人力資源檔案管理問題及對策探討

張耀鋒

摘要：人力資源檔案管理工作是人力資源局的重要日常工作，在人力資源管理中，人力資源局發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，人力資源局為勞動資源與企業(yè)社會的交流提供場所，并保存、調(diào)用人才檔案。人力資源檔案管理中，就業(yè)培訓(xùn)檔案和就業(yè)創(chuàng)業(yè)補(bǔ)貼檔案是十分重要的組成部分，對于這部分檔案需要加強(qiáng)管理工作，充分發(fā)揮人力資源局的社會服務(wù)職能。本文就人力資源檔案管理問題及對策進(jìn)行闡述分析。

關(guān)鍵詞：人力資源；檔案管理；問題；對策

社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，人才是推進(jìn)社會以及國家發(fā)展進(jìn)步的重要。人力資源檔案的管理是人力資源局的重要工作之一，檔案管理的效果以及質(zhì)量將對勞動人員的社會福利待遇等產(chǎn)生十分重要的影響。因此需要積極加強(qiáng)人力資源檔案管理，更好的為社會提供服務(wù)。

一、當(dāng)前人力資源檔案管理的現(xiàn)狀

人力資源檔案管理中，就業(yè)培訓(xùn)檔案和就業(yè)創(chuàng)業(yè)補(bǔ)貼檔案是極為重要的內(nèi)容，在對這些檔案資料進(jìn)行管理時必須要提高重視，做到準(zhǔn)確無誤，保證相關(guān)人員的利益不受損害。但是在實(shí)際的檔案管理中還存在一些需要改進(jìn)和優(yōu)化的地方。檔案管理在分類上缺乏合理性，期限保管不準(zhǔn)確，對于文件歸檔是比較重視的，但是忽視材料歸檔。有些檔案的編號編制不規(guī)范，案卷的標(biāo)題不夠嚴(yán)謹(jǐn)，組卷極為混亂。[1]

在人力資源檔案中，材料種類單一，內(nèi)容不具體、不能凸顯個人特點(diǎn)也是普遍存在的問題，在人才培訓(xùn)和創(chuàng)業(yè)補(bǔ)貼的開展中會遇到一定的問題，不能保證人才的權(quán)益。而且檔案材料管理不規(guī)范也容易使檔案內(nèi)容遭到破壞，使得人力資源管理成本提高。

在人力資源檔案管理中，安全性也是極為重要的，但是由于一些檔案管理人員的疏忽，以及自然社會因素的影響，或是檔案管理建筑消防、用火問題的不規(guī)范，使檔案存在于危險的環(huán)境中，檔案的安全性無法得到保障。

檔案移交也是人力資源局的重要工作，檔案移交使比較認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，手續(xù)嚴(yán)密，并且程序比較規(guī)范的工作，但是有些檔案人員在調(diào)動或者離開崗位時，不能嚴(yán)格按照相關(guān)的程序、手續(xù)辦事，對移交工作不夠重視，移交工作不能按時開展，或者移交后的檔案并不完整，會使人才今后的就業(yè)、創(chuàng)業(yè)等開展受到不利影響。

二、人力資源檔案管理的有效策略

（一）科學(xué)分類檔案

在人力資源檔案管理中，應(yīng)對檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，保證檔案管理更加科學(xué)有序。常見的檔案分類方法有單式和復(fù)式兩種。

單式檔案分類方法就是用一種方法對檔案進(jìn)行管理，使得檔案分類更加科學(xué)。單式檔案分類管理按照不同的標(biāo)準(zhǔn)有不同的劃分分類方法。可以按照文件產(chǎn)生的時間進(jìn)行分類，按照時間順序?qū)n案進(jìn)行分類整理。還可以按照文件的來源進(jìn)行分類管理，或者是文件形式特點(diǎn)進(jìn)行分類，如文件種類、載體材料以及形狀規(guī)格等進(jìn)行分類管理。[2]

復(fù)式檔案分類管理就是用兩種或以上的方法對檔案進(jìn)行管理，從而使檔案分類更加科學(xué)，管理更加高效。不同類型的檔案使用的分類方法也是存在差異的。

復(fù)式分類方法可以利用不同的分類標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)的劃分檔案的類型，有助于檔案管理體系以及庫藏體系的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)化管理，對于資源的開發(fā)利用也是極為有利的。

