淺談疾控部門檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)

姚春華

（長(zhǎng)春市南關(guān)區(qū)疾病預(yù)防控制中心，長(zhǎng)春　130042）

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淺談疾控部門檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)

姚春華

（長(zhǎng)春市南關(guān)區(qū)疾病預(yù)防控制中心，長(zhǎng)春130042）

［摘要］首先從基層疾控部門檔案信息化管理所面臨的現(xiàn)狀入手，分析了目前基層疾控檔案管理部門不能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的原因以及未來發(fā)展趨勢(shì)，其次闡述了基層疾控部門檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，指出檔案信息化管理的具體方法以及實(shí)施步驟，最后強(qiáng)調(diào)人才的培養(yǎng)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的關(guān)鍵。

［關(guān)鍵詞］疾控；檔案；信息化；管理

隨著我國(guó)疾病預(yù)防控制事業(yè)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在日常管理中的廣泛應(yīng)用，各級(jí)疾控中心的檔案管理工作也正在向規(guī)范化、科學(xué)化的模式發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)管理、儲(chǔ)存疾控機(jī)構(gòu)在防病治病過程中形成的全部檔案，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率；即方便使用者及時(shí)查找、閱讀、利用，又可以減少紙質(zhì)檔案的占用空間，保存信息方便簡(jiǎn)單，也增加了其保密程度。因此，要充分利用檔案管理軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全信息化。本文就我中心檔案室在檔案管理信息化建設(shè)過程中的一些經(jīng)驗(yàn)闡述如下，供大家參考。

1　基層疾控部門檔案信息化管理所面臨的形勢(shì)

目前大部分基層疾控部門檔案管理工作仍處于初級(jí)階段，仍沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代的要求。其中主要原因是：部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為可有可無，認(rèn)識(shí)不到檔案在管理活動(dòng)中的重要性和必要性，不投入開發(fā)軟件的經(jīng)費(fèi)，檔案工作人員又不具備熟練的計(jì)算機(jī)編程技術(shù)，所以造成檔案資源開發(fā)不足，導(dǎo)致檔案利用率不高。

現(xiàn)在，全球信息化的大趨勢(shì)促使以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的形成，也應(yīng)推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代信息化的進(jìn)程，使檔案信息的形態(tài)從原來以紙質(zhì)文件、照片、錄音、錄像等為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字形式為主。領(lǐng)導(dǎo)及工作人員獲取檔案信息的需求也將從原來到檔案室調(diào)閱案卷轉(zhuǎn)變?yōu)閺木W(wǎng)絡(luò)上索取信息；從查閱歷史文獻(xiàn)型檔案信息，轉(zhuǎn)變?yōu)閺V泛索取各種時(shí)效性較強(qiáng)的現(xiàn)行文件信息。

因此，做為基層檔案部門也要順應(yīng)潮流，積極應(yīng)對(duì)，盡快融入信息社會(huì)這個(gè)大環(huán)境，建立數(shù)字檔案，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速實(shí)現(xiàn)信息共享，從而推動(dòng)檔案信息化的有效發(fā)展。

2　基層疾控部門檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容

2.1加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，基礎(chǔ)設(shè)施是首要的條件。我們必須要與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)。要了解檔案管理軟件、電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)配置的需求，配置合適的計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)，適當(dāng)加大計(jì)算機(jī)內(nèi)存配置，對(duì)提高計(jì)算機(jī)的運(yùn)行速度十分有利。選購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的、合適的檔案管理軟件，檔案管理軟件系統(tǒng)的功能主要是檔案信息存儲(chǔ)、管理、統(tǒng)計(jì)、檢索和提供利用等。因此，在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，應(yīng)加大資金投入，加快硬件設(shè)備的建設(shè)、要建設(shè)專門的檔案庫(kù)房，及時(shí)配置檔案管理現(xiàn)代化所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、移動(dòng)硬盤（臨時(shí)備份檔案數(shù)據(jù)）、光盤、光盤刻錄機(jī)（定期做好檔案數(shù)據(jù)脫機(jī)備份，保證檔案數(shù)據(jù)安全）、檔案管理軟件、數(shù)碼相機(jī)、錄音、攝像設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。另一方面要加強(qiáng)檔案庫(kù)房的防潮、防蛀、防高溫、防火、防盜等保護(hù)設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。

2.2加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

檔案的信息資源既包括電子檔案、又包括已經(jīng)存在于檔案室、檔案室現(xiàn)有的信息資源和大量產(chǎn)生的電子文件及檔案數(shù)字后形成的圖形、圖像文件，也包括雙軌制階段作為紙質(zhì)檔案的電子化備份以及檔案目錄等。檔案信息資源的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，其開發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的重要標(biāo)志。檔案資源的數(shù)據(jù)積累及其集成有賴于檔案業(yè)務(wù)人員的收集、鑒定、整理（分類、篩選、編目、著錄）移交、接收（包含審核、檢驗(yàn)、整理，即審核完整性、有效性和真實(shí)性）、歸檔（兩個(gè)重要轉(zhuǎn)移）。檔案人員要增強(qiáng)責(zé)任感，確保正在形成的信息資源不流失。

2.3加強(qiáng)建立檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)

