新醫(yī)改環(huán)境下的醫(yī)院檔案規(guī)范化管理

岳鳳娥

（濰坊市婦幼保健院病案室，山東 濰坊 261041）

新醫(yī)改環(huán)境下的醫(yī)院檔案規(guī)范化管理

岳鳳娥

（濰坊市婦幼保健院病案室，山東 濰坊 261041）

隨著新醫(yī)改進(jìn)程的不斷深入和推進(jìn)，促進(jìn)了我國醫(yī)院醫(yī)療水平和管理水平的不斷提高，特別是檔案管理工作，在新醫(yī)改背景下提出了新要求，使我國的醫(yī)院也逐步認(rèn)識到了醫(yī)院檔案管理工作的重要性，不斷采取有效措施促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)程。但是，目前我國多數(shù)醫(yī)院在檔案管理方面仍存下許多不足，如管理理念落后、重視程度不夠、缺乏專業(yè)人才等，影響醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。本文則對新醫(yī)改環(huán)境下的醫(yī)院檔案規(guī)范化管理探討。

新醫(yī)改；醫(yī)院檔案；規(guī)范化管理

醫(yī)院檔案內(nèi)容主要包括醫(yī)護(hù)人員的人事檔案和患者的病歷檔案、科技檔案以及各種文書檔案，是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，對于醫(yī)院來講，檔案管理是一項非常重要的工作[1]。如何充分的利用好醫(yī)院檔案，使其發(fā)揮最大的價值，需要我們不斷去努力。

1 新醫(yī)改環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理意識淡?。寒?dāng)前的醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備、先進(jìn)的醫(yī)療技術(shù)等方面過于重視，希望通過先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)來逐步提高醫(yī)療水平，而忽視了檔案管理的重要性，使得檔案管理人員的管理意識也開始淡薄，不能及時完成檔案的收集整理以及裝檔工作。工作責(zé)任意識是保證檔案完整性的關(guān)鍵，如果缺乏責(zé)任意識，就容易導(dǎo)致檔案的不完整，甚至?xí)G失重要的文件、資料，造成無法預(yù)估的損失。檔案管理意識和責(zé)任意識是醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的重要因素[2]。

1.2 管理制度上的缺失：大部分醫(yī)院根據(jù)自身的工作特點和實際情況，制定檔案管理制度，但是，制度的這些檔案管理制度大多都會存在內(nèi)容不全面、職責(zé)劃分不明確、隨意性大等缺點，需要不斷進(jìn)行完善和優(yōu)化。如：有一些醫(yī)院在檔案管理制度上規(guī)定了管理人員的工作職責(zé)，但是卻缺乏相應(yīng)的考核、獎懲制度去約束他們的行為，檔案不完整和丟失落實不到具體人員，造成了檔案管理中的嚴(yán)重混亂。更讓人擔(dān)憂的是，醫(yī)院檔案管理制度上的缺失對檔案管理工作帶來的嚴(yán)重后果，并沒有得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，也未采取措施去解決，這就與新醫(yī)改對檔案管理的要求存在很大的差距[3]。

1.3 傳統(tǒng)分散式檔案管理模式根深蒂固：目前，我國的大部分醫(yī)院的檔案管理工作讓受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響特別深，采用分散式的管理方式，人事檔案由人事部門管理，患者病例檔案則由病案室管理，各個設(shè)備產(chǎn)生的資料分別有負(fù)責(zé)不同設(shè)備的科室單獨管理。這種分散式的管理，就導(dǎo)致檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)則，不僅浪費了大量的人力進(jìn)行管理，還不能形成規(guī)范化的管理，致使檔案管理丟失和損壞現(xiàn)象更為嚴(yán)重。

1.4 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)低：目前，大部分醫(yī)院對醫(yī)療人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平重視程度比較高，而忽視了檔案管理人員的專業(yè)技能。所以，檔案管理人員幾乎沒有培訓(xùn)與繼續(xù)教育的機(jī)會，再加上檔案管理人員思想松散，產(chǎn)出懶惰心理，不注意對自身專業(yè)水平的提高，因此，他們的專業(yè)素質(zhì)和技能水平長期停滯不前。另外，大多數(shù)的醫(yī)院檔案管理人員都是非專業(yè)化的管理人才，基本上都是從其他科室的崗位上調(diào)過來的，根本沒有接受過專業(yè)的學(xué)習(xí)，對檔案管理的知識一點都不了解，這就導(dǎo)致了檔案管理人員的整體素質(zhì)不高，其檔案管理工作質(zhì)量可想而知。

2 新醫(yī)改環(huán)境下的醫(yī)院檔案規(guī)范化管理

2.1 增強(qiáng)檔案管理意識：為了進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，就要引起醫(yī)院全體人員尤其是領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，逐步讓他們認(rèn)識到檔案管理對醫(yī)院運行和發(fā)展的重要性，不斷加大對檔案管理投入，并把檔案管理同醫(yī)療工作放到同等重要的位置。通過各種宣傳方法，逐漸增強(qiáng)檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性，提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各醫(yī)療工作人員對檔案管理工作的重視度。檔案管理人員也要不斷提高工作效率，充分發(fā)揮檔案在整個醫(yī)院運行中的重要作用，改變醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的觀念。另外，還要加強(qiáng)對檔案文件、資料價值宣傳，讓醫(yī)院各個部門的人員能夠?qū)n案管理有新的認(rèn)識，在以后的工作中，能積極配合檔案管理人員的工作[4]。

