檔案信息化建設措施及意義

劉方瑜

摘 要 隨著計算機技術和信息化的發(fā)展，檔案管理模式也由傳統(tǒng)化向數(shù)字化發(fā)展，大力推動檔案信息化建設是廣大檔案工作者刻不容緩和義不容辭的重要任務，本文結合當前檔案信息化建設遇到的困難提出加強領導，落實資金和和設備，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾恚灰?guī)范管理機制，保障檔案數(shù)據(jù)安全運行；建立復合型隊伍，提高檔案管理人員信息化意識等措施保障檔案信息化建設順利進行，檔案信息化建設有利于保護原始檔案、提高檔案管理工作效率并能有效為科研生產(chǎn)服務。

關鍵詞 檔案；信息化；措施；意義

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2016）172-0154-02

據(jù)《檔案信息化建設導論》檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的組織和規(guī)劃下，應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行管理利用。換句話說，檔案信息化是運用計算機、網(wǎng)絡和信息技術，用現(xiàn)代管理學理念，提高檔案現(xiàn)代化水平，服務于社會的一項涉及多學科知識交叉的新型工作模式[ 1 ]。

1 檔案信息化建設措施

1.1 加強領導，落實資金和設備，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

就目前而言，許多檔案館的館藏資料都年代久遠，利用率低，檔案管理僅僅就是保管，案卷不丟失即可，檔案管理人員手工進行檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等業(yè)務基礎工作，不僅效率低，而且費時費力，由此可見配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理顯得尤為重要，檔案數(shù)據(jù)信息采集方式如圖1所示。

各基層單位領導應該重視檔案工作，著力解決檔案信息化建設方面遇到的困難，并將此檔案信息化建設工作納入年終工作考核和評估。按照《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《中華人民共和國檔案法》，將檔案信息化建設納入單位發(fā)展規(guī)劃，確保檔案信息建設所需的資金?，F(xiàn)階段我國大部分檔案資料都是紙介質，有些可能破損嚴重，需配備掃描儀等設備將這些資料電子化錄入計算機，建立完整、準確的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

對檔案進行數(shù)字化管理，運用計算機檔案管理系統(tǒng)對檔案進行檢索、編目、統(tǒng)計等，提高檔案利用效率，將檔案實體管理變?yōu)閿?shù)據(jù)信息管理，檔案信息只需一次錄入可以多次利用，計算機檔案管理系統(tǒng)的工作模式如圖2所示。

1.2 為檔案數(shù)據(jù)安全運行提供規(guī)范的管理機制

檔案信息化首先是對檔案實體進行數(shù)據(jù)化，數(shù)據(jù)的存儲和傳輸依賴于完善的檔案局域網(wǎng)，目前，我國數(shù)據(jù)運行安全主要依賴設置復雜的密碼和防火墻，但是運用防火墻技術保障檔案信息安全只是確保檔案信息在一個相對封閉的拓撲結構網(wǎng)絡中正常運行，而不能全面有效地保障數(shù)據(jù)運行安全。

只有建立規(guī)范的管理機制，如檔案數(shù)據(jù)安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)查借閱制度等，制定必要的安全措施，如對計算機操作系統(tǒng)設置用戶口令并安裝殺毒軟件、重要數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行加密、設置不同用戶數(shù)據(jù)訪問權限、檔案數(shù)據(jù)信息不得直接或間接與互聯(lián)網(wǎng)相聯(lián)、嚴禁在工作機上運行來歷不明的軟件等，通過規(guī)范的管理機制和一系列措施保障檔案數(shù)據(jù)的安全運行。

1.3 建立復合型的管理隊伍，提高檔案管理人員的信息化意識

現(xiàn)階段檔案管理者普遍存在的問題是老的檔案管理人員對紙質檔案管理的理論、技術與方法都已牢牢掌握，但是卻對計算機檔案管理技術知之甚少，年輕的檔案管理者僅僅懂得計算機檔案管理技術，對檔案管理的原則、方法卻懂的不多，許多單位的檔案管理人員僅僅是計算機操作人員，對電子文件如何形成，數(shù)據(jù)如何存儲、利用不清楚，計算機出現(xiàn)問題也只能等技術人員解決，這些問題的存在制約了檔案信息化的進程。

針對目前存在的問題，應積極組織開展檔案信息化建設相關理論的研討會、技術交流會和培訓，提高檔案管理人員的信息化意識，建立一批高素質檔案管理人員隊伍，培養(yǎng)一批既懂得檔案業(yè)務知識，又能運用計算機檔案管理系統(tǒng)的復合型管理人才。

