建立“大學(xué)生秘書服務(wù)中心”對大學(xué)生創(chuàng)業(yè)的意義

喬孝冬+余曉明

當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展帶來了大量創(chuàng)造財富的機(jī)會，社會分工更加精細(xì)，各類行業(yè)此消彼長，層出不窮，大學(xué)生希望從創(chuàng)業(yè)中找到人生價值，但是由于社會經(jīng)驗不足，見識不多，人脈不廣，不知道該從哪些行業(yè)入手，缺資金、缺經(jīng)驗、缺人脈，但是不缺創(chuàng)業(yè)的熱情與勇氣，這種熱情與勇氣如果能得到具有創(chuàng)業(yè)成功經(jīng)驗人士的引領(lǐng)，以創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊的形式分工協(xié)作，找準(zhǔn)入口，選對初次創(chuàng)業(yè)的領(lǐng)域，就會少走彎路，而創(chuàng)辦經(jīng)濟(jì)實體——大學(xué)生秘書服務(wù)中心，恰恰迎合了這種需要。

一、“金陵科技學(xué)院大學(xué)生秘書服務(wù)中心”平臺的創(chuàng)建

秘書專業(yè)的社會實踐性決定了它必須把提高大學(xué)生社會服務(wù)能力作為秘書教育的目標(biāo)之一，金陵科技學(xué)院秘書服務(wù)中心是針對提高秘書專業(yè)大學(xué)生的社會服務(wù)能力而成立的。“大學(xué)生秘書服務(wù)中心”可以提供的業(yè)務(wù)有秘書服務(wù)，如漢字錄入，編輯排版，攝影攝像，PPT制作，收發(fā)傳真、快遞，宣傳策劃，文案制作，打印文件，活動策劃與實施，會議策劃，代理售票、提供旅游服務(wù)信息，設(shè)計旅游方式，提供旅游路線等服務(wù)。秘書專業(yè)的學(xué)生能結(jié)合自身的特點和優(yōu)勢，在“學(xué)中做，做中學(xué)”，實現(xiàn)以秘書職業(yè)崗位活動為導(dǎo)向的教學(xué)模式的創(chuàng)新，為秘書學(xué)學(xué)科建設(shè)提供一個理論結(jié)合實踐、實訓(xùn)一體化的交流平臺。大學(xué)生秘書服務(wù)中心按照職場模式培養(yǎng)學(xué)生對秘書學(xué)方面專業(yè)知識的理解，在職場中培養(yǎng)學(xué)生操作能力和人際交往能力，及時疏導(dǎo)學(xué)生遇到的各種人際溝通問題，以提高學(xué)生團(tuán)隊合作能力、人際交往能力和心理素質(zhì)。

