論如何加快事業(yè)單位信息化建設(shè)

徐 平

（國家新聞出版廣電總局七六一臺，福建 永安 366000）

論如何加快事業(yè)單位信息化建設(shè)

徐 平

（國家新聞出版廣電總局七六一臺，福建 永安 366000）

信息化建設(shè)既可以幫助實現(xiàn)事業(yè)單位辦公自動化，又可以提高事業(yè)單位績效考核水平和工作效率，還可以降低管理服務(wù)成本，對于事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展極為重要。本文結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗，對如何加快事業(yè)單位信息化建設(shè)進(jìn)行了深入地探討，其中包括加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、創(chuàng)新信息化服務(wù)、加快信息化建設(shè)步伐、加強(qiáng)OA辦公系統(tǒng)信息化建設(shè)，具有一定的參考價值。

信息化；檔案管理；檔案服務(wù)；事業(yè)單位

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的管理和服務(wù)工作也進(jìn)入到信息化時代，為其發(fā)展提供了難得的機(jī)遇，信息化建設(shè)既可以幫助實現(xiàn)事業(yè)單位辦公自動化，又可以提高事業(yè)單位績效考核的水平和工作效率，還可以降低管理服務(wù)成本。本文就如何加快事業(yè)單位信息化建設(shè)進(jìn)行探討。

1　加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

各個事業(yè)單位應(yīng)該成立由單位一把手任組長、分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長、各科室相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)為組員的信息化建設(shè)工作小組，明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，落實成員負(fù)責(zé)信息化建設(shè)的具體適宜，使信息化建設(shè)工作做到事事有人負(fù)責(zé)，環(huán)環(huán)有人把關(guān)。與此同時，把信息化工作作為事業(yè)單位管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)考核，與其他工作同部署、同組織、同考核。此外，還要建立信息化建設(shè)管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成以分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、辦公室主任具體負(fù)責(zé)、各科室協(xié)助共管的三級信息化建設(shè)管理網(wǎng)絡(luò)。

2　創(chuàng)新信息化服務(wù)

事業(yè)單位工作人員在信息化背景下要勇于解放思想，對信息化服務(wù)觀念勇于創(chuàng)新。第一，充分利用事業(yè)單位信息資源共享平臺，深入拓展信息利用途徑，同時，改進(jìn)事業(yè)單位信息公開的宣傳方式，實現(xiàn)信息資源共享。第二，信息價值的真正有效發(fā)揮要建立在安全的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位信息化建設(shè)更離不開安全。但從目前來看，信息化的快速發(fā)展也帶來了系統(tǒng)癱瘓、黑客入侵、信息失密、病毒泛濫等現(xiàn)象，嚴(yán)重威脅信息安全，由此可見，務(wù)必加強(qiáng)事業(yè)單位信息安全。一是網(wǎng)站安全問題整改。對本單位網(wǎng)站存在的安全隱患，及時與網(wǎng)站開發(fā)維護(hù)公司對接，要求進(jìn)行安全隱患整改和漏洞修補(bǔ)，并把整改情況反饋給上級部門和公安分局網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管部門。二是信息管理系統(tǒng)安全自查。各個事業(yè)單位要對正在使用中的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行全面安全自查，梳理使用中發(fā)現(xiàn)的問題，列出整改清單，逐條整改。第三，落實基層單位信息安全管理工作。各個基層單位應(yīng)開展自查和整改工作，要求在使用信息系統(tǒng)時做好相關(guān)安全管理工作。上級部門可以隨時進(jìn)行系統(tǒng)后臺檢測和現(xiàn)場抽查，督促各單位安全措施落實到位。

3　加快信息化建設(shè)步伐

事業(yè)單位要基于“統(tǒng)一性、系統(tǒng)性、完整性”總體要求，強(qiáng)化四項措施，努力開創(chuàng)信息化建設(shè)新局面，為推動事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供有力支撐。

一是從精益管理入手，抓好信息化管理工作。事業(yè)單位務(wù)必要做好信息化制度的廢、改、立，逐步搭建“以制度管人、用程序管事”的信息化工作管理平臺，完善信息化工作流程，深化信息化基礎(chǔ)管理，實現(xiàn)信息化管理的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化；抓好安全運(yùn)維管理，建立統(tǒng)一的信息安全事件處理流程和響應(yīng)聯(lián)動機(jī)制，提高應(yīng)急事件反應(yīng)能力和應(yīng)急處置能力，保障各業(yè)務(wù)和辦公系統(tǒng)穩(wěn)定可靠運(yùn)行。

二是從信息化科學(xué)規(guī)劃入手，抓好規(guī)劃落實和水平提升。事業(yè)單位要學(xué)習(xí)先進(jìn)單位信息化建設(shè)的科學(xué)方法和典型經(jīng)驗，注重統(tǒng)籌設(shè)計與項目帶動，科學(xué)系統(tǒng)制訂信息化發(fā)展規(guī)劃，確保規(guī)劃方向的一致性、目標(biāo)的合理性、技術(shù)的可行性和結(jié)構(gòu)的完整性，提高信息化工作的實用性和創(chuàng)新性。同時，嚴(yán)格落實年度計劃，抓好規(guī)劃的落地實施，確保信息化工作取得實效。

