關(guān)于學(xué)校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題的探討

楊波

【摘要】隨著信息化社會(huì)的推進(jìn)，如何利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)做好學(xué)校的檔案管理工作已成了高中檔案管理部門重點(diǎn)關(guān)心的問題。本文就學(xué)校檔案管理創(chuàng)新以及檔案管理數(shù)字化的問題展開探討，并提出一些意見見解。

【關(guān)鍵詞】 學(xué)校；檔案管理創(chuàng)新；檔案管理數(shù)字化

檔案管理工作的質(zhì)量是高中學(xué)校管理質(zhì)量的重要表現(xiàn)之一，也能反映出學(xué)校發(fā)展水平。我國相關(guān)政策要求學(xué)校必須重視檔案工作的管理，將檔案工作融入到學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃中去，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，利用信息技術(shù)對學(xué)校的檔案管理進(jìn)行科學(xué)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。檔案管理數(shù)字化就是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，進(jìn)而根據(jù)檔案類型、期限等不同特點(diǎn)將檔案信息分類以方便查閱、共享，這就需要借助計(jì)算機(jī)平臺以及局域網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)，以此來提高學(xué)校檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

一、學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新

（一）管理理念上的創(chuàng)新。子曰：“工欲善其事，必先利其器?！敝v的是工匠要想使他的工作做好，就一定要先讓工具鋒利起來，也就是說要想做好一件事，準(zhǔn)備工作是非常重要的。而在對學(xué)校檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新之前，首先要對其理論進(jìn)行創(chuàng)新，摒棄傳統(tǒng)觀念帶給的思想上的局限性，培養(yǎng)先進(jìn)的思想意識以及創(chuàng)新理念。比如學(xué)校檔案管理不應(yīng)該只停留在利用文字、圖表對個(gè)人及團(tuán)隊(duì)進(jìn)行概括，適當(dāng)?shù)匾獙⒍嗝襟w影像資料納入檔案管理范圍，可以提高檔案的全面性，提升檔案管理的創(chuàng)新意識。

（二）管理模式上的創(chuàng)新。檔案管理的創(chuàng)新在很大程度上是檔案管理模式和方式的創(chuàng)新。在檔案管理的工作中，首先應(yīng)提高檔案管理的工作地位，特設(shè)專門的檔案管理部門，并制定相關(guān)的政策以及工作原則等分發(fā)給學(xué)校各部門，這樣可以讓檔案管理部門自行解決內(nèi)部工作事宜，避免檔案管理工作由其他部門的員工代勞所造成的檔案更新、管理不到位等現(xiàn)象出現(xiàn)，提升各部門的工作效率，也更加民主平等。

由于檔案管理系統(tǒng)根據(jù)檔案性質(zhì)而決定其操作，在實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化后，可以結(jié)合學(xué)校自身的檔案特點(diǎn)，建立相應(yīng)的檔案管理平臺，便于檔案的管理，并能通過網(wǎng)絡(luò)與師生及時(shí)分享。

（三）管理方法上的創(chuàng)新?，F(xiàn)在所提到的方法的創(chuàng)新，主要是指傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理工作是以人力手抄為主，然而在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息技術(shù)已經(jīng)走進(jìn)了人民的生活并對人們的生活產(chǎn)生了質(zhì)的改變，顯然傳統(tǒng)的人工手抄的工作方式已跟不上社會(huì)發(fā)展的步伐。所以，利用現(xiàn)代信息手段，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，積極改革高效檔案管理的方法，實(shí)現(xiàn)信息儲(chǔ)存、信息傳輸、信息分享等多個(gè)方面的創(chuàng)新，可以有效提高檔案管理工作的效率，同時(shí)，還可以增加檔案的安全性。

（四）管理方式上的創(chuàng)新。做事成功與否在很大程度上取決于對這件事的管理方式，其中因事物性質(zhì)的不同而改變管理方式是事情成敗的關(guān)鍵因素。比如曾經(jīng)倡導(dǎo)的威嚴(yán)管理，認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)者和決策者要在群體中樹立絕對的威嚴(yán)，因?yàn)橹挥薪^對的威嚴(yán)才能保證有足夠的執(zhí)行力，才能確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都能按時(shí)、高質(zhì)量地完成。但隨著社會(huì)的發(fā)展，人人平等且職業(yè)沒有高低貴賤之分，人們在工作中普遍渴望能夠受到他人尊敬，如果此時(shí)實(shí)行傳統(tǒng)的威嚴(yán)管理，在很大程度上會(huì)引起員工的不滿，甚至產(chǎn)生抗拒心理，使得管理工作沒法順利展開，由此，漸漸出現(xiàn)了人性化管理，在保持威嚴(yán)的同時(shí)，采用寬松的人性化管理模式，可以在不影響領(lǐng)導(dǎo)者和決策者的執(zhí)行力的同時(shí)，改善工作氛圍，促進(jìn)員工間的友好合作，提高工作效率。