檔案管理軟件系統(tǒng)是檔案工作者操作和使用的工具。檔案數(shù)字化其主要目的是利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、圖像處理技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)將傳統(tǒng)介質(zhì)存儲(chǔ)的各類檔案，根據(jù)需要進(jìn)行數(shù)字化處理，以積累數(shù)字檔案資源。檔案數(shù)字化工作主要有兩項(xiàng)：一是將傳統(tǒng)載體檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化，二是將檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化。前者是對(duì)載體檔案進(jìn)行編目，將目錄信息錄入到計(jì)算機(jī)中，實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)管理和目錄信息的資源共享。后者是將室藏的紙質(zhì)、照片、錄音、錄像、縮微等檔案，通過掃描、加工、處理（包括去污處理、圖像處理、OCR等）轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像、圖形、多媒體等數(shù)字格式的信息，存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，利用計(jì)算機(jī)及信息系統(tǒng)為檔案利用者提供查詢、檢索和瀏覽等服務(wù)，提高檔案的利用效率。

2.4加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

建立健全檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度，我中心在編制適合自身需要的標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)充分參照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、地方標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范四大方面的因素，制定出一套適合自身需要的標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度。

3　加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)

國(guó)家對(duì)電子文件管理的要求是保存電子文件，同時(shí)歸檔紙質(zhì)文件。2003年國(guó)家檔案局關(guān)于《電子公文歸檔管理暫行辦法》中第七條規(guī)定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)?！彪娮游募切畔⒓夹g(shù)的產(chǎn)物，其制作及管理必須采取有效技術(shù)措施來確保它的安全。目前用來維護(hù)電子文件真實(shí)性的安全技術(shù)主要有：密鑰技術(shù)、簽署技術(shù)、消息認(rèn)證、身份驗(yàn)證、防火、防寫處理、加水印等技術(shù)措施。在管理策略上，最好采用異地備份，存用分離的管理模式。

電子文件是由人來制作和管理的：①對(duì)參與制作和管理的人員要進(jìn)行思想、道德、品質(zhì)的審查；禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員參與電子文件制作和歸檔電子文件管理，這是從源頭上保證電子文件與歸檔電子文件的真實(shí)性、安全性的關(guān)鍵措施。②不斷進(jìn)行思想教育，要養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平。③還應(yīng)建立歸檔電子文件管理的崗位責(zé)任制，把責(zé)任和任務(wù)落實(shí)到每個(gè)人；保證電子文件從制作到歸檔管理的真實(shí)性、安全性和有效性。

4　檔案工作要有計(jì)劃和目標(biāo)

收集歸檔電子文件是檔案管理工作的新課題。因電子文件信息記錄方式、存儲(chǔ)方式、利用方式都與紙質(zhì)文件不同，電子文件歸檔管理的方法、要求必然變化，必須根據(jù)數(shù)字信息與文件信息的特性，以新思路、新技術(shù)、新方法進(jìn)行管理。

檔案工作的開展，有賴于檔案工作的主動(dòng)性、前瞻性和科學(xué)指導(dǎo)性的檔案發(fā)展規(guī)劃。以后的方向，是檔案軟件從單機(jī)輔助管理、多人聯(lián)機(jī)應(yīng)用，到向多系統(tǒng)協(xié)同辦公的方向發(fā)展，未來我國(guó)檔案管理軟件應(yīng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)處理業(yè)務(wù)工作與檔案管理工作整合，實(shí)時(shí)查看、利用電子文件檔案，將檔案系統(tǒng)作為業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)、知識(shí)倉(cāng)庫(kù)建設(shè)，主動(dòng)為業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)提供檔案信息查詢、咨詢、分析服務(wù)，提供檔案知識(shí)服務(wù)。

電子文件的屬性決定了電子文件利用具有紙質(zhì)文件檔案無法比擬的優(yōu)勢(shì)，電子文件利用比紙質(zhì)文件檔案利用更方便、更快捷，可以跨越時(shí)間和空間條件的約束，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通達(dá)的地方就可以提供利用，坐在計(jì)算機(jī)前就可以查詢地球另一端國(guó)家檔案館的檔案信息。電子文件還可以做到文件信息資源共享，同一份電子文件可以同時(shí)提供多人利用，發(fā)揮文件信息的最大利用價(jià)值，這才是檔案信息化建設(shè)的最終目的。

5　加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)

檔案管理人員沒有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，縱使有一流的管理設(shè)施，也不能算檔案管理現(xiàn)代化。人力資源，是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，任何事情都是靠人來操作的，否則會(huì)影響著各個(gè)環(huán)節(jié)的速度和質(zhì)量。因此，要培養(yǎng)復(fù)合型的人才，既要通曉檔案專業(yè)知識(shí)，又應(yīng)會(huì)計(jì)算機(jī)操作技能，更要懂得科學(xué)的管理方法。所以，要加強(qiáng)培養(yǎng)檔案人員駕馭現(xiàn)代化設(shè)備的能力，定期組織檔案人員去參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)《計(jì)算機(jī)知識(shí)》、《檔案專業(yè)知識(shí)》，提高檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)；學(xué)習(xí)探索檔案管理新模式；檔案工作人員更要增強(qiáng)工作責(zé)任感，要深刻認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)自身素質(zhì)修養(yǎng)的必要性，面對(duì)信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，努力學(xué)習(xí)掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，只有這樣才能很好地應(yīng)用檔案管理軟件管理好本單位的檔案。

以上僅僅是對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)工作的粗淺認(rèn)識(shí)，但是只要我們不斷摸索，總結(jié)檔案信息化管理的規(guī)律，根據(jù)工作中普遍存在的問題制訂相應(yīng)規(guī)范性的文件，對(duì)管理中的每個(gè)環(huán)節(jié)提出明確的要求，達(dá)到做有遵循，查有標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息化管理水平不斷得到提高，為防病機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)信息一體化的管理模式奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

主要參考文獻(xiàn)

［1］黎清.疾控機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)淺析［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013（17）.

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.03.109

［中圖分類號(hào)］G271

［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A

［文章編號(hào)］1673-0194（2016）03-0205-02

［收稿日期］2015-12-09