事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策

◎　陳　靜

事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策

◎陳靜

在當(dāng)今信息化時(shí)代，事業(yè)單位作為國家政府的直屬部門，社會(huì)科學(xué)、文化、經(jīng)濟(jì)、教育等活動(dòng)發(fā)展的重要社會(huì)服務(wù)組織，它的檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，走現(xiàn)代化管理路線，根據(jù)管理目標(biāo)展開系統(tǒng)有序的設(shè)定，以適應(yīng)事業(yè)單位在新形勢下全面改革的現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求。本文主要以事業(yè)單位的人事檔案管理為主，簡單探討了其傳統(tǒng)檔案管理工作中所已存在的問題，并給出改善對(duì)策。

在事業(yè)單位中，人事檔案管理非常重要，因?yàn)樗侨瞬判畔⒘魍ǖ闹苯虞d體，也是事業(yè)單位人才需求的主要信息來源。當(dāng)前事業(yè)單位在人事檔案管理方面是存在諸多問題的，這對(duì)于他們合理利用人才資源帶來了不良影響甚至阻礙，致使事業(yè)單位工作運(yùn)營效率低下。為此，必須指出問題并加以修正改善。

事業(yè)單位人事檔案管理中所存在的問題

我國目前事業(yè)單位在人事檔案管理方面存在許多缺陷，本文基本總結(jié)出以下3點(diǎn)。

管理技術(shù)及觀念匱乏。實(shí)際上，進(jìn)入21世紀(jì)以來我國事業(yè)單位一直在不斷深化改革人事制度，因此人事檔案管理所發(fā)揮的作用也就越來越大。不過從實(shí)際的事業(yè)單位人事檔案管理技術(shù)層面與觀念層面來看，還是表現(xiàn)出了許多不足之處。

從技術(shù)層面看，事業(yè)單位的人事檔案管理嚴(yán)重缺乏個(gè)性，雷同度過大，具體來說就是檔案質(zhì)量普遍不高，缺乏實(shí)際可利用價(jià)值，只是反映了員工的基本個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、政治面貌與薪酬?duì)顩r，即使是道德品質(zhì)、技術(shù)專長以及業(yè)務(wù)能力方面所反映的也主要以過去歷史為主，極少有反映當(dāng)前狀況的?？偨Y(jié)來看，就是結(jié)論性語言多，定量描述少，優(yōu)點(diǎn)多，缺點(diǎn)少，內(nèi)容泛泛且空洞，無法正面、全面且公正的評(píng)價(jià)和反映個(gè)人狀況。

導(dǎo)致這一問題的主要原因還在于事業(yè)單位在人事檔案管理工作層面缺乏對(duì)員工對(duì)象有效信息材料的收集，沒有深層次關(guān)注過員工的工作生活，更缺少有組織的考核鑒定機(jī)制。事業(yè)單位員工作為組織一員，無論其地位高低、工作內(nèi)容如何，都應(yīng)該是事業(yè)單位的寶貴人力資源財(cái)富。如果單位忽視了對(duì)基層力量的重視，不能了解他們?cè)敱M的狀況，就無法做好管理工作，也容易導(dǎo)致事業(yè)單位整體管理的滯后，甚至在出現(xiàn)重大問題后無法及時(shí)妥善應(yīng)對(duì)。再者，事業(yè)單位在人事檔案鑒定審查方面把關(guān)不嚴(yán)，也容易導(dǎo)致檔案真實(shí)性的缺失，使檔案失去生命性，內(nèi)容嚴(yán)重失真，讓許多虛假材料乘虛而入。

人檔分離現(xiàn)象嚴(yán)重。目前事業(yè)單位人事制度改革大行其道，人才流動(dòng)也日趨頻繁，在這種環(huán)境下人檔分離現(xiàn)象也就越來越明顯，就以事業(yè)單位的“無頭檔案”為例，它讓事業(yè)單位及社會(huì)查不到當(dāng)事人的現(xiàn)實(shí)狀況甚至下落，為事業(yè)單位檔案管理工作帶來諸多不必要的麻煩。

造成“無頭檔案”狀況的基本根源就在于以下兩點(diǎn)：首先，事業(yè)單位人員主管機(jī)關(guān)在人員變動(dòng)時(shí)檔案未隨其一起流動(dòng)。這主要是因?yàn)閱挝蝗耸鹿芾聿块T工作制度不健全、人員調(diào)動(dòng)通知滯后所造成的。再一點(diǎn)就是由于事業(yè)單位發(fā)生大規(guī)模急劇變化，導(dǎo)致了某些單位員工去向不明。還有就是價(jià)值信息傳遞工作的不夠精確，使人事檔案在傳遞過程中出現(xiàn)各種問題，比如人事部門不按規(guī)定渠道與方式轉(zhuǎn)檔，導(dǎo)致檔案丟失或錯(cuò)遞等等，這些問題都是亟待解決的。

事業(yè)單位人事檔案管理問題的改善對(duì)策

豐富人事檔案管理內(nèi)容。在事業(yè)單位，檔案工作人員是人事檔案管理的主體，他們主導(dǎo)和支配了檔案管理中所必備的科學(xué)文化素質(zhì)、政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)乃至職業(yè)道德修養(yǎng)。所以本文認(rèn)為應(yīng)該首先豐富人事檔案管理內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上做到有效優(yōu)化補(bǔ)充。

