中小企業(yè)流程信息化再造的探索與實(shí)踐

朱曉晨

（克諾爾南口供風(fēng)設(shè)備（北京）有限公司，北京 102202）

中小企業(yè)流程信息化再造的探索與實(shí)踐

朱曉晨

（克諾爾南口供風(fēng)設(shè)備（北京）有限公司，北京 102202）

信息時(shí)代的到來，使全人類的生活生產(chǎn)發(fā)生了變革，人類的各項(xiàng)工作漸漸地依賴信息的獲取。本文對(duì)于我國中小型企業(yè)信息化建設(shè)的必要性進(jìn)行了分析，重點(diǎn)在組織建設(shè)、制度建設(shè)和工作方法3個(gè)方面提出來可供實(shí)施的辦法。

中小企業(yè)；流程；信息化；再造

1　中小企業(yè)流程信息化再造的必要性

我國加入了WTO之后，國內(nèi)經(jīng)濟(jì)體制市場(chǎng)化的趨勢(shì)越來越快，企業(yè)提供服務(wù)的對(duì)象是顧客的實(shí)際需求也在不斷的變化，中小型企業(yè)如果不能及時(shí)地應(yīng)用新技術(shù)、開發(fā)研究出新的產(chǎn)品，提供新的服務(wù)，必然會(huì)被淘汰。因此，中小型企業(yè)順勢(shì)而為，對(duì)于企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和流程進(jìn)行變革，最快適應(yīng)經(jīng)營環(huán)境的變化。信息技術(shù)能夠使企業(yè)提供產(chǎn)品和服務(wù)更加精準(zhǔn)與快速，建立以時(shí)間為基礎(chǔ)的競(jìng)爭模式。信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)施過程是企業(yè)業(yè)務(wù)流程變革和管理變革的過程。中小型企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值的必要手段。

2　中小企業(yè)組織建設(shè)

流程再造或是信息化建設(shè)都是關(guān)乎公司整體的大事，和各個(gè)方面的利益密切相關(guān)，如果推進(jìn)過程中沒有專業(yè)的組織體系進(jìn)行處理很難完成任務(wù)。

2.1 流程改革領(lǐng)導(dǎo)委員會(huì)

流程改革委員會(huì)是進(jìn)行流程改革的最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，該組織可以調(diào)動(dòng)公司的人力、物力、財(cái)力，讓整個(gè)流程再造的過程能夠順利進(jìn)行。委員會(huì)的主席應(yīng)由公司的高層領(lǐng)導(dǎo)人擔(dān)任，具體的成員應(yīng)由各個(gè)部門內(nèi)部的主要領(lǐng)導(dǎo)人或是各個(gè)流程工作小組的組長組成。流程改革委員會(huì)的具體的職責(zé)包括決定流程改革的先后順序，對(duì)于小組領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行任命，召開具體會(huì)議討論流程優(yōu)化方案或是制度設(shè)計(jì)等內(nèi)容，把握整體的工作方向和進(jìn)程，及時(shí)解決實(shí)際運(yùn)行中出現(xiàn)的各種困難與矛盾，對(duì)于取得優(yōu)異成果的人員給予應(yīng)有的獎(jiǎng)勵(lì)。

2.2 流程改革工作小組

該小組主要職責(zé)是對(duì)部分的具體流程進(jìn)行優(yōu)化整理。領(lǐng)導(dǎo)人可以由該流程所在部門的經(jīng)理來擔(dān)任，成員主要是從該流程相關(guān)的具體崗位工作人員中挑選出來的，成員的綜合文化素質(zhì)應(yīng)比較高，對(duì)于實(shí)際的流程業(yè)務(wù)有所了解，愿意參與公司的信息化建設(shè)和管理規(guī)范的制定。成員來自不同的部門給領(lǐng)導(dǎo)工作帶來了新的挑戰(zhàn)。小組的成員應(yīng)有自己的工作場(chǎng)所，在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下討論如今的弊病，提出合理的改革方案。

3　中小企業(yè)獎(jiǎng)懲制度

企業(yè)的流程信息化再造雖然是一項(xiàng)臨時(shí)性的工作，但是項(xiàng)目運(yùn)行時(shí)間比較長，投入比較高，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展影響非常深遠(yuǎn)。如果不能夠建立考核獎(jiǎng)罰制度，將造成運(yùn)行舉步維艱，內(nèi)在的動(dòng)力不足，如果外界阻力比較大就會(huì)停滯不前。建立考核體系能夠提升參與工作人員的主動(dòng)性，提升成功的可能性。

