淺談現(xiàn)代化檔案管理研究

崔建宇

摘要：隨著計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都廣泛的運用了先進的計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這些技術(shù)目前已改變了人們生活和工作的方式，在檔案管理中，現(xiàn)代化建設(shè)是必然的發(fā)展趨勢，也必將依賴于計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但檔案管理現(xiàn)代建設(shè)目前還存在一定的問題，阻礙了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。本文就主要分析了這些問題，并提出了幾點建議，以為相關(guān)人士提供借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化；現(xiàn)代化；檔案管理；問題

一、目前檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)面臨的主要問題

1、專業(yè)管理人才匱乏。從檔案管理人才的分級來看，有三個層次，分別是檔案管理高級專業(yè)人才、專業(yè)管理人才和輔助管理人才，滿足檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)所需要的人才應(yīng)該是專業(yè)檔案管理人才和高級專業(yè)管理人才，這部分人才在無論是在政治素質(zhì)、文化素養(yǎng)還是現(xiàn)代化管理手段和管理業(yè)務(wù)方面都有很高的水平，加上檔案現(xiàn)代化建設(shè)必將依賴更高新的計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這對管理人才的要求進一步提高，但是目前的管理人才隊伍大多數(shù)都是學(xué)歷偏低，沒有經(jīng)過專業(yè)知識培養(yǎng)和崗位培訓(xùn)的人員，整體管理人才隊伍綜合素質(zhì)不強，從而導(dǎo)致了高新技術(shù)無法快速的在檔案管理活動中運用，導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)速度較慢。

2、檔案管理標準化程度不高。檔案管理標準一直是指導(dǎo)檔案管理工作開展的前提和基礎(chǔ)，是規(guī)范檔案管理行為的準則，雖然我國在上世紀80年代針對檔案管理工作制定出了一系列的標準，使我國的檔案管理工作逐步走向合規(guī)化、規(guī)范化，但是我國的檔案管理工作復(fù)雜程度較高，加上歷史遺留問題出現(xiàn)了很多分散管理的情況，各單位針對檔案管理的手段不一，方法不一，所選擇的軟硬件也有很大的不同，導(dǎo)致了整個檔案管理水平參差不齊，甚至有的單位的檔案管理并沒有依照管理標準進行，整體導(dǎo)致標準化程度較低，無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求。

3、投入力度欠缺。隨著社會的發(fā)展，檔案管理也必將跟隨時代的進步而進步，在改進過程中必將需要單位進行經(jīng)費投入，但是目前很多單位沒有充分的認識到檔案管理的作用，思想上的認識不足導(dǎo)致行為上對檔案管理投資力度不足，無法購買先進的技術(shù)設(shè)備，特別是一些基層單位，普遍存在著檔案管理理念落后、管理設(shè)備陳舊、管理基礎(chǔ)薄弱，可見投入不足是制約檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的主要因素。

二、現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)的措施

1、加強檔案管理人才隊伍建設(shè)。人才一直是各行各業(yè)強調(diào)的重點，僅有高素質(zhì)的綜合性人才才能滿足單位的日常生產(chǎn)經(jīng)營需求，才能保證單位能夠有源源不斷的動力向前發(fā)展，檔案管理也不例外，要想實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，必將擁有一支高素質(zhì)的檔案管理人員，這樣才能切實的滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求，因此需要單位針對檔案管理的特點以及單位發(fā)展的情況來制定出科學(xué)合理的人才培養(yǎng)計劃，培養(yǎng)的內(nèi)容包括檔案管理基礎(chǔ)知識和理論、現(xiàn)代化信息技術(shù)操作知識、人員的職業(yè)道德培養(yǎng)等，完善檔案管理人才知識結(jié)構(gòu)，通過加強人才隊伍建設(shè)建立起一種綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍，以加快現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)的腳步。

2、加強檔案管理標準化建設(shè)。在現(xiàn)代化檔案管理中，標準化建設(shè)是至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)，它是整個檔案管理工作開展的前提和基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理需要依賴現(xiàn)代化的信息技術(shù)實現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展，所以信息的共享以及網(wǎng)絡(luò)信息的傳遞是當(dāng)前現(xiàn)代化檔案管理標準中的重要內(nèi)容，需要制定出統(tǒng)一規(guī)范的標準，如檔案信息數(shù)據(jù)的存儲、檔案信息的傳遞、檔案信息的共享標準等，只有建立起一個完善的檔案管理標準體系才能實現(xiàn)各項檔案管理工作有條不紊的開展，才能有利于現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)和發(fā)展。

3、加大檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)投入。為了加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，加大投入力度是必然的措施，只有加大投入力度才能切實的滿足現(xiàn)代化市場的需求，才能促進現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)發(fā)展，在加大投入力度之前需要加強人員對檔案管理的認識，也只有單位的管理人員充分的認識到檔案管理對于單位發(fā)展的作用才能讓他們重視檔案管理工作。投入上主要集中于檔案管理軟硬件設(shè)備的升級，淘汰落后的管理設(shè)備和軟件系統(tǒng)，購買現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，在軟件方面單位可以根據(jù)自身的特點自主研發(fā)符合國家檔案管理標準的檔案管理系統(tǒng)，也可以外包給軟件單位，不斷的提高檔案管理軟硬件水平，不斷提高檔案管理的質(zhì)量和水平，促進現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展。

三、建議

作者認為檔案管理作為一個尤為重要的社會活動，其應(yīng)該在全社會受到重視，不僅僅局限在檔案管理部門或單位，這樣無法全面的發(fā)揮出檔案的作用，因此作者在此建議在出臺相關(guān)政策法規(guī)的同時進行適當(dāng)?shù)慕逃麄鞴ぷ鳎瑥哪壳暗纳鐣顩r來看，這方面的知識宣傳工作極少，目前很少人能夠全面的知曉檔案的作用，因此檔案管理工作在社會中并沒有收到足夠的重視，并且檔案管理工作需要積極的和人員進行交流和溝通，加強人員檔案知識教育能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，有利于檔案發(fā)揮其作用。