新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新模式

◎徐東磊

新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新模式

◎徐東磊

伴隨著我國國民經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位的各項事業(yè)發(fā)展也必須與時俱進要與時代的召喚同步。另一方面，由于國家事業(yè)單位機構(gòu)改革的不斷深入，單位本身也在追尋著一種高效、便捷、易操作的檔案管理方式。這不僅是因為傳統(tǒng)的單位檔案管理存在諸多弊端，同時也是由于互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)的普及與滲透，鞭策著我們必須要跟得上社會進步的步伐。本文結(jié)合多年來的工作實際情況，來對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新方式進行研討，希望本文的發(fā)表能夠為新時期下的事業(yè)單位檔案管理提供一定的理論幫助和實踐參考。

事業(yè)單位的檔案管理不僅是政府對于事業(yè)單位平穩(wěn)運行的一個重要參考依據(jù)，同時對單位本身而言，它只有做好檔案管理工作才能夠保證事業(yè)單位的各項事務(wù)穩(wěn)定有序運行。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)的普及和迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)意義上的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足新時期需要，如果不積極的從本質(zhì)上尋找改進手段和措施，那么迎來的一定是被時代淘汰的命運。

傳統(tǒng)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理的工作弊端

傳統(tǒng)意義上的事業(yè)單位檔案管理，是通過人工錄入的方式來為檔案管理部門提供基礎(chǔ)資料，經(jīng)過檔案管理部門的審核和分類最終形成一定順序的檔案目錄和文本，這種方式目前也依舊被很多事業(yè)單位沿用著。但是我經(jīng)過多年的實際工作發(fā)現(xiàn)，這種傳統(tǒng)的檔案管理存在著諸多缺點如：大量紙張浪費、時間久了筆跡會褪色、人工信息采集的失誤、檔案基礎(chǔ)材料的不準確等弊端，而這些弊端的產(chǎn)生都會對整個后續(xù)的單位檔案管理及查詢工作帶來巨大影響。另外，傳統(tǒng)方式的檔案管理還存在著信息極易泄露的問題，這些都會對員工和檔案內(nèi)容所涉及的人、事、物帶來一定的安全隱患。另一方面，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作由于工作技術(shù)含量較低，所以不容易得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)沒有為檔案從業(yè)人員提供相應(yīng)的福利待遇和專業(yè)的培訓(xùn)機會，使檔案工作者不能得到及時的進修從而影響了檔案管理工作綜合能力的提升，最終導(dǎo)致了整個事業(yè)單位檔案管理工作的松懈和落后。

新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新模式

新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新意義

通過上面對傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理手段的分析，我們發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理存在很多急需修改的地方，這就標志著事業(yè)單位檔案管理模式的改變勢在必行。新的事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式的應(yīng)用，必然能為事業(yè)單位制定、修正更為合適的工作流程奠定基礎(chǔ)；另一方面，事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新也是新時期下事業(yè)單位機構(gòu)改革發(fā)展的必然趨勢。只有檔案工作這個最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)做好了，才能夠為日后的新發(fā)展奠定基礎(chǔ)，才能夠為整個社會的大發(fā)展提供保障。

新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新模式的基礎(chǔ)

首先，人的因素是檔案管理的創(chuàng)新基礎(chǔ)要素。人的因素作為整個新時期下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的最重要的因素之一，在創(chuàng)新之處必須從檔案的相關(guān)從業(yè)人員進行改革，事業(yè)單位必須通過面向社會的招聘、內(nèi)部人才的培養(yǎng)來選拔、培養(yǎng)帶頭人，這些專業(yè)的檔案從業(yè)人員需要具備一定的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)和較強的計算機應(yīng)用水平，另外他們還需要具備保密、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，只有這樣才能夠保證事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容不被泄露。

其次，無紙化辦公的推動在電子信息網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的今天，任何工作已經(jīng)離不開信息化的參與和融合。這種情況下，各類檔案的保管方式將變得靈活多樣，無紙化的保存媒介則是整個事業(yè)單位檔案管理的重要創(chuàng)新手段之一。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件對保存場所的溫度、濕度、安全性等均有非常高的要求，而新時期下的事業(yè)單位檔案管理則需要對電子媒介存儲方式進行創(chuàng)新。這個推動過程就需要事業(yè)單位加大計算機的應(yīng)用覆蓋率，通過定期對檔案管理人員進行無紙化培訓(xùn)為依據(jù)來支撐整個檔案管理的無紙化創(chuàng)新。

再次，加強事業(yè)單位檔案管理工作的市場化。雖然我國及政府相關(guān)部門對事業(yè)單位的定義是公益性服務(wù)機構(gòu)，本身不具有營業(yè)性和營利性。但在新時期的市場大環(huán)境中，為了讓事業(yè)單位的發(fā)展跟上市場經(jīng)濟的步伐我們有必要通過檔案管理工作的市場化運行來加強工作力度。例如對于一些可以面向社會公布的內(nèi)容，事業(yè)檔案管理部門便可以通過與政府平面媒體進行合作的方式來進行傳播，讓一些公共檔案的查詢變得簡單化、市場化、透明化、公開化。

另外，在事業(yè)單位的檔案管理中還需要加強互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的拓展性思維。檔案管理從業(yè)人員不僅需要學(xué)習(xí)其他兄弟單位對檔案管理工作中的一些創(chuàng)新做法，同時，還應(yīng)獨立自主的對檔案管理進行研究和升華。特別要利用好互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的便捷性，來提升整個檔案管理的查詢、整理與保管質(zhì)量，最大程度上為查詢者提供便利條件和準確、及時、高效的檔案管理服務(wù)。

最后，要加強現(xiàn)代化檔案管理意識的培養(yǎng)和提升，上面提到人的因素在整個事業(yè)單位檔案管理中的重要性，而參與檔案管理的人員不僅需要事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，他們還必須通過不斷接受最新的思想管理體系培訓(xùn)，來充分的將先進的數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新手段應(yīng)用于整個檔案管理工作中。通過對互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用升級來提升檔案管理工作創(chuàng)新的進程，最終結(jié)合一定的獎懲制度和績效考核方式來提升事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新。

需需總之，在新時期事業(yè)單位檔案管理的需求下，檔案管理工作的創(chuàng)新挖掘和革命勢在必行。這不僅是時代的需要，也是事業(yè)單位在未來能夠得到長效發(fā)展、有序發(fā)展的重要依據(jù)。我們必須通過對先進的檔案管理手段和理念進行學(xué)習(xí)，并保留傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)秀經(jīng)驗，通過革新和創(chuàng)造來優(yōu)化新時期下的檔案管理工作。通過對事業(yè)單位檔案管理的工作提升，最終為整個社會的高速發(fā)展助力，只有這樣我們才能夠在日新月異的新形勢中迅速成長、壯大，為新時期的事業(yè)單位檔案管理工作提供強勁保證。

（作者單位：吉林省通化縣城市管理執(zhí)法大隊）