檔案管理的安全保密及信息化檔案管理分析

李洪強(qiáng)

摘要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)也逐漸實現(xiàn)了信息化的管理，但是在檔案管理的過程中其信息化管理工作很難獲得有效的開展，究其原因，主要是管理人員對信息技術(shù)的掌握不夠深入，且檔案管理行業(yè)中缺乏較為專業(yè)的信息技術(shù)人才，這就使得信息化檔案管理工作出現(xiàn)了較多的問題。因此文章對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理進(jìn)行了深入的研究，分析了檔案管理安全保密及信息化檔案管理的作用以及存在的問題，從而提出了有效應(yīng)對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理問題的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；安全保密；信息化檔案管理；策略分析

1檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的作用

檔案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其主要是以檔案資源為主要對象，以管理檔案的有關(guān)理論為指導(dǎo)，依托檔案工作，結(jié)合國家檔案管理以及信息社部門的相關(guān)要求，而展開的收集、整理、開發(fā)、保管以及利用檔案的工作。目前，檔案管理安全保密信息化是其主要的發(fā)展趨勢，同時也是保障社會文明進(jìn)步的重要前提。在我國的檔案管理史中，最重要的環(huán)節(jié)就是檔案管理安全保密工作。所以檔案管理業(yè)發(fā)展實現(xiàn)可持續(xù)的基本保障就是檔案管理安全保密工作，而信息化檔案管理對于其安全保密工作具有十分重要的作用和意義。

2檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題

2.1管理技術(shù)、人才缺乏

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理過程中，工作人員管理技術(shù)缺乏，專業(yè)信息技術(shù)人才缺乏，管理經(jīng)驗以及管理意識缺乏等，是目前檔案管理工作面臨的首要問題。而由于檔案管理人員缺乏相關(guān)的信息技術(shù)以及管理知識，使得檔案的保密工作、管理工作以及查閱工作等，出現(xiàn)了各種各樣的問題。同時由于信息管理軟件未能獲得廣泛的應(yīng)用和推廣，加之相關(guān)管理工作缺乏一定的統(tǒng)一性，因此使得信息化檔案管理不能獲得有效的推進(jìn)。而在檔案管理工作中，由于缺乏完善的、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理行業(yè)的發(fā)展也面臨較大的挑戰(zhàn)。同時在實現(xiàn)信息化檔案管理的過程中，信息技術(shù)以及管理知識的相對缺乏，使得卷案管理以及檔案管理等工作的開展受到了阻礙。因此必須引進(jìn)大量的檔案管理專業(yè)人才，同時不斷增加專業(yè)信息技術(shù)人才，才能促使信息化檔案管理能夠達(dá)到較高的水平。

2.2檔案管理性質(zhì)理解不正確

檔案管理工作不僅僅是簡單保存各種形式、各種工作的文檔以及歷史記錄，同時它也是領(lǐng)導(dǎo)考察工作的重要憑證和制定決策的基礎(chǔ)依據(jù)，甚至還是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及科學(xué)研究的重要參考資料。盡管檔案管理工作具有非常重要的作用和意義，但是在該領(lǐng)域中，相應(yīng)的管理人才非常少，主要原因有兩點：一是針對檔案管理的工作內(nèi)容，很多人的理解都不正確，這就使得開發(fā)和利用檔案資源方面出現(xiàn)了一定的缺陷。二是針對檔案管理工作的性質(zhì)，人們的理解也缺乏一定的正確性，且最初開展檔案管理工作的目的主要是提供一定的資料服務(wù)，且對象是單位上的一些工作人員。但目前檔案管理工作的功能以及業(yè)務(wù)等不斷在拓寬，且檔案保密、開發(fā)、保管以及查閱等，也屬于檔案管理的范疇。另外很多人在找工作的過程中，比較喜歡見效早、上手快的工作，且普遍認(rèn)為檔案管理工作沒有光明的前途，因此很多人不愿意從事檔案管理的相關(guān)工作。

