淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理

于新玲

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)在當(dāng)今的運(yùn)用已越來越為廣泛，其在信息數(shù)據(jù)收集管理上具備很強(qiáng)的嚴(yán)密性和科學(xué)性，對(duì)于檔案信息管理具有重要的積極影響。本文將以當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息管理為立足點(diǎn)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理進(jìn)行簡(jiǎn)要的介紹與探究。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理

當(dāng)前，檔案館正處于從傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字化檔案館轉(zhuǎn)變的初級(jí)階段，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)是未來數(shù)字化檔案館的主要服務(wù)方式之一，在數(shù)字檔案館時(shí)代如何更好、更有效地提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，將成為檔案信息服務(wù)的研究方向。

是服務(wù)快捷化。由于網(wǎng)絡(luò)軟件給用戶提供了快速的信息查詢功能，以及對(duì)些操作細(xì)節(jié)和對(duì)計(jì)算機(jī)域名、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議（IP）地址、密碼等數(shù)據(jù)的記憶功能，用戶不需要專門精通計(jì)算機(jī)知識(shí)，只需在自己的計(jì)算機(jī)上運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)軟件，軟件系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)用戶的查詢目錄，自動(dòng)到萬(wàn)元維網(wǎng)上查找信息，實(shí)現(xiàn)廣泛的信息資源共享。

二是服務(wù)多樣化。網(wǎng)絡(luò)為用戶提供了集圖、文、表、音于體的超文本信息。這些信息存入在分布于全球的相應(yīng)服務(wù)器中，這些計(jì)算機(jī)中的文件彼此問可以建立定的關(guān)系。用戶通過檢索可能搜索到相關(guān)的各種形式的檔案信息。不僅可視，而且可聽，全方位、多樣化的信息服務(wù)更能滿足用戶需求。

三是服務(wù)雙向化。網(wǎng)絡(luò)的最大優(yōu)點(diǎn)是使信息傳播者、接受者之問的聯(lián)系更為直接，而對(duì)傳播中介的依賴變得可以忽略。許多組織，如政府、研究機(jī)構(gòu)、大學(xué)、大型企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體，甚至個(gè)人等都能通過自己的信息目錄或主頁(yè)方式，向全球與互聯(lián)網(wǎng)連通的檔案機(jī)構(gòu)發(fā)布的反饋信息。如些檔案網(wǎng)站中公告欄就是如此。檔案用戶與檔案機(jī)構(gòu)在網(wǎng)絡(luò)上可以進(jìn)行雙向交流溝通，改變了傳統(tǒng)的被動(dòng)方式。

四是轉(zhuǎn)變觀念。改革的實(shí)質(zhì)是創(chuàng)新，創(chuàng)新的前提是觀念的更新。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案館應(yīng)樹立以人為本、資源共建共享的觀念。

高素質(zhì)的人才是搞好信息服務(wù)的保證。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人才是種資源，在檔案機(jī)構(gòu)發(fā)展中起重要的作用。因而，要以人為本，建立人盡其才、才盡其用的激勵(lì)機(jī)制和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。宏觀上，國(guó)家應(yīng)對(duì)檔案機(jī)構(gòu)給予重視，從人才培養(yǎng)上給予扶持，提高檔案專業(yè)教育水平，培養(yǎng)支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍；微觀，各檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)重視檔案工作人員的培訓(xùn)、協(xié)調(diào)創(chuàng)造最佳團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)人才最佳配置。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)傳統(tǒng)的檔案館文獻(xiàn)資源建設(shè)產(chǎn)生了積極的影響，共建與共享成為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館文獻(xiàn)資源建設(shè)的最主要特征。因此，檔案人員要積極參與文獻(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)的共建，充分利用先進(jìn)的通訊技術(shù)，主動(dòng)為用戶提供準(zhǔn)確、快捷、便利的檔案信息利用渠道，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)信息資源共享。同時(shí)，這要具有高度的安全性意識(shí)，掌握合理的資源共享尺度，注意維護(hù)檔案的真實(shí)性和安全性，在不危害國(guó)家、社會(huì)利益的前提下實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

五是充實(shí)服務(wù)內(nèi)容。傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的內(nèi)容主要有兩大塊。首先是根據(jù)檔案文獻(xiàn)的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行編目，為讀者提供所需檔案信息的線索。其次是對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工，提示其隱含信息，將相關(guān)主題的檔案信息整合后提供給用戶。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，由于現(xiàn)代信息技術(shù)的幫助，信息服務(wù)人員可以憑借各種電子資源，借助先進(jìn)的技術(shù)，檢索點(diǎn)既可化整為零，也可化零為整，大大拓寬了信息服務(wù)的內(nèi)容范圍，從而擴(kuò)展為包含專題檢索、科技成果查詢、文獻(xiàn)調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航、編制專題數(shù)據(jù)庫(kù)、宣傳服務(wù)、讀者培訓(xùn)等內(nèi)容的綜合性服務(wù)。

六是豐富服務(wù)方式。傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)方式大多是以館藏為中心，以用戶到館查詢?yōu)橹饕绞?，是被?dòng)的服務(wù)。服務(wù)方式單，受時(shí)間和空間的限制較大。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息服務(wù)方式應(yīng)是以用戶為中心，提供主動(dòng)的、形式多樣的服務(wù)，不受時(shí)間與空間限制。首先是檔案網(wǎng)站服務(wù)，即利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案機(jī)構(gòu)的主頁(yè)，通過網(wǎng)站形式傳播檔案信息產(chǎn)品，使利用者能夠隨時(shí)隨地根據(jù)自身需求選擇相關(guān)的檔案信息。除了介紹本館館況、服務(wù)項(xiàng)目、館藏檔案目錄、光盤資源、網(wǎng)上資源等基本信息外，還要提供各種資源的使用方法以及網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航等服務(wù)，將國(guó)內(nèi)國(guó)外上網(wǎng)檔案和熱門站點(diǎn)與網(wǎng)頁(yè)鏈接起來。專業(yè)檔案館還可針對(duì)重點(diǎn)專業(yè)系統(tǒng)建立學(xué)科導(dǎo)航，幫助用戶利用網(wǎng)上豐富的資源。其次是采用先進(jìn)技術(shù)開展遠(yuǎn)程交互式服務(wù)，加深檔案機(jī)構(gòu)與用戶之間的交流。通過交流不斷發(fā)現(xiàn)問題，改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，提升檔案信息利用效果。最后是變單檢索為多元檢索，從文本式檢索發(fā)展到超文本檢索，為檔案用戶提供的信息不僅包括文字，還包括聲音、圖像等多媒體信息。

總而言之，現(xiàn)代社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展較為高速，共享信息資源是種趨勢(shì)，檔案管理工作的開展定要符合時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，在管理檔案過程中要使用先進(jìn)的信息技術(shù)，提高檔案管理的質(zhì)量和水平，促進(jìn)檔案管理水平的不斷提高。但是檔案管理在信息環(huán)境下也暴露出不少的問題，對(duì)檔案管理工作造成了不利的影響，因此需要檔案管理部門立足現(xiàn)實(shí)的情況，采取有效的措施進(jìn)行處理和解決，使檔案管理工作在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下順利的開展，促進(jìn)檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。