二、秘書服務(wù)中心的建立對學(xué)生綜合素質(zhì)的影響

1、為大學(xué)生為今后創(chuàng)業(yè)積累經(jīng)驗

秘書學(xué)專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)是以文學(xué)與管理學(xué)交叉學(xué)科設(shè)定專業(yè)范圍，拓展跨文、史、哲、經(jīng)、法學(xué)科門類的寬厚專業(yè)基礎(chǔ)，從實踐傳統(tǒng)出發(fā)，以組織協(xié)調(diào)（組織內(nèi)部的協(xié)作+與供應(yīng)商和顧客的合作）為中心培養(yǎng)秘書的核心能力與價值，以三管（領(lǐng)導(dǎo)人事務(wù)管理、辦公室管理、項目管理）重新定義秘書基本職能，通過深度學(xué)習(xí)促進(jìn)秘書技術(shù)技能的動力定型，通過實習(xí)實訓(xùn)等身體技藝的訓(xùn)練，最終實現(xiàn)秘書職業(yè)的人格化目標(biāo)，構(gòu)建學(xué)生在社會組織中生存處境的應(yīng)對之道與自我的內(nèi)在體認(rèn)。作為文秘專業(yè)的大學(xué)生除了掌握必要的理論知識外，還要培養(yǎng)實際操作能力，而這種能力的獲得必須經(jīng)過社會實踐。美國教育哲學(xué)家杜威在上個世紀(jì)提出了“生活即教育的概念”，杜威重視生活本身對教育的意義，讓美國的教育和實際結(jié)合起來。陶行知也提出“教學(xué)做合一”是生活教育理論的教學(xué)論，社會即學(xué)校，教育的材料，教育的方法，教育的工具，教育的環(huán)境，都可以大大的增加，教與學(xué)都以做為中心”。由此他特別強(qiáng)調(diào)要親自在“做”的活動中獲得知識。金陵科技學(xué)院“大學(xué)生秘書服務(wù)中心”共有五大部門組成，分別是人力資源部，采購部，銷售部，秘書部，財務(wù)部。為了人盡其才，物盡其用，要對各部門負(fù)責(zé)人基本素質(zhì)進(jìn)行考量，主要考察其知識儲備、學(xué)習(xí)能力、協(xié)調(diào)能力、解決問題的能力等其他相關(guān)的實踐能力，在團(tuán)隊合作中，人員配置與組合當(dāng)然是重要的，各部門分別按照各自部門的安排進(jìn)行，并不意味著各部門的職能分割，恰恰是各部門需要緊密聯(lián)系才能完成各項業(yè)務(wù)，因此必須找準(zhǔn)目標(biāo)和定位。從確定所需的人才信息組織招聘到擬定團(tuán)隊計劃，再到制訂團(tuán)隊的各種規(guī)章制度，實施細(xì)則的執(zhí)行和檢查，再到建立合理有效的績效考核與薪酬管理制度等，都由教師指導(dǎo)，同學(xué)實施完成，并且邊做邊改進(jìn)，大家協(xié)商解決一些疑難棘手問題，并及時溝通反饋。這些創(chuàng)業(yè)經(jīng)驗的積累不但滿足了文秘專業(yè)“學(xué)以致用”的實踐需求，還能激發(fā)學(xué)生的創(chuàng)造潛力與能量，培養(yǎng)以社會責(zé)任感的共同價值觀。

2、培養(yǎng)了學(xué)生的創(chuàng)業(yè)理念和鍛煉了執(zhí)行力

斯坦福大學(xué)的創(chuàng)辦者利蘭·斯坦福先生有句名言：“受過技術(shù)教育的學(xué)生不一定成為最出色的企業(yè)家。人生道路上的成功有賴于培養(yǎng)和發(fā)展想象的能力。一個不善于構(gòu)思的人是成不了大氣的。”創(chuàng)業(yè)教育是一個能力傾向的概念，創(chuàng)業(yè)教育不僅具有社會價值，還具有個體價值。個體價值不僅包括經(jīng)濟(jì)價值，還包括人文價值和自我實現(xiàn)的價值。創(chuàng)辦企業(yè)固然是創(chuàng)業(yè)教育的經(jīng)濟(jì)價值體現(xiàn)，但創(chuàng)業(yè)教育的人文價值、精神價值才是最為根本的，創(chuàng)業(yè)教育首先要培養(yǎng)學(xué)生的創(chuàng)新和創(chuàng)業(yè)意識、精神、品質(zhì)和能力，并享受人的尊嚴(yán)和價值之美感。因此，創(chuàng)業(yè)教育的內(nèi)容十分豐富，它滲透在整個教育過程之中，而絕非僅是技能培訓(xùn)。

