淺析檔案管理系統(tǒng)操作制度

張 璇/天津市房地產信托集團有限公司

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淺析檔案管理系統(tǒng)操作制度

張 璇/天津市房地產信托集團有限公司

【摘 要】為提高企業(yè)檔案管理水平，嚴格按照檔案管理達標認定要求，結合房信集團實際情況，完善企業(yè)檔案的信息化建設，確保檔案管理系統(tǒng)的正常、安全運行，必須制定科學合理檔案管理系統(tǒng)操作制度。因此，本文深入探究了檔案管理系統(tǒng)操作制度。

【關鍵詞】檔案管理；系統(tǒng)操作；制度

一、檔案管理系統(tǒng)軟件

1.檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應滿足本集團的實際工作需要，并適應本集團信息化建設發(fā)展需要。

2.檔案管理系統(tǒng)應具備收集整編、數據管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權限設置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據需求增擴其他相應功能。

3.檔案管理系統(tǒng)應與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。

二、檔案管理系統(tǒng)操作制度

（一）組織管理

1.集團檔案室負責本檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃工作，并通過本系統(tǒng)來開展日常業(yè)務辦公，同時促進本系統(tǒng)的不斷完善和優(yōu)化。

2.集團有關部門應負責配合檔案室保證檔案管理系統(tǒng)的正常運行和管理、制定網絡管理的標準規(guī)范，幫助檔案室及時解決應用過程中出現的技術問題。同時有計劃地進行計算機知識培訓，以不斷提高檔案室的信息化管理水平。

3.各級主管領導要重視檔案管理系統(tǒng)建設工作，積極檔案信息化工作。

（二）系統(tǒng)管理

1.檔案系統(tǒng)各模塊的使用均由集團檔案室系統(tǒng)管理員所分配的使用權限來控制，如果用戶對使用權限有疑問，應及時聯(lián)系。

2.所有用戶必須按照使用手冊中的規(guī)范要求來填寫數據和操作軟件，以免出現錯誤或不可讀信息；如果出現數據錯誤，當前用戶應該負責。

3.對檔案管理系統(tǒng)有調整和優(yōu)化意見，可先提交信息中心，待信息化領導小組會議討論通過后協(xié)調軟件商統(tǒng)一修改。

（三）用戶管理

檔案管理系統(tǒng)用戶分為系統(tǒng)管理員、應用操作員和一般用戶，并分別履行下列職責：

1.系統(tǒng)管理員。

（1）負責檔案管理系統(tǒng)軟硬件平臺的參數設定和日常運行管理與維護，并做好日志管理。

（2）管理和檢查檔案管理系統(tǒng)日志。

（3）負責密碼管理，以及為檔案管理系統(tǒng)用戶設置賬號和授權。

（4）負責檔案管理系統(tǒng)軟硬件平臺的升級工作。

（5）發(fā)現并及時向有關領導反映檔案管理系統(tǒng)故障，診斷并排除一般性故障，確保系統(tǒng)處于良好的運行狀態(tài)。

（6）負責對相關使用人員（主要為檔案室人員）進行技術支持。

2.應用操作員。

（1）負責對相應功能模塊數據的錄入和日常維護，并確保數據的有效性和及時性。

（2）及時發(fā)現并向系統(tǒng)管理員反映檔案管理系統(tǒng)故障。

（3）確保對檔案管理系統(tǒng)進行授權以內的合法操作。

3.一般用戶。

（1）遵守檔案管理系統(tǒng)的密碼管理。

（2）遵守應用系統(tǒng)操作使用手冊的規(guī)定，按照相應授權進行信息查詢與借閱，不得進行授權以外的非法操作。

（四）使用規(guī)范

1.每個用戶在系統(tǒng)管理員開通賬號和授權后，必須及時更改自己的密碼，以保障自己密碼的安全性；用戶應該定期或不定期修改自己的密碼；密碼字符數量不應太少，推薦在六位以上，并且要盡量避免使用自己或親屬的生日或其它特殊數字。

2.用戶如果忘記密碼，要及時與系統(tǒng)管理員聯(lián)系；用戶不得把自己的賬號密碼告訴其它任何人，因此所導致的所有后果均由自己承擔。

3.檔案室人員應及時錄入檔案信息、及時處理歸檔信息（包括收發(fā)文、工程技術資料等）、及時處理借閱申請。

4.用戶對企業(yè)相關檔案資料的查看與借閱必須通過系統(tǒng)發(fā)起申請流程，并在自己的職權范圍內，應盡快處理待辦文件，以免出現超時情況，如果超時應由自己承擔相關責任。

