大數(shù)據(jù)時(shí)代下文書(shū)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

竺文

文書(shū)檔案管理工作就是對(duì)過(guò)去所發(fā)生過(guò)事件進(jìn)行文字記錄，并把記錄的內(nèi)容進(jìn)行時(shí)間上標(biāo)記，將所有的歷史記錄按一定的順序進(jìn)行管理。文書(shū)檔案管理工作為國(guó)家歷史記錄、企業(yè)變遷過(guò)程提供著重要的歷史依據(jù)，在文書(shū)檔案管理工作中存在許多問(wèn)題，使得許多的歷史記錄不夠細(xì)致明確，導(dǎo)致日后的檔案工作不能有效進(jìn)行。怎樣搞好文書(shū)檔案工作是每個(gè)檔案管理人員應(yīng)思考的問(wèn)題。

文書(shū)檔案管理工作提高

文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

文書(shū)管理工作流程

檔案是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。隨著信息化工作深入發(fā)展，企業(yè)原來(lái)接收的紙質(zhì)文件正逐漸被大量的電子文件所替代。電子文件管理和歸檔已成為現(xiàn)代文書(shū)檔案工作中不可或缺的工作，它給企業(yè)文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。大量電子文件長(zhǎng)期不歸檔不僅使國(guó)家失去重要的檔案資源，而且不利于信息化的持續(xù)健康發(fā)展。電子文件歸檔不僅關(guān)系著國(guó)家檔案資源體系建設(shè)，而且與國(guó)家大力發(fā)展電子商務(wù)、大數(shù)據(jù)行動(dòng)計(jì)劃、促進(jìn)信息消費(fèi)和國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展等密切相關(guān)。為滿足國(guó)家大力推進(jìn)電子商務(wù)快速發(fā)展和對(duì)電子交易無(wú)紙化需求，近年來(lái)，國(guó)家高度重視電子文件歸檔和電子檔案管理工作，大力推進(jìn)電子檔案管理，為深化企業(yè)信息化發(fā)展，降低經(jīng)營(yíng)成本，適應(yīng)電子技術(shù)的可信交易創(chuàng)造良好環(huán)境。如何做好文書(shū)檔案工作是現(xiàn)階段每個(gè)文件管理人員的責(zé)任和義務(wù)。

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。它即能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要憑據(jù)。所以，文件形成質(zhì)量與管理狀況直接影響到后來(lái)的檔案管理環(huán)節(jié)。

電子文件是指企業(yè)在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸?shù)臄?shù)字格式的各種信息記錄。電子文件歸檔是指將具有保存價(jià)值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)、管理權(quán)限向檔案部門提交的過(guò)程。

一、文件電子化是大勢(shì)所趨

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)家對(duì)文書(shū)檔案管理工作加大了經(jīng)濟(jì)上的支持，目的是為了完善我國(guó)文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容，使文書(shū)檔案更好的得到記錄與整理，現(xiàn)階段我國(guó)的文書(shū)檔案管理工作正在努力的進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn)，在整理過(guò)去檔案記錄的同時(shí)，還要收集一些缺少的歷史記錄，使得所整理的文書(shū)檔案更加完整細(xì)致。在對(duì)現(xiàn)今事件文書(shū)記錄的過(guò)程中積極的采取現(xiàn)代化技術(shù)，形成電子文檔，使記錄的過(guò)程更加簡(jiǎn)單、快捷、真實(shí)、完整。因此文書(shū)檔案電子化是大勢(shì)所趨，是提高工作效率的重要手段。

二、加強(qiáng)文書(shū)管理工作現(xiàn)代化

隨著社會(huì)的發(fā)展，在日常工作中經(jīng)常會(huì)見(jiàn)到歸檔文件收集不齊全的情況，因?yàn)楝F(xiàn)在文件、資料的內(nèi)容廣泛，來(lái)源渠道又較多，這就給文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)諸多困難。有些部門和同志不愿把自己經(jīng)手過(guò)的文件、資料送還給資料管理部門進(jìn)行統(tǒng)一保管歸檔，只為貪圖自己工作的方便，不但延誤了別人知悉權(quán)，時(shí)間長(zhǎng)了還容易造成一些重要的、具有參考價(jià)值文件資料散失，嚴(yán)重影響檔案人員的歸檔工作。如果文書(shū)管理人員在文件形成初期，就采用電子文件傳輸，它即能保證文件執(zhí)行時(shí)效，又便于管理人員及時(shí)將文件歸檔，解決了文件歸檔困難的大難題。因此加強(qiáng)文書(shū)管理工作現(xiàn)代化成為文書(shū)檔案管理中急需解決的問(wèn)題，文書(shū)檔案管理手段落后不僅直接影響到文件和檔案的質(zhì)量，還會(huì)影響工作的執(zhí)行力。只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，才能使檔案真正成為企業(yè)規(guī)范管理、依法經(jīng)營(yíng)、積累核心資產(chǎn)的基礎(chǔ)，成為國(guó)家和公眾對(duì)企業(yè)依法生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)進(jìn)行監(jiān)督管理的重要依據(jù)，成為服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)、承載企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄。