4　中小企業(yè)流程信息化再造的工作方法

4.1 歸納流程，初步整理

中小型的企業(yè)經(jīng)營時(shí)間比較短、管理基礎(chǔ)比較薄弱，很多的企業(yè)沒有建立其完整的流程框架和目錄。針對(duì)這種狀況，進(jìn)行流程信息再造之前應(yīng)該讓各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)收集本部門設(shè)計(jì)的流程，將相關(guān)的資料或是數(shù)據(jù)上報(bào)到流程改革委員會(huì)，然后由專門工作人員進(jìn)行整理。不同崗位的人員應(yīng)用流程圖的方式將本崗位涉及的信息流程綜合整理，詳細(xì)講解其中的不足之處，提出自己的建議。這種方式可以為日后的流程整理奠定基礎(chǔ)，同時(shí)給后期的成員挑選提供依據(jù)。部門的領(lǐng)導(dǎo)收集資料后，站在一定的管理高度上對(duì)于流程進(jìn)一步處理，提出改進(jìn)意見，上報(bào)改革委員會(huì)。

4.2 流程的整理和分級(jí)

流程改革委員會(huì)接收到各個(gè)部門上報(bào)的相關(guān)數(shù)據(jù)和改革意見之后，指派專業(yè)的人員站在公司整體的角度上對(duì)上交流程進(jìn)行審核。專業(yè)人員在分析流程整理后對(duì)于公司的所有流程進(jìn)行分級(jí)，普遍狀況下可以劃分為三級(jí)流程：第一級(jí)別是公司級(jí)流程；第二級(jí)別為部門級(jí)流程，主要的工作內(nèi)容在部門內(nèi)部，跨越不同的崗位，例如：原材料的采購、生產(chǎn)調(diào)度等；第三級(jí)別為崗位級(jí)流程，對(duì)于某個(gè)具體的工作程序進(jìn)行指導(dǎo)，例如：終端理貨流程、客戶拜訪流程等。整理和流程的分級(jí)應(yīng)該以討論的方式通過，并建立具體的流程目錄。

4.3 確定具體的改革次序，優(yōu)化流程

即使是中小企業(yè)，其內(nèi)部的流程包含內(nèi)容也有幾百條，所以不能讓所有的流程同時(shí)展開。流程改革委員會(huì)應(yīng)考慮改革的成功可能性，針對(duì)不同流程的難度和必要性，對(duì)于具體的先后順序進(jìn)行合理決策。一般情況下，將問題比較多并且改革阻力比較小的流程作為首批的改革對(duì)象，在具體的改革中摸索經(jīng)驗(yàn)，調(diào)動(dòng)員工的積極性和工作熱情。任命具體領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)流程進(jìn)行指導(dǎo)，整個(gè)過程中注意流程再造是為了企業(yè)的信息化提供服務(wù)的，因此，設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)體現(xiàn)信息的要求，對(duì)于日后各個(gè)崗位的信息進(jìn)行歸集。

4.4 建立配套的管理制度

在某個(gè)具體的流程改革方法提交后有針對(duì)性地進(jìn)行檢驗(yàn)，流程改革委員會(huì)處理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)指派具體的部門制定流程編寫具體制度，然后下達(dá)具體試運(yùn)行指示，對(duì)于出現(xiàn)的問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)盡快解決。

4.5 崗位信息描述

在關(guān)鍵流程的優(yōu)化改革處理完成之后，根據(jù)具體崗位歸集所有涉及的流程，將不同崗位設(shè)計(jì)的所有流程及流程環(huán)節(jié)信息收集整理到一起，如此才可以明確地了解企業(yè)內(nèi)部各個(gè)崗位需要的信息數(shù)據(jù)，方便后期的應(yīng)用處理。

總之，針對(duì)企業(yè)的管理水平和自身資源狀況，合理地開展業(yè)務(wù)流程再造工作，抓住成功的關(guān)鍵因素，應(yīng)用科學(xué)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)和管理手段，讓有限的資源發(fā)揮出最大的作用，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭力，促進(jìn)中小型企業(yè)快速發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

［1］李新棟，任紅川.基于信息化的中小企業(yè)流程再造方法研究［J］.商場(chǎng)現(xiàn)代化，2008（8）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.029

F270.7

A

1673-0194（2016）10-0044-01

2016-04-02