館藏書(shū)畫(huà)檔案管理淺談

李霞

在檔案館工作多年，整理庫(kù)房時(shí)候發(fā)現(xiàn)多年前收錄的一批書(shū)畫(huà)檔案，已登記在冊(cè)，有收錄記錄。細(xì)想之，取出重新整理、重新入庫(kù)，使這部分書(shū)畫(huà)檔案與現(xiàn)有的館藏檔案更加融合，借用此次整理我校館藏書(shū)畫(huà)檔案的整理過(guò)程，對(duì)高校書(shū)畫(huà)檔案管理進(jìn)行淺談。

追溯這批書(shū)畫(huà)檔案，主要來(lái)源學(xué)校組織的周年校慶系列活動(dòng)，承辦的各種高層次的會(huì)議、學(xué)術(shù)活動(dòng)等等。高校是教育的搖籃，優(yōu)秀文化重地，在傳統(tǒng)文化熏陶下，社會(huì)上的文化名人、學(xué)校校友在高層次的交流活動(dòng)、學(xué)術(shù)活動(dòng)中，會(huì)產(chǎn)生不少書(shū)畫(huà)墨寶，這部分墨寶構(gòu)成了我校收藏的書(shū)畫(huà)檔案的主體，隨著時(shí)間的推移，不斷的積累，書(shū)畫(huà)檔案越積越多，科學(xué)的規(guī)范的管理是勢(shì)在必行的。下面我將從兩個(gè)部分闡述我個(gè)人的觀點(diǎn)：

一、實(shí)物檔案的整理與收藏入庫(kù)

1、如何分類(lèi)

書(shū)畫(huà)檔案，又稱(chēng)為書(shū)畫(huà)收藏檔案的，在《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》中雖然沒(méi)有注明書(shū)畫(huà)檔案的分類(lèi)，在我?！段募牧蠚w檔范圍》中已提及書(shū)畫(huà)檔案應(yīng)歸于實(shí)物檔案中，編碼為sw11。書(shū)畫(huà)檔案應(yīng)歸于實(shí)物檔案中，收錄、整理、入庫(kù)、保存與普通實(shí)物檔案基本相似。

2、前期準(zhǔn)備

書(shū)畫(huà)檔案入庫(kù)前，需要前期準(zhǔn)備，本館內(nèi)館藏書(shū)畫(huà)檔案不足百卷，均已時(shí)裝表完整的卷軸書(shū)畫(huà)作品。首先要清理，清理即將整理歸檔的書(shū)畫(huà)檔案，逐件清理上面的灰塵、蟲(chóng)網(wǎng)蟲(chóng)卵，用絨棉布清理正反面的黑霉點(diǎn)，再將全部書(shū)畫(huà)卷軸打開(kāi)、平鋪，認(rèn)真檢查書(shū)畫(huà)檔案有無(wú)破損，是否完整，做好標(biāo)注。所做的標(biāo)注不能直接做在書(shū)畫(huà)卷軸上，是要保證書(shū)畫(huà)的檔案的清潔與完整的，可以做成小標(biāo)簽，用短線懸掛在卷軸上，固定。第二步進(jìn)行合理的分類(lèi)、排序，分類(lèi)是否合理、科學(xué)直接影響到書(shū)畫(huà)檔案以后的利用情況，或者方便簡(jiǎn)潔的發(fā)揮書(shū)畫(huà)檔案的作用。根據(jù)我館館藏書(shū)畫(huà)檔案現(xiàn)有情況分為書(shū)法、繪畫(huà)兩大部分，一般檔案排序原則上是按級(jí)別、按重要性等進(jìn)行排序，書(shū)畫(huà)檔案的排序也應(yīng)如此，書(shū)法檔案中先按作者作品集中擺放，再按照產(chǎn)生此書(shū)畫(huà)檔案的活動(dòng)的重要性排序，同等條件下按照產(chǎn)生的時(shí)間排序，書(shū)法檔案排序之后，繪畫(huà)檔案再按照如此排序，有名人書(shū)法、大家書(shū)法的作品也應(yīng)該按照重要性排在前列。

3、登記造冊(cè)

整理后按照拍好的順序登記造冊(cè)。這里的所說(shuō)的登記造冊(cè)并不是檔案卷宗入檔案館時(shí)的“登記造冊(cè)”，本部分書(shū)畫(huà)檔案是從庫(kù)房中取出重新整理的，此步驟只是為了更方便的整理書(shū)畫(huà)檔案，也可以說(shuō)是這部分書(shū)畫(huà)檔案查詢(xún)目錄的雛形，所以說(shuō)，這步驟雖然簡(jiǎn)單，卻是必不可少的。

4、檔案翻拍

以卷軸形式存在書(shū)畫(huà)檔案是以宣紙為主要材料的，比較脆弱，隨著時(shí)間流逝都會(huì)老化、褪變、最終損毀，加上經(jīng)常性的利用使用，對(duì)檔案本身會(huì)造成不可逆的損傷，為減少對(duì)書(shū)畫(huà)檔案的損傷應(yīng)該對(duì)書(shū)畫(huà)檔案進(jìn)行無(wú)損傷翻拍，由于書(shū)畫(huà)檔案的實(shí)際情況，不適合掃描儀進(jìn)行掃描復(fù)制，書(shū)畫(huà)檔案的翻拍應(yīng)選用高分辨率的專(zhuān)業(yè)相機(jī)、在柔光的環(huán)境下進(jìn)行。

