事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題探討

胡忠華

(公主嶺市城建科技檔案館,吉林 公主嶺136100)

檔案管理作為事業(yè)單位管理中至關(guān)重要的組成部分,是其得以正常運行和發(fā)展的重要保障,而城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄,為適應(yīng)社會發(fā)展和事業(yè)單位實際發(fā)展的各種需要,必須加強對事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè),并且根據(jù)管理工作的重心,有針對性的展開工作,做出科學(xué)的決策,以此來有效促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)朝著科學(xué)化的方向發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)主要包括對規(guī)劃、有效的建設(shè)平臺以及對內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理等,但是在實際工作中大多數(shù)事業(yè)單位并未給予檔案管理的信息化建設(shè)更多的關(guān)注,導(dǎo)致出現(xiàn)一系列的問題,最終不能充分的將信息化在檔案管理中的作用最大限度的發(fā)揮出來。

1.1 信息化建設(shè)平臺不能及時的更新

當(dāng)下,我國大多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)相繼建立起相對比較健全的職工檔案信息管理系統(tǒng),但是在實際工作中對于檔案管理的信息化建設(shè)漠不關(guān)心,導(dǎo)致不能及時的更新平臺中相關(guān)模塊的設(shè)置,進(jìn)而造成不能及時的更新新近職工在檔案方面的信息,管理水平低下,這在一定程度上嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位對人才的優(yōu)化與管理。

1.2 使用信息化建設(shè)平臺的效率不高

事業(yè)單位在檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)主要是出于管理成本的有效降低和工作量的顯著減少等方面的考慮,同時以此來促進(jìn)查詢檔案信息的高效性和快捷性的顯著提高。但是,在當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)過程中,使用信息化建設(shè)平臺的效率不高,并且在很大程度上信息化平臺在其中的作用受到了極大的限制。

1.3 缺乏一批高素質(zhì)的管理人才

擁有一批高素質(zhì)的管理的人才是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。為保證其信息化建設(shè)的正常有序運行,就要在發(fā)展的過程中,緊跟時代發(fā)展的步伐,與時俱進(jìn),不斷滿足當(dāng)今事業(yè)單位檔案管理工作中的各種需求,促進(jìn)管理人員綜合素質(zhì)管理水平的不斷提高。但是,目前城建檔案管理中人才流動量大,優(yōu)秀人才極為缺失,部分管理人員仍然是以兼職或者監(jiān)管的形式從事管理,且他們所掌握的各項專業(yè)技能與實際所需要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)并不相符,綜合素質(zhì)普遍比較低,如不能夠很好的掌握與計算機有關(guān)的各種技術(shù),由此可見他們的知識儲備量較少且專業(yè)技能并不高。因此,引進(jìn)一批高素質(zhì)的優(yōu)秀管理人才為事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)服務(wù)迫在眉睫。

2 事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的重要性

2.1 有利于將檔案資料永久的保存下來

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料管理中,受季節(jié)和天氣的影響比較大,一旦受潮紙質(zhì)發(fā)生霉變的情況時常出現(xiàn),故而很難將其完整無損的保存下來。但是檔案管理的信息化可以將備份檔案在電子磁盤中保存下來,不僅能夠?qū)n案所存儲的空間極大的節(jié)省下來,并且受季節(jié)和天氣變化的影響非常小,可以最大限度的避免檔案資料的丟失,從而有利于將各種檔案資料永久的保存下來。

2.2 有利于事業(yè)單位對檔案信息進(jìn)行科學(xué)的管理

檔案管理的信息化建設(shè)在一定程度上可以簡化傳統(tǒng)檔案管理中的繁瑣程序,在查找信息時只需要在數(shù)據(jù)庫中輸入一定的關(guān)鍵字或詞便可以進(jìn)行快速的檢索,準(zhǔn)確的找出所需要的信息,并且不會對其他檔案造成任何的影響。另外,檔案管理的信息化建設(shè)在一定程度上有助于檔案管理方式和途經(jīng)的改變,促進(jìn)檔案職能的進(jìn)一步拓展。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要措施

3.1 加強對信息資源的合理有效整合

第一,通過對城建檔案現(xiàn)有信息資源的深度挖掘,實現(xiàn)信息資源的合理、有效、系統(tǒng)的整合,將信息資源的價值充分的體現(xiàn)出來,不斷促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作效率的顯著提升,并促進(jìn)其管理工作的順利展開。

