jié)，高質(zhì)量完成各項(xiàng)工作；不斷虛心學(xué)習(xí)，提高個(gè)人綜合素養(yǎng)，以優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)來贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任、部門的理解、同事的支持和學(xué)生的歡迎。

高職院校辦公室職能

辦公室承擔(dān)承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的職能，貫徹學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)意圖，促使學(xué)院的工作目標(biāo)得以圓滿實(shí)現(xiàn)。辦公室工作要做到熱情、周到、及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)、師生、員工、學(xué)生家長(zhǎng)、來訪客人等提供高效、勤政的服務(wù)，外樹窗口形象、內(nèi)樹職業(yè)風(fēng)尚。如何發(fā)揮辦公室的職能作用，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：

一、突出重點(diǎn)，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行

辦公室的工作是很復(fù)雜的工作，要理清思路，抓住重點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工作落實(shí)情況的督查，確保學(xué)院重點(diǎn)工作部署得到及時(shí)貫徹落實(shí)，進(jìn)行事前調(diào)研，事中的控制，事后分析，對(duì)存在的問題及時(shí)進(jìn)行解決，并提出工作建議，做到“交必辦、辦必果、果必報(bào)”，確保件件有反饋，事事有回音。

二、強(qiáng)化服務(wù)，發(fā)揮學(xué)校的窗口作用

辦公室工作要緊緊圍繞提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，才能最大限度地實(shí)現(xiàn)為學(xué)校教育教學(xué)服務(wù)的工作宗旨。在實(shí)踐中總結(jié)，在總結(jié)中提高，努力提高適應(yīng)新形勢(shì)和完成新任務(wù)的能力。通過認(rèn)真學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校整體發(fā)展思路的理解，加深對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作思路的理解，把握工作方向，開拓工作思路，執(zhí)行好學(xué)校各項(xiàng)重要方針政策，與學(xué)校保持高度一致。在為領(lǐng)導(dǎo)、師生、員工和外界服務(wù)的工作中，要做到：禮貌、耐心、細(xì)心、誠(chéng)心，并靈活掌握辦事的尺度，對(duì)臨時(shí)性的急件，要特事特辦，實(shí)實(shí)在在為領(lǐng)導(dǎo)、師生、員工服務(wù)，跟外界往來過程中做好橋梁作用。

三、著眼全局，充分發(fā)揮參謀助手功能

在辦公室工作中，要想發(fā)揮好參謀助手作用，深入調(diào)查是成事之基，謀事之道。從某種意義上說，辦公室的調(diào)研工作水平如何，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的準(zhǔn)確性和有效性。如學(xué)院辦公室科級(jí)干部經(jīng)常深入各系參加相關(guān)會(huì)議，體驗(yàn)民情，了解民意，廣泛收集基層信息，認(rèn)真分析研究，積極參與謀劃，既要吃透上情，也要吃透下情，努力為領(lǐng)導(dǎo)出好謀、劃好策。圍繞學(xué)院不同時(shí)期的中心工作，我們時(shí)刻要求自己要學(xué)會(huì)超前思考，無論是信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)，還是督促檢查，都力爭(zhēng)想在先、謀在前，做到領(lǐng)導(dǎo)未謀有所思，領(lǐng)導(dǎo)未問有所行，積極、主動(dòng)、超前地搞好決策服務(wù)。

四、綜合協(xié)調(diào)，使各項(xiàng)工作有效落實(shí)

首先要搞好上下、內(nèi)外關(guān)系的協(xié)調(diào)，對(duì)上要尊重而不盲從、服務(wù)而不奴婢，待下以禮、以誠(chéng)、以情、不欺下瞞上，對(duì)外求支持協(xié)作，待內(nèi)求團(tuán)結(jié)向上，既敢于牽頭，當(dāng)好主角，又善于協(xié)作，當(dāng)好配角。特別要搞好領(lǐng)導(dǎo)成員之間的協(xié)調(diào)，當(dāng)班子中意見不一致、甚至出現(xiàn)對(duì)立狀況時(shí)，多做促進(jìn)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)的工作；要搞好單位或部門之間的協(xié)商，當(dāng)遇到發(fā)生“扯皮”的情況時(shí)，應(yīng)全面了解情況，找有關(guān)人員進(jìn)行協(xié)商，將意見匯集、歸納，呈報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，以利于主要領(lǐng)導(dǎo)作正確的決定，保證工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。其次在處置事務(wù)中要講藝術(shù)，既講原則，又講靈活，不能一個(gè)面孔、一個(gè)腔調(diào)、一種方法；要講精神，敢碰硬，否則協(xié)調(diào)蒼白無力、處事優(yōu)柔寡斷，什么事也辦不成。

