信息時代檔案管理工作問題及對策探討

高巍

摘 要：伴隨著信息時代的來臨，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通訊技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到了人們的日常生活當(dāng)中，檔案管理領(lǐng)域亦不例外，使得傳統(tǒng)的檔案管理模式受到了巨大的沖擊與影響，變革與轉(zhuǎn)型已經(jīng)迫在眉睫?；谀壳靶碌臍v史時期，有關(guān)檔案管理部門需要樹立起新的管理理念，不斷提高對檔案管理工作的信息化建設(shè)力度、大力建設(shè)高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫、健全檔案信息安全保障體系、增強對檔案管理人員的培養(yǎng)力度。對此將重點就信息時代背景下檔案管理工作所面臨的問題與對策展開具體的探討。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；信息化

中圖分類號：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.26.048

在現(xiàn)代信息技術(shù)當(dāng)中，光纖傳輸及微縮復(fù)制存儲技術(shù)具有高效、快捷、精確的信息傳輸及存儲優(yōu)勢，其對于當(dāng)前時期檔案管理工作產(chǎn)生了極為深遠(yuǎn)的影響。但與此同時我們也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到，任何事物必然有其兩面性的特點，現(xiàn)代科技亦是如此，其一方面能夠為檔案管理工作帶來新的發(fā)展機遇，但另一方面也會使得傳統(tǒng)檔案管理工作遭受巨大的挑戰(zhàn)與考驗。因此就展開相關(guān)的研究工作便具有極其重要的作用與價值，應(yīng)當(dāng)引起人們的重視與思考，下文將重點就信息時代檔案管理工作所面臨的主要問題及應(yīng)對策略予以分析、討論。

1 信息時代檔案管理工作所面臨的主要問題

1.1 管理軟件缺乏普遍適用性

伴隨著信息軟件技術(shù)與計算機硬件設(shè)備的快速發(fā)展，對于檔案管理軟件的研發(fā)力度持續(xù)擴大。盡管相關(guān)的管理軟件能夠滿足于檔案管理工作的絕大部分需求，然而由檔案管理越來越趨向于信息化的角度來看，當(dāng)前階段的檔案管理軟件已經(jīng)很難再滿足于檔案管理和電子政務(wù)系統(tǒng)、一體化自動辦公系統(tǒng)的發(fā)展需求。另外，有關(guān)檔案部門所采用的計算機型號、軟件版本不一致，也會使得檔案信息管理工作難以做到最大程度的信息共享，由此也就使得檔案管理的信息化及現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程長時間未取得有效進(jìn)展。

1.2 標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化程度較低

從檔案管理工作本身來說，其核心基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，但是在目前的信息時代大背景之下，檔案管理的基礎(chǔ)卻并未能夠?qū)⑦@一前提良好的體現(xiàn)出來。檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)在形式方面不盡相同，不同的層次劃分十分明顯，這也就導(dǎo)致有關(guān)管理工作在標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)質(zhì)量以及開發(fā)力度及共享程度方面均較為不足，難以適應(yīng)在信息時代之下的檔案信息資源共享需求。鑒于多方面因素的影響，諸如歷史遺留問題，導(dǎo)致檔案目錄細(xì)則的兼容性較差，絕大多數(shù)系統(tǒng)軟件在系統(tǒng)內(nèi)容的可移植性上普遍較差，并且截止目前，依然沒有產(chǎn)生出統(tǒng)一性的檔案自動化標(biāo)準(zhǔn)，只有針對某一檔案館及某項專業(yè)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，而諸如此類的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范難以在更大的范圍內(nèi)進(jìn)行推廣，這也在某種程度上導(dǎo)致了檔案信息工作的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化出現(xiàn)了一定的滯后性。

1.3 安全性與保密性有待提高

在信息時代的大背景之下，傳統(tǒng)的檔案管理工作正逐步由人工管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊男畔n案管理方式。電子檔案具備較為明顯的可更改性，其對于整體檔案的完整性及安全性則會產(chǎn)生較大的隱患問題。一些不法人員則會借助于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對于原始檔案信息進(jìn)行修改、竊取甚至是損壞等，這將直接導(dǎo)致檔案信息面臨著重大的泄露及損壞風(fēng)險。并且，電子檔案文件其構(gòu)成形式極為復(fù)雜，信息的存儲形式也極為多樣化，通常在遭遇了計算機系統(tǒng)癱瘓、網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒干擾等情況之時，便會使得電子檔案遭受損毀、遺失，發(fā)生不可逆轉(zhuǎn)的損失。

