建筑工程檔案管理中問(wèn)題及解決思路

陳寧　王之勇

摘要：建筑工程檔案資料是建筑工程的原始資料，是反映工程竣工后內(nèi)在的質(zhì)量憑證。以建筑工程檔案管理為中心論點(diǎn)，先是分析了建筑工程檔案管理中存在哪些問(wèn)題，然后詳細(xì)闡述了應(yīng)當(dāng)如何結(jié)合工程實(shí)際，采取科學(xué)、合理的措施解決這些問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：建筑；工程；檔案；管理

中圖分類(lèi)號(hào)：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.27.035

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)建筑工程的規(guī)模越來(lái)越大。與此同時(shí)，隨著建筑工程的進(jìn)一步深入，建筑工程資料的數(shù)量會(huì)越來(lái)越多，建筑工程檔案管理工作的難度也會(huì)逐漸增大。因而，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)重視建筑工程檔案的管理工作，并利用信息技術(shù)不斷創(chuàng)新工作模式，從而提高建筑工程檔案的管理水平。

1目前建筑工程檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1管理意識(shí)薄弱

目前仍然有很多建筑企業(yè)認(rèn)識(shí)不到建筑工程檔案的作用，檔案管理意識(shí)比較落后，甚至?xí)J(rèn)為檔案管理工作毫無(wú)意義。另外，目前建筑企業(yè)仍是習(xí)慣沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅耗費(fèi)了人力、物力，還降低了檔案管理工作效率?？梢?jiàn)，建筑企業(yè)管理人員并不重視建筑工程檔案的管理工作。

1.2檔案管理制度落后

雖然我國(guó)對(duì)于建筑工程檔案的管理有工作要求。但是在實(shí)際的工作中，建筑企業(yè)并沒(méi)有與按照國(guó)家的規(guī)定進(jìn)行檔案管理工作。此外，雖然建筑企業(yè)制定了完善的工作管理制度，但是缺乏有效的檔案管理制度。而且在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，也是隨機(jī)而定。

1.3缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人才

隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理的模式在不斷的發(fā)展和創(chuàng)新。但是仍然缺乏專(zhuān)業(yè)的建筑工程檔案管理人才。而且在實(shí)際的工作中，建筑企業(yè)還會(huì)臨時(shí)指調(diào)一些管理人員兼顧檔案管理。況且，隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員除了要了解檔案管理工作內(nèi)容以外，還必須要掌握一定的信息管理技術(shù)。因而，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的管理人才。

1.4檔案管理工作的資金投入不足

建筑工程的檔案管理對(duì)于提升建筑企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)我國(guó)建筑行業(yè)的發(fā)展十分重要。同時(shí)我國(guó)檔案管理技術(shù)也在不斷發(fā)展，對(duì)于硬件的要求也在不斷提升。但是建筑企業(yè)并沒(méi)有加大建筑工程檔案管理工作的資金投入，從而致使管理工作一再落后，跟不上建筑工程管理的管理步伐。

2提升建筑工程檔案管理工作水平的思路

2.1提高管理意識(shí)

加強(qiáng)建筑企業(yè)管理人員和工作人員對(duì)建筑工程檔案管理工作的意識(shí)是提升建筑工程檔案管理工作水平的前提條件。也只有加強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，才能在建筑企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行建筑工程檔案管理工作的改革，才能提高工作人員對(duì)建筑工程檔案管理工作的重視度，從而營(yíng)造一個(gè)建筑工程檔案管理良好的工作氛圍。

首先，應(yīng)當(dāng)在建筑企業(yè)內(nèi)部建立完善的檔案管理工作小組，形成檔案管理的工作機(jī)制。其次，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)全員的思想培訓(xùn)，強(qiáng)化全員的建筑工程檔案管理工作意識(shí)。最后，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視建立完善的管理制度，促使工作人員能夠真正認(rèn)識(shí)到建筑檔案管理工作的作用?？傊?，隨著我國(guó)建筑行業(yè)的蓬勃發(fā)展，建筑工程檔案管理工作越來(lái)越受到人們的重視。此外，相關(guān)政府部門(mén)也應(yīng)當(dāng)制定一定的措施，加強(qiáng)檔案管理，并促使建筑企業(yè)能夠在實(shí)際的工作中落實(shí)工程檔案管理。