五、注重細(xì)節(jié)，高質(zhì)量完成各項(xiàng)工作

細(xì)致—辦公室工作的靈魂。因此在辦公室工作中做到：辦文要細(xì)致，確保充分發(fā)揮“以文輔政”作用。主要體現(xiàn)在：把好格式關(guān)，認(rèn)真學(xué)習(xí)、熟練掌握文件格式，加強(qiáng)文件清樣校對(duì)，保證公文的規(guī)范性；把好內(nèi)容關(guān)，確保公文的合法性、準(zhǔn)確性和可行性；把好程序關(guān)，嚴(yán)格實(shí)行歸口把關(guān)、逐級(jí)審查、有序運(yùn)轉(zhuǎn)制度；把好實(shí)效關(guān)，堅(jiān)持急件急辦、急件急傳，在符合程序和保證質(zhì)量的前提下，限時(shí)按要求處理公文，提高辦事辦文效率。不放過任何一個(gè)細(xì)節(jié)，實(shí)現(xiàn)“零出錯(cuò)”；辦會(huì)要細(xì)致，確保會(huì)議取得預(yù)期效果。承辦會(huì)議，是辦公室的一項(xiàng)重點(diǎn)工作。黨委、政府一年要召開大大小小許多會(huì)議，大多數(shù)都要由辦公室負(fù)責(zé)，籌備。會(huì)務(wù)組織工人離不開一個(gè)“細(xì)”字。從會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)布置、制掛會(huì)標(biāo)、擺放座牌，到會(huì)議簽到、文件發(fā)放、調(diào)試音響話筒、維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序等，每一個(gè)環(huán)世都要落實(shí)到人，嚴(yán)明責(zé)任，反復(fù)細(xì)致檢查，防止出現(xiàn)紕漏。把工作做得精細(xì)些；要杜絕僥幸心理，把工作做得認(rèn)真些。要識(shí)大體顧大局，用心將每一個(gè)會(huì)議辦好、辦周全、辦出色；辦事要細(xì)致，確保充分發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，隨時(shí)記錄，包括需要協(xié)調(diào)處理事情；已經(jīng)解決的問題；事后的總結(jié)分析。要在細(xì)微之處見精神，時(shí)刻保持一種如履薄冰。

六、虛心學(xué)習(xí)，提高個(gè)人綜合素養(yǎng)

辦公室人員必須具有較高的政治思想水平、有較強(qiáng)的政治洞察力和政治敏銳性。除了了解國(guó)內(nèi)職業(yè)教育的先進(jìn)理念，同時(shí)還要了解國(guó)外高職教育的發(fā)展動(dòng)態(tài)、管理經(jīng)驗(yàn)、辦學(xué)條件，具備較強(qiáng)的實(shí)際工作能力，具有使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備和嫻熟的文字及口頭表述能力等等。只有具備扎實(shí)的基本功，才能在實(shí)際工作中得心應(yīng)手，因此，辦公室工作人員要自覺加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，不但要掌握一定文秘、行政管理等方面的專業(yè)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行《教育法》等教育法律，努力做到一專多能、融會(huì)貫通，不斷豐富工作經(jīng)驗(yàn)，提高應(yīng)變能力、政策分析能力和組織協(xié)調(diào)能力，從而提高自身管理水平和辦事效率；要加強(qiáng)品德修養(yǎng)，辦公室人員要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，要堅(jiān)持、講文明、講團(tuán)結(jié)、待人誠(chéng)實(shí)、熱情大方、廉潔自律、克已奉公，不為私心雜念所左右，不為名利所困擾，以勤政廉潔的良好形象和出色的工作業(yè)績(jī)實(shí)現(xiàn)自身的人生價(jià)值。

總之，在辦公室工作，具有吃苦奉獻(xiàn)的精神。辦公室工作無論是起草文件、組織會(huì)議，還是處理突發(fā)事件、協(xié)助重大決策，都十分繁雜而具體，就是我們常說的時(shí)間緊、任務(wù)重、要求高，很多工作看似小事、瑣事，若辦不好就可能出大事。另外，工作人員常常是無節(jié)假日，招之即來，加班加點(diǎn)是家常便飯。辦公室工作的這種特殊性，就要求工作人員要有吃苦奉獻(xiàn)的精神，做到重事業(yè)、輕得失，重奉獻(xiàn)、輕索取，達(dá)到甘于寂寞、淡泊名利，甘當(dāng)無名英雄的思想境界。

參考文獻(xiàn)：

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