1.4 人員素質(zhì)水平較為落后

檔案管理者是開展檔案管理信息化的核心力量。目前，絕大多數(shù)的檔案管理機構(gòu)工作人員盡管都具備相應(yīng)的專業(yè)管理知識，然而對于信息時代下所需要具備的信息技術(shù)能力卻較為欠缺，甚至還存在有部分的檔案管理人員未能夠完全適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境。并且，在有關(guān)檔案管理部門中對于專業(yè)的信息技術(shù)人員較少，特別是對于既懂技術(shù)又懂管理的人才尤為稀缺，因此目前的檔案管理人員普遍綜合素質(zhì)偏低，這也是造成檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展受到影響的主要因素。

2 應(yīng)對檔案管理工作主要問題的策略

2.1 大力開展信息化建設(shè)

基于目前的信息時代大背景之下，檔案信息化管理的終極目標(biāo)便是為了促使檔案資源能夠得以最大化的共同分享，以使其價值得以最大程度的得以利用。為了達(dá)成這一目標(biāo)，就要持續(xù)增強對檔案資源的信息化建設(shè)工作。首先，需要充分應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，來實現(xiàn)對于檔案信息的自動化處置，進(jìn)而對檔案、文件等信息能夠采取一體化的管理，這樣不但有助于保障對檔案信息的高效獲取，并且也可對于不同載體的檔案信息進(jìn)行更加多元化的存儲，同時應(yīng)用計算機多媒體技術(shù)將其進(jìn)行合并，并由此產(chǎn)生出文字、聲音、圖像等共同構(gòu)成的新型檔案資源，由此便可極大的豐富檔案信息資源的表現(xiàn)形式；其次，利用計算機網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案信息的遠(yuǎn)距離傳輸、無障礙交流，進(jìn)而實現(xiàn)對信息資源的高效共享。

2.2 建設(shè)高質(zhì)量檔案數(shù)據(jù)庫

在信息時代的大背景之下，檔案信息的基礎(chǔ)形式通常以數(shù)字為主，這也就是人們通常所說的數(shù)據(jù)信息，而借助于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠促使檔案信息的快速傳遞成為現(xiàn)實。并基于此所產(chǎn)生出的數(shù)字檔案必須要利用某種形式來進(jìn)行存儲，基于此數(shù)據(jù)庫也便應(yīng)運而生。因而檔案管理部門應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起一個具有較高質(zhì)量水平的數(shù)據(jù)庫來保障檔案管理工作的有序進(jìn)行。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)完成后，應(yīng)當(dāng)切實做好相應(yīng)的后期運營及維護(hù)工作，并借此來保障整體數(shù)據(jù)信息的安全與完整。

2.3 健全檔案信息安全保障體系

在檔案管理工作所包含的各類信息資源，隊伍政治、經(jīng)濟、文化等建設(shè)工作均發(fā)揮著至關(guān)重要的作用與價值。在當(dāng)前的信息時代，檔案信息化建設(shè)速度日益加快，相應(yīng)的安全問題也愈發(fā)突出，為了更加有效的保障檔案信息的安全性，便應(yīng)建立健全相關(guān)的檔案信息安全保障體系。此體系則主要涵括有以下兩部分：第一，檔案信息的存儲安全；第二，檔案信息的應(yīng)用安全。在信息技術(shù)的快速發(fā)展的同時也使得信息的競爭愈發(fā)激烈，這在某種程度上也對信息安全敲響了警鐘。對此可采取身份認(rèn)證、密鑰管理等安全手段來加強信息系統(tǒng)的安全性。

2.4 增強檔案管理人才培養(yǎng)力度

伴隨著信息時代的來臨，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作之中的應(yīng)用愈發(fā)廣泛，這也就使得相關(guān)的管理人員必須要在明確掌握檔案管理知識的同時，還應(yīng)當(dāng)加強對各類現(xiàn)代化技術(shù)的了解與掌握，例如基礎(chǔ)的計算機系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)庫管理、數(shù)據(jù)錄入以及常規(guī)的網(wǎng)絡(luò)管理等。只有在掌握了管理知識與技術(shù)技能后，方可確保檔案管理人員能夠勝任當(dāng)前信息時代的檔案管理工作，并以此來實現(xiàn)對于檔案管理工作的長久發(fā)展與完善，推動檔案管理水平逐步提升。

3 結(jié)束語

總而言之，伴隨著當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作也面臨著一些新的問題，諸如管理軟件缺乏普遍適用性、標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化程度較低、安全性與保密性有待提高、人員素質(zhì)水平較為落后等，對此本文結(jié)合實際工作經(jīng)驗提出了大力開展信息化建設(shè)、建設(shè)高質(zhì)量檔案數(shù)據(jù)庫、健全檔案信息安全保障體系、增強檔案管理人才培養(yǎng)力度等應(yīng)對措施，有效的提高了檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。最終希望借助于本文的分析探討，能夠為有關(guān)的檔案管理工作者提供一些有價值的參考信息。

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