如今，建筑工程檔案管理工作已經(jīng)成為建筑企業(yè)項(xiàng)目管理的重要組成部分。俗話(huà)說(shuō)：“意識(shí)決定行動(dòng)?！辫b于此，建筑企業(yè)可以按照以下步驟進(jìn)行：首先，應(yīng)當(dāng)從項(xiàng)目經(jīng)理、決策基層做起。項(xiàng)目經(jīng)理的工作態(tài)度和管理意識(shí)直接決定了基層工作人員對(duì)建筑工程檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。同時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理具有教育培訓(xùn)活動(dòng)、工程管理的決策權(quán)。因而，建筑應(yīng)當(dāng)重視在管理層人員之間開(kāi)展教育培訓(xùn)工作，以此提高全員的工作意識(shí)。另外，基層工作人員是參與、開(kāi)展建筑工程檔案管理工作的基礎(chǔ)。提高基層工作人員的建筑工程檔案管理工作的意識(shí)，有利于建筑工程檔案管理工作的順利開(kāi)展。除此之外，相關(guān)政府部門(mén)也應(yīng)當(dāng)重視加強(qiáng)建筑行業(yè)的管理，并制定一些列的措施督促建筑企業(yè)能夠強(qiáng)化建筑工程檔案管理。例如某市區(qū)城建檔案館的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)全區(qū)建筑工程企業(yè)管理人員開(kāi)展了檔案規(guī)范歸檔的講解，并并通過(guò)集中交流、相互探討等方式，使全區(qū)建筑工程企業(yè)管理人員檔案管理工作的相關(guān)要求有了更為深刻、具體的了解，掌握了更為合理的操作方法，為今后各個(gè)工程項(xiàng)目的竣工檔案準(zhǔn)確、規(guī)范提打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2完善檔案管理制度

若要真正提高建筑工程檔案管理工作的水平。建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視完善檔案管理工作制度，并要求工作人員能夠按照規(guī)范進(jìn)行檔案管理，以及保證其它部門(mén)的工作人員能夠配合檔案管理工作，從而保證建筑工程檔案管理工作的順利開(kāi)展。

首先，相關(guān)政府部門(mén)應(yīng)當(dāng)完善工程建設(shè)檔案的法律法規(guī)，細(xì)化管理流程，并促使建筑企業(yè)能夠遵守相關(guān)法律法規(guī)，穩(wěn)定建筑工程檔案管理工作的市場(chǎng)。其次，還應(yīng)當(dāng)制定完善的管理制度，確保建筑工程檔案管理工作的規(guī)范化、流程化。如為進(jìn)一步強(qiáng)化建筑工程檔案資料從業(yè)人員責(zé)任追究，確保工程施工技術(shù)資料真實(shí)可靠，某縣規(guī)定：檔案資料從業(yè)人員執(zhí)業(yè)要求加入相關(guān)法人企業(yè)，不得以個(gè)人名義，承攬建筑工程檔案管理業(yè)務(wù)。并加大對(duì)工程施工技術(shù)資料的檢查監(jiān)督力度。保證工程質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)得到解決，工程質(zhì)量不留隱患?？傊嚓P(guān)政府部門(mén)應(yīng)當(dāng)重視落實(shí)建筑工程檔案的法律制度，形成良好的檔案工作市場(chǎng)秩序。

最后，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)重視在每個(gè)工作環(huán)節(jié)中，落實(shí)建筑工程檔案管理。因而工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在工程前期進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)，并對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，以避免出現(xiàn)在竣工時(shí)，才進(jìn)行檔案管理工作，造成檔案數(shù)據(jù)遺漏、丟失現(xiàn)象。另外，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)在建筑工程前期、中期、竣工時(shí)期等階段，落實(shí)資料的整理、歸檔。尤其是要根據(jù)建筑工程建設(shè)工作形成的文件類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)歸檔。如重視施工過(guò)程中一些文件的及時(shí)簽字，以免在竣工后找不到相關(guān)負(fù)責(zé)人?？偟脕?lái)說(shuō)，相關(guān)政府部門(mén)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建良好的建筑工程檔案管理工作市場(chǎng)環(huán)境，并制定相關(guān)法律，在思想上提高建筑企業(yè)管理人員的重視度。同時(shí)，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視完善施工管理中的檔案管理制度，從而真正提升建筑工程檔案管理工作的水平。