2.2 不斷完善檔案管理制度：傳統(tǒng)的檔案管理模式和制度已經(jīng)不能適用于新醫(yī)改背景下檔案管理工作，醫(yī)院應(yīng)不斷進(jìn)行制度創(chuàng)新，積極引入先進(jìn)的管理模式，從而制定出能達(dá)到新醫(yī)改對檔案管理的要求和適合醫(yī)院工作特點的檔案管理制度，對檔案管理工作進(jìn)行制度上的規(guī)范。這樣就能有效提高檔案管理工作效率，明確檔案管理人員的職責(zé)范圍，在以后的工作中能將責(zé)任具體到相關(guān)人員。為了能使檔案管理制度得到貫徹執(zhí)行，還應(yīng)該實施考核制度和獎懲制度。另外，檔案管理必須進(jìn)行統(tǒng)一管理，改變傳統(tǒng)管理模式中的分散化管理，不同的檔案要全部由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一整理、歸檔，使檔案管理工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理。

2.3 引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)：醫(yī)院檔案管理技術(shù)和先進(jìn)管理設(shè)備是實現(xiàn)檔案管理規(guī)劃化的關(guān)鍵。隨著信息技術(shù)和計算機(jī)的不斷發(fā)展，利用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行信息化管理，不僅是適應(yīng)了信息化社會的發(fā)展要求，更是新醫(yī)改對醫(yī)院檔案管理工作的新要求。通過計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)檔案無紙化管理，不僅節(jié)省了大量的存儲空間，還降低了檔案管理丟失和損壞的風(fēng)險。利用計算機(jī)技術(shù)建立一套完善的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步開發(fā)檔案信息資源，滿足醫(yī)療、科研等方面的需要，不斷實現(xiàn)檔案信息共享，充分發(fā)揮檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展中的作用，從而提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和科研水平，使醫(yī)院獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益[5-6]。

要想更好地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化，先進(jìn)技術(shù)，以及設(shè)施設(shè)備的引入，資金成本的大量投入是必由之路。首先，計算機(jī)管理軟件必須要擁有，用于科研活動，文書的建立等等各項工作，各項業(yè)務(wù)的檔案也要及時建立機(jī)讀檢索目錄，通過原來文本的掃描，將其存入到計算機(jī)里面，在想用的時候查找起來會十分方便，這種檢索系統(tǒng)不僅查找速度快效率高，能夠節(jié)省很多物力，人力，同時相對于人工檢索，計算機(jī)檢索能夠有效保證檢索的準(zhǔn)確率；再者，對于檔案管理，也要配置相應(yīng)的保護(hù)措施，這對于檔案使用時間的加長，以及檔案資源內(nèi)容完整性的保護(hù)都具有重要意義[7-8]。

2.4 全面提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)：在新醫(yī)改背景下，對醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求，因此，為了適應(yīng)檔案管理工作的高要求，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能也需要不斷提高。檔案管理人員需要具備更加豐富的知識，不斷掌握更多先進(jìn)的管理技術(shù)，如果僅依靠引入專業(yè)化的人才還是不夠的，醫(yī)院應(yīng)增強(qiáng)對檔案管理人員培訓(xùn)的重視程度，定期為檔案管理人員提供培訓(xùn)的機(jī)會，讓他們的管理水平、專業(yè)素養(yǎng)得到不斷提高，同時也要對檔案管理人員的責(zé)任意識進(jìn)行教育，逐步增強(qiáng)他們的責(zé)任感。此外，醫(yī)院還應(yīng)該設(shè)置有關(guān)檔案管理人員的考核制度，定期對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核和評價，根據(jù)考核結(jié)果，有獎有懲，不斷提升檔案管理人員的工作積極性。

針對新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院檔案管理中的問題，我們應(yīng)該在改變管理模式、提高重視度、引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)、加強(qiáng)專業(yè)化人才培養(yǎng)等方面采取有效措施，不斷提高檔案管理的規(guī)范化水平，充分發(fā)揮檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展中的作用，使醫(yī)院檔案管理工作能在新醫(yī)改環(huán)境下不斷得到提高和發(fā)展，從而為提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平做出一定的貢獻(xiàn)，使醫(yī)院能獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

[1] 于洪飛.醫(yī)院檔案管理的問題與思考[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué),2013,20(27):18.

[2] 劉磊.醫(yī)院檔案管理對策分析[J].醫(yī)學(xué)信息,2014,27(16):35-36.

[3] 黃桂敏.新醫(yī)改時期醫(yī)院綜合檔案管理工作的思考[J].中國醫(yī)藥指南,2013,11(16):781.

[4] 張愛曾.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法分析[J].中國農(nóng)村衛(wèi)生,2015,(6):68.

[5] 李霞.醫(yī)院檔案管理在新醫(yī)改下的改進(jìn)策略[J].中文信息,2015, (8):65.

[6] 田偉.新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化思路研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2015,(13):66.

[7] 何姝婧.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理中存在的問題及改進(jìn)策略[J].中國醫(yī)藥科學(xué),2012,2(15):163-164.

[8] 張燕.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀問題與對策研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報, 2011,8(30):224.

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1671-8194（2017）07-0291-02