第二,充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對現(xiàn)有的信息資源進(jìn)行高效的整合與維護(hù),將新采集來的檔案資料和原有的有機的結(jié)合起來,從而有利于提高信息資源整合的有效性,保證隨時能夠?qū)π畔①Y源進(jìn)行調(diào)用,最終促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

3.2 建立和健全信息化建設(shè)平臺和推廣模式

第一,為信息需求者提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵,事業(yè)單位在具體工作中要充分考慮自身的實際情況,并在結(jié)合當(dāng)今時代發(fā)展的背景下,逐漸建立起相對比較完善的信息化建設(shè)平臺,通過對平臺的有效推廣和宣傳,促進(jìn)平臺本身知名度和影響力的顯著提升。

第二,在信息化平臺的建設(shè)中還可以將一些大型企業(yè)建設(shè)信息化平臺的現(xiàn)金經(jīng)驗積極的借鑒過來,以此來促進(jìn)平臺使用率的顯著提升,從而更好的進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè),逐漸加快建設(shè)的腳步。

3.3 促進(jìn)檔案管理專職人才隊伍的建設(shè)

優(yōu)秀的高素質(zhì)人才對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的工作效率和水平的顯著提高具有非常重要的意義,然而,當(dāng)下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中對于高素質(zhì)人才的培養(yǎng)漠不關(guān)心,為此要提高對高素質(zhì)人才的重視,通過不斷的努力,逐漸培養(yǎng)出一批專業(yè)水平高、實踐經(jīng)驗豐富的優(yōu)秀高素質(zhì)人才。

第一,對當(dāng)前城建檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行細(xì)致的分析,通過開展定期培訓(xùn)加強對現(xiàn)有的管理人才綜合素質(zhì)的培養(yǎng),不斷提高其對專業(yè)人士管理知識的掌握,促進(jìn)其本身專業(yè)技能不斷有效提升,并且員工在信息化建設(shè)平臺中通過相關(guān)專業(yè)技能的使用,以此來提升本身的綜合素質(zhì),更好的推動檔案管理的信息化建設(shè)朝著科學(xué)的方向發(fā)展。

第二,在人員的招聘過程中,要通過多種形式的招聘途徑和方式,不斷加大招聘力度,為不斷壯大事業(yè)單位檔案管理工作的隊伍,促進(jìn)整體隊伍素質(zhì)水平和管理人員工作能力的顯著提升,對員工本身的專業(yè)技能和掌握的計算機技術(shù)等進(jìn)行重點考察,從而有利于促進(jìn)事業(yè)單位的健康、可持續(xù)發(fā)展。

3.4 促進(jìn)信息化管理體系的完善

第一,城建檔案在檔案管理的信息化建設(shè)當(dāng)中,需要對信息化管理體系進(jìn)行有效的完善,從長遠(yuǎn)的發(fā)展戰(zhàn)略出發(fā),結(jié)合自身發(fā)展的實際情況來制定長遠(yuǎn)的發(fā)展戰(zhàn)略,以此形成一個相對比較完善的檔案管理體系,更好的為檔案管理的信息化建設(shè)服務(wù),實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

第二,除制定總體的戰(zhàn)略規(guī)劃以外,實現(xiàn)對信息化管理體系的內(nèi)部優(yōu)化同樣重要,在其內(nèi)部進(jìn)行優(yōu)化的過程中,需要將事業(yè)單位自身發(fā)展的實際情況充分有效的結(jié)合起來,并且嚴(yán)格按照國家制定的各種標(biāo)準(zhǔn),以此來實現(xiàn)內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)體系的科學(xué)發(fā)展。

4 結(jié)束語

隨著信息化時代的到來,城建檔案管理的相關(guān)工作也應(yīng)該與時俱進(jìn),將科學(xué)技術(shù)恰到好處的應(yīng)用其中,實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。針對目前我國事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)過程中所面臨的各種問題,在結(jié)合信息化建設(shè)重要性的基礎(chǔ)上,通過采取各種積極有效的措施,促進(jìn)信息化在事業(yè)單位檔案管理中的建設(shè),如加強對信息資源的合理有效整合、促進(jìn)檔案管理專職人才隊伍的建設(shè)以及促進(jìn)信息化管理體系的完善等。

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