電力企業(yè)一體化物資管理

◎　姚小孟

電力企業(yè)一體化物資管理

◎姚小孟

通過(guò)實(shí)施物資一體化管理系統(tǒng)，對(duì)推進(jìn)物資采購(gòu)供應(yīng)管理體制的改革發(fā)揮了重要作用。分別在集中采購(gòu)優(yōu)勢(shì),規(guī)范業(yè)務(wù)流程,強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)管，堅(jiān)持系統(tǒng)化管理，平衡優(yōu)化庫(kù)存，節(jié)約財(cái)務(wù)成本等業(yè)務(wù)上做了全方位更新。特別是物資需求、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、財(cái)務(wù)管理、檢修管理等方面的企業(yè)供應(yīng)鏈銜接都發(fā)揮了前所未有的應(yīng)用效果。本文主要闡述一體化系統(tǒng)在物資管理中的作用和物資管理系統(tǒng)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的措施，并對(duì)其實(shí)現(xiàn)過(guò)程做以詳細(xì)論述。

物資管理一個(gè)是發(fā)電企業(yè)管理的重要內(nèi)容，是對(duì)發(fā)電企業(yè)所需各種物資的采購(gòu)、物流運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)儲(chǔ)備、物資供應(yīng)等所進(jìn)行的計(jì)劃、組織和控制。而發(fā)電企業(yè)生產(chǎn)又具有高度的連續(xù)密切性，生產(chǎn)和消費(fèi)同時(shí)完成，發(fā)電安全與供電質(zhì)量及用電經(jīng)濟(jì)性具有廣泛的社會(huì)影響，從而對(duì)物資的選擇和匹配應(yīng)用提出了更高的要求。因此，加強(qiáng)發(fā)電企業(yè)物資管理，穩(wěn)步提高物資管理水平，加快和提高技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新和制度創(chuàng)新的實(shí)施速度、力度與效果。對(duì)保證電力生產(chǎn)的安全經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、基建工程順利投產(chǎn)、電力設(shè)備檢修維護(hù)、提高經(jīng)濟(jì)效益，以及服務(wù)精度和質(zhì)量。都有著積極重要的意義。

一體化系統(tǒng)在物資管理工作中的重要作用

有利于形成物資的大規(guī)模采購(gòu)。推進(jìn)集中采購(gòu)的實(shí)施，可獲得規(guī)模效益，降低采購(gòu)和物流成本?？砂l(fā)揮采購(gòu)特長(zhǎng)，提高效率。易于穩(wěn)定與供應(yīng)商的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)成效最佳的長(zhǎng)期合作。集中采購(gòu)的批量?jī)?yōu)勢(shì)一直是發(fā)電企業(yè)物資供應(yīng)管理長(zhǎng)期追求的目標(biāo)。實(shí)施一體化系統(tǒng)以后它可以有效地控制屬于物資部門直接向集團(tuán)報(bào)送集中采購(gòu)的采購(gòu)申請(qǐng)，最大限度地發(fā)揮集團(tuán)集中采購(gòu)的資金和價(jià)格優(yōu)勢(shì)。

有利于優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化管理。一體化物資管理中的需求、采購(gòu)、物流、入庫(kù)、出庫(kù)緊密集成，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)及各分子企業(yè)的縱向信息整合，提供了包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、物資庫(kù)存管理和物資采購(gòu)管理的完整解決方案，全面覆蓋企業(yè)從采購(gòu)需求到入庫(kù)的管理、從領(lǐng)用申請(qǐng)到項(xiàng)目成本的核算、供應(yīng)商集中管理等各個(gè)方面的管理內(nèi)容，全面提高發(fā)電企業(yè)的物資管理水平，較好地規(guī)范采購(gòu)和計(jì)劃等崗位制衡機(jī)制，實(shí)現(xiàn)物資的標(biāo)準(zhǔn)化管理。有效滿足現(xiàn)代發(fā)電企業(yè)物資管理需求。

有利于真實(shí)反映物資庫(kù)存消耗，規(guī)范企業(yè)成本核算，提高物資管理精細(xì)化水平。一體化系統(tǒng)的全面推廣應(yīng)用使發(fā)電企業(yè)物資部門告別物資管理長(zhǎng)期實(shí)行計(jì)劃價(jià)格的計(jì)價(jià)方式，物料數(shù)據(jù)的價(jià)格采用庫(kù)存移動(dòng)加權(quán)平均價(jià)，物資庫(kù)存、采購(gòu)、供應(yīng)會(huì)隨著采購(gòu)價(jià)格的變動(dòng)向進(jìn)行實(shí)時(shí)更新調(diào)整，從而與市場(chǎng)價(jià)格趨于一致，真實(shí)地反映了庫(kù)存物資價(jià)值，有利于使用單位的成本核算，真實(shí)地反映物資消耗成本。

