信息化支持之下的合同管理工作優(yōu)化

王 放

（大唐甘肅發(fā)電有限公司碧口水力發(fā)電廠，甘肅 隴南 746412）

信息化支持之下的合同管理工作優(yōu)化

王 放

（大唐甘肅發(fā)電有限公司碧口水力發(fā)電廠，甘肅 隴南 746412）

當(dāng)前信息時代下，企業(yè)工作的方方面面都會受到很大沖擊。在合同管理工作領(lǐng)域同樣如此，傳統(tǒng)的合同管理在合同制定和履行過程中表現(xiàn)出了弱控制局面，隨著信息化的深入，更為便捷的合同管理信息化體系開始出現(xiàn)。本文從合同管理信息化價值著手分析，并在此基礎(chǔ)之上，就如何切實推動合同管理信息化體系建設(shè)展開了討論。

信息化；合同；管理

在現(xiàn)代企業(yè)框架下，信息與通信技術(shù)的進(jìn)步帶動著企業(yè)快速發(fā)展，而合同管理作為企業(yè)管理工作的重要方面，其有效性不僅關(guān)系到企業(yè)的工作效率，更關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟利益，因此不容忽視。

1　合同管理信息化的價值分析

在企業(yè)的管理工作體系中，合同管理占據(jù)了重要的位置，從工作總量的角度看，合同管理的比重不容忽視。從概念的角度看，企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同，依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。從這一描述中可以看出，合同管理工作具有全局性和微觀性兩個層面的表現(xiàn)，既關(guān)系到合同確立和執(zhí)行整個系統(tǒng)的始終，具有系統(tǒng)特征，同時又深入到合同訂立與執(zhí)行等諸多細(xì)節(jié)。除此以外，合同管理工作還具有較強的動態(tài)特征，即密切關(guān)注合同執(zhí)行、修訂等相關(guān)變更等變化，隨時保持警惕，發(fā)現(xiàn)隱患并及時排除。

然而在傳統(tǒng)的合同管理工作領(lǐng)域，一邊倒的狀況十分突出。相對而言，合同管理工作比較傾向和注重合同訂立之前的相關(guān)事宜，對于相關(guān)法律以及經(jīng)濟方面的風(fēng)險規(guī)避較為注重，而對于合同履行過程中的監(jiān)督和管理相對不足。這種狀況在一定程度上增加了企業(yè)所需要面對的風(fēng)險。從合同自身的生命周期的角度看，以合同的簽訂作為界限，其后的履行占據(jù)了合同生命周期的大部分，如果忽視這項工作，其隱患不言而喻。

在實際工作環(huán)境中，當(dāng)前偏重于前期管理控制的狀況，在很大程度上是源于企業(yè)的傳統(tǒng)管理工作體系對信息控制力度較弱的特征。由于在合同訂立之前，相關(guān)信息及資料比較容易獲取和控制，而在合同履行的過程中，信息相對凌亂瑣碎，難以收集整理，因此合同的訂立，常常成為歸檔的標(biāo)志，甚至在某些企業(yè)環(huán)境中，合同訂立幾乎成為了合同管理工作結(jié)束的標(biāo)志。

隨著信息和通信技術(shù)在企業(yè)管理體系中的運用，合同管理工作也發(fā)生了巨大的變化，更多信息能夠被追蹤和控制，并且在信息反饋方面，移動設(shè)備的普遍應(yīng)用在很大程度上改變了信息錄入較慢的狀況，在數(shù)據(jù)時效方面也有大幅提升。除此以外，信息化的介入，使管理領(lǐng)域相關(guān)人員能夠進(jìn)行更為密切的監(jiān)督，及時獲取相關(guān)信息。這些信息是管理工作展開的必要依據(jù)，而傳統(tǒng)合同管理工作無法有效展開，尤其是在合同履行階段無法進(jìn)行追蹤，成為一直以來合同管理工作無法落實到位的主要阻礙。

2　切實推動合同管理信息化深入

當(dāng)前經(jīng)濟社會環(huán)境下，企業(yè)作為經(jīng)濟主體其活動十分頻繁，合同作為諸多經(jīng)濟行為的重要保障，必須與時俱進(jìn)，保障企業(yè)有序發(fā)展。而在信息環(huán)境下，如何使諸多信息化手段成為合同管理得以深入發(fā)展的重要力量，成為當(dāng)前共同關(guān)注的問題。具體而言，有如下幾個方面，可以作為加強合同管理信息化的著手點。

2.1加強風(fēng)險管理信息化建設(shè)

合同管理工作體系下，風(fēng)險的規(guī)避和管理是重點。對風(fēng)險的管理有效衡量一直都是風(fēng)險管理與控制的核心問題。從企業(yè)的經(jīng)營角度看，合同風(fēng)險來源于各個方面，難以一概而論，也難以實現(xiàn)有效的信息獲取。在信息環(huán)境之下，首先各個方面的信息采集相對于傳統(tǒng)環(huán)境而言有了很大的改善，網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用能夠為合同風(fēng)險管理提供更為全面的保障；其次，信息系統(tǒng)能夠給合同管理提供沿時間軸更大跨度的主體資料，便于對合同另一方歷史行為，以及經(jīng)濟整體發(fā)展歷程展開深入控制，完善風(fēng)險管控體系。

2.2加強合同履行信息化

合同管理工作體系下，企業(yè)對合同履行的管理與控制都相對薄弱，尤其在合同訂立環(huán)節(jié)更為薄弱，這種狀況對保護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟利益，規(guī)避法律風(fēng)險而言極為不利。在信息時代下，一個突出的特征就是移動終端的大量應(yīng)用，在這樣的技術(shù)背景之下，參與合同履行的相關(guān)工作人員，完全可以通過移動終端或者物聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)技術(shù)，將合同履行的實際情況錄入數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)信息化合同管理。

2.3加強信息開放平臺建設(shè)

信息時代環(huán)境下，合同管理相關(guān)的信息收集工作比傳統(tǒng)工作環(huán)境更高效、便捷，但是信息的價值，不僅在于能夠有效收集和處理，更在于對其進(jìn)行消費和使用。對于合同管理而言，讓合同管理工作獲取到諸多信息尤為重要，而信息也只有在使用和讀取的過程中才能體現(xiàn)其價值。針對此種情況，企業(yè)應(yīng)當(dāng)為合同管理信息體系建立端口，并且授權(quán)給不同的用戶群體，從而推動信息的流動與消費，實現(xiàn)合同管理工作信息化的價值。

3　結(jié) 語

合同管理的信息化建設(shè)，對推動企業(yè)的發(fā)展而言意義重大。實際工作中企業(yè)必須密切關(guān)注領(lǐng)域內(nèi)相關(guān)技術(shù)應(yīng)用狀況，切實分析自身合同管理特征與需求，才能有的放矢地引入技術(shù)和管理思路，取得良好效果。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.030

F273.7

A

1673-0194（2016）16-0050-01

2016-07-02