淺談國有企業(yè)如何實現(xiàn)檔案資料規(guī)范化管理

摘 要：但是由于多種因素制約，目前國有企業(yè)的檔案管理方面出現(xiàn)了檔案管理功能弱化、日常管理人員不足、高級管理人才流失等一系列問題。面對這種情況實現(xiàn)國有企業(yè)檔案資料的規(guī)范化管理顯得尤為重要。在文章中作者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，對國有企業(yè)實現(xiàn)檔索資料規(guī)范化管理的相關(guān)方法進行分析和探討。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)改革；企業(yè)檔案管理；規(guī)范化管理

1 概述

對于任何企業(yè)而言，檔案均是非常重要而且關(guān)鍵的信息資源，尤其是對正處于改革大潮中的國有企業(yè)而言，檔案既是總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗的重要參考，尤其是改革開拓創(chuàng)新的重要依據(jù)。在新的歷史形勢下，國有企業(yè)的戰(zhàn)略性改革與重組不斷地深化，面對日益復(fù)雜的國際形勢，其該組過程中必然充滿艱辛。相應(yīng)地，檔案管理作為企業(yè)管理的一個重要部分，它同樣需要解決當(dāng)前面臨的問題順應(yīng)未來的發(fā)展潮流，在企業(yè)的不斷改革中實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理。

2 限制國有企業(yè)檔案規(guī)范化管理的因素

處于不斷改革中的國有企業(yè)，其檔案管理主要面臨著下述三

個困境，即檔案管理功能弱化、月常管理人員不足以及高級管理

人才流失。具體而言：

第一，檔案管理功能弱化。目前不少國有企業(yè)在改革的過程中逐漸弱化了檔案管理功能，規(guī)模不大的檔案管理機構(gòu)不是被裁撤便是被合并，某些國有企業(yè)的檔案管理機構(gòu)被合并到信息管理部門，成為其下屬的分支管理部門。另外，不少國有企業(yè)的規(guī)模均非常大，有的會有不少子公司分布在全國各地，因為裁撤了類似檔案處職能的管理機構(gòu)，使得檔案工作沒有辦法通過一個專用的、相對固定的渠道實現(xiàn)上通下達，不少工作問題無法得到及時有效地解決，檔案管理邊緣化的趨勢越加明顯。另外，在國有企業(yè)的集團總部會議上，類似檔案管理工作的規(guī)劃、安全人員配置經(jīng)費預(yù)算等問題得不到應(yīng)有的重視，甚至類似這種問題根本無法提上會議的議事日程，最終導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理功能被嚴(yán)重的弱化，某些企業(yè)已經(jīng)積重難近。

第二，日常管理人員不足。日常管理人員不足是檔案管理功能被弱化之后對檔案管理帶來的不利影響之一。當(dāng)前的國有企業(yè)進行改革的重要內(nèi)容之一便是“減員增效”，許多職能部門的管理人員和工作人員數(shù)被大幅度縮減，另外，為了盡可能增強市場競爭力獲得高額利潤，不少有企業(yè)將企業(yè)員工盡可能充實到一線環(huán)節(jié)，例如生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)。不少大型國有企業(yè)在進行改革的過程中，利用職能更加綜合化的部門取代了原有的檔案管理部門，將原有的檔案管理工作擴充為現(xiàn)在的集檔案管理、文字打印、文書收發(fā)、機要交變通、辦公用品發(fā)放、秘書、信訪接待等眾多職能于一身的綜合管理職能部門，因為人員不足，工作瑣碎，工作人員很難依照原有方式進行檔案管理。