一體化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)分析庫(kù)存使用，合理設(shè)置備品備件庫(kù)存定額，優(yōu)化庫(kù)存策略；實(shí)現(xiàn)及時(shí)、準(zhǔn)確記錄采購(gòu)庫(kù)存各環(huán)節(jié)的物資信息，有效跟蹤采購(gòu)的執(zhí)行，規(guī)范庫(kù)存管理，確保物資及時(shí)、準(zhǔn)確供應(yīng)。真正實(shí)現(xiàn)物料消耗價(jià)格和數(shù)量分析的自動(dòng)化，有效整合物資、資金流、信息流，實(shí)現(xiàn)物資管理精細(xì)化。

有利于規(guī)范物資管理，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。一體化系統(tǒng)將原來(lái)不能及時(shí)納入系統(tǒng)管理的物資采購(gòu)管理分析、物資收發(fā)存管理分析，全部納入系統(tǒng)管理。其中采購(gòu)分析主要是從訂單簽訂情況、供應(yīng)商發(fā)票情況、采購(gòu)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)等幾方面對(duì)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。物資收發(fā)存管理分析主要是針對(duì)物資的收、發(fā)料，項(xiàng)目支出及庫(kù)存量進(jìn)行的分析。通過(guò)采購(gòu)及庫(kù)存系統(tǒng)管理分析力求真實(shí)反映各單位物資采購(gòu)情況、材料消耗、庫(kù)存情況、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)情況，最大限度的避免了不規(guī)范操作，有利于物資費(fèi)用的管控，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

有利于實(shí)現(xiàn)物料預(yù)算、核算自動(dòng)化。一體化系統(tǒng)充分考慮了財(cái)務(wù)預(yù)算、核算的需求，提供了與社會(huì)集中核算系統(tǒng)的基礎(chǔ)接口，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算與預(yù)算的高度集成，通過(guò)嚴(yán)格的事前、事中、事后預(yù)算和控制手段，實(shí)現(xiàn)及時(shí)有效的資金和費(fèi)用預(yù)算控制；在統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)和全局單一數(shù)據(jù)模型上建立統(tǒng)一規(guī)范的財(cái)務(wù)核算體系。并且做到一線數(shù)據(jù)的及時(shí)共享，數(shù)據(jù)真實(shí)實(shí)時(shí)傳遞。材料的采購(gòu)、入庫(kù)、發(fā)出等環(huán)節(jié)均實(shí)現(xiàn)了賬務(wù)處理的自動(dòng)化，新系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理完成后，能夠自動(dòng)生成財(cái)務(wù)核算憑證，業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確性和實(shí)效性大幅提升，減輕了財(cái)務(wù)人員和物資管理人員的工作量。

有利于加強(qiáng)供應(yīng)商的控制和管理，規(guī)范物資采購(gòu)渠道。一體化系統(tǒng)的實(shí)施，可以實(shí)現(xiàn)事前控制。需求人員首先要提出申請(qǐng)，經(jīng)需求管理部門線上審批和監(jiān)控，物資管理部門平衡庫(kù)存，采購(gòu)人員將數(shù)據(jù)上傳至集團(tuán)平臺(tái)公開詢價(jià)，最終才能在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購(gòu)訂單實(shí)施采購(gòu)，較好地控制了隨意網(wǎng)外采購(gòu)的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)全面陽(yáng)光公開采購(gòu)。

有利于合理調(diào)用庫(kù)存，降低庫(kù)存成本。實(shí)施一體化系統(tǒng)后，利用數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，為經(jīng)營(yíng)決策提供參考，實(shí)現(xiàn)了庫(kù)存信息共享。發(fā)電企業(yè)庫(kù)存地的庫(kù)存可以在一體化系統(tǒng)的任何終端上查看。

保障一體化系統(tǒng)下的物資管理系統(tǒng)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的措施

