有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

◎?qū)O萬和

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有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

◎?qū)O萬和

當(dāng)今社會(huì)事業(yè)單位的發(fā)展既有機(jī)遇也有挑戰(zhàn)，人力資源是事業(yè)單位最重要資源之一，事業(yè)單位提升競(jìng)爭(zhēng)力應(yīng)該從人力資源管理和利用著手，傳統(tǒng)的人力資源檔案管理存在很多弊端，解決這些發(fā)展中的瓶頸，才能夠提升人力資源檔案管理的水平。事業(yè)單位的人力資源檔案有著很高的利用價(jià)值，管理者應(yīng)該意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，否則難以提升單位的績(jī)效。

提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的意義

對(duì)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展有利。事業(yè)單位的人力資源檔案管理對(duì)其完善健康發(fā)展的影響是深遠(yuǎn)的，因?yàn)樗軌蛱峁┩暾麥?zhǔn)確地提供單位職員的基本情況，事業(yè)單位的管理者在制定發(fā)展戰(zhàn)略的時(shí)候人力資源也是其必須要考慮的因素之一。市場(chǎng)中任何一個(gè)單位提高競(jìng)爭(zhēng)力的基本方式都是最大限度地開發(fā)和利用人力資源，這樣才能做到發(fā)揮人才最大潛能。人力資源檔案為事業(yè)單位了解員工特長(zhǎng)提供了依據(jù)，可以為員工安排適合自身能力和個(gè)性的崗位，在查閱人力資源檔案的過程中對(duì)員工個(gè)人的素養(yǎng)和能力發(fā)展空間也會(huì)有足夠的了解，對(duì)員工的品行有深入的挖掘，所以人力資源檔案管理分析是大有裨益的。

人力資源檔案管理是事業(yè)單位考核的有效依據(jù)。事業(yè)單位對(duì)員工進(jìn)行調(diào)配和任免的最重要的依據(jù)就是人力資源檔案，因?yàn)闄n案中記載著員工過去受到獎(jiǎng)賞或者懲罰的情況和原因，人力資源配置是一種將人和物充分結(jié)合的資源配置方式，是一種提升人力資源利用效果的重要途徑。事業(yè)單位在發(fā)展過程中必須面臨著人員具有動(dòng)態(tài)性這個(gè)現(xiàn)狀，因?yàn)槿藛T流動(dòng)和崗位變化是不可避免的。人力資源檔案共享一方面可以有效地激發(fā)員工的工作熱情，另一方面則可以促進(jìn)和應(yīng)對(duì)人力資源的流動(dòng)和變遷，保證人力資源配置的最佳效果。從這個(gè)層面來看，人力資源檔案管理是實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略的重要輔助方式。

人力資源檔案管理可以發(fā)揮員工的最大潛能。事業(yè)單位發(fā)展過程中也面臨著實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的巨大壓力，所以對(duì)員工的最大利用是其管理中一直面臨的難題。比如說在進(jìn)行員工工作調(diào)動(dòng)的時(shí)候就必須考慮員工的能力和自身的個(gè)性。人力資源檔案對(duì)員工的情況有著最真實(shí)、最完整的記錄。在一個(gè)員工的工作生涯中，檔案占據(jù)著重要的地位，管理者承擔(dān)著人力資源檔案管理的職責(zé)，負(fù)責(zé)對(duì)員工的工作年限、職稱評(píng)定、工資調(diào)整進(jìn)行記錄，對(duì)于那些特殊工種的員工，還要對(duì)其工齡材料進(jìn)行真實(shí)性審核。人力資源檔案是伴隨著一個(gè)員工一生的記錄，這本身就會(huì)對(duì)員工產(chǎn)生一種約束力，事業(yè)單位管理者可以借此來激勵(lì)員工，提供其工作積極性，避免其出現(xiàn)違規(guī)行為。

事業(yè)單位人力資源檔案管理缺陷

事業(yè)單位人力資源檔案管理真實(shí)性不高。有的事業(yè)單位人力資源檔案管理存在著漏洞，造成了檔案失真、檔案缺失的現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)。加之對(duì)人力資源檔案管理不嚴(yán)格，很多員工都進(jìn)行檔案造假。比如說有的事業(yè)單位員工進(jìn)行學(xué)歷偽造，而普通的人力資源檔案工作人員難以對(duì)其真假進(jìn)行甄別，只能被動(dòng)的接受員工提供的信息，不真實(shí)的信息在評(píng)價(jià)員工的工作能力和工作績(jī)效時(shí)勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)問題。