第三，高級管理人才流失。在檔案管理功能被弱化、原有檔案管理部門被功能更加多元化的職能部門取代之后，實質(zhì)上已經(jīng)等于檔案管理部門的等級被降低了一個乃至兩個級別，原本享有高級管理職稱的管理人員及其相應(yīng)待遇均被取消；另外，在實際工作中，檔案管理人員因為梢案管理無法實現(xiàn)直接促進企業(yè)盈利的目標(biāo)而備受冷落，不僅收入不高，而且增長幅度也不大，相對于其他管理部門差異非常顯著。這也直接導(dǎo)致了許多高級人員不愿意來檔案管理部門，或者借故調(diào)離，或者另尋他路，或者工作態(tài)度消極。綜合以上情況，許多責(zé)任心強、經(jīng)驗豐富管理能力較高的高級管理人才流失嚴(yán)重，嚴(yán)重限制了檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

3 國有企業(yè)實現(xiàn)檔案資料規(guī)范化管理的途徑

第一，確定企業(yè)檔案作為重要信息資源的地位，制定相關(guān)資源開發(fā)利用方案。在信息化社會中，信息已經(jīng)成為市場一種非常重要的資源和財富，目前檔案具有高度的可靠性、真實性以及原始依據(jù)性、作為能夠視為當(dāng)前市場最為權(quán)威的信息資源形式之一，是企業(yè)進行決策的重要依據(jù)，非常有必要對其進行開發(fā)和利用。依照開發(fā)程度的深淺可以將國有企業(yè)檔案資源開發(fā)分為三個階段，即處于信息資源收集、建檔、整理階段的第一次開發(fā)，處于對檔案信息提示和提出階段的第二次開發(fā)，處于對于檔案信息進行加工、處理階段的第三次開發(fā)。為了能夠充分地開發(fā)和利用檔案信息資源，為企業(yè)創(chuàng)造效益必須要重點克服下述幾個問題：首先，重點突破現(xiàn)有檔案管理制度的局限性，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展要求和信息化時代的要求進行制度創(chuàng)新；其次，提高檔案室中檔案的質(zhì)量和數(shù)量，為資源開發(fā)和利用奠定堅實基礎(chǔ)；再次，通過制度建設(shè)、機制改革來提高企業(yè)檔案管理人員的工作積極性；最后，花力氣提高企業(yè)檔案管理的信息化水平。

第二，檔案新聞媒體適度報道一些企業(yè)檔案工作負而狀況，以期引起社會關(guān)注。全而反映企業(yè)工作狀況，可以使檔案行政部門得到有關(guān)企業(yè)檔案工作的客觀準(zhǔn)確信息，實現(xiàn)科學(xué)決策，及時研究解決企業(yè)檔案工作存在的問題。同時，通過新聞媒體將企業(yè)檔案工作困境適時適度向社會披露，使企業(yè)檔案工作接受社會輿論監(jiān)督，可增大社會輿論對企業(yè)檔案工作的督導(dǎo)作用。

第三，理順企業(yè)檔案工作行政監(jiān)督渠道，加大檔案行政監(jiān)督力度。在檔案行業(yè)管理力度不斷弱化，一些行業(yè)檔案工作監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)功能逐漸喪失的情況下，在文教衛(wèi)生系統(tǒng)和越來越多的企業(yè)實行屬地管理的條件下，應(yīng)將實行了多年的檔案“條、塊雙重管理體制”改革為單一的檔案屬地管理體制，建立與完善各級檔案行政部門對企業(yè)檔案工作監(jiān)督渠道，加大企業(yè)檔案管理的行政監(jiān)管和執(zhí)法力度，有效督促企業(yè)重視檔案工作，將檔案工作擺到應(yīng)有位置，保證企業(yè)檔案工作的正常開展。

4 結(jié)束語

為了更好地適應(yīng)當(dāng)前的社會經(jīng)濟環(huán)境，國有企業(yè)不斷推進并深化丁對自身的全方位改革。在改革的過程中，做好國有企業(yè)的檔案管理意義非常重要。但是由于多種因素制約，目前國有企業(yè)的檔案管理存在諸多不足，相信通過檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)可以促進檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介：朱海菲（1975，5-），女。