在創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊構(gòu)建中，有的同學(xué)根據(jù)自身樂器、篆刻、繪畫和書法等方面的特長，為秘書團(tuán)隊創(chuàng)辦業(yè)余愛好補(bǔ)習(xí)班，正如一位愛好音樂的同學(xué)談創(chuàng)業(yè)體會時所說的那樣“我們大學(xué)生選擇創(chuàng)業(yè)的動力并非源于對金錢的貪婪，而是出于實現(xiàn)自我價值和成功的強(qiáng)烈愿望。從事秘書服務(wù)工作增強(qiáng)了我個人實現(xiàn)自我價值的意識，同時也有助于我更加清楚地認(rèn)識自身的長處，從而有效地利用他們。”同學(xué)們在團(tuán)隊合作中能夠發(fā)現(xiàn)他人長處，并取長補(bǔ)短，秘書中心團(tuán)隊的同學(xué)要為需要的顧客提供相關(guān)的文案處理工作，如會議策劃、活動日程安排、文字校對、打印等工作；經(jīng)常會用到秘書專業(yè)的相關(guān)知識。秘書四大基本工作中辦文，辦事和辦會體現(xiàn)的尤為明顯，要熟練操作現(xiàn)代辦公技術(shù)，要全面了解OA系統(tǒng)的功能，熟練應(yīng)用綜合辦公平臺，如流程管理、公文處理、檔案管理、會議管理、資產(chǎn)管理、信息集成及電子網(wǎng)站等。對于傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)以及攝影和攝像器材等常用設(shè)備也要熟練和使用，并要求進(jìn)行基本的編輯工作。寫作各種文案也要得心應(yīng)手，在組織會議策劃注意到會議方面知識的具體運(yùn)用，責(zé)任到人。負(fù)責(zé)財務(wù)管理的同學(xué)，要求能夠運(yùn)轉(zhuǎn)所需要的各方面資金的申請，登記和報銷，還要編制月、季、年度營業(yè)計劃和財務(wù)計劃，定期對財務(wù)報表如現(xiàn)金日記賬、科目匯總表、利潤表進(jìn)行檢查分析，學(xué)會對日記賬、總分類賬等賬簿處理。在秘書服務(wù)的同時，同學(xué)們也經(jīng)歷了一個知識物化的過程，將在學(xué)校里學(xué)到的書本知識運(yùn)用在實踐活動中，以理論來引導(dǎo)實踐，這就是對知識的物化升華。陶行知先生提出“知行合一”，同學(xué)們正是通過這種過程性的成長實踐，找到自己的興趣愛好，實現(xiàn)了個人價值的最大化。通過就業(yè)、創(chuàng)業(yè)實踐演練，很多同學(xué)改變了懶散拖沓的毛病，從被動的接受者而成為主動的學(xué)習(xí)者，積極性、創(chuàng)新性將被充分調(diào)動起來，執(zhí)行力也得到了進(jìn)一步的鍛煉。大學(xué)生通過創(chuàng)業(yè)實踐真正理解了人才競爭的意義，認(rèn)知了優(yōu)勝劣汰的真諦，在畢業(yè)時能端正就業(yè)態(tài)度，避免好高騖遠(yuǎn)、不切實際的定位或錯位，做到量能定位、量力就業(yè)。

3、拓寬思路，提高大學(xué)生處理實際問題的能力

秘書服務(wù)中心是大學(xué)生走出象牙塔，走向社會的過程性實踐，秘書服務(wù)中心活動處在相對真實的社會環(huán)境中，為同學(xué)搭建一個展示自身能力的平臺。在這個平臺中，大學(xué)生面臨各種各樣人際關(guān)系的處理，遇到復(fù)雜多變的問題要解決，思維方法也開闊豐富。秘書服務(wù)中心創(chuàng)建之初，同學(xué)們都要做SWOT分析，許多同學(xué)都認(rèn)識到S—Strength（優(yōu)勢）是無需自行承擔(dān)門面費(fèi)用，成本低；具有很強(qiáng)的團(tuán)隊精神，辦事效率較高；創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊富有激情，目標(biāo)一致，文化水平高，專業(yè)性強(qiáng)。但是W—Weakness（劣勢）也是在所難免的，由于都是大學(xué)生，缺乏相關(guān)工作經(jīng)驗，營業(yè)時間受上課的限制，營銷經(jīng)驗缺乏。但學(xué)校大力支持大學(xué)生秘書服務(wù)中心的建設(shè)，無疑減少了成本，提供了創(chuàng)業(yè)機(jī)會O—Opportunity（機(jī)會），但是資金，人脈，社會經(jīng)驗都具有潛在的T—Threat（威脅）。

