燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺的建設(shè)與應(yīng)用探討

盛 霞

（重慶燃?xì)饧瘓F(tuán)股份有限公司南岸分公司，重慶 400060）

燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺的建設(shè)與應(yīng)用探討

盛 霞

（重慶燃?xì)饧瘓F(tuán)股份有限公司南岸分公司，重慶 400060）

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息技術(shù)在人們的生活中得到了廣泛的應(yīng)用，產(chǎn)生了十分重要的影響，而檔案管理工作在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起到了極為重要的作用，是社會活動中重要的組成部分。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能有效提高檔案管理的效率，特別是在燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理中，建立檔案管理信息系統(tǒng)平臺，這樣才能夠提高檔案管理的工作整體的效率，也會保證較高的準(zhǔn)確率，能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供一定的支持。本文結(jié)合筆者自身的工作經(jīng)驗(yàn)對燃?xì)馄髽I(yè)中的檔案管理信息平臺的建設(shè)進(jìn)行分析與研究。

燃?xì)馄髽I(yè)；檔案；管理；信息平臺

0　引 言

我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在一定的程度上推動了社會信息化的進(jìn)程，使信息技術(shù)的發(fā)展幾乎滲透了社會活動發(fā)展中的各個方面。檔案在社會生產(chǎn)中必然會隨著社會活動方式行為的轉(zhuǎn)變，不斷地形成、傳遞與利用自身的規(guī)律發(fā)生一定的變化。社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理提出了更高的要求，當(dāng)今的信息檔案管理系統(tǒng)不僅僅是人工管理模式那么簡單，更應(yīng)該采用科學(xué)合理的方式來對之前的文件進(jìn)行重新管理，這樣有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，為企業(yè)的改革、決策、生產(chǎn)與宣傳等工作提供服務(wù)。

為了能夠使檔案管理方式實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化及檔案信息資源共享，需要建立相關(guān)的企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，對檔案進(jìn)行科學(xué)管理。首先，燃?xì)馄髽I(yè)應(yīng)該建立檔案信息管理系統(tǒng)，才能夠?qū)崿F(xiàn)上下級之間的檔案信息的共享，上級單位就能夠監(jiān)督下級單位的檔案，明確掌握下級電子檔案的錄入情況，同時下級單位還能夠運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺將相關(guān)的數(shù)據(jù)向上匯報(bào)，這樣能夠避免各個單位形成檔案孤島。在建立檔案平臺時應(yīng)該要使用對外統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口，才能夠使其與其他系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)能夠順利地連接起來進(jìn)入檔案之中。其次，企業(yè)還應(yīng)建立兩個數(shù)據(jù)查詢中心，這樣檔案管理中心就能夠采用集中統(tǒng)一的方式向企業(yè)中各個部門提供檔案的目錄與查詢。最后，還應(yīng)建立檔案管理的隊(duì)伍，這樣企業(yè)就能夠提高企業(yè)內(nèi)部人員的整體素養(yǎng)與素質(zhì)。

1　燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺建設(shè)的必要性

在燃?xì)馄髽I(yè)中建設(shè)檔案信息管理平臺具有重要的作用，主要就是體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，檔案信息管理平臺的建立能夠充分保證燃?xì)馄髽I(yè)內(nèi)部檔案具有真實(shí)性、時效性與可用性。檔案信息管理平臺建立后的檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理是有著很大的區(qū)別，檔案管理信息平臺的建立能夠使檔案管理的功能充分地實(shí)現(xiàn)，這樣能提高檔案管理的工作效率。第二，檔案管理信息化平臺的建立能夠充分強(qiáng)化檔案的實(shí)用性，企業(yè)可以通過信息管理平臺使檔案使用者快速地檢索到自己所需要的信息，在企業(yè)海量的信息內(nèi)容中找到自己需要的信息。與傳統(tǒng)的檢索來對比，建立檔案管理信息平臺后的檢索具有定位更準(zhǔn)確、內(nèi)容更豐富的特點(diǎn)。第三，檔案管理信息平臺作為一個綜合信息管理平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案信息上下之間的連接，高度實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息的共享與檔案管理的自動化，同時在一定的程度上也會擴(kuò)寬檔案信息的使用與空間，能為企業(yè)決策提供有用的信息和及時的服務(wù)。

2　燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺建設(shè)分析

2.1燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺建設(shè)的目標(biāo)

燃?xì)馄髽I(yè)建設(shè)檔案管理信息平臺的目標(biāo)是為企業(yè)檔案管理提供一個科學(xué)優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)管理平臺。根據(jù)燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理工作的實(shí)際需要，其檔案管理信息平臺目標(biāo)的建設(shè)主要是分為三個部分。第一，需要在燃?xì)馄髽I(yè)的內(nèi)部建設(shè)一個具有綜合性質(zhì)的檔案管理平臺，這樣有利于企業(yè)檔案管理工作的開展，同時還有利于橫向與縱向?yàn)闄n案管理工作服務(wù)。同時，企業(yè)需要建立一個統(tǒng)一對外的數(shù)據(jù)接口，企業(yè)管理中一般比較常用的是OA辦公系統(tǒng)、GIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)，統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口能夠很輕松地將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到檔案信息管理平臺上。第二，企業(yè)應(yīng)根據(jù)燃?xì)獾臉I(yè)務(wù)范圍來建立檔案信息查詢中心。企業(yè)主要有檔案信息管理中心與現(xiàn)行文件查詢中心的兩個數(shù)據(jù)庫，這樣在一定的程度上就會使企業(yè)內(nèi)部中各個部門通過統(tǒng)一的方式來管理檔案目錄或查詢文件方面的信息。第三，為了保證檔案管理信息平臺可以正常運(yùn)行，企業(yè)需要建立一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。因此，要對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)性質(zhì)的培訓(xùn)與計(jì)算機(jī)方面的培訓(xùn)，來支持檔案管理信息平臺工作。

