淺論加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性及其策略

張妍玲

摘要：人事檔案主要是相關(guān)國家和組織機(jī)構(gòu)在進(jìn)行人事管理活動(dòng)的過程當(dāng)中直接形成的，主要記述和反映個(gè)人的經(jīng)歷及其德才能力、相應(yīng)的工作表現(xiàn)等等，然后以個(gè)人為單位將檔案完好的保存起來。本文闡述了加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理存在問題及其策略進(jìn)行了論述分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位人事檔案管理重要性問題策略

當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位在人事檔案的管理工作方面已經(jīng)獲得有效的完善和提升，但是仍然有些事業(yè)單位在對(duì)人事檔案的管理工作中存在些問題，基于此，以下就加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性及其策略進(jìn)行探討。

一、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

事業(yè)單位人事檔案作為單位內(nèi)部人才的重要信息源及人才信息的主要載體，對(duì)于事業(yè)單位管理非常重要。人事檔案主要來源于相關(guān)單位所進(jìn)行的人事管理行為和活動(dòng)等，對(duì)人員的經(jīng)歷、思想、業(yè)務(wù)能力以及個(gè)性特點(diǎn)，還有專長愛好等進(jìn)行原始的記錄，從而形成具有使用價(jià)值和保存價(jià)值的文件材料。加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展和改革具有極其重大的影響，能夠全面反映各職工的工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況及歷史背景等，是人力資源管理工作的重要工具。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）事業(yè)單位人事檔案管理制度的問題。事業(yè)單位人事檔案作為人才信息的主要載體，應(yīng)該能夠全面、詳實(shí)地反映個(gè)人工作經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)、歷史背景等情況，起到見檔如見人的作用。但是目前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作中制度尚不健全，執(zhí)行也并不嚴(yán)格，收集的材料不全面，無法準(zhǔn)確地反映個(gè)人的真實(shí)情況，影響檔案的質(zhì)量且利用價(jià)值不高。

（二）事業(yè)單位檔案管理意識(shí)的問題。檔案意識(shí)主要是指人們對(duì)于檔案以及檔案管理工作這方面事務(wù)所具有的真實(shí)反映以及認(rèn)識(shí)程度。大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部的管理者對(duì)于人事檔案方面的管理意識(shí)在整體方面都比較淡薄。從而導(dǎo)致事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)忽視內(nèi)部的認(rèn)識(shí)檔案管理工作，以及領(lǐng)導(dǎo)層以下的人事檔案管理工作人員思想上的松懈。

（三）事業(yè)單位人事檔案管理信息化程度不高的問題。傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作的收集、整理等工作主要依靠單位內(nèi)部的人力資源部完成。而隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，人事檔案管理工作不斷加入信息化手段，檔案管理工作已逐漸采用信息化管理。現(xiàn)代化的信息技術(shù)通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供服務(wù)和管理，促進(jìn)人事檔案部門與外界人力資源市場(chǎng)及時(shí)便捷地進(jìn)行信息交流。但是仍然存在些事業(yè)單位尚未廣泛運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，人事管理工作仍采用手工操作的方式，既不利于提升檔案管理的工作效率，又不利于檔案的保管，容易造成人事檔案資源的浪費(fèi)。

（四）人事檔案斷檔和人檔分離的問題。1.人才的頻繁流動(dòng)導(dǎo)致檔案流失的情況增多，容易出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。2.事業(yè)單位對(duì)新進(jìn)人才檔案核實(shí)不嚴(yán)格的問題。3.人才的頻繁流動(dòng)同時(shí)造成了人檔分離的現(xiàn)象，越來越多的人棄檔不用。這些都將嚴(yán)重阻礙單位的發(fā)展，使單位內(nèi)部的人事檔案管理工作得不到完善。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的策略

（一）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，健全管理制度。事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理部門通常需要爭(zhēng)取到領(lǐng)導(dǎo)的支持，這就必須做到檔案的基礎(chǔ)設(shè)施管理工作。應(yīng)當(dāng)建立起防火、防潮的專業(yè)防護(hù)措施，在庫房當(dāng)中也應(yīng)當(dāng)設(shè)立比如空調(diào)、滅火以及祛濕等相應(yīng)設(shè)施。而且，必須要對(duì)各項(xiàng)防護(hù)拮施進(jìn)行定期的檢查和記錄。加大相應(yīng)的資金投入，配備較為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備和設(shè)施。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)完善管理制度，全面提高人事檔案管理工作的制度化建設(shè)水平，因?yàn)槿耸聶n案工作是項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，所以就必須依靠相應(yīng)的制度來進(jìn)行制約，在真正實(shí)施起來通常會(huì)變得毫無章法可言。因此必須結(jié)合實(shí)際情況，制定出一套完善的檔案管理制度。

（二）重視事業(yè)單位的人事檔案管理的。隨著檔案的日趨重要，要加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部各領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識(shí)，重視人事檔案管理類工作，認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性，認(rèn)真解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。還有定期規(guī)劃研究人事檔案管理工作，做到有計(jì)劃、有落實(shí)。另外還要引導(dǎo)下級(jí)各工作人員對(duì)檔案管理工作的重視，定期對(duì)其進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn)，以提高其檔案管理和服務(wù)意識(shí)，同時(shí)采取各種手段激勵(lì)其檔案管理工作的積極性。建立起人事檔案的管理考核制度，必須要對(duì)人事檔案的工作進(jìn)行細(xì)致的思量和考核。

（三）加強(qiáng)事業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)。人事檔案屬于人才信息資源庫，通過對(duì)各種人才信息資源的合理應(yīng)用，來促使其最大限度的發(fā)揮出相應(yīng)的作用，這就必須要將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段融入到人事檔案的管理工作當(dāng)中，以此來實(shí)現(xiàn)提高檔案管理工作的效率及檔案本身所具有的壽命等。人事檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展是人事管理制度發(fā)展和改革的基礎(chǔ)和前提，同時(shí)也是我國社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的重要組成部分。所以，就需要通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行輔助性管理，通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)也可以向社會(huì)方面提供相應(yīng)的優(yōu)質(zhì)及高效的人才檔案信息管理服務(wù)，并以此來實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享和管理。這樣極大的提高了管理者對(duì)人事檔案工作的管理質(zhì)量和效率，并最終大大的提升了檔案本身所具有的有效利用率。

（四）建立健全人檔分離的人事檔案管理體制。事業(yè)單位為適應(yīng)現(xiàn)今人才的高流動(dòng)性，必須要改革其人檔合的制度，實(shí)行人檔分離的人事檔案管理體制。將政府人事部門負(fù)責(zé)的人才流動(dòng)、教育部門負(fù)責(zé)的畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)、勞動(dòng)部門負(fù)責(zé)的就業(yè)服務(wù)等機(jī)構(gòu)承擔(dān)的管理職能脫離出來，將事業(yè)單位的人事檔案管理工作重新劃入政府工作范圍，由政府統(tǒng)進(jìn)行管理。

四、結(jié)束語

目前事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的使用需求日益多樣化，對(duì)檔案的全面、真實(shí)、準(zhǔn)確性有了更高的要求。由于事業(yè)單位人事檔案管理工作改革的不斷深化，其中的問題也暴露的愈發(fā)明顯。因此必須加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理的分析。