首先，要做到對(duì)人事檔案材料的個(gè)性化補(bǔ)充，拒絕人事檔案內(nèi)容陳舊、千篇一面等問題。具體來講，就是要在檔案材料中補(bǔ)充更多能夠反映企業(yè)員工個(gè)性的、體現(xiàn)他們工作業(yè)績的新內(nèi)容，恰如其分的反映他們的個(gè)人身體素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)、心理素質(zhì)以及能力素質(zhì)等等。尤其是心理素質(zhì)與能力素質(zhì)應(yīng)該是加以重點(diǎn)重視和補(bǔ)充的內(nèi)容，因?yàn)檫@兩項(xiàng)可以直觀反映員工的個(gè)性、團(tuán)隊(duì)合作精神以及創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)事業(yè)單位人員及生產(chǎn)管理都有直接幫助。

以事業(yè)單位技術(shù)工人為例，除了他的基本信息以外，還應(yīng)該加入補(bǔ)充其它檔案材料。比如說技工登記表，這其中除包含員工的基本信息以外，還要體現(xiàn)員工的工作部門調(diào)動(dòng)情況、專業(yè)技術(shù)職務(wù)情況等等，這些都能較為客觀的反應(yīng)技工在專業(yè)方面的基本狀況。

其次是技術(shù)工人的工作情況資料，具體來說主要包括他從加入工作之初的實(shí)習(xí)實(shí)踐內(nèi)容，所參與的重要技術(shù)工程，包括在職期間每年的職業(yè)技術(shù)考核與績效考核成績等等。另外還包括其他員工、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)他的評(píng)價(jià)，獎(jiǎng)懲狀況。這些材料能切實(shí)反映職業(yè)技術(shù)工人在工作態(tài)度與水平方面的真實(shí)狀況。在擁有這些信息之后，事業(yè)單位的精細(xì)化人事管理就能基本實(shí)現(xiàn)。

再者還可以補(bǔ)充技術(shù)工人的業(yè)務(wù)進(jìn)修狀況資料，這其中就包括進(jìn)修計(jì)劃、進(jìn)修地點(diǎn)、進(jìn)修課程、進(jìn)修成績總結(jié)、進(jìn)修職業(yè)鑒定等等。這些都能客觀反映技術(shù)工人的實(shí)際技術(shù)功底，讓單位管理層更加了解他。

重點(diǎn)預(yù)防人事檔案管理難點(diǎn)問題。如上文所述，“無頭檔案”一直以來都是困擾事業(yè)單位人事檔案管理的難點(diǎn)問題，為此，本文給出預(yù)防“無頭檔案”出現(xiàn)的相關(guān)對(duì)策。

為了杜絕“無頭檔案”，應(yīng)該在事業(yè)單位內(nèi)外部都構(gòu)建嚴(yán)格的人事檔案收進(jìn)轉(zhuǎn)出登記制度，并做定期檢查核對(duì)其制度的合理性與穩(wěn)定性。因?yàn)闄n案的進(jìn)出登記代表了檔案真實(shí)記錄的有效流轉(zhuǎn)，所以要做到對(duì)檔案進(jìn)出登記過程中可能存在的保管轉(zhuǎn)移漏洞，防止“無頭檔案”的出現(xiàn)。基于此，本文給出兩點(diǎn)應(yīng)對(duì)策略，首先，要在人事發(fā)生調(diào)動(dòng)或職務(wù)發(fā)生變動(dòng)時(shí)，向有關(guān)單位及時(shí)通報(bào)該人事的任免通知，并配合人事檔案管理部門對(duì)檔案進(jìn)行快速轉(zhuǎn)移，按照“事業(yè)單位人員檔案轉(zhuǎn)遞通知單”來詳細(xì)填寫，在檔案經(jīng)單位核對(duì)無誤后再做入庫登記，在回執(zhí)中簽名蓋章。如果回執(zhí)在一月以內(nèi)未被退回，則人事轉(zhuǎn)出單位就要實(shí)施主動(dòng)催問，避免檔案發(fā)生丟失狀況。

再一點(diǎn)，檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，必須做好嚴(yán)格密封工作，通常要以機(jī)密文件的形成來通過專門渠道來派送到專人受傷，并實(shí)施簽字注冊(cè)處理。事業(yè)單位絕對(duì)不能公開郵寄或讓當(dāng)事人自帶檔案件，這也是為了保證人事檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的絕對(duì)安全。

當(dāng)前，事業(yè)單位人事制度改革還在發(fā)展推進(jìn)，這就要求單位人事部門加大工作強(qiáng)度，提高工作意識(shí)，在改革中創(chuàng)新人事檔案管理思路，并在制度、工作思路上加以創(chuàng)新，根據(jù)現(xiàn)代社會(huì)市場發(fā)展趨勢來隨機(jī)應(yīng)變，滿足現(xiàn)代化人事檔案管理需求，走現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理發(fā)展道路。

（作者單位：泰安市精神病醫(yī)院）