EXCEL函數(shù)在高校薪酬管理中的應(yīng)用

劉閆鋒

(陜西學(xué)前師范學(xué)院， 陜西西安 710100)

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EXCEL函數(shù)在高校薪酬管理中的應(yīng)用

劉閆鋒

(陜西學(xué)前師范學(xué)院， 陜西西安 710100)

信息化進程的迅猛發(fā)展使得財務(wù)軟件成為財務(wù)高校財務(wù)管理的主要工具，高校工資管理通常使用人力資源管理系統(tǒng)完成，封裝完好的系統(tǒng)適合大批量的發(fā)放工作，零星的津貼發(fā)放還要使用Excel軟件，它依然是財務(wù)管理不可或缺的工具軟件。本文通過使用Vlookup函數(shù)和If函數(shù)在薪酬管理中，利用Excel函數(shù)靈活、方便的優(yōu)點解決實際問題。

EXCEL；Vlookup；If；高校

PDF獲取： http://sxxqsfxy.ijournal.cn/ch/index.aspx doi： 10.11995/j.issn.2095-770X.2016.12.012

高校薪酬管理工作是高校財務(wù)管理中的一項重要工作，目前大部分工作可以通過財務(wù)軟件完成，給復(fù)雜的工作帶來極大的方便，而財務(wù)軟件也不是完美的，它也存在一些弊端，零星的薪酬發(fā)放管理還要依靠EXCEL電子表格來完成。[1-3]Vlookup函數(shù)具有非常強大的數(shù)據(jù)查找功能，If函數(shù)具有查重和比對功能，使用函數(shù)功能可以起到事半功倍的效果，可以高效地完成工作任務(wù)。[4-5]

一、規(guī)則介紹

VLOOKUP函數(shù)中“V”代表列的意思，它被稱之為縱向查找函數(shù)。VLOOKUP函數(shù)以某一列作為參照對象，查找與該對象在范圍內(nèi)第一列一致的數(shù)值，并返回一個與之對應(yīng)的指定行列中的數(shù)值。VLOOKUP函數(shù)的語法規(guī)則如下：

Vlookup函數(shù)被稱之為縱向查找函數(shù)，它是以某一列作為參照對象，查找特定范圍內(nèi)指定列的數(shù)值，返回一個與之相匹配的數(shù)值。其語法規(guī)則為Vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)。函數(shù)中共包含了4個參數(shù)，分別代表要查找的數(shù)值，要查找的范圍，查找指定的列號，返回值。

函數(shù)中包含了4個參數(shù)，每個參數(shù)代表不同的含義，lookup_value代表要查找的數(shù)值，table_array代表要查找的范圍，col_index_num代表要返回的查找的數(shù)值在設(shè)定范圍內(nèi)的指定列號，range_lookup代表返回的邏輯值，可以是代表不同含義的TURE或FALSE。

If函數(shù)是假設(shè)判斷函數(shù)，它是通過指定的條件判斷真(TURE)假(FALSE)來返回相應(yīng)的值，在應(yīng)用中可以判斷數(shù)據(jù)的正確性。其語法規(guī)則為IF(Logical_test,Value_if_true, Value_if_false),語法中包含了3個參數(shù)，Logical_test為邏輯判斷，判定假設(shè)條件，Value_if_true返回真值，Value_if_false返回假值。

二、函數(shù)運用舉例

工資津貼發(fā)放工作在高校財務(wù)管理中占據(jù)一定的地位，隨著高校規(guī)模的不斷擴大，尤其是零星發(fā)放的工作量在日益劇增。在工作的過程中，會出現(xiàn)各種各樣的錯誤，給發(fā)放工作帶來極大的困難，一項發(fā)放工作可能要重復(fù)無數(shù)次才能最終完成，造成人力物力的浪費。為了避免不必要的重復(fù)勞動，必須用規(guī)范去要求提供原始數(shù)據(jù)的人員，本文用EXCEL模板去解決這一實際問題，不僅能夠減少財務(wù)人員的工作，同時也給原始數(shù)據(jù)提供者極大的方便和免去重復(fù)修改的麻煩。

(一)模板初始數(shù)據(jù)的建立

建立一個人員信息表，應(yīng)該包含的字段有人員代碼、姓名、部門、銀行賬號等。這些表需要在工作表中保護起來，包含的信息都是個人信息，應(yīng)該加上密碼，防止誤操作。人員信息表如圖1所示。

建立一個包含人員代碼(唯一識別代碼)、銀行賬號、姓名、部門等的人員信息表。這些信息是制作模板的原始數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)在使用的過程中被隱藏起來并加以保護，防止誤操作造成數(shù)據(jù)取值的錯誤。人員信息表如圖1所示。

圖1 人員信息表

(二)模板發(fā)放表的建立

建立一個包含序號、部門、人員代碼、銀行賬號、姓名、金額的發(fā)放表。發(fā)放表和人員信息表分別建立在不同的表單上，在發(fā)放表中，用戶只能編輯人員代碼列和金額列，部門、銀行賬號和姓名列通過函數(shù)來實現(xiàn)自動生成，只有銀行賬號和姓名的正確統(tǒng)一才能準確無誤的完成發(fā)放工作。發(fā)放表如圖2所示。

