基于文檔一體化管理的高校檔案信息化建設(shè)研究

周 眙

（中國人民大學(xué) 檔案館，北京 100872）

基于文檔一體化管理的高校檔案信息化建設(shè)研究

周 眙

（中國人民大學(xué) 檔案館，北京 100872）

隨著電腦在人們生活中應(yīng)用程度的提升，高校檔案管理也勢必會向電子化方向發(fā)展，由此，文檔一體化管理的實(shí)施可以更方便地推進(jìn)高校檔案管理水平的提高?，F(xiàn)代社會信息電子化發(fā)展迅猛，為我國高校檔案一體化管理的實(shí)施提供了有力的技術(shù)支持，使檔案信息資源的作用能夠更好地發(fā)揮出來，提升其利用率，并促進(jìn)了高校檔案信息化建設(shè)。

文檔一體化；高校檔案；信息化

0　引 言

基于文檔一體化管理的高校檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然產(chǎn)物。近年來，社會各界科技化進(jìn)程不斷加快，檔案管理也是如此。高校檔案信息化管理對以往的檔案管理理念和方法產(chǎn)生了顛覆性的影響，它將檔案管理的工作延伸到了文件管理方面。一方面高校檔案信息化管理有利于檔案資源的開發(fā)與利用，另一方面相關(guān)管理人員也要不斷加強(qiáng)相關(guān)計(jì)算機(jī)知識，不斷提高自身的計(jì)算機(jī)本領(lǐng)，適應(yīng)新時(shí)代的檔案管理要求。

1　高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)指的是在檔案建設(shè)和管理的過程中加入計(jì)算機(jī)文件管理的相關(guān)因素，從而提高檔案的利用率同時(shí)更加方便地管理檔案資料，保護(hù)資料安全。高校檔案信息化建設(shè)要求相關(guān)高校的計(jì)算機(jī)設(shè)備達(dá)到相關(guān)技術(shù)的要求，相關(guān)檔案管理人員的管理素質(zhì)和軟件使用能力也要達(dá)到要求。高校檔案信息化建設(shè)是以使用者為中心，建設(shè)一種更方便于使用者使用的檔案知識服務(wù)體系。這種體系更強(qiáng)調(diào)服務(wù)而不是檔案管理，也就是說，相關(guān)檔案部門是提供了一個信息查閱的平臺供使用者使用，而并不單單是對高校師生的檔案進(jìn)行簡單管理。因此，該行業(yè)也漸漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N帶有服務(wù)性質(zhì)的行業(yè)，相關(guān)管理人員必須轉(zhuǎn)變舊觀點(diǎn)，將高校檔案信息化管理做到實(shí)處。

高校檔案信息化建設(shè)對于社會的發(fā)展也大有益處。將檔案以電子化的形式儲存、管理起來，在當(dāng)今倡導(dǎo)綠色環(huán)保的大環(huán)境下，這種信息化建設(shè)是節(jié)省紙張的環(huán)保行為。高校檔案信息化也使資源可以共享，減少成本的浪費(fèi)，檔案管理更加規(guī)范，同時(shí)也使檔案的管理更加系統(tǒng)化，提升高校檔案管理水平。

2　高校檔案信息化建設(shè)中運(yùn)用文檔一體化管理的意義

文檔一體化可以使高校檔案工作更為方便，同時(shí)高校檔案工作也為文檔一體化的實(shí)現(xiàn)提供了地點(diǎn)和場所，所以兩者是相輔相成的，在不斷的適應(yīng)中互相融和發(fā)展。具體來說，文檔一體化管理的高校檔案信息化建設(shè)的意義表現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 符合社會發(fā)展的客觀需求

隨著人口越來越多，高校不斷擴(kuò)招，畢業(yè)生的就業(yè)問題不斷增大。文檔一體化管理可以為就業(yè)單位提供一個隨時(shí)隨地查詢畢業(yè)生在校成績、獎懲記錄、特長、師長評語的平臺，這樣方便用人單位更加直接了解該畢業(yè)生，可以從全方位評價(jià)該畢業(yè)生是否可以錄取。同時(shí)，學(xué)生的信息可以被用人單位查詢，從某一方面來說也同時(shí)增加了學(xué)生的就業(yè)機(jī)會。文檔管理一體化也讓學(xué)生可以在相關(guān)網(wǎng)站查詢到自己的信息或者自己需要的信息、資源，為學(xué)生和教師以及用人單位都提供了方便。

2.2 提高檔案管理工作的效率

在高校，檔案有許多種類，不僅有學(xué)生檔案、還有教師以及學(xué)校不同崗位上的工作人員的檔案，傳統(tǒng)的檔案管理方式不能滿足如此多的檔案的管理工作要求，同現(xiàn)代社會的快節(jié)奏更是不適應(yīng)，文檔一體化管理的提出正是解決這個問題的關(guān)鍵。文檔一體化管理可以讓文檔管理工作人員將文檔管理和信息技術(shù)結(jié)合起來，比起傳統(tǒng)的文檔管理工作來，查閱更方便，儲存更長久。同時(shí)，檔案的歸類和登記可以在網(wǎng)上進(jìn)行，一定程度上減輕了檔案管理者的工作強(qiáng)度。利用相關(guān)軟件對檔案的歸納整理實(shí)現(xiàn)了檔案管理的模式化、規(guī)范化，可以提高檔案管理工作的效率。

