王曉琳
摘 要 隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,電子文件正逐步替代紙質(zhì)文件,成為檔案記錄的重要方式。由于電子文件(數(shù)據(jù))固有的虛擬性、不可靠性等特點,加之缺乏有效的監(jiān)管機制和真實性保障手段,其憑證價值和證據(jù)效力受到質(zhì)疑和挑戰(zhàn)。本文結(jié)合我省開展的檔案登記備份工作,就電子文件的憑證價值及如何強化等方面進行探討。
關(guān)鍵詞 檔案 電子文件憑證 價值 效力
中圖分類號:G276 文獻標識碼:A
1電子文件憑證價值及證據(jù)效力的內(nèi)涵
檔案的憑證價值是指檔案作為原始憑單(據(jù))對形成者(單位)所呈現(xiàn)出的法律意義上的權(quán)利、義務(wù)和責任等方面的價值類型。根據(jù)現(xiàn)有檔案學理論,檔案之所以具有憑證價值,是由檔案的形成規(guī)律及其本身的特點所決定的。首先從檔案的形成看,它是原始形態(tài)的歷史記錄,是當時、當?shù)?、當事人留下來的記錄,未?jīng)事后更改,能比較真實、可靠地記錄和反映了當時人們的思想和活動。其次,從檔案的形式特征看,文件上保留著真切的歷史標記,如領(lǐng)導(dǎo)批示、當事人手跡,具有憑證性。
從本質(zhì)上看,電子文件作為信息記錄所發(fā)揮的作用與紙質(zhì)文件沒有區(qū)別,它們都是人們處理各種業(yè)務(wù)中直接形成和使用的記錄,都具有憑證性,并可作為事后查考的依據(jù)。電子文件的憑證價值突出表現(xiàn)為其證據(jù)效力,即電子文件在法律上是否具有證據(jù)價值,是否被法律所認可,以及它在作為法律證據(jù)使用時的證明力大小。由于電子文件的易修改性、不安全性等特性,其法律證據(jù)效力與紙質(zhì)文件有一定的差異,法律界對電子文件的證據(jù)形式、采信條件等方面還存在一些爭議。與傳統(tǒng)檔案證據(jù)相比,電子文件證據(jù)具有以下特點:
(1)適用的證據(jù)形式不明確。電子文件要產(chǎn)生證據(jù)效力的首要條件是符合法定的證據(jù)形式。我國訴訟法列舉了書證、物證、視聽資料等7種法定證據(jù)形式。對于紙質(zhì)文件來說,可明確將其歸為書證或物證;而電子文件應(yīng)歸屬于何種證據(jù)形式,我國立法界、司法界與法學界尚未達成一致意見,有分別將其歸為7種傳統(tǒng)證據(jù)類之一的(如書證、視聽資料等),也有認為電子文件應(yīng)為獨立證據(jù)的。這些爭議說明了電子文件證據(jù)的復(fù)雜性和多樣性,需要在今后司法實踐中加以研究、完善。
(2)技術(shù)性較強。由于電子文件的形成技術(shù)較為復(fù)雜、技術(shù)含量高,并具有易偽造性、易修改性、依附性等弱點,電子文件證據(jù)與信息技術(shù)的發(fā)展聯(lián)系密切,證據(jù)采信時往往需要專業(yè)的技術(shù)鑒定來綜合衡量。
(3)認證難度大。根據(jù)有關(guān)司法規(guī)定,證據(jù)需要從關(guān)聯(lián)性、合法性、真實性三方面來衡量其證據(jù)力的有無和大小。由于缺乏有效的事前監(jiān)管機制和技術(shù)條件制約,對電子文件的真實性、合法性認證難度較大,其證據(jù)效力受到一定影響。
2涉及電子文件證據(jù)效力的相關(guān)法律規(guī)定
目前我國已出臺或修訂一些法律規(guī)定,從“功能等同”的角度,在一定范圍內(nèi)認可電子文件的法律效力。在商務(wù)領(lǐng)域,主要有《電子簽名法》、《合同法》等。特別是2005年正式實施的《電子簽名法》,是我國信息化領(lǐng)域的首部法律,為國內(nèi)電子商務(wù)安全認證體系和網(wǎng)絡(luò)信任體系的建立奠定了基礎(chǔ),并在電子商務(wù)中廣泛應(yīng)用。歸納起來,主要有三方面的內(nèi)容,一是涉及法律授權(quán)的,如《電子簽名法》第35條規(guī)定“國務(wù)院或者國務(wù)院規(guī)定的部門可以依據(jù)本法制定政務(wù)活動和其他社會活動中使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的具體辦法”。
