公文Word排版的基本要求分析

徐 健

（大連交通大學(xué)，遼寧 大連 116028）

公文Word排版的基本要求分析

徐 健

（大連交通大學(xué)，遼寧 大連 116028）

隨著辦公自動(dòng)化水平的提高，計(jì)算機(jī)排版也廣泛應(yīng)用于日常辦公中。市面上存在多種排版軟件，功能多樣，W ord排版速度更快，靈活性更強(qiáng)。當(dāng)前使用最為廣泛的排版軟件有CorelDRAW、PageM aker、W ord、方正書板等，其中W ord的應(yīng)用最為廣泛。W ord的功能隨著office版本的升級(jí)不斷強(qiáng)大，本文簡(jiǎn)單分析了公文中W ord排版的基本要求。

公文；W ord排版；基本要求

Word排版具有簡(jiǎn)單易學(xué)、智能化程度較高、操作界面友好的優(yōu)勢(shì)，在多數(shù)文件排版中均有運(yùn)用。Word能夠減少排版錯(cuò)誤，降低排版的工作難度與強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)編排校一體化。同時(shí)文檔轉(zhuǎn)化也相對(duì)容易，在期刊排版中也有應(yīng)用。本文以作者多年的公文排版經(jīng)驗(yàn)分析了公文Word排版的基本要求。

1　公文內(nèi)容與板式分析

公文是社會(huì)團(tuán)體、黨政機(jī)關(guān)以及政府部門的事務(wù)性文書材料，應(yīng)用于多種公務(wù)活動(dòng)中，其內(nèi)容多為文字，含有很少的表格。公文的的排版相對(duì)簡(jiǎn)單快捷，但是公文所要求的格式非常嚴(yán)格。通常情況下，公文沒有封面，首頁上的文頭替代了封面的作用。公文板式的特有特征就是文頭與文尾。由于各種文件都有相對(duì)固定的格式，因此同類文件中的格式是固定的。公文的板式一般分為三個(gè)部分，文頭、正文以及文尾。文頭中包括了版頭、文件的保密等級(jí)、文頭線、發(fā)文字號(hào)；正文主要有標(biāo)題、行文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、附件及正文內(nèi)容、主送機(jī)關(guān)范圍和名稱等；文尾有印數(shù)、日期、引發(fā)機(jī)構(gòu)、抄送機(jī)關(guān)、發(fā)送范圍、主題詞等。

2　公文Word排版的基本要求分析

公文的排版要求非常嚴(yán)格，在國家行政機(jī)關(guān)公文格式文件中有明確且詳細(xì)的規(guī)定。公文的紙張、規(guī)格、裝訂要求、印制要求、要素順序、頁碼、標(biāo)識(shí)規(guī)則、表格以及特定格式均有嚴(yán)格的固定。各級(jí)行政機(jī)關(guān)必須按照國家公文標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，排版人員需要熟悉計(jì)算機(jī)排版的相關(guān)技術(shù)，避免公文排版中出現(xiàn)任何細(xì)小問題。公文Word排版中，文頭線、版頭是根據(jù)固定的格式進(jìn)行印制，其余內(nèi)容還有一定要求。

2.1字號(hào)、字距要求

發(fā)文字號(hào)采用四號(hào)仿宋；保密等級(jí)采用三號(hào)黑體；簽發(fā)人的名字使用四號(hào)楷體；公文文件的標(biāo)題一般用二號(hào)宋體，若字?jǐn)?shù)比較多可以使用小二宋體；公文正文中采用三號(hào)仿宋字體。一級(jí)標(biāo)題用黑體；二級(jí)標(biāo)題使用加粗楷體；三級(jí)標(biāo)題用加粗仿宋?！爸黝}詞”這三個(gè)字使用三號(hào)黑體字；主題詞內(nèi)容使用三號(hào)加粗宋體，；印發(fā)日期和機(jī)關(guān)名稱使用四號(hào)仿宋體；“共印#份”使用放五號(hào)仿宋體。此外，公文文件通常采用單倍行距，必要時(shí)也可以按照內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，最低是26磅。