（五）數據管理

1.檔案管理系統(tǒng)數據由系統(tǒng)管理員負責，應履行下列對數據庫數據的維護職責：

（1）保障數據的安全性和完整性。

（2）負責數據的交換和統(tǒng)計數據的匯總。

（3）監(jiān)督、檢查數據質量和更新情況。

（4）及時、準確地對系統(tǒng)數據進行備份、核對。

2.檔案管理系統(tǒng)數據屬于公司機密，要保證和維護數據的嚴肅性、準確性、完整性和權威性。錄入的數據要真實反映數據的原始情況，不得隨意更改數據。

3.系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)數據定期進行備份，并檢驗備份數據的正確性和完整性。

（六）安全管理

1.檔案室對檔案管理系統(tǒng)實施安全和保密管理，建立并落實責任制，采取有效的安全和保密預防措施，避免檔案管理系統(tǒng)出現癱瘓，防止發(fā)生涉及企業(yè)安全、保密信息丟失和泄密事件。

2.安全操作

（1）建立完整的檔案管理系統(tǒng)用戶訪問權限管理體系，并登記備案。

（2）采取嚴密的安全措施防止無關人員進入服務器系統(tǒng)，嚴禁用自帶的U盤或移動硬盤等設備連接到檔案管理系統(tǒng)的服務器上。

（3）操作人員應有互不相同的用戶名，定期更換操作口令，嚴禁操作人員泄露自己的操作口令，離崗時及時推出系統(tǒng)或關閉電腦，不允許其它人代為操作。

（4）各崗位操作權限要嚴格按崗位職責設置，系統(tǒng)管理員應定期檢查操作員的權限，由相關領導進行審定。

（5）對數據備份等記錄建立定期查驗制度。

（七）相關責任

1.相關單位和部門應嚴格執(zhí)行本暫行規(guī)定，出現以下情節(jié)將追究有關人員的相應責任。

（1）軟件系統(tǒng)上線后由于各單位各部門未按進度要求進行相關模塊和節(jié)點的測試或數據初始化錄入，造成工作延誤，由責任人及所屬部門或單位承擔相應后果。

（2）各單位各部門應按信息中心要求提交軟件修改和調整意見，超出時間的由責任人及所屬部門或單位承擔相應后果。

（3）各單位各部門未按要求保質保量完成數據錄入，造成系統(tǒng)運行延誤的，由該單位或部門承擔延誤責任。

（4）各單位各部門應保證進入檔案管理系統(tǒng)數據的正確性，因數據錯誤造成的危害追究該單位主要負責人或直接責任人的責任。

（5）應用軟件功能發(fā)布上線后，業(yè)務單位沒有按時使用，造成程序變更、修改或驗收延期的，由該單位承擔相應責任。

（6）因下列行為致使檔案管理系統(tǒng)感染病毒，造成病毒傳播或遭到惡意攻擊，導致檔案管理系統(tǒng)發(fā)生故障的，根據造成的危害程度追究該部門或單位主要負責人、直接責任人的責任：

①未及時安裝、使用、升級防病毒軟件的。

②未及時安裝系統(tǒng)補丁的。

③業(yè)務系統(tǒng)申報等環(huán)節(jié)所需介質未查殺病毒的。

（7）故意傳播病毒，故意攻擊檔案管理系統(tǒng)主機服務器或數據庫的，將追究單位負責人或直接責任人的責任，直至追究其法律責任。

（8）權限、口令等系統(tǒng)資源分配后，因用戶管理不善造成泄漏，被別人盜用導致檔案管理系統(tǒng)數據等系統(tǒng)資源受損的，根據其造成的危害程度追究該部門或單位負責人和直接責任人的責任。

（9）涉密的系統(tǒng)資源如因管理不善造成泄漏，根據其造成的危害程度追究該部門或單位負責人和直接責任人的責任。

（10）業(yè)務人員操作失誤造成嚴重后果或多次操作出現非正常問題的，將予以通報批評。

（11）未建立與檔案管理系統(tǒng)業(yè)務功能的每一個重要環(huán)節(jié)相對應書面憑證，造成數據丟失或業(yè)務無法再現，根據其造成的危害程度追究該部門或單位主要負責人的責任。

三、結語

總而言之，檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，不僅是為了利于檔案信息得到可靠的、安全的管理，同時也是為了有效提高工作效率。因此，在已有檔案管理系統(tǒng)的基礎上，制定一系列完善的檔案管理系統(tǒng)操作制度具有非常重要的現實意義，這樣不但能夠確保檔案管理系統(tǒng)的操作能夠有章可循、有規(guī)可依，還能夠在更大程度上滿足用戶的檔案信息保密需求。