二是涉及應(yīng)用范圍的,如《行政許可法》第33條規(guī)定“行政機關(guān)應(yīng)當建立和完善有關(guān)制度,推行電子政務(wù),在行政機關(guān)的網(wǎng)站上公布行政許可事項,方便申請人采取數(shù)據(jù)電文等方式提出行政許可申請”,該法實施后,已在電子報關(guān)、電子報稅等領(lǐng)域得到應(yīng)用。三是涉及法律效力認定的。此外,《電子簽名法》也適用于部分政務(wù)領(lǐng)域,在國務(wù)院辦公廳、商務(wù)部和黑龍江省、鄭州市等地方政府出臺的《電子公文傳輸管理辦法》及實施辦法中,都有涉及電子公文與對應(yīng)紙質(zhì)公文具有同等法定效力的相關(guān)條文。去年中辦、國辦出臺《電子文件管理暫行辦法》,對電子文件的積累、歸檔等方面提出要求,規(guī)定“電子文件在形成和辦理過程中,應(yīng)當具備國家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式”,但該辦法未對電子文件的法定效力作出明確規(guī)定。
3電子登記備份制度還處于發(fā)展、完善時期
(1)強化行政功能。登記備份制度的最大特色是行政監(jiān)管與技術(shù)保障手段的有機結(jié)合,是一種基于行政確認的證據(jù)效力保障機制。在完善制度時應(yīng)突出行政監(jiān)管這個特色,注重發(fā)揮檔案部門在行使國家證明權(quán)和檔案安全監(jiān)管等方面的職能優(yōu)勢,并通過爭取出臺政府規(guī)章、納入行政審批項目、規(guī)范行政確認程序等措施,將這些制度長效化、規(guī)范化。
(2)借鑒已有基礎(chǔ)。在完善登記備份制度時,應(yīng)注重吸收和融合電子簽名等最新認證機制的成功經(jīng)驗,同時借鑒傳統(tǒng)檔案憑證價值保障機制的成熟做法,并通過科學論證和深化完善,使這項制度更容易被認可和實施。
(3)完善制度細節(jié)。根據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)對電子文件證據(jù)采信和證據(jù)效力的有關(guān)規(guī)定,進一步完善登記備份的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。一是在電子文件形成的前端環(huán)節(jié),應(yīng)按照證據(jù)采信的真實性、合法性要求和《電子文件管理暫行辦法》的有關(guān)規(guī)定,通過完善歸檔、備份、軟件系統(tǒng)認證等制度,建立“管用分開”、“行政部門介入”的監(jiān)督制約機制,保障電子文件在形成階段的可靠性和完整性;二是電子文件登記備份到檔案館后,要注重內(nèi)部的制度化、程序化、規(guī)范化管理,確保數(shù)據(jù)接收、遷移、轉(zhuǎn)換、銷毀等管理工作都有記錄、可追溯,并限制在法律規(guī)定“原件”形式變化范圍內(nèi);三是在登記備份的交接、行政確認和真實性認證等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),既要堅持依法行政,建立規(guī)范、完整的程序,又要考慮實際工作的簡便性和可操作性等要求,盡量在業(yè)務(wù)平臺中隱藏技術(shù)細節(jié);四是增補和完善一些業(yè)務(wù)流程,如:電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)具有動態(tài)性、現(xiàn)行性特點,一般采取整體加密打包的方式,為便于今后對“原件”內(nèi)容進行真實性認證,應(yīng)在登記備份的前期環(huán)節(jié)建立由形成單位負責的可用性保障機制。