2.3信息化檔案管理理念缺乏

目前在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面臨的重要問題。同時管理技術(shù)落后、管理模式陳舊，未能順應(yīng)時代發(fā)展，采用先進(jìn)的信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，也是其面臨的重要問題。目前，國內(nèi)各大行業(yè)，如銷售、設(shè)計、餐飲，甚至是快遞行業(yè)，都逐漸應(yīng)用到了信息化技術(shù)，但是在檔案管理領(lǐng)域中，信息化發(fā)展則非常緩慢。在開展檔案管理工作的過程中，信息化檔案管理未能獲得良好推進(jìn)，則需要相關(guān)工作人員堅持不懈地進(jìn)行建設(shè)，且要采取有效的措施不斷地解決信息化檔案管理過程中面臨的各種問題。

3檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略

3.1增強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)

針對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理中存在的問題，首先相關(guān)部門需要采取一定的措施，不斷增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)素質(zhì)，即組織其進(jìn)行定期的管理技術(shù)教育和培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)其檔案管理責(zé)任意識，使管理人員能夠形成一個具有嚴(yán)明紀(jì)律的工作隊伍，從而為檔案管理提供更好的管理服務(wù)。而在對管理人員開展教育培訓(xùn)的過程中，需要不斷增強(qiáng)其檔案管理安全保密意識，并對信息化檔案管理加強(qiáng)建設(shè)，同時根據(jù)我國檔案管理的相關(guān)規(guī)定，制定出嚴(yán)格的檔案管理安全保密制度，并對安全保密人員加強(qiáng)實踐和教育，從而增強(qiáng)其應(yīng)用水平，以便達(dá)到信息化檔案管理的基本要求。

3.2樹立信息化檔案管理意識

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，檔案管理機(jī)構(gòu)、工作人員以及相關(guān)機(jī)構(gòu)需要對該項工作的發(fā)展前景進(jìn)行明確，并且要對檔案管理工作的具體性質(zhì)進(jìn)行正確的認(rèn)識和解讀，特別是針對檔案管理的安全保密工作，必須對管理人員加強(qiáng)安全保密意識的培養(yǎng)，避免不法分子通過各種途徑對檔案信息進(jìn)行非法竊取，從而避免給社會帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。同時在加快建設(shè)信息化檔案管理的過程中，還需要科學(xué)地規(guī)劃檔案信息管理工作，增強(qiáng)檔案信息管理的安全性，避免檔案信息喪失其應(yīng)有的價值。例如企業(yè)在對檔案信息管理進(jìn)行推進(jìn)的過程中，不能對信息技術(shù)人才進(jìn)行大量的招攬，同時也不能招攬一些不具備檔案信息管理經(jīng)驗和技術(shù)的人才，因為這些人才往往缺乏相應(yīng)的檔案管理素質(zhì)，而已經(jīng)招攬的人才，則必須對其進(jìn)行集中培訓(xùn)和教育，不斷增強(qiáng)其信息化檔案管理的意識，增強(qiáng)其檔案管理安全保密意識。

4結(jié)論

綜上所述，近些年，檔案管理行業(yè)的發(fā)展受到了較大的限制，且人們對于檔案管理工作也沒有表現(xiàn)出較大的興趣和重視。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案就是信息資源，且管理檔案等同于整理和收集信息資料。因此實現(xiàn)信息化的檔案管理具有十分重要的意義和作用。而為了有效地增強(qiáng)檔案管理的效率，則需要加快建設(shè)信息化檔案管理，同時借助各種有效的措施，對這兩個支點加強(qiáng)研究和鞏固，并結(jié)合當(dāng)前先進(jìn)的檔案管理模式和管理經(jīng)驗，不斷豐富管理工作人員的管理經(jīng)驗和技能，從而確保檔案管理實現(xiàn)良好的信息化。