眾所周知，隨著電子商務(wù)等各行業(yè)的不斷發(fā)展，技術(shù)創(chuàng)新的不斷延伸，工作效率和效果對(duì)企業(yè)的生存至關(guān)重要。一體化系統(tǒng)下的物資管理工作以準(zhǔn)確的核算體系及快速的處理數(shù)據(jù)能力給企業(yè)管理提供了方便。當(dāng)然，如何保障其系統(tǒng)的正常運(yùn)作至關(guān)重要，關(guān)于這點(diǎn)認(rèn)為可以從以下幾方面討論：

完善各項(xiàng)管理體系。這里所講的管理體系，主要是跟一體化系統(tǒng)相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)及制度建設(shè)?，F(xiàn)代社會(huì)大多人工工作都被軟件技術(shù)所代替。但是由于一體化系統(tǒng)的研發(fā)技術(shù)還不是很成熟，所以在我國(guó)來(lái)講還有很多需要改善的地方。就我國(guó)目前的情況看，此系統(tǒng)只在國(guó)家重要單位及相應(yīng)較大的企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)，還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)普及至各相關(guān)行業(yè)，這些都是因?yàn)槠湎鄳?yīng)的管理體系還不健全所造成的，解決此問(wèn)題，我們應(yīng)該做到：

實(shí)施“一把手”工程，成立統(tǒng)一健全領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)構(gòu)，同時(shí)遵循先基礎(chǔ)管理，在“整體規(guī)劃，分步實(shí)施，重在應(yīng)用，效益驅(qū)動(dòng)”的指導(dǎo)下走出局部信息到全部們信息化的路線，實(shí)行業(yè)務(wù)的有效監(jiān)控，形成明晰的一體化運(yùn)營(yíng)模式，實(shí)現(xiàn)資源的集中管理與調(diào)配。

完善制度和編制業(yè)務(wù)管理流程。支持一體化的經(jīng)營(yíng)體制和動(dòng)態(tài)的企業(yè)管理模式，滿足企業(yè)管理創(chuàng)新和業(yè)務(wù)不斷發(fā)展的需要，規(guī)范原始信息的錄入及信息傳遞渠道。做好基礎(chǔ)信息的采集真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，建立規(guī)范化的數(shù)據(jù)采集、錄入制度。

各部門要做好不定期的問(wèn)題匯報(bào)、組織討論、研究等工作，并對(duì)存在問(wèn)題提出相應(yīng)的解決策略及匯總；

定期開展一體化系統(tǒng)管理培訓(xùn)工作會(huì)議，培養(yǎng)相關(guān)工作人員對(duì)一體化系統(tǒng)的操作及認(rèn)知度，實(shí)現(xiàn)邊學(xué)習(xí)、邊工作，并且對(duì)部門與部門之間的業(yè)務(wù)工作，對(duì)指定業(yè)務(wù)人員進(jìn)行溝通銜接管理；

建立總部及下屬分子公司和成員單位間的業(yè)務(wù)協(xié)作；建立與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)協(xié)作，包括供應(yīng)商信息的記錄、使用集團(tuán)采購(gòu)網(wǎng)等。

強(qiáng)化需求部門和物資管理部門的素質(zhì)建設(shè)。一體化系統(tǒng)是一個(gè)處理信息的系統(tǒng)，它要求特定的活動(dòng)要在特定的時(shí)間進(jìn)行。更需要的是需求部門和物資管理部門工作的上下銜接，所以基層企業(yè)一定要有合理、及時(shí)、準(zhǔn)確的計(jì)劃才行。像是準(zhǔn)備月、季、年度計(jì)劃，公布，修訂生產(chǎn)需求計(jì)劃，查詢貨品庫(kù)存等問(wèn)題都需要做相關(guān)的安排，這就要求需求部門和物料管理部門的相關(guān)人員具有良好的素質(zhì)，對(duì)物料性能和技術(shù)要求有較高的認(rèn)知度，對(duì)于時(shí)間的安排和系統(tǒng)的使用有較好的掌控力。