三是從信息化基礎(chǔ)建設(shè)入手，抓好機(jī)房管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作。事業(yè)單位應(yīng)本著統(tǒng)籌兼顧“建、管、用”的原則，繼續(xù)加大基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)投入力度，做好信息化網(wǎng)絡(luò)升級改造工作，做好機(jī)房管理，有針對性地消除故障隱患，降低運(yùn)維成本。

四是從開展信息化培訓(xùn)入手，抓好信息化隊伍建設(shè)工作。事業(yè)單位應(yīng)著眼于提升信息化工作隊伍的專業(yè)技能水平，在各基層部門設(shè)置兼職信息化技術(shù)員，開展多次信息化應(yīng)用和操作技能培訓(xùn)，提高信息化隊伍的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，并以點帶面提高事業(yè)單位信息化辦公能力。

4　加強(qiáng)OA辦公系統(tǒng)信息化建設(shè)

為加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部日常管理、規(guī)范工作流程、實現(xiàn)信息共享、提高辦公效率，進(jìn)一步節(jié)約辦公運(yùn)營成本，降低各種資源消耗，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)OA辦公系統(tǒng)信息化建設(shè)，提升整體管理水平和效率。

4.1 方案設(shè)計100%規(guī)范——完善功能

事業(yè)單位在OA辦公系統(tǒng)建設(shè)過程中，務(wù)必要以實用、便捷、高效為建設(shè)原則，在滿足需求、完善功能、確保時限上下功夫，并制定事業(yè)單位OA辦公系統(tǒng)項目計劃書，以便明確具體環(huán)節(jié)的時間節(jié)點。要反復(fù)修改事業(yè)單位整體的OA辦公系統(tǒng)構(gòu)建方案，從主頁版面設(shè)計到具體欄目框架的建設(shè)都要進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計，不斷調(diào)整相關(guān)欄目形式及功能。

4.2 工作流程100%規(guī)范——改進(jìn)系統(tǒng)

事業(yè)單位在OA辦公系統(tǒng)開始試運(yùn)行階段，各科室都應(yīng)該從公文流轉(zhuǎn)、發(fā)文擬稿、信息發(fā)布、業(yè)務(wù)審批等環(huán)節(jié)進(jìn)行逐一測試。辦公室和信息化辦公室組織相關(guān)部門進(jìn)行研討，對系統(tǒng)中各環(huán)節(jié)的流程設(shè)計、欄目應(yīng)用、信息發(fā)布及公文流轉(zhuǎn)等應(yīng)用，廣泛聽取使用意見，對系統(tǒng)應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)的問題，通過討論協(xié)商逐一修改解決，確保正式上線運(yùn)行前無差錯，逐步完善系統(tǒng)中的各個功能。

4.3 操作培訓(xùn)100%規(guī)范——保障運(yùn)行

事業(yè)單位在OA辦公系統(tǒng)上線運(yùn)行的最后階段，務(wù)必要組織各基層單位OA辦公系統(tǒng)使用培訓(xùn)，并編印《OA辦公系統(tǒng)使用手冊》。辦公室要組織兼職信息化管理員以點帶面開展實操培訓(xùn)，采用上機(jī)操作的形式，現(xiàn)場操作現(xiàn)場答疑，確保每名參會人員都能熟悉操作本系統(tǒng)；同時，若有條件的話，可利用事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，采用視頻會議形式，對各個基層單位面授講解OA辦公系統(tǒng)的使用方法，確保全體干部職工能夠熟練使用OA辦公平臺；并對大家在使用中的問題，給予全部解決，為正式上線運(yùn)行做好準(zhǔn)備。

4.4 管理制度100%規(guī)范——提高效率

事業(yè)單位在OA辦公平臺正式上線運(yùn)行后，應(yīng)結(jié)合其具體情況來指定相應(yīng)的OA辦公系統(tǒng)使用管理辦法和辦公自動化運(yùn)維管理制度，不斷細(xì)化各項工作流程，明確各部門職責(zé)，落實OA辦公平臺各項欄目內(nèi)容及要求，保障各類文件和信息傳遞快捷暢通，行政管理公開透明和運(yùn)轉(zhuǎn)高效，有效降低行政成本，切實提高辦公效率，確保OA辦公系統(tǒng)的規(guī)范管理和正確使用。

5　結(jié) 語

做好事業(yè)單位信息化建設(shè)工作，才能使事業(yè)單位各項工作步入現(xiàn)代化、制度化、科學(xué)化、規(guī)范化及信息化的管理軌道。

主要參考文獻(xiàn)

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