2.3重視管理人員的培訓(xùn)

人才是企業(yè)發(fā)展的核心，同時(shí)也是提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。因而建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，切實(shí)提高工作人員的檔案管理水平，促進(jìn)我國(guó)建筑行業(yè)的發(fā)展。

首先，要求工程檔案管理人員要定期參加專(zhuān)業(yè)理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精.并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗；其次，要對(duì)外定期舉辦工程檔案工作的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)做好各種文件、標(biāo)準(zhǔn)的講解、培訓(xùn)工作。如針對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作和工程同步進(jìn)行，為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有一個(gè)切實(shí)的保障。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)要求工作人員能夠按照檔案管理要求，對(duì)文件的起草、書(shū)寫(xiě)要求和制成材料的規(guī)范化作了詳細(xì)的講解，從而提高施工技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和對(duì)工程檔案的管理能力。

最后，相關(guān)政府部門(mén)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)培訓(xùn)活動(dòng)，提升建筑企業(yè)的建筑工程檔案管理工作質(zhì)量。如某市住建局組織了當(dāng)?shù)亟ㄖ袠I(yè)監(jiān)管、建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位技術(shù)人員40多人，到外地參加了由中國(guó)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)會(huì)舉辦的建筑工程資料編制、填寫(xiě)與竣工驗(yàn)收備案及質(zhì)量監(jiān)督檔案管理關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)班。該培訓(xùn)活動(dòng)的主要內(nèi)容是《檔案法》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》等，通過(guò)培訓(xùn)不僅有效規(guī)范了相關(guān)人員的建筑工程資料、竣工檔案與工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的編制、收集、整理、組卷、移交和歸檔的水平，還提升了市工程資料與工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理水平。

2.4加大檔案管理資金投入

在完成建筑工程檔案管理工作的理念轉(zhuǎn)變和工作模式創(chuàng)新之后，相關(guān)職能部門(mén)還應(yīng)加大對(duì)建筑工程檔案管理工作的人力、物力以及資金投入，確保建筑工程檔案管理逐漸成為建筑工程項(xiàng)目管理的重要組成部分。尤其是在建筑行業(yè)快速發(fā)展的背景下，加大檔案管理工作的資金投入能有效提升管理效率，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

首先，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃建筑工程項(xiàng)目管理，成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)建筑工程的檔案管理。其次，要充分利用投資資金，購(gòu)進(jìn)建筑工程檔案管理工作所需要的計(jì)算機(jī)、打印設(shè)備以及掃描儀等硬件設(shè)備。同時(shí)，要保證建筑工程檔案管理工作的專(zhuān)款專(zhuān)用。當(dāng)然，最重要的是應(yīng)當(dāng)重視選擇信息化、數(shù)字化的信息化管理系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理工作模式，降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案管理工作的現(xiàn)代化。最后，應(yīng)當(dāng)細(xì)化信息化檔案管理系統(tǒng)的功能。如在加強(qiáng)城建檔案掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站等信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的基礎(chǔ)上。利用計(jì)算機(jī)管理軟件輔助完成各類(lèi)城建檔案的收集、整理、立卷、保管和檢索利用。此外還應(yīng)推進(jìn)建筑工程檔案管理的信息化，以電子檔案接收為突破口。加強(qiáng)對(duì)電子檔案制作、接收、保存的指導(dǎo)和監(jiān)督，保證電子檔案的真實(shí)性、有效性、完整性以及長(zhǎng)期可讀，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)電子檔案和重要城建檔案異地備份工作的研究，積極、穩(wěn)妥、有序地開(kāi)展異地備份工作，從而達(dá)到真正完善檔案管理工作的目標(biāo)?？傊?，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)重視加強(qiáng)資金投入，并加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的實(shí)踐。

3總結(jié)

綜上所述，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，建筑工程檔案的管理工作越來(lái)越重要，尤其是對(duì)于建筑工程的后續(xù)施工極為重要。因而在現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)體制背景下，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)重視從提高管理意識(shí)、完善管理制度、加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)并加大檔案管理工作的資金投入，從而創(chuàng)新建筑工程檔案的管理模式，并促進(jìn)我國(guó)建筑行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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