事業(yè)單位人力資源檔案管理技術(shù)手段落后。傳統(tǒng)的人力資源檔案管理載體以紙質(zhì)為主，但是經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得人才的流動(dòng)性高度提升，很多當(dāng)事人已經(jīng)去另外一個(gè)單位或者城市工作，但是其檔案還依然留在原來的單位和城市，這樣目前單位的人力資源部門要查閱其檔案就只能去原單位或者原城市，這就給人力資源管理部門的工作帶來很大的困難，影響了人力資源管理的效率。

檔案管理工作人員減少。我國(guó)目前社會(huì)價(jià)值取向和以往相比發(fā)生了很大變化，這種變化使得人們?cè)诠ぷ髦袃A向于那些物質(zhì)條件優(yōu)厚、社會(huì)地位優(yōu)良的工作，而檔案管理工作在新的社會(huì)價(jià)值取向中既不能獲得高位，也不能獲得高薪，在價(jià)值肯定上往往受到歧視。在這種情況，企業(yè)變革面臨著撤并和人員裁員的情況的時(shí)候，檔案管理部門首當(dāng)其沖，檔案管理人員在企業(yè)中所剩人數(shù)寥寥無幾，長(zhǎng)期下來，人力資源檔案管理工作水平日益低下、效率日益降低，檔案管理工作正在日益被邊緣化和弱化。

提升人力資源檔案管理水平的方式和方法

要明確人力資源檔案管理的工作內(nèi)容?，F(xiàn)代事業(yè)單位在招聘人才的時(shí)候往往要經(jīng)過層層篩選才會(huì)最終錄用，在對(duì)招聘人員進(jìn)行多種方式的考核的過程中，當(dāng)事業(yè)單位最終決定錄用某個(gè)人員的時(shí)候，面試小組在考核過程中對(duì)應(yīng)聘人的語言表達(dá)能力、應(yīng)變能力、儀容儀表和分析能力進(jìn)行的評(píng)價(jià)和堅(jiān)定要計(jì)入到員工今后工作中的檔案之中去，人力資源管理部門要認(rèn)真對(duì)其進(jìn)行整理。如果企業(yè)對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行了筆試考核，筆試的試卷和成績(jī)也應(yīng)一并計(jì)入到員工的人力資源檔案之中去。

要建立完善的人力資源檔案管理制度。人力資源檔案管理活動(dòng)面臨著新形勢(shì)、新情況和新任務(wù)，在這樣的情況下，人力資源檔案管理制度要隨時(shí)變化和改革，要與時(shí)俱進(jìn)、隨時(shí)創(chuàng)新，人力資源檔案管理在變革的過程中要朝著制度化和規(guī)范化的道路不斷前進(jìn)，收集檔案的時(shí)候要完整、及時(shí)，在決定哪些資料應(yīng)該計(jì)入檔案的時(shí)候應(yīng)該關(guān)注重點(diǎn)、取之有據(jù)，在整理檔案的過程中要科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，檔案的借閱應(yīng)該嚴(yán)格審核，區(qū)別對(duì)待人力資源管理部門和其他部門的訴求，保證檔案的安全。

要推行人力資源檔案管理信息化。事業(yè)單位要運(yùn)用現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)化手段對(duì)人力資源檔案進(jìn)行管理，注重?cái)?shù)據(jù)庫的建設(shè)，運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化和共享化的目錄對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容庫內(nèi)容進(jìn)行管理，對(duì)人力資源檔案管理進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的信息傳輸和共享化的信息資源建設(shè)。要提高人力資源檔案管理的使用價(jià)值，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。信息化人力資源檔案應(yīng)增加記錄個(gè)人學(xué)習(xí)能力和工作能力，動(dòng)態(tài)反映人才職業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力、職業(yè)信譽(yù)等的記錄，主要包括人才的基本信息、教育培訓(xùn)經(jīng)歷、工作履歷、工作業(yè)績(jī)、成果榮譽(yù)和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估等。

（作者單位：四平市鐵東區(qū)石嶺人力資源和社會(huì)保障所）