2.2燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理平臺的建設(shè)

燃?xì)馄髽I(yè)在確定檔案管理信息平臺建設(shè)的目標(biāo)后，就應(yīng)該針對燃?xì)馄髽I(yè)的實(shí)際情況來制定檔案管理措施。這樣才能夠?qū)n案信息管理工作與企業(yè)的其他經(jīng)營緊密地聯(lián)系起來。燃?xì)馄髽I(yè)不僅需要采用OA的辦公方式，還需要采用兩期的實(shí)施方案。一期的建設(shè)內(nèi)容主要就是將檔案管理信息平臺與OA辦公平臺進(jìn)行連接。二期的平臺建設(shè)主要就是將已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的檔案管理與GIS系統(tǒng)進(jìn)行連接。通過這兩個部分的建設(shè)在一定的程度上能使燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理平臺建設(shè)實(shí)現(xiàn)全面的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、高效化與資源共享。企業(yè)管理人員在建設(shè)中應(yīng)以企業(yè)內(nèi)部檔案的管理辦公為中心，將相關(guān)的部門組織成兼職性質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)隊(duì)伍。在組織中需要注意以下幾個方面。第一，應(yīng)明確企業(yè)統(tǒng)一的工作方式，建立統(tǒng)一的檔案管理信息操作標(biāo)準(zhǔn)。第二，企業(yè)應(yīng)建立一個專門的工作小組來負(fù)責(zé)檔案管理工作與建設(shè)過程中的協(xié)調(diào)工作，同時還應(yīng)該與技術(shù)和業(yè)務(wù)小組配合，明確各個小組之間的工作。其中業(yè)務(wù)小組的主要工作就是編制檔案管理信息平臺的說明書，為檔案管理平臺的建設(shè)提供方向性的指導(dǎo)，技術(shù)小組的主要工作任務(wù)就是為其設(shè)計(jì)總的方案，對其進(jìn)行技術(shù)上的監(jiān)督。

3　燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺的技術(shù)優(yōu)點(diǎn)

3.1實(shí)現(xiàn)了檔案電子文件的前段監(jiān)控

檔案電子文件的前段監(jiān)控主要就是將企業(yè)檔案管理中的某一個環(huán)節(jié)放到文件管理階段上進(jìn)行，這樣必然就會提高檔案管理工作的整體效率。在燃?xì)鈾n案管理信息平臺建設(shè)中應(yīng)融合檔案管理經(jīng)驗(yàn)與管理系統(tǒng)，檔案文件材料在形成與流轉(zhuǎn)中需要對檔案的保存進(jìn)行考慮，在一定程度上能夠在電子檔案的源頭對文件進(jìn)行控制。在檔案歸檔中，需要妥善保存電子檔案，這樣才能夠保證檔案管理工作的效率。燃?xì)馄髽I(yè)建立檔案管理信息平臺的主要優(yōu)勢是進(jìn)行一次性的采集可以實(shí)現(xiàn)終身使用的功能。

3.2實(shí)現(xiàn)了電子文件的集成管理

電子文件的集成管理主要就是將檔案中的各個環(huán)節(jié)與電子檔案的各個功能聯(lián)系起來，比如：可以在電子文件流轉(zhuǎn)中對檔案文件進(jìn)行標(biāo)記，這樣就能夠使檔案管理人員在對檔案進(jìn)行鑒定時可以做到收放自如，不僅能夠保證檔案管理的質(zhì)量，同時也能夠提高檔案管理的工作效率。歸檔時，檔案管理系統(tǒng)主要就是根據(jù)已經(jīng)設(shè)定好的內(nèi)容進(jìn)行整理與記檔，檔案管理人員在對其進(jìn)行確認(rèn)時，可以進(jìn)行號碼的編制、光盤的劃分與數(shù)據(jù)的備份等。電子檔案的集成管理在一定程度上能夠減少人為因素對其的干擾，降低了檔案管理的復(fù)雜性，規(guī)范了檔案管理的過程，保證了檔案管理的安全性，提高了整體的工作效率。

3.3燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺的應(yīng)用

燃?xì)夤こ涛募牧显跈n案管理平臺一期建設(shè)工程中需要得到控制，檔案管理信息平臺應(yīng)該在燃?xì)夤こ添?xiàng)目建設(shè)中審核與批評工作等環(huán)節(jié)對信息進(jìn)行全部管理，這樣才有利于建構(gòu)與完善燃?xì)夤こ痰臋n案管理的目錄，對于企業(yè)內(nèi)部信息進(jìn)行查詢。檔案管理信息平臺的二期工作主要就是與GIS系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)系，這樣就能夠使GIS數(shù)據(jù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)要有統(tǒng)一對應(yīng)，這樣在一定程度上能夠更加便捷地查詢?nèi)細(xì)夤艿乐械膶傩再Y源，減少人力的耗費(fèi)，提高燃?xì)馄髽I(yè)的工作效率，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)的效益。

4　結(jié) 語

檔案管理信息平臺建設(shè)是企業(yè)管理的重要組成部分，對于提高燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理工作的效率起到了十分重要的作用。燃?xì)馄髽I(yè)在實(shí)際建設(shè)中應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際需要，明確建設(shè)的內(nèi)容與方式。

主要參考文獻(xiàn)

［1］徐敏.燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺的建設(shè)與應(yīng)用［J］.煤氣與熱力，2010（7）.

［2］李智平.檔案管理信息平臺在燃?xì)馄髽I(yè)中的建設(shè)分析［J］.企業(yè)改革與管理，2015（20）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.119

F299.24

A

1673-0194（2016）20-0175-02

2016-09-20