首先，我們應(yīng)該注意對(duì)一體化系統(tǒng)的熟練掌握，要知道系統(tǒng)所用到的信息都有哪些，確保物資編碼的輸入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，并結(jié)合實(shí)際的出庫(kù)入庫(kù)時(shí)間，對(duì)系統(tǒng)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)修改，進(jìn)行不間斷數(shù)據(jù)調(diào)整，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確性。其次，作為公司來(lái)講，也可以設(shè)立專門的獎(jiǎng)懲制度來(lái)推進(jìn)這方面工作的進(jìn)行，這樣可保證需求和物資人員工作的很好配合、做到銜接連貫性。最后，要進(jìn)行良好的溝通，培養(yǎng)員工及管理人員間的友好合作。說(shuō)到底，素質(zhì)建設(shè)不僅僅是培養(yǎng)技能，也應(yīng)該對(duì)員工進(jìn)行心理及生理輔導(dǎo)，只有員工覺得自己的工作有成就感，有興趣干下去才是最重要的。

嚴(yán)格物資需求計(jì)劃管理。在一體化系統(tǒng)中，我們嚴(yán)格按照需求部門提報(bào)的物資需求計(jì)劃實(shí)施采購(gòu)，確保執(zhí)行的全部采購(gòu)計(jì)劃都是逐級(jí)審核通過(guò)的，所有采購(gòu)物資的品種及數(shù)量由物資管理部門統(tǒng)一下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃。沒(méi)有采購(gòu)計(jì)劃，任何部門人員不能采取采購(gòu)措施。保證需求、計(jì)劃、采購(gòu)及管理職責(zé)的清晰，全部采購(gòu)計(jì)劃按照集團(tuán)要求執(zhí)行，及時(shí)規(guī)范的上報(bào)集團(tuán)采購(gòu)范圍物資，基層企業(yè)采購(gòu)也要按照集團(tuán)采購(gòu)要求100%網(wǎng)上平臺(tái)采購(gòu)執(zhí)行，最大程度的減少人為干涉，體現(xiàn)物資采購(gòu)計(jì)劃的嚴(yán)肅性，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的公開化，有效的降低采購(gòu)成本，力爭(zhēng)形成從計(jì)劃采購(gòu)到采購(gòu)入庫(kù)全程的軟件系統(tǒng)監(jiān)控，真正實(shí)現(xiàn)計(jì)劃于采購(gòu)職能間的剝離。 并且可實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算與預(yù)算的高度集成，通過(guò)嚴(yán)格的事前、事中、事后預(yù)算和控制手段，實(shí)現(xiàn)及時(shí)有效的資金和費(fèi)用預(yù)算控制。

加強(qiáng)采購(gòu)訂單的監(jiān)控。采購(gòu)訂單在系統(tǒng)中形成后，相關(guān)業(yè)務(wù)部門可以利用采供訂單查詢功能對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤。通過(guò)不同物料或供應(yīng)商的訂單編號(hào)查詢訂單的執(zhí)行情況，如批準(zhǔn)是否通過(guò)、是否收貨、發(fā)票校驗(yàn)等，通過(guò)顯示采供訂單歷史可以查看已驗(yàn)收貨的物料憑證和對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)憑證，發(fā)票校驗(yàn)憑證等信息。同時(shí)完善對(duì)采供訂單完成情況報(bào)表的開發(fā)，提供系統(tǒng)外對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)數(shù)量和質(zhì)量的考核依據(jù)，實(shí)施監(jiān)控采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，便手采購(gòu)人員與供應(yīng)商的及時(shí)溝通。

電力業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)的電子化水平是電力企業(yè)走向國(guó)際化的一個(gè)非常重要的標(biāo)志。深化采購(gòu)與物資管理體制改革的目的是為了實(shí)現(xiàn)保供應(yīng)、降成本、控風(fēng)險(xiǎn)、促進(jìn)商貿(mào)物流板塊發(fā)展。如今在推行集約化和精細(xì)化管理的新形勢(shì)下，建設(shè)以“集中管理，整合資源，業(yè)務(wù)協(xié)同、信息集成”為主要特征的一體化系統(tǒng)是電力企業(yè)一件具有戰(zhàn)略意義的大事，其能有效地優(yōu)化公司管理業(yè)務(wù)流程，提高對(duì)現(xiàn)有資源的規(guī)劃與管理能力，構(gòu)建以財(cái)務(wù)管理為核心的企業(yè)信息化平臺(tái)，提升管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，全面實(shí)現(xiàn)信息處理和管理的現(xiàn)代化，建設(shè)成為企業(yè)管理提供高效支持的企業(yè)信息系統(tǒng)，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率，降低成本，為創(chuàng)建國(guó)內(nèi)一流的發(fā)電企業(yè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（作者單位：陽(yáng)城國(guó)際發(fā)電有限責(zé)任公司）