第一步，翻拍工作要在光線充足的地方進(jìn)行，最大限度的保證書(shū)畫(huà)檔案圖片的清晰度；有條件的話可以選用專(zhuān)業(yè)攝影棚開(kāi)展此項(xiàng)；第二步，圖片的后期處理也要慎重。我館將翻拍圖片做成兩種尺寸，尺寸大的，是為了方便日后利用，減少或避免翻看、調(diào)卷對(duì)書(shū)畫(huà)檔案的損傷。翻拍圖片最大限度的保持書(shū)畫(huà)檔案的原有面貌，有技術(shù)條件的，可以轉(zhuǎn)化為二維碼，方便利用下載；制作尺寸小的翻拍圖片目的比較單純，主要用于書(shū)畫(huà)檔案目錄的查詢(xún)及檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)的使用。目錄查詢(xún)是對(duì)外開(kāi)放的，所以應(yīng)該保證書(shū)畫(huà)作品的安全性，不必太清晰，能看清即可，也可以添加水印。制作完成圖片，用年度、檔號(hào)命名保存擬用，注意大小尺寸分別保存，并將此圖片的命名標(biāo)注在初始目錄上。

5、包裝入庫(kù)

書(shū)畫(huà)檔案翻拍之后的工作就是將館藏書(shū)畫(huà)檔案包裝收藏入庫(kù)。首先選擇軟質(zhì)無(wú)色紙作襯里，字畫(huà)面朝內(nèi)，有軸心在內(nèi)卷起，扎牢固定，注意不要弄掉先前懸掛好的小標(biāo)簽。卷扎好的書(shū)畫(huà)檔案，不能和別的堅(jiān)硬物品、有棱角的檔案一起堆放，更不可以將重物品壓在書(shū)畫(huà)檔案之上。困扎好的書(shū)畫(huà)檔案好獨(dú)立放置在定制的、不易變形的包裝盒內(nèi)，平放在書(shū)畫(huà)檔案櫥內(nèi)，不能豎放。在盒子表面統(tǒng)一位置貼好標(biāo)簽、填寫(xiě)好檔號(hào)，標(biāo)簽上需要注明檔號(hào)等信息內(nèi)容；貼上翻拍此件檔案的圖片；同時(shí)將此件的二維碼貼于旁邊，方面此件的下載利用。標(biāo)簽、縮略圖片、二維碼高度都不應(yīng)高于包裝盒側(cè)面（對(duì)外展示面）的高度。在書(shū)畫(huà)檔案存放櫥擺放時(shí)，標(biāo)簽面應(yīng)統(tǒng)一朝外，既美觀又方便查找。

二、實(shí)物檔案的數(shù)字化管理

6、錄入檔案管理系統(tǒng)

我校檔案的數(shù)字化管理基于我校檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理系統(tǒng)中建立書(shū)畫(huà)檔案類(lèi)別（是實(shí)物檔案子目錄），命名SW11（此命名只是為了管理方便，并不是基于檔案實(shí)體分類(lèi)方案），普通檔案在檔案管理系統(tǒng)中是按照產(chǎn)生時(shí)間，分別錄入歸檔的，但是，此次整理館藏書(shū)畫(huà)檔案，并不是在同一時(shí)間段產(chǎn)生的，且時(shí)間跨度較大，如果按照產(chǎn)生時(shí)間錄入系統(tǒng)，并不方便管理，所以，此次整理是按照整理年度統(tǒng)一錄入檔案管理系統(tǒng)的。

按照正常步驟，對(duì)照“登記造冊(cè)”的初始目錄，完成檔案系統(tǒng)的目錄，并上傳掛接圖片，實(shí)現(xiàn)書(shū)畫(huà)檔案在線檢索查閱。翻拍、圖片制作都是此步驟的前期工作，前篇已經(jīng)詳細(xì)敘述，在此不再贅述。

書(shū)畫(huà)檔案錄入完畢后，打印查詢(xún)目錄，個(gè)人建議書(shū)畫(huà)檔案的查詢(xún)目錄與一般檔案的查詢(xún)目錄稍作修改，添加書(shū)畫(huà)檔案的縮略圖片，以便提高書(shū)畫(huà)檔案后期利用與查找。如果需要使用原始圖片，在按照檔號(hào)調(diào)取。

7、書(shū)畫(huà)檔案數(shù)字信息安全

館藏書(shū)畫(huà)檔案納入檔案數(shù)字管理系統(tǒng)后，數(shù)字信息的安全也是相當(dāng)重要的。對(duì)于所形成的書(shū)畫(huà)檔案數(shù)字信息（包含原始圖片、修改圖片及二維碼）一定要保持其完整性，按照規(guī)定不僅僅存放于我館的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)中，還要分別存放在獨(dú)立的儲(chǔ)存介質(zhì)中，給予書(shū)畫(huà)檔案數(shù)字信息最大程度的安全保障。

高校是教育的搖籃，優(yōu)秀文化重地，在傳統(tǒng)文化熏陶下，館藏書(shū)畫(huà)檔案不僅僅是墨寶，更是我校的瑰寶，隨著時(shí)間的推移，不斷的積累，越積越多，科學(xué)的規(guī)范的管理是勢(shì)在必行的。對(duì)書(shū)畫(huà)檔案整理的淺談是以本次館藏書(shū)畫(huà)檔案的重整為契機(jī)的，只是本人在整理過(guò)程中的一點(diǎn)心得。

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