三、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案

紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，但因每人理解不同，對(duì)同一個(gè)文件的分類也會(huì)不盡相同，這就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確，影響立卷的質(zhì)量，給今后的檔案利用工作帶來(lái)諸多不便，而如果形成了電子檔案，只須檢索關(guān)鍵字詞就能迅速查找到所需資料，省時(shí)又省力，達(dá)到了簡(jiǎn)化整理，深化檢索的目的，因此文書(shū)檔案電子化是大勢(shì)所趨。

四、改進(jìn)立卷方式，提高現(xiàn)代化管理水平

傳統(tǒng)的立卷方式存在一些不足之處，不利于檔案的鑒定。改革立卷方式，便于文書(shū)檔案的立卷、接收、鑒定，已勢(shì)在必行。以件為單位組卷并輔助計(jì)算機(jī)管理的立卷法，雖處于嘗試階段，但其便于隨時(shí)剔除無(wú)保存價(jià)值文件的優(yōu)勢(shì)是顯而易見(jiàn)的。這種立卷方式在鑒定時(shí)，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問(wèn)題。另外，在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時(shí)，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改，可大大提高工作效率。

五、加強(qiáng)管理，與時(shí)俱進(jìn)，以人為本，適時(shí)調(diào)整

改革現(xiàn)行文書(shū)檔案保管期限表，便于鑒定操作。當(dāng)前鑒定文件依據(jù)的《文書(shū)檔案保管期限表》存在諸多對(duì)鑒定工作不利之處，應(yīng)進(jìn)行必要改革。一是調(diào)整不合理的保管期限，如原保管期限表中，組織關(guān)系介紹信、下級(jí)報(bào)送文件、上級(jí)下發(fā)文件、提案類等文件，保管期限劃分偏高，進(jìn)館后多數(shù)無(wú)人問(wèn)津，既占據(jù)了庫(kù)房，又為鑒定工作增添了負(fù)擔(dān)。二是從檔案館角度制定的文書(shū)檔案保管期限表。如果僅從一個(gè)單位角度劃定保管期限，必定會(huì)導(dǎo)致檔案館各全宗檔案的重復(fù)，影響檔案鑒定工作。如干部任免、各類審批表、下級(jí)單位報(bào)送的年度以上的報(bào)表等，涉及單位都要移交進(jìn)館。進(jìn)館后依靠檔案館鑒定剔除，難度大，令鑒定人員無(wú)所適從。三是要全面覆蓋和掌握單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的所有文件材料的內(nèi)容與構(gòu)成，尤其要將新形勢(shì)下企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、業(yè)務(wù)創(chuàng)新和因業(yè)務(wù)流程變化而產(chǎn)生的文件材料編入歸檔范圍。要以人為本，將與人有關(guān)的檔案保管期限適當(dāng)延長(zhǎng)；以資產(chǎn)為重，涉及企業(yè)資產(chǎn)處置的應(yīng)永久保管；追責(zé)為重，涉及到“三重一大”等重要決策的，應(yīng)永久保管。

因此文書(shū)檔案保管期限適時(shí)調(diào)整勢(shì)在必行。

六、加強(qiáng)電子文件管理的安全措施

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)和辦公自動(dòng)化的普及，給文書(shū)檔案管理工作既帶來(lái)了機(jī)遇，也帶來(lái)了的挑戰(zhàn)。文書(shū)檔案的保密領(lǐng)域由過(guò)去的保守政治、軍事秘密，向經(jīng)濟(jì)、文化、科技等更深更廣的領(lǐng)域發(fā)展。它使文書(shū)檔案工作除了要繼續(xù)保證紙質(zhì)檔案的安全外，還要保證無(wú)形的電子檔案信息的安全，要保證電子檔案信息存儲(chǔ)、處理、傳遞全過(guò)程的安全。這就要求檔案管理人員必須加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識(shí)，改變舊思想，掌握防竊密技術(shù)，杜絕泄密隱患。

七、重視電子文件歸檔管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn)，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)的發(fā)展，對(duì)國(guó)家治理模式，對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)模式、組織和業(yè)務(wù)流程，對(duì)個(gè)人生活都產(chǎn)生著巨大的影響。“互聯(lián)網(wǎng)+”的提出，標(biāo)志著互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等正從簡(jiǎn)單的工具快速成為整個(gè)社會(huì)的基礎(chǔ)設(shè)施和核心理念。在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上完成經(jīng)濟(jì)運(yùn)行模式的重構(gòu)，正是未來(lái)發(fā)展創(chuàng)新的主題。文書(shū)檔案歸檔工作也必須有新的突破和創(chuàng)新，才能體現(xiàn)文書(shū)檔案的價(jià)值，才能保障檔案工作的順利進(jìn)行。

八、結(jié)束語(yǔ)

總之，現(xiàn)階段在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，文書(shū)檔案管理人員要積極探索，開(kāi)拓進(jìn)取，扎實(shí)工作，以新思維、新舉措，努力對(duì)檔案資源進(jìn)行深度挖掘、綜合分析，真正使文書(shū)檔案成為服務(wù)工作中最珍貴的資源和財(cái)富。