淺談高校檔案數(shù)字化建設(shè)

楊思煒

（陜西中醫(yī)藥大學(xué)，陜西 咸陽(yáng) 712046）

淺談高校檔案數(shù)字化建設(shè)

楊思煒

（陜西中醫(yī)藥大學(xué)，陜西 咸陽(yáng) 712046）

在信息迅猛發(fā)展的時(shí)代，高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為高校檔案工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。本文闡述了高校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，分析了目前各高?，F(xiàn)狀，提出了幾點(diǎn)推動(dòng)高校數(shù)字化建設(shè)建議。

高校；檔案；數(shù)字化；建設(shè)

近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到各行各業(yè)中，在檔案管理領(lǐng)域里，也開(kāi)始使用大量的新技術(shù)來(lái)改善傳統(tǒng)的檔案管理方式。因此檔案數(shù)字化被越來(lái)越多的檔案管理部門(mén)所重視。檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字影像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)及存儲(chǔ)技術(shù)，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。作為高校的檔案管理工作者，了解并將高校檔案數(shù)字化實(shí)施起來(lái)、推動(dòng)起來(lái)將是目前工作的重要任務(wù)之一。

1　高校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

1.1便于檔案無(wú)限制存儲(chǔ)

目前大多數(shù)檔案還是以紙質(zhì)為載體的形式存在，這些檔案被裝訂整理成冊(cè)或裝盒，保存在檔案館（室）庫(kù)房的檔案柜或檔案架上，既受存儲(chǔ)空間的限制，也不利于保存，時(shí)間長(zhǎng)了容易造成檔案的損壞。這種傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式，需要大量的存儲(chǔ)空間來(lái)支撐。但若將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，那么存儲(chǔ)起來(lái)就方便多了，只需要一臺(tái)服務(wù)器和電腦，一旦存儲(chǔ)空間不夠，還可以繼續(xù)擴(kuò)容，節(jié)省了空間，也不受時(shí)間的限制。

1.2節(jié)約成本

傳統(tǒng)的檔案在歸檔、整理、存儲(chǔ)的過(guò)程中需要投入很多，用到的檔案、辦公用品舉不勝舉，歸檔時(shí)不僅效率低，也浪費(fèi)空間。一旦實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，很多東西只需要一次投入就可以多次重復(fù)使用，也節(jié)省了庫(kù)房空間，同時(shí)檔案管理員和歸檔者的工作量也減輕了，工作效率得以提升。

1.3方便利用

傳統(tǒng)檔案利用過(guò)程中，需要檔案管理者先查找檔號(hào)，再翻閱檔案柜，拿出來(lái)紙質(zhì)檔案再進(jìn)行復(fù)印，過(guò)程相當(dāng)繁瑣。檔案數(shù)字化能夠解決這一問(wèn)題，只需要電腦和打印機(jī)，在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索出所需要的檔案資料，然后直接打印。既利于查找也利于復(fù)制，更不會(huì)損壞到原始檔案，同時(shí)提升查詢利用效率。

2　高校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1思想意識(shí)上不夠重視

多數(shù)高校的管理層和廣大師生員工還沒(méi)有意識(shí)到檔案工作的重要性，高校的檔案管理工作依然停留在傳統(tǒng)思想觀念上，缺乏相應(yīng)的檔案常識(shí)和知識(shí)，在思想上、行動(dòng)上均不夠重視。因此，許多高校的數(shù)字化建設(shè)工作也很難得到有效的支持。

2.2經(jīng)費(fèi)投入不夠

建設(shè)需要投入，高校檔案數(shù)字化建設(shè)也是如此。提到投入，管理層考慮的就是收取回報(bào)的問(wèn)題。檔案數(shù)字化建設(shè)又恰好是一次性投入很大，短期回報(bào)又很小的一類。因此，很少有大學(xué)的管理層能做到一次性將大筆資金投入到檔案管理工作中去，所以目前有很多高校的檔案館（室）都是因?yàn)橘Y金缺乏而導(dǎo)致檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢。

2.3建設(shè)過(guò)程中的安全隱患

在檔案數(shù)字化加工、存儲(chǔ)過(guò)程中會(huì)遇到如泄密、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的惡意攻擊，或者無(wú)法預(yù)知的數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題，都會(huì)影響到檔案的安全與完整。大多數(shù)檔案管理人員都是文科出身，缺乏技術(shù)知識(shí)，檔案管理系統(tǒng)維護(hù)、更新不及時(shí)也會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。

2.4數(shù)字化質(zhì)量參差不齊

大多數(shù)高校沒(méi)有專業(yè)的數(shù)字化加工設(shè)備，檔案內(nèi)容是十分繁多，大多數(shù)都采用數(shù)據(jù)化加工外包給公司完成，由于不同的公司資質(zhì)水平各有不同，因此很難保證數(shù)字化加工的水平和質(zhì)量。

3　推動(dòng)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

3.1加大宣傳，改變思想

通過(guò)有效宣傳來(lái)改變大家的傳統(tǒng)觀念，讓大家意識(shí)到數(shù)字化建設(shè)給工作帶來(lái)的好處和便利，從而得到大眾理解和支持。宣傳不能是蜻蜓點(diǎn)水式，而應(yīng)深入滲透和灌輸這種思想和理念，從管理層和領(lǐng)導(dǎo)入手，從真正的檔案利用需求者入手，才能更快的轉(zhuǎn)變大家的思想觀念。

3.2加大資金投入

加大資金投入也是需要上層管理者支持，巧婦難為無(wú)米之炊，通過(guò)上面提到的宣傳使領(lǐng)導(dǎo)改變觀念，進(jìn)一步獲得資金上的支持。這需要高校檔案管理者們的共同努力。

3.3保障信息資料安全

檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)于數(shù)據(jù)加工的外包公司，首先，要簽好保密協(xié)議，確保檔案資料在數(shù)字加工過(guò)程中信息資料不泄露，涉密文件和數(shù)據(jù)不泄露、不丟失。其次，在檔案利用過(guò)程中，為了防止數(shù)據(jù)資料不被篡改或覆蓋，必須要設(shè)置好管理系統(tǒng)權(quán)限，并對(duì)檔案信息副本進(jìn)行嚴(yán)格管控。最后，為防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)丟失，一定要及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份，并做好異地備份，以防意外發(fā)生。

3.4建立質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制

高校檔案管理工作人員要提前制定好相應(yīng)的數(shù)字化加工流程和細(xì)則，積極和外包公司溝通，確保在每一個(gè)工作程序完成后，要有檢查、監(jiān)督以及驗(yàn)收機(jī)制。

4　結(jié) 語(yǔ)

檔案數(shù)字化建設(shè)給高校檔案工作者帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，雖然過(guò)程中會(huì)遇到種種困難，但仍要迎難而上，主動(dòng)探索尋求檔案數(shù)字化的有效手段和方法，為高校檔案信息化數(shù)字化建設(shè)開(kāi)創(chuàng)一片新的天地。

主要參考文獻(xiàn)

［1］沙敏.高校檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)與思考［J］.科教導(dǎo)刊，2011（2）.

［2］陳敏.對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思考［J］.中國(guó)管理信息化，2015（24）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.123

G647.2

A

1673-0194（2016）16-0190-01

2016-07-12