（二）做好檔案的安全保管工作

人力資源檔案管理工作中，安全管理是極為重要的，檔案管理人員要按照相關(guān)的規(guī)章制度開展工作，對檔案內(nèi)容進(jìn)行維護(hù)，沒有權(quán)限的人員不能進(jìn)入到檔案庫房中，檔案工作人員的調(diào)動需要辦理交接手續(xù)，檔案資料未經(jīng)許可不能進(jìn)行復(fù)制，也不能泄露檔案內(nèi)容。檔案管理人員需要對檔案內(nèi)容進(jìn)行保密，何時利用，怎樣利用也需要保密，減少繁瑣的審批手續(xù)，為使用者提供便利。

在檔案安全管理過程中，也需要積極使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建立完善的數(shù)據(jù)庫和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性，升級應(yīng)用程序，將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的安全隱患去除掉。使用加密技術(shù)，這是一種比較普遍的驗(yàn)證方法，對檔案信息進(jìn)行加密，避免非法用戶瀏覽使用信息，通過加密的方法將能夠讀懂的明文數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)殡S機(jī)的亂碼密文，避免檔案信息資料被竊取和泄露。安裝防火墻和防御系統(tǒng)，保證網(wǎng)絡(luò)安全，在檔案儲存資源的局域網(wǎng)位置安裝防御功能，避免非法入侵。[3]

此外還需要加強(qiáng)硬件設(shè)備的完善，檔案管理中需要保證檔案室的干凈、整潔、做好防潮、防火、防水、防霉以及防蟲等工作，避免紙質(zhì)檔案被損壞。保證檔案室的溫度、濕度適宜，檔案裝具需要便于調(diào)閱，整齊劃一，檔案管理要設(shè)置空調(diào)、加濕器、通風(fēng)設(shè)備、防火報警器、滅火器、復(fù)印機(jī)、微縮拍照設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，清理干凈灰塵，防止外來磁場的干擾，也避免有害氣體和光線的影響，做好檔案的日常維護(hù)管理工作。

（三）做好檔案的移交工作

在檔案的移交工作中需要做到認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)，將檔案移交工作放在日常管理工作的重要位置中，依據(jù)工作制度以及程序開展工作。檔案移交是檔案管理的重要內(nèi)容之一，需要提高重視，檔案管理人員的調(diào)動、離崗等需要把好關(guān)，先對工作進(jìn)行交接，然后在辦理調(diào)動的手續(xù)，沒有辦理檔案交接手續(xù)的檔案管理人員不給予調(diào)動工作的通知，檔案人員不能離開工作崗位，實(shí)現(xiàn)制度化檔案移交工作，同時明確相關(guān)人員的崗位職責(zé)。

對于檔案移交工作需要加強(qiáng)監(jiān)督檢查工作，沒有進(jìn)行交接工作就隨意簽發(fā)調(diào)令的工作人員要查明原因，明確責(zé)任的劃分，科學(xué)處理。檔案移交有移交和接收兩部分，要做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，使得檔案移交工作順利推進(jìn)。

積極開展檔案監(jiān)交工作，對檔案的交接進(jìn)行監(jiān)督和鑒證，監(jiān)交需要由專人負(fù)責(zé)，保證監(jiān)交人員的認(rèn)真履行自己的職責(zé)，依據(jù)程序開展工作。交接雙方需要在監(jiān)交人員的監(jiān)督下做好移交工作，保證手續(xù)齊全，帳物相符，[4]在交接的證明上寫明交接的時間、地點(diǎn)、移交人、接收人以及監(jiān)交人、移交的頁數(shù)等。移交的證明一式三份，交接工作結(jié)束后需要相關(guān)人員在證明上簽字，對交接工作進(jìn)行負(fù)責(zé)。

三、結(jié)束語

總而言之，人力資源檔案管理是極為重要的工作，當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，政府的管理職能水平也逐步提升，人力資源檔案管理是服務(wù)性的工作，并且與人民群眾之間有著密切的聯(lián)系，因此需要做好人力資源檔案管理工作，對檔案進(jìn)行科學(xué)的收集檢查、整理歸檔、保管、移交等，提高人力資源檔案管理的工作效率，更好的發(fā)揮人力資源局的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫麗華.談人力資源檔案管理中存在的問題及解決策略[J].價值工程，2015，02：135–136.

[2]周敏華.人力資源檔案管理工作中的問題和對策探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，05：80–81.

[3]耿潔.探討人力資源檔案管理存在的問題及對策[J].城建檔案，2016，01：36–37.

[4]杜海玲.遼寧省事業(yè)單位人力資源管理存在的問題與對策探析[J].對外經(jīng)貿(mào)，2012，09：80–81.