秘書服務(wù)中心的很多同學(xué)都是初次創(chuàng)業(yè)，開始期經(jīng)驗不足。譬如代拿快遞、外賣且送貨上門的服務(wù)中，起先是團(tuán)隊建一個qq群，有需要代拿快遞、外賣的學(xué)生都可通過這個群聯(lián)系管理人員，并將相關(guān)信息發(fā)送給管理人員，管理人員將快件送到宿舍門口，但是接受者卻常常不在宿舍，管理人員要花很多時間等候，影響了工作效率。后來設(shè)置固定點，代拿支付方式也改為先支付后代拿，并且視具體距離樓層而定，每件快件收取的有償服務(wù)2至4元不等，從而提高了工作效率。開展有償?shù)纳虅?wù)活動，不僅使同學(xué)發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題的能力得到了提高，同學(xué)們還要時時關(guān)注經(jīng)濟(jì)動態(tài)，培養(yǎng)自身的商業(yè)意識和敏感性，從事秘書服務(wù)之前，有的同學(xué)不會在意他人或者是一個群體的消費(fèi)需求和消費(fèi)喜好，更不會特意地做一些問卷調(diào)查，但是在從事了秘書服務(wù)之后，情況就大不相同了。許多同學(xué)會對身邊的同學(xué)和老師的需求或意見格外的敏感，對于他們的反饋也很上心，同時還會不停地思考如何才能更好地滿足不同群體的需求，吸引消費(fèi)者，獲得商機(jī)，將所學(xué)所用結(jié)合起來，為進(jìn)入社會、承擔(dān)社會責(zé)任做好準(zhǔn)備。

三、總結(jié)與對策

由于大學(xué)生活動中心在校園創(chuàng)辦，時間、資金、人員等投入較少，學(xué)生參與面不夠廣泛。秘書服務(wù)中心實踐活動多是以學(xué)生干部為主體。在互聯(lián)網(wǎng)+時代，創(chuàng)業(yè)的空間也在不斷地縮小，學(xué)生及附近居民的需求量不大，并且學(xué)校附近已有的商店也已經(jīng)能夠滿足大家的需求。由于長期接受應(yīng)試教育，同學(xué)普遍缺乏創(chuàng)業(yè)經(jīng)驗，人脈缺乏，社會經(jīng)驗不足，也不熟悉市場規(guī)則，大部分知識來源書本，想問題容易理想化，對事物的認(rèn)識感性較多，理性認(rèn)識較少，常?！凹埳险劚辈磺袑嶋H。由于經(jīng)營理念淡薄，產(chǎn)品營銷方式呆滯，信息閉塞，不能與復(fù)雜多變的市場相適應(yīng)，互聯(lián)網(wǎng)、辦公室自動化等方面的優(yōu)勢也沒有充分發(fā)揮，加之缺乏專業(yè)人士的引導(dǎo)，不能準(zhǔn)確分析與預(yù)測未來市場的發(fā)展方向，處于盲目發(fā)展的狀態(tài)。

對于創(chuàng)辦校園大學(xué)生活動中心，應(yīng)充分認(rèn)識到開展秘書服務(wù)中心實踐工作的重要意義，調(diào)動廣大師生參與的主動性。學(xué)校應(yīng)創(chuàng)造條件，予以指導(dǎo)，盡可能滿足廣大同學(xué)參加秘書服務(wù)中心的需求，同時還要認(rèn)識到大學(xué)生秘書服務(wù)中心最大的特點在于與教學(xué)實踐的相結(jié)合，突出秘書的實踐品質(zhì)，強(qiáng)調(diào)秘書是“行動當(dāng)中的知識”，通過大量的“深度練習(xí)”形成特定的動力定型，達(dá)成職業(yè)行為的情境協(xié)調(diào)性，實現(xiàn)三大技能（技術(shù)技能、人際技能、概念技能）的全面協(xié)調(diào)發(fā)展，真正擔(dān)當(dāng)起組織的協(xié)調(diào)者角色，發(fā)揮橫向影響力，從淺顯的三辦（辦文、辦會、辦事）轉(zhuǎn)向全面深入的“三個管理”的職能，即領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)管理、辦公室事務(wù)管理和項目管理，在日新又新的高彈性時代下，在管理與文秘專業(yè)的交叉點上，通過不斷地學(xué)習(xí)和提升，拉開自己與替代人才的差距，擁有更多的專業(yè)優(yōu)勢與能力，成為社會需要的既實用又有永續(xù)發(fā)展能力的勞動者。

（作者喬孝冬為金陵科技學(xué)院人文學(xué)院，副教授；余曉明為金陵科技學(xué)院人文學(xué)院，教授。）