2.3 實(shí)現(xiàn)資源的共享

由于種種原因的影響，以前各高校的檔案都是采取封閉模式來管理的，顯而易見，面對當(dāng)今這個“世界村”大環(huán)境來說，用傳統(tǒng)的封閉模式來管理檔案當(dāng)然是行不通的。文檔一體化管理正是將傳統(tǒng)的檔案管理同信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合在一起，為檔案管理提供了一個新的平臺，使不同的學(xué)生資源可以在同一個信息平臺上出現(xiàn)，能夠做到平均分配資源，增加了資源的共享性，向不同的使用者提供信息支持，使不同使用者在同一時(shí)間查詢到信息，并在一定程度上增加減輕了信息查找的繁瑣性，為各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供了方便。

3　加強(qiáng)高校文檔一體化管理的途徑

3.1 實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化文件管理

通過文檔一體化管理，使文件管理和檔案管理二者結(jié)合在一起，兩者在同一個綜合管理系統(tǒng)之中互相影響，互相聯(lián)系。因此，文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化勢必也會影響到檔案管理的規(guī)范化、規(guī)范化。在文件管理的相關(guān)工作中，對于文件內(nèi)部以及外部的各種信息數(shù)據(jù)必須嚴(yán)格規(guī)范，促進(jìn)文件一體化管理的推行，為文檔一體化管理建設(shè)提供有利條件和相關(guān)技術(shù)支持。

3.2 建立相關(guān)管理機(jī)構(gòu)

文件和檔案具備實(shí)行一體化管理的基礎(chǔ)。首先，我國當(dāng)前的文件和檔案是有機(jī)的整體。從文檔管理史上來說，其存在的內(nèi)容主題與形態(tài)是一致的，唯一的區(qū)別只是時(shí)間的差別——現(xiàn)行文件或者歷史文件。從另一角度上說，文書處理工作和檔案管理工作只是對于同一文件在不同時(shí)間段進(jìn)行處理的工作。其次，在文件被頒布時(shí)由文書處理工作的相關(guān)人員進(jìn)行管理，當(dāng)文件上規(guī)定的工作已經(jīng)被實(shí)施，該文件就成為了歷史文件，由檔案管理部門進(jìn)行管理和維護(hù)，方便以后查閱。這樣有益于文檔系統(tǒng)的整體發(fā)展，也有助于高校檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。對高校這個文檔異常豐富的地方來說，建立一個組織專門對文檔進(jìn)行管理和儲存就顯得尤為重要了。

高校要建立文檔管理機(jī)構(gòu)，首先，要建立全校性的文書及檔案管理工作組織，并由該組織負(fù)責(zé)全校整體的文書與檔案工作，搭建一個文檔同步的有效領(lǐng)導(dǎo)體制，由此組織負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)文檔工作，并檢查、監(jiān)督高校內(nèi)部各部門檔案管理工作，保證其工作合乎規(guī)范性。該部門還要定期組織會議或者以其他形式商討檔案管理相關(guān)事宜，并對重大的文檔工作進(jìn)行決策。其次，高校必須明確規(guī)定相關(guān)管理部門的職責(zé)。例如，檔案室的主要職責(zé)就是制定檔案管理規(guī)范，培訓(xùn)相關(guān)檔案管理人員，檢查指導(dǎo)檔案管理的相關(guān)工作。然而，高校目前檔案室的職責(zé)仍然在檔案的整理、管理和分類上，這樣就造成了分工不明確，職責(zé)不明朗，大部分工作時(shí)間被浪費(fèi)在不是職責(zé)所在的地方。最后，各部門要明確自己的職責(zé)所在。這樣就能將被動地聽從上級的檔案管理工作變成主動履行自己工作，各部門主要領(lǐng)導(dǎo)要起帶頭作用，為文檔一體化的深入發(fā)展打下基礎(chǔ)。

3.3 加強(qiáng)文檔一體化規(guī)范條例的制定

建立高校檔案管理系統(tǒng)需要大量的人力、物力投入其中，要建成非常不容易，因此，在建設(shè)過程中各項(xiàng)工作必須按照標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，這樣就為以后的資源共享和文檔一體化提供了必要的基礎(chǔ)。此外，文檔建立所用到的卷宗紙張、檔案盒要嚴(yán)格按照國家規(guī)定來設(shè)置，屆時(shí)統(tǒng)一編號，方便管理。對相關(guān)管理人員要進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)他們應(yīng)用文檔一體化的自覺性，使其掌握相關(guān)工作技能，對領(lǐng)導(dǎo)者也要進(jìn)行培訓(xùn)，增加領(lǐng)導(dǎo)對于文檔一體化的重視程度，使他們從根本上認(rèn)識到文檔一體化的重要性和必然發(fā)展趨勢，這樣從上當(dāng)下重視起來，對于文檔一體化的實(shí)施有很大的促進(jìn)作用。

3.4 加強(qiáng)軟件開發(fā)工作

目前，文檔管理工作中存在的問題主要是不同部門使用軟件不同，不能相互對文件進(jìn)行對調(diào)，因此，要加快對文檔一體化軟件的開發(fā)。在軟件開發(fā)的過程當(dāng)中要注意軟件的兼容性能，保證其可以在不同的系統(tǒng)中運(yùn)行，這樣可以形成一個滿足現(xiàn)代辦公環(huán)境的文檔一體化技術(shù)保障體系，使不同部門之間文檔的運(yùn)轉(zhuǎn)傳遞更加方便快捷。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.108

G271

A

1673-0194（2016）10-0155-02

2016-04-02