1.4 選用設置合理、管理科學的檔案信息化軟件

市場上的檔案管理軟件五花八門，許多單位的檔案軟件系統(tǒng)開發(fā)缺乏規(guī)劃性，導致檔案信息化軟件沒有通用性和實用性，以核工業(yè)集團為例，同一種軟件系統(tǒng)，由于計算機型號不同，運行硬件環(huán)境不同或者檔案信息規(guī)范化的分類編碼不一致，有的單位可以正常運行，有的單位卻無法安裝，由于缺少技術上的支持和系統(tǒng)管理，信息交流的范圍和程度都受到影響，制約著檔案信息化的步伐。

由此可見，檔案管理信息化建設需要有相配套的檔案管理軟件實現(xiàn)檔案的自動化管理，檔案數(shù)據(jù)一次錄入后可以反復使用，檔案數(shù)據(jù)信息可以在檔案部門內部實行數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)錄入后，通過檔案管理軟件可以打印案卷目錄、卷內目錄、自動統(tǒng)計檔案信息形成報表，通過模糊查詢、組合查詢或者分類查詢的方式從檔案庫中檢索出需要的檔案信息，檔案的查借閱工作也更加方便準確[3]。

2 檔案信息化建設意義

2.1 減少紙質檔案使用率，保證其完整性

紙質檔案特別是科技檔案由于年代久遠，利用頻繁，許多已經(jīng)頁面破損或者字跡不清，無法正常使用，而這些檔案都是老一輩先人智慧的結晶，一旦丟失就不可復制，可以預見若干年后，檔案庫房里的紙質檔案都會因為利用頻繁出現(xiàn)或多或少的磨損，而檔案信息化則很好的解決了這一問題。

檔案信息化建設除了在信息輸入時需要使用檔案原件外，其他很少再接觸原件，檔案信息存儲在光盤、硬盤等介質上，可以有效減少原始檔案使用率，保證原始檔案完整性，但若按照以前的方式保存為紙質檔案，不僅要投入大量的資金擴建庫房，而且仍難避免出現(xiàn)氧化、蟲蛀、霉變和鼠類的破壞。

2.2 有效提高檔案管理工作效率

按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案人員要根據(jù)紙質目錄從庫房中查找所需檔案，在登記本上進行登記，使用人員歸還后還要放回庫房，這樣既費時費力，工作效率還低，在檔案信息化建設后，只需通過計算機檔案管理軟件既可實現(xiàn)檢索查詢和全文閱讀，所有查借閱資料都可打印審批表并有瀏覽借閱記錄，若有資料超過規(guī)定期限未還，通過檔案管理軟件就可對過期不還者自動催還[4]。

2.3 科技檔案利用率提高，更好地為科研生產(chǎn)服務

長期以來，科技檔案管理人員重視資料的收集和保管而輕視開發(fā)利用，且宣傳力度不夠，科技檔案借閱要求單位領導作批示，這便造成科技工作者在認識上進入誤區(qū)，認為檔案館是保密部門，不能隨意進入，對檔案館的庫藏資料不清楚，且受傳統(tǒng)的查詢利用手段的限制，查全率和查準率都不理想，這些因素都影響了科技檔案的利用率。

檔案管理的信息化建設，不僅能有效提高檔案人員的工作效率，許多年代久遠的紙質檔案經(jīng)信息化后，科研人員在內部局域網(wǎng)即可完成全文查閱和預覽，為下一步?jīng)Q策服務，檔案利用率提高，科研人員能利用現(xiàn)有資料更好的工作。

3 結論

檔案信息化是一個過程，要分階段有計劃實施，它的基本推動力是信息化時代信息技術的廣泛應用，提高檔案工作的現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的理論、原則和方法，逐步實現(xiàn)檔案管理信息化建設，更好的為社會大眾服務。

從長遠來看，檔案信息化建設是現(xiàn)代檔案管理的必然趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應信息化時代的發(fā)展要求，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，檔案工作人員不再是目錄的打字員和倉庫的保管者，而是既具有檔案管理的專業(yè)知識，又能熟練運用計算機軟件技術的專業(yè)人才，工作效率有效提高，可以有更多時間和精力從事檔案編研工作，當然，目前檔案信息化只是一個藍圖，很大部分檔案館還是傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化的阻力很大，需要花費大量的人力、物力和財力才能逐步實現(xiàn)，只有分階段有計劃實現(xiàn)才能使檔案管理工作更上一層樓。

參考文獻

[1]郭婉媚.檔案管理之檔案信息化建設[J].赤子，2012（7）：124.

[2]范相洲.創(chuàng)新檔案管理機制 推進檔案信息化建設.

[3]崔麗君.檔案信息化建設芻議[J]，2006（11）：37.

[4]雷亞旭.檔案信息化建設的管理與改進[J].實用醫(yī)技雜志，2006，13（7）：1200-1201.

[5]周風云，趙煥中，姜桂娥.淺談檔案信息化建設的思路[J].山東檔案，2004（2）：35.