2.2數(shù)字的使用要求

公文Word排版中的數(shù)字的使用要求：慣用語、詞組、詞語、部分序數(shù)、縮略語、詞素?cái)?shù)字等使用漢字，其他通常運(yùn)用阿拉伯?dāng)?shù)字。成文的日期一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字；公文正文結(jié)構(gòu)序數(shù)中，第一層應(yīng)使用“一”；第二層應(yīng)使用“（一）”；第三層數(shù)字應(yīng)使用“1.”；第四層數(shù)字應(yīng)使用“（1）”。公文中的數(shù)字應(yīng)該前后相一致，其中序號(hào)最好不用自動(dòng)序號(hào)，而應(yīng)手動(dòng)輸入，防止影響刪改。

2.3標(biāo)點(diǎn)的使用要求

根據(jù)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一般不應(yīng)用于文件標(biāo)題當(dāng)中。公文正文中的標(biāo)題，若獨(dú)段存在，在段尾也不使用冒號(hào)和句號(hào)等。附件的標(biāo)題中也盡量不使用標(biāo)點(diǎn)。

2.4頁碼也頁邊距

公文中的頁碼應(yīng)該使用四號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，標(biāo)注在頁腳外側(cè)或者頁腳中間。同時(shí)，頁邊距也有嚴(yán)格要求。上下頁邊距分別是37 mm±1 mm和35 mm±1 mm；左右白邊訂口分別為28 mm±1 mm 和26 mm±1 mm。

2.5公文排印與裝訂要求

公文中的漢字采用的是橫排方式，從左至右排列。公文用紙使用的是規(guī)格為長297 mm、寬為210 mm的國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙，左側(cè)裝訂。

3　公文Word排版中的其他要求

公文與一般性文字材料一樣，在每段的首行應(yīng)該空出兩格，特殊板式除外。行首不應(yīng)該排列標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，如分號(hào)、句號(hào)、逗號(hào)等，避免出現(xiàn)頂頭點(diǎn)。公文中也不能排用后半個(gè)括號(hào)、引號(hào)或者書名號(hào)等；同時(shí)在行末頁不應(yīng)該排前半個(gè)括號(hào)、引號(hào)和書名號(hào)。年份、數(shù)字轉(zhuǎn)行時(shí)、連點(diǎn)、整個(gè)數(shù)字均不能采用分開拆排的方式。

若公文正文中含有表格，表格規(guī)格與風(fēng)格都應(yīng)該和公文相匹配。表格通常采用居中排的方式進(jìn)行，若表格太長可以在停頓的地方轉(zhuǎn)行。轉(zhuǎn)行的文字居中，不加標(biāo)點(diǎn)；換頁接排的時(shí)候，應(yīng)該重新加標(biāo)題，還應(yīng)標(biāo)出“續(xù)表”字樣。

4　結(jié) 語

隨著辦公自動(dòng)化的深入應(yīng)用，公文Word排版更加方便快捷，文字以及表格能夠按照用戶要求進(jìn)行自由排列、變窄、縮小、加寬、放大、傾斜等處理，排版效率得到很大提高，也增加了排版的靈活性。不同文件有不同的排版要求，一般性文件的排版要求相對(duì)寬松，而公文排版比較嚴(yán)格，排版人員應(yīng)該熟悉并掌握公文的排版要求，避免公文出現(xiàn)排版問題。

主要參考文獻(xiàn)

［1］黃慧娟.淺談公文Word排版的基本要求［J］.高校后勤研究，2013（3）.

［2］王華菊，陳竹，金丹，李潔.應(yīng)用Word排版的經(jīng)驗(yàn)技巧［J］.編輯學(xué)報(bào)，2011（z1）.

［3］吳雪梅.WORD排版中文本框與連續(xù)分節(jié)符的配合使用［J］.四川理工學(xué)院學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2010（5）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.156

TP391.12

A

1673-0194（2016）20-0231-01

2016-09-20