二、數(shù)字化檔案管理

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不同，數(shù)字化檔案管理是建立在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的成果上，以計(jì)算機(jī)為紙，以可收集信息的設(shè)備為筆，對檔案信息資源進(jìn)行收集和整理，并通過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與跨地區(qū)轉(zhuǎn)移，將檔案管理從繁雜的資料中拯救出來，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，成為當(dāng)前檔案管理部門的熱點(diǎn)話題。

（一）檔案信息管理數(shù)字化。數(shù)字化就是將繁雜的檔案信息通過計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)變成數(shù)字與數(shù)據(jù)，再將這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型，引入計(jì)算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行處理。需要先進(jìn)的數(shù)字化儲(chǔ)存技術(shù)方案，具有較高的科學(xué)性、穩(wěn)定性、有效性以及通用性的特點(diǎn)。

（二）檔案資源管理形式虛擬化。利用計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)在終端對服務(wù)器資源進(jìn)行審閱或修改，可大大提高服務(wù)器的利用效率，節(jié)省大量的人力物力，進(jìn)而降低成本。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來建設(shè)虛擬資源，可以實(shí)現(xiàn)檔案的互通服務(wù)，進(jìn)而達(dá)到檔案信息管理共享，比如：高中生的升學(xué)，其高中可以將學(xué)生的電子檔案根據(jù)其升學(xué)情況通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送至大學(xué)檔案管理處，真正做到文書檔案資源管理的虛擬化。

三、對學(xué)校檔案管理數(shù)字化的意見見解

雖然我國高中學(xué)校在檔案管理工作中積極引進(jìn)了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來改革創(chuàng)新，取得了一定成果，但還存在著一些不足之處需要檔案管理人員加以完善。

首先是檔案管理工作人員中存在思想意識不到位的現(xiàn)象，高中學(xué)生的檔案不同于其他學(xué)段的學(xué)生檔案，具有一定的特殊性，所以在對高中學(xué)生檔案進(jìn)行管理時(shí)需要檔案管理工作人員積極嚴(yán)謹(jǐn)?shù)赝瓿蓹n案的收集工作，提高自身應(yīng)有的工作效率。同時(shí)，由于信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)屬于新興技術(shù)產(chǎn)業(yè)，而學(xué)校內(nèi)部的檔案管理人員大多沒有經(jīng)過（下轉(zhuǎn)第189頁）（上接第183頁）專業(yè)的信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，缺乏相關(guān)的專業(yè)技能，便出現(xiàn)了不會(huì)操作或操作不當(dāng)?shù)膶擂尉置?，存在因誤操作遺失檔案信息的可能，也沒法從最大程度上發(fā)揮數(shù)字化檔案管理平臺應(yīng)有的效率，在很大程度上浪費(fèi)了資源。所以就需要學(xué)校內(nèi)部檔案管理工作人員看清實(shí)際，努力跟上信息化的浪潮，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，抓緊時(shí)間掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的相關(guān)知識，并能良好地應(yīng)用于日常檔案管理工作。

其次是需要注意網(wǎng)絡(luò)安全性，建立數(shù)字化檔案管理平臺的目的是實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)共享，檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)高速傳播，但是近幾年來隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)犯罪與信息泄露等信息安全問題受到了人們的廣泛關(guān)注，近年來頻發(fā)的個(gè)人檔案信息泄露事件使得部分高校檔案管理部門也緊張了起來，所以，儲(chǔ)存眾多信息資源的學(xué)校更應(yīng)該加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，避免信息泄露所帶來的損失，不能因顧忌信息網(wǎng)絡(luò)安全便不敢開放學(xué)校的數(shù)字化檔案管理平臺，進(jìn)而限制了數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用與發(fā)展。

四、結(jié)語

高中的檔案管理工作是學(xué)校各項(xiàng)管理工作中的重要組成部分，應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)科學(xué)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將其應(yīng)用于實(shí)際的檔案管理工作中，搭建數(shù)字化檔案管理平臺是高校檔案管理工作發(fā)展的最終趨勢，當(dāng)前此項(xiàng)應(yīng)用還處于剛起步階段，但是只要在工作實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，勇于創(chuàng)新，不斷完善檔案管理手段，就可以提高檔案管理的工作效率，促進(jìn)學(xué)校與檔案管理部門的發(fā)展。

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