圖2 發(fā)放表

(三)完成數(shù)據(jù)的查找及封裝

在發(fā)放表中設(shè)定公式，運用VLOOKUP函數(shù)對各列取值，在相應(yīng)的單元各種輸入公式，如：B3單元格中輸入公式=IF(C3="","",VLOOKUP(C3,人員信息!A:D,4))，D3單元格中輸入公式IF(C3="","",VLOOKUP(C3,人員信息!A:D,2))，E3單元格中輸入公式IF(C3="","",VLOOKUP(C3,人員信息!A:D,3))；只要在相應(yīng)的人員代碼列和金額列輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)就會出現(xiàn)一張完整的表。公式輸入完成后，要對數(shù)據(jù)進行保護，鎖定不允許更改的列并設(shè)置密碼，隱藏人員信息表，完成數(shù)據(jù)的封裝。整個模板制作過程基本結(jié)束，圖3為制作好的發(fā)放表。

圖3 完整的發(fā)放表

三、驗證模板數(shù)據(jù)的正確性

當(dāng)完成了所有的工作，尚且不知道數(shù)據(jù)取值是否正確，通過實例對取值數(shù)據(jù)進行正確性判斷。人員信息表中設(shè)置了12個人員信息，在發(fā)放表中也輸入12個人員的發(fā)放信息，對兩張表的數(shù)據(jù)進行正確性判斷，這里用到IF函數(shù)，生成的發(fā)放表如圖4，將發(fā)放表中的數(shù)據(jù)復(fù)制到人員信息表中，并按照人員代碼排序，在E2單元格中輸入公式=IF(B2=H2,0,1)，在公式中，如果B2單元格數(shù)據(jù)與H2單元格數(shù)據(jù)相等，則返回一個真值(0)，如果不相等，則返回一個假值(1)，公式輸入結(jié)果顯示全為0，說明銀行賬號取值正確，用同樣的方法驗證姓名列和部門列，結(jié)果都是相同的，驗證結(jié)果如圖5。

圖4 生成的發(fā)放表

圖5 數(shù)據(jù)驗證結(jié)果

四、結(jié)語

通過實例對VLOOKUP函數(shù)的語法規(guī)則進行了很好的闡述，從查找實例的結(jié)果可以看出VLOOKUP函數(shù)具有非常實用的查找功能，能夠解決人工比對查找巨大和繁瑣的工作量，提高了效率和準確率。將發(fā)放表制作成模板供用戶使用，不僅提高了用戶的使用效率，同時財務(wù)人員的工作繁瑣程度也大大降低，提高了工作效率。

通過對Vlookup函數(shù)和If函數(shù)語法規(guī)則的闡述，用實例對函數(shù)的功能進行驗證，Vlookup函數(shù)具有實用的查找功能，If函數(shù)具有很強的判斷糾錯功能，兩個函數(shù)結(jié)合起來使用，不僅能夠提高工作效率，而且更能夠保證數(shù)據(jù)的準確性。把繁瑣的事情簡單化，是科學(xué)發(fā)展的目標，更是人們在工作崗位上所期待的。EXCEL函數(shù)具有強大的功能，還需要進一步去研究發(fā)現(xiàn)，把更有效的方法運用到現(xiàn)實工作中，不僅給自己也給別人的工作帶來方便。

[1] 施永利.運用VLOOKUP函數(shù)改進薪酬管理[J].財會月刊,2014(12).

[2] 李蓉.巧用Vlookup函數(shù)完成信息核對——在招生工作中學(xué)生信息核對的應(yīng)用[J].電腦開發(fā)與應(yīng)用，2015(1).

[3] 朱曉峰.VLOOKUP函數(shù)在工資調(diào)整編輯中的運用[J].電腦編程技巧與維護,2014(10).

[4] 周威. Excel中VLOOKUP函數(shù)應(yīng)用一例[J].電腦知識與技術(shù)，2014(29).

[5] 周威.巧用VLOOKUP和IF函數(shù)合并工作表[J].科技視界，2014(31).

[學(xué)術(shù)編輯 趙大洲]

[責(zé)任編輯 李兆平]

EXCEL function in the application of the compensation management in colleges and universities

LIUYan-feng

(ShannxiXueqianNormalUniversity,XI’an710100,China)

The rapid development of informationization makes financial software become the main tool of finance in financial management of colleges and universities, the university salary management usually use complete human resources management system, fully encapsulated system suitable for the issuance of large quantities of work, sporadic allowance and the use of Excel software, it is still an integral part of financial management tools. In this paper, by using the Vlookup function and the If function in compensation management, use of Excel function advantages of flexible, convenient to solve practical problems.

EXCEL; Vlookup; If ; Colleges and universities

2015-12-02;

2016-03-14

2015年陜西省教育廳專項科研計劃項目(2015KJ1178)

劉閆鋒，男，陜西白水人，陜西學(xué)前師范學(xué)院財務(wù)處工程師，主要研究方向：會計電算化。

■區(qū)域經(jīng)濟社會發(fā)展研究

G202

A

2095-770X(2016)12-0049-03